7 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. PENGERTIAN SISTEM PRODUKSI Sistem Produksi betujuan untuk untuk melakukan perencanaan dan pengendalian produksi, berbagai macam teknik telah dikemukakan oleh pakar industri. Teknik untuk merencanakan dan mengendalikan produksi ini disebut dengan istilah Sistem Produksi. Semua teknik PPC atau Teknik Produksi bertujuan untuk merencanakan dan mengendalikan produksi agar lebih efisien, efektif, produktif dan optimal. Sistem produksi yang tepat bagi industri akan sangat tergantung pada jenis Industrinya. Untuk meperoleh sistem produksi yang tepat memang tidak mudah, harus melihat terlebih dahulu jenis produksinya. Jenis atau tipe sangat tergantung pada jumlah produksi dan bagaimana cara memproduksinya, pada industri manufaktur terdiri dari berbagai macam jenisnya dan berbeda satu sama lain produksinya. Jenis jenis dapat dibagi menjadi beberapa kriteria. Agar sistem produksi berjalan dengan baik diperlukan rangkaian kegiatan yang akan membentuk sistem produksi. Sitem produksi merupakan kumpulan dari subsistem yang saling berinteraksi dengan tujuan mentransformasi input produksi 7
8 menjadi output produksi. Input produksi dapat berupa bahan baku, mesin tenaga kerja, modal, dan informasi, sedangkan output produksi merupakan produk yang dihasilkan berikut hasil sampingannya, seperti limbah, informasi dan sebagai seperti terlihat pada gambar 2-1. Teknologi Ekonomi Material Tenaga Kerja Dana Mesin Informasi Proses Transformasi Produk Limbah Informasi Dana Masuk Dana keluar Politis Sosial Budaya Gambar 2-1 Input Output Sistem Produksi Berdasarkan dari tujuan perusahaan melakukan operasi dalam pemenuhan kebutuhan konsumen, maka sistem produksi dapat dikasifikasikan menjadi tipetipe sebagai berikut: 1. Engineering to Order (ETO), bila perusahaan melakukan rekayasa mulai penyiyapan fasilitas sampai pembuatan untuk memenuhi pesanan (order). Produk yang dipesan hanya satu unit tapi sangat
9 berbeda dengan unit yang lainnya. Disamping itu banyak aktifitasa yang di lakukan di dalam perusahaan. 2. Mate to Order (MTO), bila perusahaan membuat atau berproduksi hanya untuk memenuhi pesanan saja (order). 3. Assembly to Order (ATO), bila perusahaan memproduksi hanya merakit dengan fasilitas untuk memenuhi pesanan (order). 4. Made to Stock (MTS), bila produksi tidak ditujukan untuk melayani pesanan, namun di stock untuk mengatisipasi pesanan. Berdasarkan klasifikasi proses produksi kriteria yang terpenting adalah jenis aliran operasi, ada 3 jenis dasar aliran opersi yaitu flow shop, job shop, dan proyek (Kotas, 1982), dan berkembang berdasarkan modifikasi dari ketiga yaitu bacth dan continuous: 1. Produksi Flow Shop (Mass Production), proses konversi di mana unit output secara berurutan melalui urutan proses operasi yang sama. Jenis ini digunakan untuk produk yang mempunyai desain dasar tetap dengan waktu yang lama dan ditujukan untuk pasar luar (lebih bersipat MTS). 2. Produksi continuous, merupakan bentuk ekstrem dari flow shop dimana terjadi aliran materialyang konstan dan satu lintasan produksi biasanya di alokasikan untuk menjadi satu produk saja. 3. Produksi Job Shop, merupakan proses konversi di mana unit-unit untuk pesanan yang berbeda dengan urutan yang berbeda pula, dengan
10 melalui pusat-pusat kerja yang di kelompokan berdasarkan fungsinya (lebih bersifat MTO). 4. Produksi Bach, sistem ini memperoduksi lebih banyak variasi produk dan volume, lama produksi untuk tiap produksi pendek dan satu lintasan produksi dapat di pakai dalam satu lintasan produksi tapi dapat di pakai dalam berberapa tipe produk. 5. Produksi Proyek, merupakan proses penciptaan satu jenis produk yang agak rumit dengan suatu pendefinisian urutan tugas yang teratur dengan kebutuhan sumber daya dan penyelsaiannya di batasi oleh waktu. 2.2. PERAMALAN (FORECASTING) Peramalan merupakan suatu perkiraaan untuk masa yang akan datang terhadap produk yang akan dihasilkan berdasarkan waktu yang diinginkan, aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha memperkirakan penjualan dan penggunaan produk-produk sehinga dapat mengahsilakansuatu produk yang tepat. Ramalan terhadap produk independent demand yang bersifat tidak pasti (uncertain) merupakan salah satu sumber yang berkaitan dengan informasi permintaan produk. Bagian penjualan biasanya melakukan perencanaan (sales planning) berdasarkan hasil ramaln penjualan (sales forecast), sehingga informasi dikirim dari bagian penjualan kebagian Production Planning Control (PPC) seharusnya memisahkan antara permintaan yang dikembangkan berdasarkan rencana penjualan yang umumnya masih bersifat tidak pasti dan pesanan-pesanan (order) yang bersifat pasti.
11 Peramalan yang direncanakan harus sebaik mungkin sehingga dapat mengambarkan keadaan yang objectif dari data yang diramalkan. Dalam peramalan terdapat sembilan langkah dalam peramalan untuk menjamin efektifitas dan efisiensi dari sistem peramalan dan manajemen permintaan, yaitu menentukan tujuan dari peramalan, memilih item independent demand yang akan di ramalkan, menentukan horizon waktu peramalan(jangka pendek, menegah, dan panjang), memilih model-model peramalan, memperoleh data untuk dapat melakukan peramalan, validasi model peramalan, membuat peramalan, impelmentasi batas hasil peramalan, dan mengefuluasi hasil peramalan. Faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan dalam peramalan merupakan resultan yang saling berinteraksi dalam pasar. Faktor-faktor ini hampir selalu merupakn faktor kekuatan yang berada diluar kendali perusahaan, berbagai faktor itu dapat dilihat dalam gambar 2-2. Variabel acak Rencana pelanggan Siklus Hidup produk Mutu dan Harga pesaingan Input PERUSAHAAN Siklus Bisnis Output PERMINTAAN Sikap dan kepercayaan Pelanggan Efek Pada Perusahaan Mutu Iklan Usaha Perusahaan Hasil Penjualan Citra Pelayanaan Desain Barang dan Pelayanan Kebijakan kredit Gambar 2-2 Berberapa Faktor yang Memengaruhi Permintaan.
12 2.2.1. Karakteristik Ramalan yang Baik Mempunyai karakteristik penting yaitu, akurasi, biaya dan kemudahan. Berikut penjelasn dari kriteria-kriteria tesebut: Akurasi Akurasi dari hasil sebuah peramalan diukur dengan kebiasaan dan kekonsistenan peramalan tersebut. Keakuratan dari hasil dari peramalan ini berperan penting dalam keakuratan persediaan yang ideal (meminimalkan penumpukan persediaan dan memaksimalkan tingkat persediaan). Biaya Biaya yang diperlukan dalam pembuatan sesuatu peramalan adalah tergantung dari jumlah item yang diramalkan, lamanya periode peramalan dan metode peramalan yang dipakai. Kemudahan Penggunaan metode yang sederhanna, mudah di buat dan mudah diaplikasikan akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. 2.2.2. Beberapa Sifat Hasil Peramalan. Dalam membuat suatu peramalan atau menerapkan hasil suatu peramalan, ada berberapa hal yang menjadi pertimbangan, yaitu: 1. Peramalan pasti mengandung kesalahan, artinya peramalan hanya bisa mengurangi ketidak pastian yang akan terjadi tapi tidak dapat meghilangkannya.
13 2. Peramalan seharusnya memberiakan informasi tentang seberapa ukuran kesalahan yang dimiliki terjadi. 3. Peramalan jangka pendek lebih akurat dibandingkan peramalan jangka panjang. Karena pada jangka pendek faktor yang mempengaruhi permintaan masih relatif konstan, sedangkan semakin panjang priode maka semakin panjang pula kemungkinan perubahanya pada faktor-faktor tersebut. 2.3. PROSEDUR PERAMALAN PERMINTAAN Peramalan permintaan adalah tahap awal dari aktivitas perencanaan produksi make-to-stock. Permintaan produk pada masa mendatang diramalkan berdasarkan data masa lalu, sebagai dasar perencanaan produksi. Data terbaik untuk meramalkan permintaan adalah data permintaan pasar. Jika data permintaan pasar tidak tersedia, dapat digunakan data penjualan. Jika tak tersedia pula, digunakan data produksi. Karakteristik peramalan permintaan adalh sebagai berikut: 1. Faktor penyebab yang berlaku di masa lalu diasumsikan akan berfungsi juga dimasa yang akan datang. 2. Peramalan tidak akan pernah sempurna, permintaan yang aktual selalu berbeda dengan permintaan yang diramalkan. 3. Tingkat peramalan akan berkurang dalam rentang waktu yang semakin panjang. Implikasinya, peramalan yang rentang waktunya yang pendek akan lebih akurat dari peramalan untuk rentang waktu yang lebih panjang.
14 Secara umum, untuk memastikan bahwa peramalan permintaan yang dilakukan dapat mencapai taraf ketepatan yang optimal, berberapa langkah yang perlu dipastiakan adalah sebagai berikut: 1. Penentuan tujuan. Tujuan peramalan tergantuung pada kebutuhan informasi para manajer, analisis peramalan membicarakan dengan para decision maker untuk mengetahui apa kebutuhan mereka. 2. Pengembangan model. Model merupakan cara pengolahan dan penyaian data agar lebih sederhana sehingga lebih mudah di analisa. 3. Pengujian model. Pengujian model dilakukan untuk melihat tingkat akurasi, validasi dan rebilitas yang diharapkan. 4. Perencanaan model. Perencanaan dilakukan dengan memasukan data historis (data masa lalu) kedalam model. 5. Evualuasi. Hasil peramalan harus di uji ulang untuk di lakukan perbaikan. 2.4. JENIS-JENIS PERAMALAN Untuk membuat peramalan permintaan, harus mengunakan suatu metode tertentu. Pada dasarnya, semua metode peramalan memiliki ide yang sama, yaitu mengunakan data masa lalu untuk memperkirakan atau memproyeksikan data di masa yang akan datang. Peramalan berdasarkan sifatnya terbagi menjadi dua jenis, yaitu: 1. Peramalan kualitatif, adalah suatu peramalan yang dibuat tanpa melakukan hitungan matematis, salah satunya yaitu pemeriksaan pasar (market research) dimana seseorang yang ingin melakukan peramalan harus benarbenar melakukan peramalan tersebut dengan mengunakan kemampuan
15 pikirannya. Peramalan kualitatif biasanya dapat digunakan apabila sesuatu yang akan diramalkan merupakan produk baru atau proses baru, berkaitan dengan perubahan sosial masyarakat dan tentu saja dilakukan olehh orang yang sudah ahli (expert). Metode Kualitatif yang banyak di kenal adalah metode Delphi dan metode kuantitatif ekstrinsik. 2. Peramalan kuantitatif, adalah suatu peramalan yang menggunaan model matematis dalam melakukan prediksi. Pada metode ini suatu set dengan data historis (masa lalu) digunakan untuk meramalkan permintaan pada masa yang akan datang (day/year). Peramalan kuantitatif sendiri dikategorikan menjadi dua macam, yaitu model kualintatif intrisik dan model kuantitatif ekstrinsik. Model kuantitatif intrisik sering disebut sebagai model-model deret waktu (time series model), yang termasuk dalam model diantaranya adalah model Linear, metode quadratic, metode moving average, dan pemulusan eksponensial (exponential smoothing) dan beberapa model lainnya. Sedangakan metode kualitatif ekstrinsik sering disebut sebagai model kausal, dan termasuk modelmodel reresi. Peramalan berdasarkan jangka waktu adalah sebagai berikut: 1. Peramalan jangka pendek Peramalan jenis ini biasanya digunakan untuk penyusunan dengan jangka waktu yang kurang dari satu hingga satu tahun.
16 2. Peramalan jangka menengah Peramalan ini diguakan untuk merencanakan strategi oleh manajemen menegah dan manajemen tingkat pertama untuk memenuhi kebutuhan di masa mendatang dan membuat keputusan unuk perencanaan produksi. 3. Peramalan jangka panjang Peramalan ini dibutuhkan untuk merencanakan hal-hal umum mengenai manajemen suatu organisai untuk aktu yang panjang. Peramalan dilakukan untuk penyusunan hasil ramalan dengan jangaka waktu tiga tahu atau lebih, hal ini merupakan faktor utama bagi manajemen puncak untuk mengambil keputusan mengenai perencanaan kapasitas,penelitian dan pengembangan produk dan pasar serta membuat studi kelayakan pabrik untuk peluasan perusahaan bisnis. Perhitungan peramalan yang dilakukan disesuaikan berdasarkan pada perolehan data historis yang tersedia. Dengan mempertimbangkan kecenderungan data atau dengan melakukan plot data maka dapat melihat secara keseluruhan mengenai data yang akan diramalkan. Dalam hal ini akan dibahas antara dua metode peramalan kuantitatif intristik yaitu metode dan metode Double exponential smoothing dan Linear yang nantinya akan di bandingkan untuk memilih metode yang bagaimana yang lebih baik untuk digunakan untuk peramalan, dengan memilih tingkat kesalahan dari beberapa metode analisa tingkat kesalahan yang digunakan.
17 2.5. POLA DATA PERAMALAN Pola data peramalan digunakan untuk mendukung pemilihan metode peramalan yang akan dipakai agar menghasilkan peramalan yang akurat. Berikut ini pola data yang akan dipakai agar mengahasilkan peramalan yang akurat. Berikut ini adalah pola data peramalan yang dikategorikan sebagai berikut: 1. Pola Treand, terjadi bila data permintaan menunjukan pola data kecenderungan gerakan penurunan atau kenaikan jangka panjang. 2. Pola musiman, terjadi bila data yang kelihatan berfluktuasi, namun fluktuasi tersebut akan terlihat berulang dalam suatu interval waktu tertentu. 3. Pola Siklikal, terjadi bila fluktuasi permintaan secara jangka panjang membentuk pola sinusoid atau gelombang (siklus). 4. Pola Random, terjadi bila fluktasi data permintaan dalam jangka panjang tidak dapat di gambarkan oleh ketiga pola lainnya. Pola Data Trend Pola Data Musiman Pola Data Siklikal Pola Data Random Gambar 2-3. Pola Data permintaan
18 2.6. METODE PERAMALAN Ada dua metode peramalan, yaitu kuantitatif dan kualitatif. Peramalan kualitatif memakai intuisi, bersifat subyektif. Peramalan kuantitatif (selanjutnya disebut peramalan saja) menggunakan pendekatan matematis dan statistik, terdiri dari metode kausal dan time series. Metode time series menggunakan pola permintaan masa lalu untuk meramal pola permintaan masa datang. Metoda kausal menganggap permintaan bukan hanya fungsi waktu, tetapi dipengaruhi variabel lain. Berbagai buku teks dan software menyajikan banyak metode peramalan, antara lain simple average, moving average dan variasinya, exponential smoothing dan variasinya, linear regression, Winter s model. Metode peramalan terbaik ditentukan berdasarkan nilai kesalahan terkecil. Dalam metode penulisan ini penulis membatasi metode penulisan dengan metode linear, dikarnakan banyak metode dalam peramalan itu sendiri. Metode initermasuk metoda kualitatif dan untuk memenuhi syarat dalam metode peramalan ini, penulis membutuhkan data historis dari produk yang akan diramalkan. Pada dasarnya dala metode kualitatif terdapat dua jenis, yaitu metode serial waktun (time serial) dan metode kausal. Dalam kasus ini penulisan mengunakan jenis metode serial yang mencakup metode linear dan double exponential smoothing.
19 Metode Linear Metode ramalan linear adalah suatu metode terpopuler untuk berbagai macam permasalahan. Metode linear ini cocok digunakan bila pola data adalah trend. Metode liner mengukan persamaan: Ft = a + b.t Nilai a dan b di peroleh sebagai berikut: Dimana: Ft = Nilai peramalan Xt = Demand t n = Waktu Periode = Jumlah periode dalam peramalan Metode Double Exponential Smoothing Sedangkan model double exponential smoothing dilakukan apabila pola historis dari data aktual permintaan atau produksi bergejolak atau-pun stabil dari waktu ke-waktu. Peramalan pemulusan eksponensial dilakukan berdasarkan formula sebagai berikut:
20 Keteranggan : Ft Ft-1 Xt-1 α = nilai ramalan untuk periode waktu ke-t = nilai ramalan untuk satu periode waktu yang lalu (t-1) = nilai aktual untuk periode waktu yang lalu, (t-1) = nilai konstanta pemulusan (smooting constant) Sedangkan dalam model Double Exponential Smoothing (DES) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: S t S t At Bt Ft Dimana: = α.xt+(1-α)xt-1 = α.s t+(1-α)s t-1 = 2S t - S t = α/1-α x (S t S t) = At + Bt(m) Xt = data permintaan S t = tingkat hubungan priode Xt dengan Xt-1 (exponential tunggal) S t = tingkat hubungan priode S t dengan S t-1 (exponential ganda) A B = intersep dari persamaan garis = slope dari persamaan garis M = indeks waktu Ft = nilai ramalan pada priode ke-m α = smooting constant
21 Pemasalah umum adalah nilai konstanta pemulusan (alpha), karena alpha harus dipikirkan secara tepat yang mana hubungan antara priode satu dengan priode sebelum-nya. 2.7. ANALISA KESALAHAN PERAMALAN Perbandingan tingkat kesalahan dari setiap model peramalan dapat dihitung untuk mengetahui tingkat kesalahan yang terkecil dari suatu metode peramalan yang berguna untuk menghasilkan nilai peramalan yang sesuai. Dalam melakukan peramalan, hasil yang kita peroleh belum benar-benar tepat. Selisih yang terjadi dalam nilai peramalan engan nilai sesunguhnya dapat kita sebut sebagai kesalahan (error). Metode yang mempunyai nilai kesalahan yang terkecil adalah peramalan karena, karena dianggap lebih akurat dalam untuk mengetahui nilai peramalan pada masa akan datang. Kesalahan peramalan dapat di definisikan dengan nilai permintaan aktual atau produksi yang akan dikurangi dengan nilai peramalan. Berikut ini adalah perhitungan analisa kesalahan peramalan dengan menggunakan beberapa ukuran statistik, antara lain: 1. MAD (Mean Absolute Deviation) 2. MSE (Mean Square error)
22 3. SEE (Standart Estimate Error) 4. MAPE (Mean Absolute Percentage Error) Dimana : Xt = permintaann aktul pada priode ke-t Ft N = peramalan permintaan pada priode ke-t = jumlah priode peramalan 2.8. PENGENDALIAN PERSEDIAAN (Inventory Control) Pengertian Pengendalian Persediaan (Inventory Control) Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory control), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis (operation, marketing, dan finance). Sebuah perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori yang seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses
23 keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang. Kesulitan kesulitan tersebut di atas bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi. Penelitian mengenai sistem pengendalian persediaan telah menjadi satu fokus penelitian yang menarik. Kondisi ini disebabkan karena faktor biaya persediaan merupakan salah satu komponen biaya modal yang terbesar. Beberapa penelitian mengenai persediaan ini antara lain yang dilakukan oleh Tarim & Kingsman (2005) yang membahas mengenai sistem pengendalian persediaan (R,s) pada lingkungan permintaan yang bersifat non stationary stochastic. Tang & Grubbstrom (2005) membahas penentuan titik pemesanan kembali pada beberapa pola distribusi, sedangkan Sven Axsater (2005) membahas mengenai kebijakan continuos review (R,Q) dengan lead time permintaan yang berdistribusi normal. Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu). Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik
24 persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, dan biaya kerusakan/kehilangan. Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, dan tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu : 1. Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2. Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3. Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.
25 Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang. 2.9. PENGERTIAN DAN JENIS-JENIS PERSEDIAAN Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdayasumberdaya organisasi) yang disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya : untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku cadang dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan hanya merupakan suatu sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan. Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi: 1. Lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Cara ini dilakukan dengan tujuan : memperoleh potongan harga (quantity discout) karena pembelian dalam jumlah yang besar, dan memperoleh biaya pengangkutan per unit yang rendah. 2. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk mengatasi berbagai kondisi tidak terduga seperti : terjadi kesalahan
26 dalam peramalan penjualan, kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman. 3. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh musim, dimana pada saat permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu menghasilkan sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Disamping itu juga persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi perusahaan. Berdasarkan bentuk fisiknya, Persediaan dapat dibedakan menjadi 5 jenis persediaan, yaitu: 1. Bahan baku adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat, besi) yang akan digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa diperoleh dari sumber alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri untuk dipergunakan dalam proses selanjutnya. 2. Komponen adalah bagian produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung akan dirakit. 3. Bahan pembantu adalah barang atau bahan yang dipergunakan di dalam proses produksi, akan tetaapi tidak merupakan bagian daari produk akhir. 4. Barang dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh barang / bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu proses) akan tetapi masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk siap menjadi produk jadi.
27 5. Barang jadi adalah seluruh barang yang telah mengalami pengolahan dan telah siap di jual kepada konsumen. Selain itu, persediaan juga dapat dibedakan menjadi: 1. Persediaan Surplus (surplus inventory/surplus stock), adalah suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan nyaris tidak terpakai. Hal ini disebabkan adanya kesalahan perkiraan inventory yang dibutuhkan pada saat itu. Akan tetapi dengan manajemen inventory yang tepat surplus inventori dapat diberdayakan kembali sebagai anticipation stock maupun fluctuation stock. Surplus persediaan yang dianggap berlebih dan dalam keadaan slow moving kearah idle dapat terjebak ke dalam daerah dead stock. Penyebab terjadinya surplus: a) Kesalahan perhitungan peramalan (forecast) yang akan datang. Sehingga mengakibatkan pembelian yang terlalu banyak. b) Perubahan program kerja. c) Perubahan proses produksi. d) Pencatatan data persediaan yang kurang akurat. e) Terlalu banyak menetapkan persediaan pengaman (buffer stock). f) Pembelian barang yang tidak standar. berikut: Pemberdayaan surplus inventori dapat dilakukan dengan cara sebagai
28 a) Transfer material, merupakan tindakan pengalihan material dari satu unit produksi ke unit produksi yang lain atau antar perusahaan yang menggunakan material yang sama. b) Tukar tambah (trade in), merupakan tindakan tukar menukar material dengan pihak lain agar memperoleh barang sesuai dengan fungsi dan tujuan. c) Buy back, tindakan untuk pembelian oleh agen atau distrinutor kembali sesuai dengan harga yang disepakati. d) Substitusi, tindakan untuk menukar material yang ada dengan material lain yang dianggap masih diperlukan senilai dengan material yang berlebih. 2. Dead stock, merupakan suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan sama sekali tidak terpakai. Dead stock juga dapat dikatakan sebagai persediaan yang terbuang. Penyebab terjadinya dead stock : a) Persediaan surplus yang terlalu lama tidak digunakan sehingga mengurangi kualitas material. b) Material yang sudah kadaluarsa c) Material yang dibeli tidak sesuai dengan standar d) Kerusakan selama penyimpanan Dan lain-lain.
29 2.10. FUNGSI PERSEDIAAN. Ada berberapa fungsi dari persediaan bahan antara lain sebagai berikut: 1. Menghilangkan / mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan 2. Menyesuaikan dengan jadwal produksi 3. Menghilangkan / mengurangi resiko kenaikan harga 4. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman 5. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan 6. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount 7. Komitmen terhadap pelanggan. 2.11. MODEL-MODEL PENGENDALIAN PERSEDIAAN 2.11.1. Model EOQ (Economic Order Quantity) Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size (ELS) merupakan suatu metode manajemen persediaan paling terkenal dan paling tua. Diperkenalkan oleh FW. Harris sejak tahun 1914. Model ini dapat dipergunakan baik untuk persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri, dan banyak digunakan sampai saat ini karena penggunaannya relatif mudah. Model ini mampu untuk menjawab pertanyaan tentang kapan pemesanan/pembelian harus dilakukan dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan agar biaya total (penjumlahan antara biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan) menjadi minimum. Economic Order Quantity adalah jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian.
30 Persoalan sebenarnya dalam EOQ, yaitu: 1. Berapa jumlah yang harus dipesan. 2. Berapa lama waktu interval antara pesanan pertama dengan pesanan berikutnya yang akan mendatangkan biaya minimal. Model EOQ dapat diterapkan, apabila: 1. Permintaan produk konstan, seragam, independen dan dikatehui. 2. Tingkat persediaan diketahui dan bersifat konstan. 3. Harga perunit produk adalah konstan. 4. Biaya pemesanan per-unit pertahun (H) adalah konstan. 5. Biaya pemesanan per-pesanan (S) adalah konstan. 6. Waktu antara pesanan dilakukan dengan barang-barang diterima (Lead Time, L) adalah konstan. 7. Tidak terjadi kekurangan bahan. Dalam gambar berikut ini dapat dilihat tingkat pemesanan optimal terjadi pada saat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan. Gambar 2-4 Titik Economic Order Quantity
31 Gambar 2-5 Model Economic Order Quantity Rumus Formulasi dalam Economic Order Quantity sebagai berikut: D S H h c F T d = jumlah demand / permintaan = biaya pemesanan = biaya simpan perunit/tahun = % biaya simpan = harga barang / unit = frekwensi pemesanan = jarak tiap pesanan = permintaan perhari EOQ (Q)= kuantitas ekonomis TC RoP = total biaya persediaan = Reorder point
32 2.11.2. EOQ dengan Back order Merupakan suatu keadaan dimana suatu perusahaan distributor terlambat untuk mengirim pesanan yang lalu maka perusahaan harus memberikan potongan kepada klien atas keterlambatan pengiriman. Dalam kondisi tertentu mungkin permintaan pelanggan tidak dipenuhi sekaligus, atau ada pesanan yang pemenuhannya ditunda yang disebabkan tidak tersedianya persediaan (stock out). Hal ini sudah barang tentu akan berakibat terhadap besarnya biaya, yaitu akan menyebabkan timbulnya biaya kekurangan persediaan. Dengan demikian maka biaya total persediaan merupakan penjumlahan dari biaya pemesanan + biaya penyimpanan + biaya kekurangan persediaan. Kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 2-6 EOQ dengan back order Keterangan : Q K k K-k = tingkat persediaan = jumlah setiap pesanan = on hand inventory = back order, yaitu jumlah pesanan yang belum bisa dipenuhi.
33 Syarat EOQ dengan back order: 1. Ada waktu (T1) dimana ada surplus persediaan (I) 2. Waktu (T2) dimana ada kekurangan persediaan (Q-1) 3. Setiap siklus memerlukan waktu sama 4. Biaya back order per-unit pertahun adalah konstan (B) 5. Back order dan persediaan dipenuhi secara bersamaan. Biaya persediaan total per tahun (TC), kuantitas paling ekonomis (EOQ), dan surplus persediaan (I) dihitung dengan formulasi : EOQ (Q) 2.S.D H H B B Keterangan: TC H.I 2Q 2 S.D Q B. Q - C 2Q 2 EOQ (Q) = kuantitas ekonomis I = surplus persediaan C = jumlah yang dipesan I 2.S.D H B B H F = frek. Pembelian B = biaya back order H = biaya simpan F D EOQ (Q) S = biaya pesan C Q - I
34 2.11.3. Model Quantity Discount Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier) memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan semakin banyaknya jumlah yang dibeli. Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan akan semakin meningkat. Berberapa Asumsi dalam Quantity Discount Model adalah sebagai berikut: 1. Permintaan Bebas (Independent Demand) 2. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant). 3. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know) 4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on quantity) 5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat persediaan (Carrying cost depends linearly on the average level of inventory) 6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order is fixed) 7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single product) Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis :
35 Keterangan: c = harga barang TC = total biaya persediaan Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah). Apabila jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapau jumlah yang dipersyaratkan dalam potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan jumlah pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2. 2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut. 3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung biaya totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya (langkah-langkah). Kuantitas optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah. Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.
36 2.11.4. EOQ Dengan Tingkat Produksi Terbatas (P > d) Jika pesanan tidak diterima dalam jumlah besar, tapi diterima dalam jumlah yang lebih kecil sesuai dengan kemajuan produksi. Produk-produk yang dibeli / diproduksi sendiri mempunyai tingkat produksi (P) yang relatif lebih besar dari tingkat permintaan (d). EOQ(Q) 2.D.S H P P- D TC H.Q P - d. 2 P S.D Q Keterangan: P = tingkat produksi perhari d = tingkat permintaan perhari 2.12. PERENCANAAN AGREGAT Perencanaan produksi agregat adalah perencanaan penggunaan sumber daya untuk membuat satu famili produk pada jangka waktu tertentu untuk memenuhi ramalan permintaan. Sumber daya mencakup tenaga kerja, bahan, mesin, dan fasilitas produksi lainnya. Famili produk adalah kelompok item serupa yang dibuat pada fasilitas produksi yang sama. Rencana produksi agregat memberikan gambaran menyeluruh mengenai kemampuan produksi perusahaan dengan memperhatikan efektivitas ongkos. Keputusan manajerial yang dihasilkan adalah menetapkan jumlah produksi dan jumlah sumber daya dalam suatu horison perencanaan. Perencanaan agregat pada topik saya ini akan di awali dengan metode peramalan yang sebagai acuan lanjutan pada peroses Agregat produksi untuk mengunakan metode Heuristik (trial-and-error), yang mana nantinya dapat
37 menentukan metoda pengendalian tenaga kerja, metoda pengendalian subkontrak, dan metoda pengendalian Overtime. Perencanan Agregat ini nantinya merupakan bagian dari system perecanaan peroduksi yang lebih besar, sehingga pemahaman antar terkayitan antara rencana (perencanaan/ramalan) dan berberapa faktor tekaitan antara internal dan external merupakn suatu yang berguna. Jalan peramalan peroduksi pertama dapat memberiakan input untuk sistem MRP yang mengutamakan perolehan atau produksi komponen yang di perlukan. Jadwal kerja dan penjadwalan perpeoritas untuk produk dihasilkan sebagai tahapan terakhir sytem perencanan produksi. 2.12.1 Pengertian dan Tujuan Perencanaan Agregat Perencanaan agregat merupakan salah satu metode dalam perencanaan produksi. Dengan menggunakan perencanaan agregat maka perencanaan produksi dapat dilakukan dengan menggunakan satuan produk pengganti sehingga keluaran dari perencanaan produksi tidak dinyatakan dalam tiap jenis produk (inidividual produk). Pengertian agregat tersebut dapat dijelaskan dengan contoh pada gambar 2-7. dibawah ini sebagai berikut : Gambar 2-7. Pengertian Perencanaan Agregat Melalui Produk
38 Jadi di dalam perencanaan agregat, tidak dihasilkan rencana dalam bentuk individual produk melainkan dalam betuk agregat produk. Penggunaan satuan agregat ini dilakukan mengingat keuntungan keuntungan yang dapat diperoleh antara lain : a. Kemudahan dalam pengolahan data. Dengan menggunakan satuan agregat maka pengolahan data tidak dilakukan untuk setiap individual produk. Keuntungan ini akan semakin terasa jika pabrik tempat perencanaan dilakukan memproduksi banyak jenis produk. b. Ketelitian hasil yang didapatkan. Dengan hanya mengolah satu jenis data produk maka kemungkinan untuk menerapkan metode yang canggih semakin besar sehingga ketelitian hasil yang didapatkan semakin baik. c. Kemudahan untuk melihat dan memahami mekanisme sistem produksi yang terjadi dalam implementasi rencana. 2.13. STRATEGI PERENCANAN AGREGAT Ada beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk melakukan perencanaan yaitu dengan melakukan manipulasi persediaan, laju produksi, jumlah tenaga kerja, kapasitas atau variabel terkendali lainnya. Jika perubahan dilakukan terhadap suatu variabel sehingga terjadi perubahan laju produksi disebut sebagai strategi murni (pure strategy). Sebaliknya, strategi gabungan (mixed strategy), merupakan gabungan perubahan dua atau lebih strategi murni sehingga diperoleh perencanaan produksi fleksibel. Seandainya datangnya permintaan dari konsumen bersifat rutin dan dapat diketahui dengan pasti baik besarnya maupun waktunya maka perencanaan produksi tidak diperlukan lagi. Namun pada kenyataannya pola permintaan ini
39 tidak dapat ditentukan dengan pasti. Masalah tersebut mengakibatkan perusahaan harus menemukan cara atau strategi berproduksi agar fluktuasi permintaan tersebut dapat diantisipasi tentu saja dengan cara yang ekonomis sehingga tujuan perusahaan mencari keuntungan dapat tercapai. Jadi dalam perencanaan agregat, tidak dihasilkan rencana dalam bentuk individual produk melainkan dalam betuk agregat produk. Pengguna satuan agregat ini dilakukan mengingat keuntungan keuntungan yang dapat diperoleh antara lain : 1. Kemudahan dalam pengolahan data. Dengan menggunakan satuan agregat maka pengolahan data tidak dilakukan untuk setiap individual produk. Keuntungan ini akan semakin terasa jika pabrik tempat perencanaan dilakukan memproduksi banyak jenis produk. 2. Ketelitian hasil yang didapatkan. Dengan hanya mengolah satu jenis data produk maka kemungkinan untuk menerapkan metode yang canggih semakin besar sehingga ketelitian hasil yang didapatkan semakin baik. 3. Kemudahan untuk melihat dan memahami mekanisme sistem produksi yang terjadi dalam implementasi rencana. Secara garis besar terdapat tiga strategi murni yang dapat dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan ini, yaitu : 1. Melakukan pengaturan setiap saat atas jumlah tenaga kerja yang dipergunakan dalam hal ini merekrut tenaga kerja baru bila permintaan meningkat dan memberhentikan sebagian tenaga kerja bila permintaan menurun.
40 2. Tetap mempertahankan jumlah tenaga kerja tetapi yang diatur adalah kecepatan produksi, misalnya jika permintaan meningkat kecepatan produksi ditingkatkan misalkan dengan mengadakan jam lembur. 3. Tetap mempertahankan baik jumlah tenaga kerja maupun kecepatan produksi dan untuk mengatasi fluktuasi permintaan diadakan persediaan (inventory). Masing-masing strategi akan memberikan konsekuensi ongkos. Dalam kenyataannya mengandalkan pada strategi tersebut secara murni seringkali menimbulkan ongkos yang masih tidak ekonomis sehingga strategi yang digunakan adalah mengkombinasikan ketiga strategi tersebut. 2.13.1. Strategi Perencanaan Agregat Secara Murni (Pure Strategy) Dikatakan pure strategy, jika perubahan dilakukan terhadap suatu variabel sehingga terjadi perubahan laju produksi. Beberapa strategi murni yaitu: a. Mengendalikan jumlah persediaan. Persediaan dapat dilakukan pada saat kapasitas produksi dibawah permintaan ( demand ). Persediaan ini selanjutnya dapat digunakan pada saat permintaan berada diatas kapasitas produksi. b. Mengendalikan jumlah tenaga kerja. Manajer dapat melakukan perubahan jumlah tenaga kerja dengan menambah atau mengurangi tenaga kerja sesuai dengan laju produksi yang diinginkan. Tindakan lain yang dapat dilakukan yaitu dengan melakukan jam lembur.
41 c. Subkontrak. Subkontrak dapat dilakukan untuk menaikkan kapasitas perusahaan pada saat perusahaan sibuk sehingga permintaan dapat dipenuhi. d. Mempengaruhi demand. Karena perubahan permintaan merupakan faktor utama dalam masalah perencanaan agregat, maka pihak manajemen dapat melakukan tindakan, yaitu dengan mempengaruhi pola permintaan itu sendiri. 2.13.2. Strategi Perencanaan Agregat Secara Gabungan (Mixed Strategy) Setiap pure strategy akan melibatkan biaya yang besar dan sering pure strategy menjadi tidak layak, oleh karena itu kombinasi dari pure strategy ini menjadi mixed strategy lebih sering digunakan Ketika suatu perusahaan mempertimbangkan kemungkinan dari pencampuran strategi yang bervariasi dengan tidak terbatasnya rasio untuk melakukan strategi yang bervariasi tersebut, maka perusahaan baru akan menyadari tantangan yang sedang dihadapinya. Bagian pengendalian produksi dan bagian pemasaran harus menghasilkan master schedule yang mencakup beberapa kebijakasanaan perubahan dan prosedur pengoperasian. Karena masalah yang kompleks ini, maka dalam pengendalian keputusan diperlukan diskusi tentang THE VALUE OF DECISION RULES.
42 2.14. NILAI DARI ATURAN - ATURAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN (The Value of Decision Rules). Untuk menentukan perubahan production level merupakan keputusan yang sulit, dan akan melibatkan uang dan waktu dalam jumlah yang sangat besar. Dengan menentukan decision rules, manager pengendalian produksi dan manager pengoperasian akan menetapkan aturan mainnya. Setelah penerapan beberapa kebijaksanaan dan mengurangi perubahan terhadap kebijaksanaan ini, maka keputusan mingguan dapat diambil untuk menyelesaikan masalah masalah pengoptimal sumber daya. Untuk mengoptimalkan aturan ini, perlu ditinjau struktur biaya yang terjadi. 2.15. ONGKOS - ONGKOS A. Ongkos Upah Normal dan Ongkos Lembur (Normal and Overtime Cost) Perbandingan antara ongkos produksi dan tingkat produksi adalah merupakan suatu perbandingan kurva garis lurus. Kenaikan yang tiba tiba mungkin disebabkan oleh adanya penambahan peralatan yang baru. Ongkos produksi regular time diasumsikan untuk para pekerja fulltime. Ongkos ini akan meningkat sesuai dengan bertambahnnya jumlah pekerja. Adapun grafik ongkos ini dapat dilihat pada gambar 2-8, berikut :
43 Gambar 2-8. Ongkos produksi waktu reguler. Tetapi selain itu perusahaan juga harus menentukan berapa faktor biaya,antara lain mempertahankan jumlah tenaga kerja yang perubahanna disebabkan oleh tekanan sosial,pendapat masyarakat, tingginya biaya pelatihan. Dengan memasukkan faktor faktor ini biaya tenaga kerja akan menjadi konstan, seperti terlihat pada gambar 2-9, dibawah ini : Gambar 2.9. Ongkos Tenaga Kerja Bentuk kurva dan ongkos waktu lembur (overtime) dari jumlah tenaga kerja dapat dilihat pada gambar 2.10. Biaya ini dijaga agar tetap minimum, pada
44 saat fasilitas dioperasikan pada level yang optimum. Biaya akan meningkat jika perusahaan beroperasi pada kapasitas yang rendah. Dengan peningkatan permintaan, maka produksi akan semakin terjadwal. gambar 2.10. Biaya ini dijaga agar tetap minimum Dengan bertambahnya jumlah tenaga kerja, biaya biaya yang dikeluarkan antara lain : Ongkos rekrut, ongkos pelatihan, yang menyebabkan turunnya produktivitas selama periode tertentu. Begitu juga dengan pemberhentian tenaga kerja. Biaya peningkatan produksi dan penurunan tingkat produksi adalah berbeda. B. Ongkos Perubahan Kecepatan Produksi. Biaya akibat perubahan tingkat produksi bisa disebabkan oleh jumlah tenaga kerja perubahan biaya, pemberhentian dan perekrutan tenaga kerja, dapat dilihat gambar 2.11. di halaman sebelah sebagai berikut :
45 Gambar 2-11. Ongkos Perubahan Tingkat Tenaga kerja Dengan bertambahnya jumlah tenaga kerja, biaya biaya yang dikeluarkan antara lain : Ongkos rekrut, ongkos pelatihan, yang menyebabkan turunnya produktivitas selama periode tertentu. Begitu juga dengan pemberhentian tenaga kerja. Biaya peningkatan produksi dan penurunan tingkat produksi adalah berbeda. C. Ongkos Persediaan, Permintaan /Kekurangan Pesanan. Tingkat persediaan agregat yang optimum, merupakan pendekatan dari jumlah rata rata safety stock dan ½ dari optimum batch size, yang ditentukan dari tiap item, seperti yang terlihat pada gambar 2.12, dibawah ini : Gambar 2.12. Tingkat Inventori Agregat
46 Total ongkos selama periode yaitu : Ongkos persediaan berkisar antara 5% sampai 90% dari harga item tersebut. Total ongkos persediaan adalah merupakan jumlah dari ongkos persediaan semua item. Biaya backorder dan lost sales merupakan masalah keuangan yang sama. Jika sering terjadi lost sales, maka keadaan ini akan membuka peluang bagi kompetitor dan menyebabkan semua biaya produksi meningkat. Biaya lost sales sangat sulit diperkirakan. Dari angka peramalan permintaan, biaya inventory,back order, digambarkan pada gambar 2.13. pada halaman sebelah sebagai berikut : Gambar 2.13. Biaya Inventori dan Shortage D. Ongkos Subkontrak. Alternatif lain untuk merubah tingkat produksi dan persediaan, sebuah perusahaan bisa memilih subkontrak untuk memenuhi permintaan. Subkontrak bisa juga tidak menguntungkan, karena akan akan menyebabkan biaya yang lebih
47 besar dan akan membuka peluang kompetitor. Selain itu subkontrak juga sulit dijalankan, karena untuk mencari supplier yang on time dan reliable tidak mudah. 2.16. METODE METODE PERENCANAAN AGREGAT. Banyak metode yang telah dikembangkan untuk perencanaan agregat ini tetapi pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok yaitu: a) Dengan pendekatan Optimasi : progamma linier aturan HMMS (Linier Decision Rule) search Decision Rule, dll b) Dengan pendekatan Heuristik : metode grafik metode koefisien manajemen metode parametric, dll Tidak semua metode ini akan dijelaskan pada Tugas Akhir ini Namun pada prinsipnya semua metode yang ada akan menghasilkan kecepatan produksi pada periode perencanaan yang dibuat, jumlah tenaga kerja yang digunakan, serta tingkat persediaan yang terjadi. Pada Tugas Akhir ini saya akan mengunakan Heuristik dengan metoda optimasi (trial-and-error). Perencanaan agregat dapat mengunakan metode optimasi yang terdiri atas model programan linier dan model transportasi land.
48 Metode ini mengijinkan penggunaan produksi reguler, overtime, inventory, back order, dan SubKontrak. Hasil perencanan yang di dapat dijamin optimal dengan asumsi optimistik bahwa tingkat produksi (yang di pegaruhi hiring dan training pekerja) dapat di rubah dengan cepat. Agar metode ini dapat di aplikasikan, kita harus memformulasikan persoalan agregat sehingga: 1. Kapasitas yang tersedia (supply) dinyatakan dalam kg yang sama dengan kebutuhan (demand). 2. Total kapasitas horion perencanan harus sama dengan total peramalan kebutuhan. Bila tidak sama, kita gunakan Variabel dummy sebenarnya jumlah selisi tersebut dengan kg cost nol. 3. Semua biaya merupakan hubungan linier. 2.16.1.Metode heuristik (trial and error) Berikut ini adalah 5 tahapan dalam metode pembuatan Metode heuristik : 1. Tentukan permintaan pada setiap periode: 2. Tentukan berapa kapasitas pada waktu waktu biasa, waktu lembur, dan tindakan SubKontrak pada setiap periode. 3. Tentukan biaya tenaga kerja, biaya pengangkatan dan pemberhentian tenaga kerja, serta biaya penambahan persediaan. 4. Pertimbangan kebijakan perusahaan yang dapat diterapkan pada para pekerja dan tingkat persediaan. 5. Kembangkan rencana rencana alternatif dan amatilah biaya totalnya
49 Beberapa metoda Heuristik antara lain : Metode pengendalian tenaga kerja Pada metode ini, jumlah yang diproduksi pada periode pertama diinisialkan sebesar demand pada periode pertama. Jika demand pada periode berikutnya mengalami kenaikan, maka akan dilakukan penambahan kapasitas. Jika pada periode berikutnya demand mengalami penurunan, maka produksi akan diturunkan sebesar demandnya. Metode pengendalian persediaan Metode ini menerapkan tingkat produksi sebesar permintaan rata ratanya. jika jumlah produksi lebih besar, maka kelebihannya akan akan disimpan sebagai persedian. Jika kondisi yang terjadi sebaliknya maka persediaan akan dikeluarkan untuk memenuhi permintaan. Selanjutnya akan dievaluasi apakah selama masa perencanaan tetap akan terjadi kekurangan. Jika masih ada kekurangan, maka bagian produksi harus menyesuaikan persediaan awalnya sebesar maksimal kekurangan yang terjadi selama masa periode perencanaan tersebut. Sehingga, tidak akan terjadi kekurangan pada suatu periode. Kelemahan metode ini yaitu biaya persediaan yang membengkak. Metode pengendalian subkotrak Metode ini berproduksi pada tingkat demand yang paling kecil selama periode perencanaan. Apabila pada suatu periode demand lebih besar dibandingkan tingkat produksi, maka akan dilakukan SubKontrak. Metode campuran Pada metode campuran, tingkat produksi pada tingkat diset berdasarkan kondisi actual. Tingkat produksi ini ditentukan
50 berdasarkan jumlah lintasan produksi atau mesin, jumlah hari kerja, tingkat efisiensi, tingkat utilitas mesin dan jumlah shiftnya. Apabila terjadi kelebihan akan disimpan, jika kekurangan akan dilakukan over time untuk menaikkan kapasitas. Kenaikan kapasitas maksimal sebesar 25% dari kapasitas reguler. Jika masih kekurangan diperbolehkan melakukan SubKontrak. Jadi pada metode ini, variabel yang dikendalikan tidak hanya satu variabel produksi, tetapi bisa lebih dari 2 variabel produksi. 2.16.2. Perencanaan Agregat dengan Metode Grafis Metode grafis ini adalah metode perencanaan agregat yang sangat sederhana dan mudah dipahami. Dasar metode ini sebenarnya adalah trial and error dengan melihat gambaran antara permintaan kumulatif dan rata-rata permintaan kumulatifnya. Secara garis besar langkah perencanaan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Gambarkan histogram permintaan dan tentukan kecepatan produksi (Pt) rata-rata yang diperlukan untuk memenuhi permintaan. Gambar 2.14. Kecepatan Produksi
51 2. Gambarkan grafik permintaan kumulatif terhadap waktu serta grafik permintaan rata-rata kumulatif terhadap waktu. Identifikasikan perioden periode tempat terjadinya kekurangan barang (back order) dan periodeperiode adanya kelebihan barang (inventory). Gambar 2.15. Kumulatif Permintaan 3. Tentukan strategi yang akan digunakan untuk menanggulangi kekurangan dan kelebihan barang tersebut. 4. Hitung ongkos yang ditimbulkan oleh setiap strategi dan pilih yang memberikan ongkos terkecil. Contoh berikut ini akan memberikan gambaran metode grafis ini. Perusahaan ABC telah meramalkan permintaan akan produknya secara agregat yang dapat diliihat pada Contoh Tabel 2.1, sebagai berikut :
52 Tabel 2.1. Permintaan akan Produk Secara Agregat Histogram dan kumulatif permintaan di atas menggambarkan bagaimana permintaan menyimpang dari rata-rata kebutuhan. Dengan menggunakan strategi murni beberapa alternatif yang dapat dilakukan yaitu : 1. Alternatif 1 : Mengendalikan jumlah tenaga kerja Alternatif ini melibatkan penambahan dan pengurangan jumlah tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan. Laju produksi akan sama dengan permintaan. Contoh biaya rencana ini yaitu Rp 138.000,- ( lihat tabel). Tabel 2.2. Mengendalikan jumlah tenaga kerja