PIAGAM KOMITE AUDIT. CS L3 Rincian Administratif dari Kebijakan. Piagam Komite Audit CS L3. RAHASIA Hal 1/11

Transkripsi

1 PIAGAM KOMITE AUDIT Rincian Administratif dari Kebijakan Nama Kebijakan Piagam Komite Audit Pemilik Kebijakan Fungsi Corporate Secretary Penyimpan Kebijakan - Fungsi Corporate Secretary - Enterprise Policy & Portfolio Management Division Tanggal Berlaku dari Kebijakan / 15 November 2013 /Versi 3.0 Perubahan Menjadi Versi Tanggal Versi Sebelumnya & Kode Kebijakan Sebelumnya 03 Agustus 2012 Versi 2.0 Kode Kebijakan Tanggal Berlaku 15 November 2013 RAHASIA Hal 1/11

2 Ringkasan Revisi Versi Tanggal Revisi Nama/Dept Keterangan November Persetujuan Dewan Komisaris tanggal 3 November Agustus 2012 Fungsi Corporate Secretary November 2013 Fungsi Corporate Secretary - Review Pedoman Komite Audit - Disetujui oleh Dewan Komisaris tanggal 3 Agustus Review Pedoman Komite Audit - Mengganti judul menjadi Piagam Komite Audit - Penyesuaian terhadap ketentuan dalam Peraturan Bapepam-LK No. KEP-643/BL/2012 tanggal 7 Desember 2012 tentang Pembentukan dan Pedoman Pelaksanaan Kerja Komite Audit dan Peraturan No. IX.I.5. - Penyesuaian terhadap Surat Edaran BI No 15/15/DPNP tanggal 29 April 2013 perihal Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum RAHASIA Hal 2/11

3 DAFTAR ISI 1.0 Tujuan Komposisi, Struktur dan Persyaratan Keanggotaan Tugas dan Tanggung Jawab Kewenangan Rapat dan Tata Kerja Tanggung Jawab Pelaporan Perubahan. 11 Lembar Persetujuan kebijakan RAHASIA Hal 3/11

4 1.0 TUJUAN 1.1 Komite Audit diangkat oleh Dewan Komisaris untuk membantu Dewan Komisaris dalam memenuhi tugas dan tanggung jawab pengawasannya dalam mengawasi kualitas dan integritas proses pelaporan keuangan, sistem pengendalian intern, proses audit, tata kelola dan dalam proses untuk melakukan pemantauan kepatuhan terhadap ketentuan dan perundangan yang berlaku. 1.2 Komite Audit melaksanakan fungsi sebagaimana ditentukan dalam ketentuan perundangan yang berlaku. 2.0 KOMPOSISI, STRUKTUR DAN PERSYARATAN KEANGGOTAAN 2.1 Komite Audit memiliki paling tidak 3 (tiga) orang anggota, yang terdiri dari 1 (satu) Komisaris Independen dan 2 (dua) Pihak Independen, yang satu memiliki keahilian di bidang keuangan atau akuntansi dan yang lainnya memiliki keahlian di bidang hukum atau perbankan. 2.2 Komite Remunerasi dan Nominasi merekomendasikan pengangkatan Anggota dan Ketua Komite Audit kepada Dewan Komisaris untuk mendapatkan persetujuan. 2.3 Anggota dan Ketua Komite Audit menduduki jabatan tidak lebih dari masa jabatan Komisaris dan dapat diangkat kembali untuk periode berikutnya berdasarkan rekomendasi Komite Remunerasi dan Nominasi. 2.4 Komite Audit diketuai oleh Komisaris Independen. 2.5 Ketua Komite Audit hanya dapat merangkap jabatan sebagai ketua komite pada satu komite lainnya 2.6 Keanggotaan Komite Audit harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1. memiliki integritas yang tinggi, kapabilitas, pengetahuan dan pengalaman yang relevan, serta kemampuan komunikasi yang baik. 2. Memahami aspek keuangan agar dapat memahami kegiatan usaha bank, proses audit, manajemen risiko, dan ketentuan perundangan pasar modal dan perbankan. 3. mematuhi kode etik Komite Audit. 4. bersedia untuk meningkatkan kompetensinya melalui pendidikan berkelanjutan dan pengembangan profesional. RAHASIA Hal 4/11

5 5. bukan orang dalam dari kantor jasa profesional yang memberikan jasa kepada bank dalam 6 (enam) bulan terakhir, seperti Kantor Akuntan Publik, Konsultan Hukum atau Perusahaan Penilai. 6. bukan Direksi atau pejabat Eksekutif di Bank dan anak perusahaan dalam 6 (enam) bulan terakhir 7. tidak memiliki, baik secara langsung atau tidak langsung, saham bank (jika anggota memiliki saham karena suatu peristiwa hukum, maka saham tersebut wajib dialihkan dalam waktu enam (6) bulan setelah diperolehnya saham tersebut). 8. tidak memiliki afiliasi dengan Dewan Komisaris, Direksi, atau Pemegang Saham Bank. 9. tidak memiliki hubungan bisnis, baik secara langsung maupun tidak langsung, dengan kegiatan usaha Bank. 2.7 Komisaris Independen bukan orang dalam atau memegang kekuasaan eksekutif dalam enam (6) bulan terakhir, tidak memiliki saham bank, baik langsung atau tidak langsung, tidak memiliki hubungan afiliasi dengan bank, anggota Dewan Komisaris, Direksi atau Pemegang Saham Pengendali dan tidak memiliki hubungan, langsung atau tidak langsung, dengan kegiatan usaha bank. 2.8 Anggota Komite yang berasal dari Pihak Independen dapat merangkap jabatan sebagai Pihak Independen dari anggota Komite pada Bank yang sama, Bank lain, dan/atau perusahaan lain, sepanjang yang bersangkutan: a. memenuhi seluruh kompetensi yang dipersyaratkan; b. memenuhi kriteria independensi c. mampu menjaga rahasia Bank; d. memperhatikan kode etik yang berlaku; dan e. tidak mengabaikan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai anggota Komite. 2.9 Anggota Komite Audit yang berasal dari Pihak Independen dinilai memiliki keahlian di bidang keuangan atau akuntansi apabila memenuhi kriteria: 1. memiliki pengetahuan di bidang keuangan dan/atau akuntansi, dan 2. memiliki pengalaman kerja paling kurang 5 (lima) tahun di bidang keuangan dan/atau akuntansi Anggota Komite Audit yang berasal dari Pihak Independen dinilai memiliki keahlian di bidang hukum atau perbankan apabila memenuhi kriteria: 1. memiliki pengetahuan di bidang hukum dan/atau perbankan, dan 2. memiliki pengalaman kerja paling kurang 5 (lima) tahun di bidang hukum dan/atau perbankan. RAHASIA Hal 5/11

6 2.11 Mantan anggota Direksi atau Pejabat Eksekutif Bank atau pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan Bank yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen tidak dapat menjadi Pihak Independen sebagai anggota Komite Audit pada Bank yang bersangkutan, sebelum menjalani masa tunggu (cooling off) selama 6 (enam) bulan. Yang dimaksud dengan masa tunggu (cooling off) adalah tenggang waktu antara berakhirnya jabatan yang bersangkutan secara efektif yang dinyatakan berhenti secara tertulis sebagai anggota Direksi atau Pejabat Eksekutif atau pihak-pihak lain yang mempunyai hubungan dengan Bank, dengan pengangkatan yang bersangkutan secara efektif sebagai Pihak Independen. Ketentuan masa tunggu (cooling off) untuk menjadi Pihak Independen tidak berlaku bagi mantan anggota Direksi atau Pejabat Eksekutif yang tugasnya hanya melakukan fungsi pengawasan paling kurang 6 (enam) bulan. 3.0 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 3.1 Komite Audit harus bertindak secara independen dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. 3.2 Tugas dan tanggung jawab Komite Audit adalah: 1. menilai kecukupan pengendalian intern termasuk kecukupan proses pelaporan keuangan. 2. menelaah informasi keuangan yang akan diterbitkan oleh bank termasuk laporan keuangan, proyeksi dan laporan lain yang berkaitan dengan informasi keuangan bank. 3. menelaah ketaatan terhadap ketentuan perundangan yang berkaitan dengan kegiatan bank. 4. memberikan pendapat independen dalam hal terdapat perbedaan pendapat antara Manajemen dan Akuntan Publik. 5. memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris atas penunjukan Akuntan Publik yang didasarkan pada independensi, atas lingkup audit dan jumlah honorarium yang diajukan. 6. melakukan review terhadap pelaksanaan audit yang dilakukan oleh Internal Audit dan memastikan bahwa Manajemen melaksanakan tindak lanjut yang layak atas rekomendasi Internal Audit. 7. menelaah pengaduan yang berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan Bank berdasarkan laporan dari Divisi Kepatuhan. 8. melakukan review dengan Divisi Kepatuhan dan memberikan saran kepada Dewan Komisaris terkait dengan adanya potensi benturan kepentingan bank berdasarkan laporan dari Divisi Kepatuhan RAHASIA Hal 6/11

7 9. menjaga kerahasiaan dokumen, data dan informasi bank. 10. melakukan kewenangan tugas lain yang diminta oleh Dewan Komisaris. 3.3 Proses Audit Sehubungan dengan proses audit, Komite Audit : 1. Menjaga terpeliharanya jalur komunikasi yang ekektif antara Akuntan Publik, Internal Audit, Direksi dan Dewan Komisaris. 2. melakukan review terhadap ruang lingkup dan hasil audit akuntan publik, audit internal, dan kepatuhan dan efektivitasnya dan melaporkan temuan yang signifikan kepada Dewan Komisaris 3. mengadakan pertemuan, sesuai kebutuhan, setidaknya sekali setahun, dengan Akuntan Publik, Internal Audit dan Manajemen dalam pertemuan tersendiri untuk mendiskusikan hal-hal khusus dengan Komite Audit. 3.4 Audit Eksternal 1. Sehubungan dengan Audit Eksternal, Komite Audit : a. merekomendasikan kepada Dewan Komisaris atas pengangkatan, pengangkatan kembali dan penggantian Akuntan Publik pada Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Bank. b. melakukan review dengan Akuntan Publik tentang independensi, lingkup audit dan hasil audit Akuntan Publik serta temuan signifikan yang dilaporkan kepada Komite Audit. c. melakukan review atas perikatan dengan Akuntan Publik, termasuk terkait dengan yang harus dibayar serta fee lainnya sehubungan dengan kegiatan di luar audit ( non-audit activities ) yang diperkenankan, berdiskusi dengan Akuntan Publik mengenai isu-isu terkait dengan kepatuhan terhadap standar akuntansi, ketentuan perundangan serta standar audit. d. memberikan pendapat independen dalam hal terjadi pertentangan pendapat antara Manajemen dan Akuntan Publik. 2. Akuntan Publik berhak hadir dan didengarkan pada rapat Komite Audit dan sebaliknya Komite Audit dapat meminta Akuntan Publik untuk hadir dalam rapat Komite, termasuk rapat dengan Komite Audit tanpa kehadiran Manajemen. RAHASIA Hal 7/11

8 3.5 Audit Internal 1. Sehubungan dengan Audit Internal, Komite Audit : a. memastikan bahwa Internal Audit memiliki sumber daya yang memadai dan diberi kedudukan yang layak di dalam Bank, dan senantiasa meyakinkan independensi dan obyektifitas Audit Internal. b. memastikan bahwa terdapat koordinasi dan komunikasi yang baik antara Internal Audit dan Akuntan Publik. c. memastikan bahwa Internal Audit memiliki akses yang tidak terbatas terhadap Komite, Dewan Komisaris dan Direksi dan terhadap informasi dan penjelasan yang diperlukan. d. menerima laporan dari Internal Audit termasuk temuan signifikan yang berkaitan dengan fraud, penyimpangan, dan kelemahan pengendalian intern, dan e. memastikan bahwa terdapat mekanisme untuk menjamin bahwa rekomendasi yang diajukan dalam laporan internal audit ditindaklanjuti tepat waktu, dan rekomendasi yang dengan ketat. 2. Kemandirian Internal Audit akan dipertahankan dengan penyampaian laporan secara langsung dari Independensi Kepala Internal Audit kepada Presiden Direktur dan Dewan Komisaris (melalui Komite Audit). 3.6 Pengendalian Internal Sehubungan dengan Pengendalian Internal maka Komite Audit : 1. menelaah kecukupan sistem pengendalian intern pengendalian operasional dan pengendalian kepatuhan yang ditetapkan oleh Manajemen. 2. memantau tindak lanjut yang tepat atas rekomendasi yang diberikan oleh Internal Audit, Akuntan Publik, Otoritas Jasa Keuangan, Bank Indonesia, dan Badan Pengawas lainnya. 3. melakukan review atas upaya Manajemen dalam meningkatkan risk awareness dan budaya pengendalian. 3.7 Pelaporan Keuangan Sehubungan dengan pelaporan keuangan, Komite Audit : 1. menelaah laporan keuangan yang dimuat dalam laporan tahunan Bank dan untuk memastikan baik pengungkapan dan isi laporan keuangan, sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia RAHASIA Hal 8/11

9 2. menelaah perubahan prinsip akuntansi untuk meyakinkan kelayakan, prinsip dan pengungkapannya, sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku 3. menelaah konsistensi penerapan kebijakan akutansi 4. Menelaah isu pelaporan keuangan yang signifikan untuk meyakinkan integritas laporan keuangan Bank 5. Menelaah pengelolaan keuangan dengan fokus pada dan obyektifitas Akuntan Publik disamping tingkat independensi yang disajikan kepada Internal Audit. 6. menelaah pengaduan berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan. 3.8 Ketaatan 1. Sehubungan dengan ketaatan, Komite Audit : a. membahas dengan Compliance Division dan Internal Audit, terkait fraud atau pelanggaran atas ketentuan peraturan perundang-undangan, yang dapat memiliki dampak yang material terhadap kegiatan operasional atau posisi keuangan bank, dan melaporkannya kepada Dewan Komisaris. b. meminta keterangan dari dan melakukan review dengan Compliance Division, terkait adanya potensi benturan kepentingan bank dan memberikan saran kepada Dewan Komisaris c. meyakinkan bahwa proses pengendalian yang ditetapkan tidak dikesampingkan untuk mengakomodasi kepentingan pihak terkait ( related parties ). d. menelaah efektifitas sistem pematauan ketaatan terhadap ketentuan perundang-undangan, kode etik dan tindak lanjut Manajemen atas ketidaktaatan. e. membantu Dewan Komisaris dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan fungsi kepatuhan. 3.9 Tanggung Jawab Lainnya 1. melakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh Dewan Komisaris. 2. memanggil para karyawan untuk hadir dalam rapat Komite Audit jika diperlukan RAHASIA Hal 9/11

10 3. merekomendasikan kepada Dewan Komisaris mengenai pengangkatan dan pemberhentian Kepala Audit Internal. 4. melakukan evaluasi mandiri setiap tahun terhadap kinerja Komite Audit. 5. menjaga kerahasiaan dokumen, data dan informasi yang diperoleh. 4.0 KEWENANGAN 4.1 Komite Audit memiliki kewenangan untuk melakukan segala hal yang diperlukan dalam lingkup tugasnya. Komite Audit diberikan kewenangan untuk: 1. memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai penunjukan Akuntan Publik yang didasarkan pada independensi, ruang lingkup penugasan dan usulan fee. 2. memiliki akses yang tidak terbatas terhadap dokumen, data dan informasi,tentang karyawan, dana, aset dan sumber daya yang diperlukan. 3. bertemu dengan dan meminta informasi yang diperlukan dari karyawan, pejabat eksekutif, Direktur, Internal Audit, staf manajemen risiko dan Akuntan Publik. 4. menelaaah jasa non audit sebagaimana dipersyaratkan oleh peraturan yang berlaku. 5. Meminta bantuan tenaga ahli yang diperlukan, untuk memberikan saran kepada Komite Audit atau membantu Komite dalam melakukan penyelidikan yang relevan. 6. menjalankan kewenangan lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris. 5.0 RAPAT DAN TATA KERJA 5.1 Komite Audit dapat mengadakan rapat setiap saat, tetapi setidaknya 1 (satu) kali dalam setiap triwulan. Rapat dapat diminta oleh setiap anggota Komite Audit. Komite Audit dapat mengundang pihak-pihak lain yang memahami, atau bertanggung jawab, atas topik dalam agenda rapat. 5.2 rapat dipimpin oleh Ketua Komite Audit. Jika Ketua Komite Audit tidak hadir, maka anggota yang hadir dalam rapat memilih salah satu dari mereka untuk menjadi Ketua Rapat. 5.3 rapat Komite Audit dapat diselenggarakan jika paling tidak dihadiri oleh 51 % (lima puluh satu persen) dari jumlah anggota, termasuk Komisaris Independen dan Pihak Independen. 5.4 keputusan dalam rapat Komite Audit harus didasarkan pada musyawarah untuk mufakat. Dalam hal tidak dapat dicapai musyawarah untuk mufakat, maka keputusan sah jika disetujui oleh mayoritas dari anggota yang hadir dalam rapat. RAHASIA Hal 10/11

11 5.5 dalam pelaksanaan tugasnya, Komite Audit dibantu oleh Corporate Secretary, yang hadir pada Rapat Komite Audit untuk mempersiapkan rapat, memastikan anggota Komite Audit menerima informasi yang diperlukan dan materi rapat sebelum rapat berlangsung, memberikan dukungan logistik dan administrasi yang diperlukan, menyiapkan laporan yang diperlukan, memberikan pemutakhiran kepada anggota Komite mengenai perkembangan peraturan yang relevan dan memastikan terlaksananya pendidikan berkelanjutan bagi anggota Komite dan membuat risalah rapat. 5.6 setiap rapat dituangkan dalam Risalah Rapat. Risalah Rapat Komite Audit harus ditanda tangani oleh seluruh anggota Komite Audit yang hadir dan risalah rapat disampaikan kepada Dewan Komisaris. Perbedaan pendapat dan argumentasinya harus secara jelas dicantumkan di dalam risalah rapat 6.0 TANGGUNG JAWAB PELAPORAN 6.1 membuat laporan kepada Dewan Komisaris atas setiap penugasan yang diberikan. 6.2 memastikan bahwa pengangkatan dan penggantian anggota Komite Audit dilaporkan kepada Otoritas Jasa Keuangan dalam jangka waktu selambatnya 2 (dua) hari kerja sebagaimana dipersyaratkan dan diumumkan di laman (website) Bursa Efek Indonesia dan bank. 6.3 membuat laporan tahunan pelaksanaan kegiatan Komite Audit untuk diungkapkan dalam Laporan Tahunan Bank. 6.4 memastikan bahwa Piagam Komite Audit ini diumumkan di laman (website) bank. 7.0 PERUBAHAN 7.1 Piagam Komite Audit ini ditinjau secara periodik, dan apabila dianggap perlu oleh Dewan Komisaris dilakukan pemutakhiran dengan tetap memperhatikan ketentuan perundangan yang berlaku di Indonesia. 7.2 Dengan berlakunya Piagam Komite Audit ini, maka Pedoman Komite Audit sebelumnya dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. RAHASIA Hal 11/11