BAB IV QUALITY ASSURANCE PADA DIVISI SKAI PT.BANK ABC Ruang lingkup penilaian atas jaminan kualitas dan mutu (Quality Assurance) atas Divisi SKAI pada PT.Bank ABC, penulis membatasi diri pada penelaahan dan penyusunan piagam audit, penelaahan strutur organisasi, kinerja SKAI dan kepatuhan terhadap SPFAIB. Penilaian ini dimaksudkan untuk menjaga kualitas dan mutu dari Divisi SKAI agar selalu berjalan sesuai dengan syarat, standar dan kode etik yang berlaku. Penilaian terhadap Divisi SKAI adalah sebagai berikut: IV.1. Independensi IV.1.1. Struktur Divisi SKAI 1. Tidak adanya Pemimpin Klompok Audit Umum. Divisi SKAI belum memiliki pemimpin kelompok audit umum, sehingga pelaporan sifatnya langsung kepada kepala SKAI. Divisi SKAI sebaiknya secepatnya mengisi posisi kosong ini agar kelompok audit umum lebih terkoordinir dalam menjalankan tugas dan tanggung-jawabnya.. Sesuai dengan struktur organisasi Satuan Kerja Audit Intern (SKAI) PT. Bank ABC, penulis menemukan belum adanya seseorang yang menduduki posisi sebagai pemimpin kelompok audit umum, 52
dengan kata lain posisi tersebut kosong. Posisi tersebut terbilang penting, karena posisi tersebut secara langsung mewakili kelompok audit umum kepada pimpinan divisi SKAI atau wakil pimpinan divisi SKAI dalam bidang kelompok audit umum. Hal ini penting mengingat posisi tersebut akan sangat membantu dan efektif sekali dalam hal penyampaian laporan dan komunikasi yang terarah. Selain itu berfungsi untuk mengatur kinerja kelompok audit umum sehingga menjadi efektif dan efisien. Akibat yang terjadi dari kosongnya posisi tersebut adalah terjadinnya perangkapan jabatan pemimpin kelompok audit umum oleh staff kelompok audit umum, garis komunikasi dan pelaporan menjadi terhambat karena tidak ada yang menjebatani antara staff SKAI kelompok audit umum dengan kepala divisi SKAI. Hal ini mengurangi tingkat keefektifan SKAI karena mengganggu kinerja SKAI dalam kesehariannya. Sebaiknya kepala SKAI secepatnya mencari seseorang untuk mengisi posisi kosong tersebut dengan menggunakan staff yang sudah ada sekarang atau mencari karyawan baru yang mampu dan kompeten dan juga lulus persyaratan yang telah ditetapkan. 53
2. Kepala SKAI ingin membuat kelompok baru yaitu kelompok audit atas kredit PT.Bank ABC pada aktiva dan produktivitasnya memfokuskan diri kepada pemberian kredit terutama penyaluran Kredit Kendaraan Bermotor (KKB),atau penyaluran kredit, maka kami menganggap diperlukanlah suatu kelompok audit atas kredit untuk memberikan jasa assurance, untuk memberikan keyakinan dan memastikan bahwa kredit yang telah disalurkan sudah sesuai dengan prinsip-prinsip pemberian kredit yang sehat dan prudential. Selain itu juga memberikan jasa consulting yang difokuskan hanya kepada system dan prsedur kredit yang sehat dan prudential. IV.2. Keahlian dan Profesionalisme IV.2.1. Keahlian 1. Kualitas dan Kemampuan Staff SKAI belum merata Kualitas dan kemampuan SKAI belum merata, hal ini dapat mengganggu efektivitas SKAI dalam kinerjanya. Kepala SKAI sudah berusaha untuk memeratakan kemampuan staffnya, Sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik dan efektif. namun masih banyak kendala untuk mewujudkan hal tersebut dengan cepat. 54
Kualitas dan Kemampuan staff yang belum merata ini disebabkan karena beberapa staff SKAI merupakan karyawan baru yang jam terbangnya dalam dunia pengauditan masih kurang, begitu pula dalam hal pengetahuan dan keahliannya. Selain itu dalam hal perekrutan karyawan baru tersebut masih belum sesuai dengan manpower planning yang sudah dibuat seperti background pendidikan, pengalaman kerja dan lain-lain. Penyebab lainya adalah karena tidak semua mendapatkan pelatihan dalam bentuk seminar untuk memperdalam dan memperkuat juga menambah kemampuan staff SKAI tersebut, hal ini terlihat dalam pemberian seminar mengenai risk based audit, dari keseluruhan staff hanya 3 orang yang mengikuti seminar tersebut. Hasil wawancara dengan kepala SKAI, Staff SKAI belum mengimplementasikan ilmu yang telah didapatnya melalui pelatihan dan seminar dengan maksimal. Akibat yang dapat disebabkan dari tidak meratanya kemampuan staff SKAI tersebut adalah terjadi kemunduran auditan dari jadwal yang ditetapkan dan juga waktu yang dibutuhkan untuk setiap auditan tersebut lebih lama dari yang telah dianggarkan. Selain itu akibat yang dapat ditimbulkan adalah dapat menyebabkan kurang efektifnya kinerja SKAI, dan juga temuan yang didapat yang dimana mengandung risiko tinggi akan dimungkinkan tidak dapat ditemukan dan ditelusuri secara maksimal atau bahkan dimungkinkan temuan yang mengandung risiko tinggi justru terlewatkan. Divisi SKAI sebetulnya telah berusaha sebaik mungkin untuk memperbaiki tidak meratanya kemampuan staff tersebut dengan 55
mengadakan atau mengikuti seminar, dan melalui share ilmu setelah seminar namun dalam hal ini kekurangan pembiayaan yang menjadi masalah. Kekurangan biaya ternyata menghambat dalam hal peningkatan mutu dan kualitas staff SKAI. Masalah kekurangan sumber dana ini dapat dihindari kedepannya dengan meningkatkan budget untuk pelatihan pendidikan dan seminar yang sebelumnya harus disetujui terlebih dahulu oleh direksi. Kepala SKAI memberikan pelatihan lebih intensif kepada bawahanya atau staff-nya. Kepala SKAI juga sudah memberikan kompensasi bagi karyawan yang di anggap berhasil dan telah memberikan kinerjanya dengan baik, hal ini baik untuk memotivasi karyawannya untuk berlomba-lomba memberikan kontribusinya daripada memotivasi dengan memberikan penalty atau hukuman, namun sepertinya kepala SKAI perlu lebih menegaskan bagi karyawan yang lalai atau melepas tugasnya agar keefektifan kinerja karyawan terus terjaga. Dalam melakukan perekrutan kedepannya, sebaiknya SKAI lebih memilih dengan ketat agar mendapatkan karyawan yang kompeten dan kapabel yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh SKAI dan mampu melaksanakan tugasnya kedepanya untuk membantu SKAI mewujudkan visi dan misinya. Divisi SKAI sudah melakukan rotasi secara berkala dalam penugasan audit, hal ini dimaksudkan dalam hal memeratakan kemampuan staff SKAI, walaupun belum maksimal rotasi ini sudah berjalan baik dan lancar namun masih perlu ditingkatkan kembali 56
seperti dimana ketua tim audit sekaligus memposisikan diri sebagai mentor yang siap mengajarkan, melatih, membimbing dan mengarhkan tim-nya sehingga dengan cara tersebut diharapkan dapat membantu pemerataan kemampuan kualitas dan mutu staff. IV.3. Ruang Lingkup Pekerjaan IV.3.1. Kepatuhan 1. Penelaahan terhadap SPFAIB Divisi SKAI PT.Bank ABC sudah berusaha untuk mematuhi SPFAIB yang merupakan ketentuan dari Bank Indonesia. namun dalam pelaksanaanya masih terdapat kelemahan-kelemahan yang dapat untuk diperbaiki. SPFAIB merupakan ketentuan dari Bank Indonesia yang dimana ketentuan tersebut harus ditaati oleh seluruh Divisi SKAI di seluruh bank. Divisi SKAI PT.Bank ABC belum melaksanakan reviu intern dengan maksimal sebagaimana dimaksud dalam SPFAIB bahwa SKAI harus melaksanakan pengendalian mutu melalui 3 hal yang salah satunya melalui reviu intern. Seharusnya SKAI melaksanakan reviu intern dengam maksimal secara berkesinambungan dan berkelanjutan untuk menjaga mutu mereka, karena keterbatasan kemampuan dan waktu dari Divisi SKAI itu sendiri. 57
Penulis menyimpulkan SKAI sudah seratus persen patuh terhadap SPFAIB, namun masih terdapat kekurangan yaitu Divisi SKAI belum melaksanakan reviuw intern dengan maksimal sebagaimana yang tercantum dalam SPFAIB bahwa auditor intern harus melaksanakan reviuw intern sebagaimana secara berkesinambungan atas kualitas pekerjaan yang mereka lakukan. IV.4. Performance IV.4.1. Produktivitas 1. Penilaian terhadap efektifitas Divisi SKAI PT.Bank ABC Penulis mereviu tingkat efektivitas Divisi SKAI PT.Bank ABC dengan menggunakan perhitungan kuantitatif menggunakan data primer berupa kuisioner yang diisi oleh staff Divisi SKAI. Pertanyaan kuisioner terlampir. Karyawan Divisi SKAI memberikan penilaian terhadap setiap pertanyaan yang terdapat didalam kuisioner dengan memberikan tanda centang pada nilai 1-4 yang merupakan N. (kuisioner terlampir) Penulis akan melakukan penilaian dengan rumus sebagai berikut: Efektifitas = N1+ N2+ N3+ N4. 58
Hasil penilaian efektivitas adalah sebagai berikut: Nilai 1 = 1 x 1 = 1 Nilai 2 = 2 x 20 = 40 Nilai 3 = 3 x 14 = 42 Nilai 4 = 4 x 0 = 0 Total Nilai = 83 Pengklasifikasian Tingkat Efektifitas 35 60 = Tidak Efektif 61 85 = Cukup Efektif 86 110 = Efektif 111 140 = Sangat Efektif Berdasarkan total penilaian atas kuisioner yang diisi oleh Divisi SKAI. Divisi SKAI mendapatkan total nilai sebesar 83 yang masuk kedalam kategori cukup efektif. Menurut penulis, staff SKAI sudah merasa yakin bahwa mereka sudah bekerja cukup efektif. Namun menurut penulis masih terdapat beberapa kelemahan-kelemahan yang harus diperbaiki dalam rangka meningkatkan efektivitas kinerja staff SKAI. Sebagai contoh hal ini dapat terlihat dari realisasi kerja SKAI banyak yang tidak sesuai dengan rencana kerja yang telah dibuat. Permasalahan ini diperlukan penelitian lebih lanjut untuk menelaah sejauh mana kelemahan-kelemahan tersebut mempengaruhi efektivitas kinerja staff SKAI oleh pihak-pihak 59
yang kompeten seperti auditor eksternal atau karyawan intern diluar Divisi SKAI yang mampu untuk menelaah dan melakukan penelitian lebih lanjut. Penulis tidak melaksanakan penelitian lebih lanjut dikarenakan hal tersebut diluar ruang lingkup penulis. IV.5. Manajemen IV.5.1. Piagam Audit Intern 1. Piagam audit intern belum memberikan pernyataan bahwa SKAI dalam kinerjanya harus patuh terhadap SPFAIB. SKAI belum memberikan pernyataan dalam piagam audit intern bahwa SKAI dalam kinerjanya harus patuh terhadap SPFAIB. Dalam pelaksanaanya SKAI telah berpedoman pada SPFAIB yang merupakan standar atau pedoman yang harus diikuti oleh auditor internal di dunia perbankan. SKAI sebaiknya memberikan pernyataan bahwa SKAI dalam kinerjanya harus patuh terhadap SPFAIB. Karena sifat dari piagam audit intern yang bersifat mandat bagi auditor intern, dimaksudkan agar SKAI dalam kinerjanya minimal sesuai dengan SPFAIB. Fungsi dari piagam audit intern itu sendiri yang berupa mandat yang harus dilaksanakan oleh auditor intern sehingga dalam pelaksanaannya SKAI selalu patuh dan mengikuti SPFAIB yang merupakan ukuran standar bagi auditor intern dalam industri perbankan. 60
Akibat dari tidak dimasukkanya Pernyataan tersebut didalam piagam audit intern, ditakutkan kedepannya auditor intern dalam melaksanakan tugasnya menyimpang dari standar-standar yang termuat dalam SPFAIB 2. Piagam audit intern belum menjabarkan secara jelas mengenai program pengembangan pendidikan profesi. SKAI belum menjabarkan secara jelas mengenai program pengembangan pendidikan profesi. Program pengembangan pendidikan profesi telah dilaksanakan SKAI untuk meningkatkan kemampuan dan keahlian auditor internalnya. SKAI seharusnya menjabarkan Program pengembangan pendidikan profesi kedalam piagam audit intern PT.Bank ABC agar program tersebut dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga terjadi peningkatan kualitas dalam hal kemampuan dan keahlian individu dalam divisi SKAI. Penulis anggap penting untuk dimasukkan dalam piagam audit intern dimaksudkan agar SKAI senantiasa meningkatkan pendidikanya guna menunjang kemampuan dan keahlianya dalam melaksanakan audit dan dalam perekrutanya SKAI dapat memiliki karyawan baru yang sesuai dengan minimal standar yang telah ditetapkan. Sesuai dengan SPFAIB, SKAI harus memiliki program rekrutmen dan pengembangan sumber daya manusia, program tersebut sekurngkurangnya harus memuat: 61
a. Uraian tugas dan tanggung jawab yang jelas bagi setiap auditor, b. Kriteria audtor yang memenuhi persyaratan, c. Rencana pendidikan dan pelatihan profesi berkelanjutan, d. Metode penilian kinerja auditor, e. Pengembangan karir auditor. Dengan dimasukkanya program pengembangan dan pendidikan profesi didalam piagam audit intern diharapkan SKAI akan lebih terarah dalam hal rekruitmen SDM SKAI dan dalam hal pendidikan profesi untuk staff dan pimpinan SKAI. Akibat dari tidak dimasukkanya program pengembangan dan pendidikan profesi di dalam piagam audit intern PT.Bank ABC adalah beberapa auditor baru yang direkrut tidak sesuai dengan kriteria auditor yang memenuhi persyaratan, dalam hal ini terjadi ketidak-konsistenan dengan persyaratan minimal untuk perekrutan atau penambahan personil divisi SKAI. Menurut penulis Penyebab hal tersebut salah satunya adalah karena tidak dijabarkanya atau dimandatkanya program pengembangan dan pendidikan di dalam piagam audit. Akibat kedepanya yang dapat ditimbulkan dengan tidak memasukkan dan menjabarkan program tersebut dalam piagam audit, menurut penulis dapat berakibat kepada tidak dilaksanakanya secara maksimal dalam hal perekrutan dan pengembangan individu atau personel divisi SKAI. 62
3. Piagam Audit Intern belum menjabarkan program pengendalian mutu. SKAI belum menjabarkan secara jelas mengenai program pengendalian mutu dalam piagam audit intern, namun SKAI sudah melaksanakan pengendalian mutu tersebut yang langsung dibawahi oleh Kepala SKAI. SKAI sebaiknya menjabarkan secara jelas mengenai program pengendalian mutu tersebut dalam piagam audit intern agar program pengendalian mutu tersebut dilaksanakan secara konsisten oleh SKAI, karena piagam audit intern merupakan mandat yang harus dilaksanakan oleh divisi SKAI. Penulis menganggap program pengendalian mutu sangat penting untuk dimasukkan dalam piagam audit intern, hal ini dimaksudkan agar SKAI senantiasa selalu melaksanakan program pengendalian mutu tersebut sehingga terjaminnya kualitas SKAI dalam melaksanakan kinerjanya. Dengan dimasukkanya program tersebut kedalam Piagam Audit Intern diharapkan SKAI akan melaksanakan program tersebut secara berkesinambungan dan berkala. Sesuai dengan SPFAIB, SKAI harus memiliki suatu program untuk mengevaluasi mutu kegiatan audit yang dilakukannya. Evaluasi tesebut terdiri dari: a. Supervisi Supervisi terhadap pekerjaan auditor intern harus dilakukan secara berkesinambungan untuk memastikan adanya kepatuhan terhadap 63
standar audit, kebijakan, prosedur dan program audit yang telah disusun. b. Review Intern Auditor intern juga harus melakukan review secara berkesinambungan atas kualitas pekerjan audit yang mereka hasilkan. c. Review Ekstern Untuk menilai mutu operasi SKAI, fungsi audit intern bank harus direview oleh lembaga ektern sekurang-kurangnya sekali dalam 3 tahun. Review ini harus dilaksanakan lembaga ekstern sekurangkurangnya sekali dalam 3 tahun. Review ini harus dilaksanakan oleh lembaga ekstern yang memiliki kompetensi dan independensi dan tidak mempunyai pertentangan kepentingan. Laporan atas review ekstern ini harus memuat pendapat tentang hasil kinerja SKAI dan kepatuhannya terhadap SPFAIB serta perbaikan yang mungkin dilakukan. Hasil review tersebut harus disamapaikan pula ke Bank Indonesia. Akibat yang timbul dari tidak menjabarkan hal tersebut adalah akan memungkinkan SKAI tidak konsisten melaksanakan program pengendalian mutu tersebut. Hal ini terlihat SKAI belum melaksanakan reviu intern dengan maksimal yang dapat dilakukan secara selfassesment atau oleh pihak dalam perusahaan yang independent. 64
4. Piagam audit belum menyatakan kewenangan audit intern dalam hal meningkatkan dan mengevaluasi manajemen risiko. Kewenangan audit intern dalam hal manajemen risiko belum dinyatakan dalam piagam audit intern. Kewenangan audit intern dalam hal meningkatkan dan mengevaluasi manajemen risiko dapat terlihat dalam aktivitas SKAI dalam kinerjanya dan laporan hasil auditnya. SKAI sebaiknya memberikan pernyataan dalam piagam audit yang disetujui oleh direktur utama dan dewan komisaris mengenai kewenangan audit intern dalam hal meningkatkan dan mengevaluasi manajemen risiko agar dalam kinerjanya SKAI telah memiliki kekuatan untuk melakukan tugasnya yang dalam hal ini berhubungan dengan manajemen risiko. Akibat yang dapat ditimbulkan apabila penrnyataan tesebut tidak dimasukkan dalam SPFAIB, ditakutkan kedepannya manajemen dapat menuntut SKAI karena sesungguhnya selama SKAI belum memasukkanya dalam piagam audit intern, SKAI tidak berhak dan berwenang dalam hal evaluasi manajemen risiko. Dan dengan tidak dimasukkanya hal tersebut dalam piagam audit intern dapat berakibat ketidak-konsistenan SKAI dalam melaksanakan tugasnya dalam hubunganya dengan manajemen risiko. Menurut penulis hal ini penting untuk dinyatakan dalam piagam audit intern, karena ruang lingkup audit intern dalam hal mengevaluasi dan meningkatkan manajemen risiko penting untuk dibatasi, yaitu untuk mengkaji ulang penerapan manajemen risiko dimaksud sudah 65
sesuai ketentuan dan praktek tata kelola yang sehat. Auditor intern harus selalu menekankan bahwa manajemen adalah pemilik dan penanggung jawab atas risiko dan control, dan fungsi audit intern hanya sebagai cermin bagi mereka untuk memastikan bahwa yang mereka lakukan telah memenuhi ketentuan dan praktek yang sehat. dengan beberapa catatan sebagai berikut: Pengkajian ulang atas penerapan manajemen risiko, sekurangkurangnya setahun sekali. Frekuensi dan cakupan kaji ulang serta evaluasi perlu ditingkatkan intensitasnya, berdasarkan perkembangan eksposur risiko perusahaan, perubahan pasar, dan metode pengukuran serta pengelolaan risiko. Kaji ulang dan evaluasi terhadap risiko. Membantu manajemen agar terdapat keseragaman bahasa mengenai risiko dan manajemen risiko di seluruh tingkat organisasi perusahaan. 5. Piagam audit intern belum menunjukkan audit berbasis risiko. Dalam Piagam Audit intern PT.Bank ABC belum dicantumkan audit berbasis risiko didalamnya, padahal Divisi SKAI telah melaksanakan audit berbasis risiko dalam penerapannya. Dalam melaksanakan audit intern, auditor telah melaksanakan audit dengan audit berbasis risiko. Namun penulis belum melihat dalam 66
piagam audit intern mengenai pernyataan yang mencerminkan bahwa auditor intern dalam melaksanakan kegiatannya harus berdasarkan atau berbasiskan risiko. Hal ini penting untuk dimuat dalam piagam audit untuk menegaskan fungsi audit intern saat ini bukan sebagai fungsi watch dog lagi, karena audit intern merupakan komponen inti dari sebuah struktur manajemen risiko yang efektif, karena beberapa fungsinya dapat menjadi penggerak berfungsinya pengendalian manajemen yang efektif, manajemen risiko yang proaktif, tata kelola korporasi yang solid (good corporate governance), serta pengembangan bisnis yang berkelanjutan. Dalam hal ini apabila tidak dimuat dalam piagam audit intern kedepannya dimungkinkan akan terjadinya masalah, auditor intern tidak melaksanakan audit berbasis risiko dengan baik dan fungsinya lebih kepada menjadi wacth dog daripada pendamping dan atau mitra manajemen dan juga katalis bisnis. IV.5.2. Perencanaan 1. Perencanaan berdasarkan risk based audit belum maksimal. Dalam menetapkan perencanaan audit, Divisi SKAI PT.ABC belum menerapkan prinsip risk based audit dengan maksimal. Karena sumber daya untuk melaksanakan audit (tenaga, waktu dan biaya) terbatas, tidak mungkin untuk melakukan audit dengan coverage 100%. Keterbatasan ini dapat diminimalisir apabila divisi 67
SKAI dalam menetapkan perencanaan audit memakai risk assessment guna menetapkan skala prioritas audit. Perencanaan SKAI berdasarkan risk based audit ini belum maksimal, terlihat dalam perencanaan Divisi SKAI PT.ABC tahun 2007 dimana dalam menetapkan obyek auditan masih belum mempertimbangkan risiko di dalam penetapan obyek audit secara keseluruhan. Penetapan auditan masih terlalu luas dan tidak semua berdasarkan skala prioritas atas risiko. Sebaiknya dalam membuat perencanaan audit, lebih baik mempertimbangkan faktor risiko. Rencana audit disusun untuk dapat memenuhi tujuan audit sebagaimana tercermin dari definisinya. Tujuan audit adalah untuk mengetahui kondisi perusahaan yang sedang berjalan dan yang akan datang, serta risiko yang melekat didalamnya untuk kemudian mengembangkan rencana audit secara efektif. Hal ini dilakukan agar auditor dapat mengarahkan pemeriksaannya pada risikorisiko yang mendapat perhatian. Untuk dapat memenuhi tujuan tersebut diperlukan dua tahap dalam proses penyusunan rencana audit, yaitu: A. menemukan risiko apa saja yang ada. Dalam perusahaan yang telah memiliki satuan kerja manajemen risiko, maka auditor intern dapat menggunakan profil risiko yang telah dibuat oleh satuan kerja tersebut. Tetapi ada kalanya audit intern melakukan sendiri pendataan dan penaksiran risiko dimaksud, apalagi dalam 68
perusahaan yang belum memiliki satuan kerja manajemen risiko. Hal-hal yang dilakukan dalam tahap ini adalah: a. Melakukan reviu pendahuluan, mulai dari corporate plan, rencana kerja dan anggaran perusajaan, rencana kerja dan anggaran cabang, laporan keuangan, ketentuan hukum dan regulasi yang berlaku, system informasi manajemen, kertas kerja audit yang lalu dan lainnya. b. Menetapkan auditan yang mengandung risiko yang perlu diperhatikan. c. Melakukan risk assessment termasuk melakukan wawancara dengan manajemen dari satuan kerja operasional. d. Membahas hasil risk assessment dengan manajemen terkait untuk mendapatkan validasi. e. Menyusun rencana audit. B. Menjalankan tugas audit dalam rangka meyakinkan manajemen bahwa semua risiko yang dapat diidentifikasi telah dimitigasi ketingkat yang dapat diterima. Tahap kedua ini memiliki tiga bagian yang ada kaitannya dengan tahap terdahulu, yaitu: a. Memecah-mecah sebuah satuan kerja menjadi satuan-satuan yang lebih kecil untuk dapat dikelola. Satuan ini disebut juga sebagai satuan layak audit (auditable unit). b. Menentukan auditable unit mana yang perlu diaudit, yang dapat mewakili dalam hal mendapatkan keyakinan bahwa risiko-risko 69
utama telah dimitigasi secara memadai. Penentuan ini yang akan menghasilkan rencana audit. c. Melaksanakan tugas audit sesuai rencana yang telah disusun dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan dari dewan komisaris dan direksi. 2. Dalam perencanaan pembagian kerja auditor dan anggaran sumber daya manusia belum memperhitungkan kemungkinan waktu untuk pendidikan, sakit dan kemungkinan ijin untuk keperluan pribadi. Divisi SKAI belum memperhitungkan kemungkinan waktu untuk pendidikan, sakit dan ijin untuk keperluan pribadi staff divisi SKAI. Apabila Divisi SKAI sudah menerapkan risk based audit, memperhitungkan kemungkinan waktu untuk pendidikan, sakit dan ijin untuk keperluan pribadi staff divisi SKAI perlu untuk dipertimbangkan dan diperhitungkan. Dalam perencanaan SDM, waktu dan anggaran biaya ini merupakan konsekuensi dari jadwal audit yang dibuat. penting sekali untuk mempertimbangkan waktu cuti, pendidikan dan kemungkinan sakit dan ijin untuk kepentingan pribadi para auditornya. Untuk mengatur penggunaan sumber daya yang efisien dan efektif, metode dan teknik pengujian dan validasi risiko harus mengarah kepada materialitas serta tingkat kemungkinan terjadinya risiko. Akibat dari tidak memperhitungkan pertimbangan waktu cuti, pendidikan dan kemungkinan sakit dan ijin untuk kepentingan pribadi 70
para auditornya, menurut penulis jumlah hari kerja dalam satu tahun lebih banyak 34 hari dari yang seharusnya. Perhitungan ulang penulis terhadap jumlah hari kerja yang tersedia sebesar 207 hari, sedangkan perhitungan dalam rencana kerja audit intern sebesar 241 hari. Selain itu akibat lainnya adalah banyaknya jumlah auditan yang mundur dan ada auditan yang tidak terlaksana karena jumlah hari kerja yang tersedia ternyata tidak cukup, karena tidak mempertimbangkan waktu cuti, pendidikan dan kemungkinan sakit dan ijin untuk kepentingan pribadi para auditornya. Waktu untuk bekerja digunakan untuk pendidikan, adanya karyawan yang mengambil cuti dalam satu tahun untuk liburan atau urusan pribadinya. Namun semua kemungkinan-kemungkinan tersebut belum diperhitungkan oleh Divisi SKAI PT.Bank ABC. Dalam hal ini penulis mencoba memberikan gambaran perhitungannya sebagai berikut: a. Jumlah hari sesuai kalender = 365 hari b. Dikurangi hari libur sabtu dan minggu = 104 hari- 261 hari c. Dikurangi hari libur besar = 008 hari- 253 hari d. Dikurangi cuti tahunan = 012 hari- 241 hari e. Dikurangi kemungkinan sakit = 010 hari- 231 hari 71
Pindahan = 231 hari f. Dikurangi kemungkinan ijin pribadi = 010 hari- g. Dikurangi waktu untuk pendidikan = 014 hari- h. Hari kerja tersedia 1 tahun = 207 hari i. Jam kerja tersedia 1 auditor (207 X 8jam) = 1.656 jam kerja IV.5.3. Kebijakan 1. Divisi SKAI kekurangan jumlah personil SKAI SKAI kekurangan sumber daya manusia untuk melaksanakan kinerjanya dalam kurun periode 1 tahun. Sebaiknya kepala SKAI secepaatnya mencari tambahan sumber daya manusia agar divisi SKAI mampu melaksanakan tugasnya sesuai dengan yang direncanakan seefektif mungkin. Auditor intern masih membutuhkan 2 orang untuk mengisi posisi di divisi SKAI. Hal ini terlihat dari banyaknya auditan yang mundur dari jadwal, waktu yang dibutuhkan untuk satu auditan membutuhkan waktu lebih lama dari yang sudah direncanakan, walaupun tidak semua auditan mengalami hal tersebut namun sebagian besar auditan mengalami kemunduran. Hal ini juga terlihat dalam struktur organisasi dimana jumlah staff untuk kelompok audit TSI hanya 1 orang dan belum adanya seseorang yang menempati posisi pemimpin kelompok audit umum. hal ini juga sudah dikemukakan didalam perencanaan 72
pembagian kerja auditor dan perencanaan SDM yang ada di dalam Rencana Kerja Divisi Audit Intern (SKAI). terlihat dari realisasi hasil pelaksanaan audit intern divisi SKAI terjadi banyaknya audit yang mundur dan lamanya pelaksanaan lebih lama, selain itu audit kantor cabang bandung tidak dilaksanakan oleh divisi SKAI akibat dari banyaknya kemunduran auditan dan waktu yang dibutuhkan untuk auditan rata-rata lebih lama dari yang dianggarkan. Hasil analisa tersebut dan wawancara kepada kepala dan staff skai disimpulkan bahwa Divisi SKAI kekurangan SDM. Berikut adalah perhitungan kebutuhan minimal tenaga kerja sebagai berikut: Auditor intern yang dibutuhkan = Total beban kerja tersedia hari kerja tersedia Auditor intern yang dibutuhkan = 1386 jam kerja / 207 = 7 orang auditor. Saat ini SKAI baru memiliki 5 orang auditor, jadi minimal auditor intern masih kekurangan 2 orang auditor intern. Divisi SKAI sudah mengusulkan untuk menambah karyawan untuk membantu kinerja divisi SKAI, yang secepatnya akan direalisasikan pada tahun 2008. Namun diharapkan divisi SKAI menyaring karyawan baru tersebut dengan ketat sehingga didapatkan karyawan yang mampu dalam bidangnya dan sesuai dengan standar minimum yang telah ditetapkan sebelumnya oleh divisi SKAI. 73
IV.5.4. Quality Assurance 1. Mekanisme pelaksanaan pengendalian mutu oleh Divisi SKAI PT.Bank ABC untuk reviu intern masih lemah atau kurang. Divisi SKAI PT.Bank ABC belum melaksanakan pengendalian mutu reviu intern dengan maksimal, selain itu untuk pelaksanaanya Divisi SKAI PT.Bank ABC belum memiliki mekanisme yang jelas untuk reviu intern tersebut. Reviu intern tersebut juga belum dianggarkan dalam Rencana Kerja Divisi Audit intern (SKAI) PT.Bank ABC. Divisi SKAI PT.Bank ABC sebaiknya membuat mekanisme pelaksanaan reviu intern sehingga pelaksanaan reviu intern menjadi terarah dan terlaksana dengan baik. Selain itu Divisi SKAI PT.Bank ABC sebaiknya memasukkan reviu intern kedalam Rencana Kerja Divisi Audit Intern (SKAI) PT.Bank ABC agar reviu intern terjadwal, terencana dan terealisasi dengan baik. Menurut penulis sebaiknya Divisi SKAI PT.Bank ABC membuat mekanisme pelaksanaan reviu intern, hal ini dimaksudkan agar dalam pelaksanaan reviu intern dapat dilaksanakan dengan baik dan memiliki aturan yang jelas. Setelah memiliki mekanisme dan aturan yang jelas untuk pelaksanaan reviu intern, senjutnya Divisi SKAI menganggarkan reviu intern dalam Rencana Kerja Divisi Audit Intern PT.Bank ABC agar biaya yang dikeluarkan, siapa yang bertanggung jawab, kapan 74
dilaksanakan, berapa orang yang ditugaskan untuk reviu intern menjadi jelas dan dapat terealisasi dengan baik dan tepat waktu. Pelaksanaan reviuw ini dapat dilakukan secara self-assesment atau dengan menggunakan pihak intern yang mampu dan independent. Hasil reviu intern ini selanjutnya dibuat laporanya dan diperuntukkan kepada pihak-pihak terkait seperti direktur utama, dewan direksi atau komisaris dan tembusan kepada direktur kepatuhan. Reviu intern dianggap penting untuk dilaksanakan untuk melihat dan menjaga mutu dan kualitas divisi SKAI. Tidak dilaksanakannya reviu intern dengan maksimal berakibat pada sulitnya untuk mengetahui sudah sejauh mana kualitas dan mutu SKAI setiap tahunnya karena pengendalian mutu yang dilaksanakan hanya melalui supervisi dan reviu ekstrnal (dilaksanakan minimal 3 tahun sekali oleh pihak luar perusahaan yang independent). Menurut penulis sebaiknya SKAI melaksanakan reviu intern yang dimana reviu tersebut bisa mengacu kepada quality assessment manual guide yang dikeluarkan oleh IIA (The Institute of Internal Auditor). 75
IV.6. Penilaian terhadap Divisi SKAI PT.Bank ABC No PENILAIAN Y T KETERANGAN 1 Apakah misi SKAI terpenuhi dengan baik 2 SKAI bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama Saat ini posisi DIRUT kosong 3 Skai menyampaikan laporan kepada: 1. Direktur Utama 2. Dewan Komisaris 3. Tembusan kepada Direktur Kepatuhan Tidak ada DIRUT. 4 Kepala SKAI diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama dengan persetujuan Dewan Komisaris 5 SKAI menjabarkan operasionalnya dalam hal: 1. Perencanaan 2. Pelaksanaan 3. Tindak lanjut hasil audit 6 SKAI telah independen dalam melaksanakan tugas 7 Manajemen memberikan dukungan sepenuhnya kepada SKAI agar dapat bekerja bebas tanpa campur tangan dari pihak manapun 8 9 Rotasi secara berkala penugasan pekerjaan kepada para auditor intern Auditor tidak memiliki kepentingan atas obyek atau kegiatan yang diperiksanya Belum maksimal, Pengembangan saat pelaksanaan. 10 Ruang lingkup kegiatan pekerjaan audit SKAI mencakup seluruh aspek dan unsur kegiatan bank secara langsung ataupun tidak langsung 11 Auditor intern memiliki pengetahuan yang memadai untuk bidang tugasnya Relatif, belum merata. 76
No PENILAIAN Y T KETERANGAN 12 Kecakapan dalam berinteraksi dan berkomunikasi baik lisan maupun tulisan Belum maksimal 13 Latar belakang auditor intern sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan oleh bank Tidak semua. 14 Auditor intern memiliki pengalaman kerja yang memadai dalam bidang operasional perbankan 15 Auditor intern memiliki sikap yang Objektif 16 Auditor intern telah mematuhi kode etik auditor intern 17 Auditor intern mendapat pelatihan dalam bentuk seminar dan training: 1. in-house training seminars 2. Outside training seminars Terbentur dengan pembiayaan. 18 Apakah SKAI memiliki: 1. Auditor yang profesional 2. Kedudukan yang jelas dalam organisasi 3. Struktur organisasi yang handal 4. Wewenang dan tanggung yang jelas 5. Perencanaan yang matang 6. Kebijakan dan prosedur yang jelas 7.Program pengembangan dan pendidikan profesi 8. Program pengendalian mutu Penerapan perencanaan berbasis risiko masih belum maksimal. Struktur sudah baik, namun masih ada posisi kosong didalamnya. 19 Kepala SKAI dapat berkomunikasi langsung dengan Dewan Komisaris 20 SKAI memiliki Piagam Audit Intern Belum menggambakrkan risk based audit. 77
No PENILAIAN Y T KETERANGAN 21 Piagam Audit Intern telah memuat 1. Kedudukan SKAI 2. Kewenangan untuk melakukan akses terhadap catatan, karyawan, Sumber daya dan dana serta aset bank lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan audit 3. Ruang lingkup kegiatan audit intern 4. Penyertaan bahwa auditor intern tidak boleh mempunyai wawanang atau tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan kegiatan operasional dari auditee 22 SKAI telah berperan sebagai konsultan bagi pihak-pihak intern yang membutuhkan, terutama yang menyangkut ruang lingkup kerjanya 23 SKAI telah membuat perencanaan yang terdiri dari: 1. Penentuan tujuan audit 2. Penentuan skedul kerja audit 3. Anggaran SKAI selama 1 periode 4. Rencana SDM Tidak semua penetapan obyek audit menggunakan skala prioritas risiko. 24 Kepala SKAI membuat dan menyusun kebijakan dan prosedur tertulis 25 Kebijakan dan prosedur tertulis selalu direviu 26 27 Program rekruitmen dan pengembangan SDM SKAI memuat: 1. Uraian tugas dan tanggung jawab yang jelas bagi auditor 2. Kriteria auditor yang memenuhi persyaratan 3. rencana pendidikan dan pelatihan profesi berkelanjutan 4. metode penilaian kinerja auditor 5. pengembangan karir auditor Auditor intern telah melaksanakan program pengendalian mutu melalui: 1. Supervisi 2. Reviu intern 3. Reviu Ekstern Rencana pendidikan dan pelatihan profesi tidak terlihat dalam perencanaan. Reviu intern belum maksimal. Belum ada mekanisme yang jelas. Belum dimasukkan dalam perencanaan 78
No PENILAIAN Y T KETERANGAN 28 Ruang lingkup pekerjaan audit intern: 1. Penilaian kecukupan Struktur Pengendalian Intern 2. Penilaian efektivitas Struktur pengendalian intern 3. Penilaian kualitas kinerja auditee 4. Evaluasi risiko 29 30 Pelaksanaan audit SKAI: 1. Persiapan audit 2. Penyusunan program audit 3. Pelaksanaan penugasan audit 4. Pelaporan hasil audit 5. Tindak lanjut hasil audit SKAI telah memiliki Kertas Kerja Audit Banyak audit yang mundur jadwal. Banyak pelaksanaan yang waktunya lebih lama dari yang dianggarkan. 31 Apakah ada prosedur yang jelas untuk penggunaan dan penggandaan kertas kerja audit 32 Apakah ada pengawasan terhadap kertas kerja audit 33 Pengarsipan kertas kerja audit intern: 1. Arsip kini 2. Arsip permanen 3. Arsip kini dan permanen dipisahkan 34 Apakah laporan hasil audit didukung oleh dokumentasi Kertas Kerja Audit dan telah diperiksa oleh kepala SKAI. 35 36 Jumlah SDM cukup Kepatuhan terhadap SPFAIB Tahun 2008 akan melakukan rekruitmen. 79