BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Puskesmas adalah unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kesehatan. Sebagai unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota (UPTD), puskesmas berperan menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan merupakan unit pelaksana tingkat pertama serta ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia (Depkes RI, 2004). Sebagai sarana pelayanan kesehatan tingkat pertama Puskesmas perlu membuat Rekam Medis. Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu dua tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud telat dilampaui, rekam medis akan 1
mengalami penyusutan. Menurut Depkes RI (1997), penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan. Setelah dilakukan penyusutan maka berkas rekam medis akan dimusnahkan. Untuk menjalankan kegiatan penyusutan dan pemusnahan maka diperlukan sebuah pedoman pelaksanaan atau disebut dengan Prosedur Kerja atau SOP. Menurut Suardi (2004), dalam ISO 9000:2000 manajemen harus mendefinisikan dokumentasi termasuk rekaman yang relevan, penetapan, penerapan, dan pemeliharaan sistem manajemen mutu yang dibutuhkan dan juga kebutuhan dalam mendukung keefektifan dan efisiensi proses operasi organisasi. Sehingga setiap kegiatan hendaknya mempunyai sebuah manual mutu atau prosedur. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebetulan. Rangkaian prosedur menjadi suatu sistem. Prosedur kerja itu merupakan suatu kegiatan yang harus dilakukan berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu (Syamsi, 2004). Berdasarkan studi pendahuluan yang sudah dilakukan tanggal 18 Agustus 2014, Unit Rekam Medis di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta sudah mempunyai prosedur kerja. Prosedur tersebut tertuang dalam bentuk Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja. Puskesmas Mantrijeron sudah 2
bersertifikasi ISO 9001:2000, sehingga setiap kegiatan harus mempunyai standar operasional atau prosedur kerja. Namun Unit Pendaftaran dan Rekam Medik Puskesmas Mantrijeron belum mempunyai Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja khusus untuk penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis, prosedur kerja untuk kegiatan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis masih menggunakan prosedur umum yaitu Prosedur Kerja Sistem Kearsipan. Arsip yang dimaksud dalam Prosedur Kerja Sistem Kearsipan adalah berupa surat masuk atau keluar, formulir yang sudah terisi, dokumen yang sudah dilaksanakan dan tidak berlaku lagi, prosedur kerja/instruksi kerja yang telah kadaluarsa dan lain-lain. Penyusutan berkas rekam medis dilakukan jika rak penyimpanan sudah penuh. Sedangkan untuk pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Mantrijeron belum pernah dilakukan. Puskesmas ingin melaksanakan kegiatan pemusnahan, sehingga Puskesmas Mantrijeron memerlukan sebuah Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja Pemusnahan Berkas Rekam Medis. Maka peneliti ingin membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja untuk kegiatan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta. 3
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas maka rumusan masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah Bagaimana rancangan Prosedur Kerja Dan Instruksi Kerja penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta?. C. Batasan Penelitian Melakukan penelitian tentang kebutuhan Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta. Selanjutnya peneliti akan membuat rancangan Prosedur Kerja Penyusutan Berkas Rekam Medis dan Instruksi Kerja Pemusnahan Rekam Medis dan diajukan ke pihak puskesmas. D. Tujuan Penelitian 1. Mengetahui kebutuhan Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja Penyusutan dan Pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta. 2. Merancang Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta. 4
E. Manfaat penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Puskesmas Dapat dijadikan sebagai acuan atau petunjuk penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis yang ada di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta. Dapat juga digunakan sebagai bahan evaluasi petugas di unit rekam medis. b. Bagi Peneliti Dapat mengembangkan ilmu yang sudah diperoleh dari institusi pendidikan sehingga di lapangan. Dapat menambah wawasan seberapa pentingnya Prosedur Kerja dan Instruksi kerja di Puskesmas. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Dapat dijadikan sebagai tambahan referensi atau bahan masukan dalam perkuliahan rekam medis. b. Bagi Peneliti Lain Dapat digunakan sebagai acuan dalam pendalaman materi yang bersangkutan untuk kelanjutan penelitian yang relevan. 5
F. Keaslian penelitian 1. Agung (2012), dengan judul Pengembangan dan Evaluasi Pelaksanaan Prosedur Tetap Pendaftaran dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Klinik Sehat Gratis Lentera Hati Minomartani Sleman. Hasilnya adalah rancangan prosedur tetap pendaftaran dan penyimpanan berkas rekam medis dari peneliti telah mendapat persetujuan dengan mendapatkan pengesahan dan tanda tangan dari penanggungjawab Klinik Sehat Gratis Lentera Hati, dan hasil evaluasi peneliti tentang pelaksanaan prosedur tetap pendaftaran dan penyimpanan berkas rekam medis dari petugas (subjek penelitian) dapat disimpulkan bahwa seluruh langkah pada prosedur tetap dilaksanakan dengan baik dalam penyelesaikan pelayanan pendaftaran dan kegiatan penyimpanan berkas rekam medis di Klinik Sehat Gratis Lentera Hati. Perbedaan terletak pada penelitian Agung adalah membuat rancangan prosedur tetap kegiatan pendaftaran dan penyimpanan dan penelitian yang dilakukan sampai tahap evaluasi. Sedangkan peneliti akan meneliti Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja untuk kegiatan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis. Penelitian yang dilakukan sampai tahap pengajuan ke pihak puskesmas. 6
Persamaannya adalah sama-sama menggunakan metode penelitian R&D (pengembangan). 2. Astuti (2014), dengan judul Perancangan Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja di Unit Rekam Medis di Puskesmas Gondokusuman II Yogyakarta. Hasil rancangan yang sudah dibuat antara lain Prosedur Kerja Pengodean Penyakit, Prosedur Kerja Penyusutan berkas rekam medis, Prosedur Kerja pembuatan SKM, Prosedur Kerja SP2TP, Instruksi Kerja Entry data pemeriksaan ke simpus, instruksi kerja penulisan kode diagnosa ke berkas rekam medis, instruksi kerja pembuatan surat keterangan sakit, instruksi kerja pembuatan surat keterangan sehat, instruksi kerja pembuatan surat keterangan kematian, instruksi kerja pembuatan surat bebas NAPZA, instruksi kerja pembuatan daftar pertelaan, dan lain sebagainya. Perbedaan terletak pada penelitian Astuti adalah membahas tentang perancangan prosedur kerja hampir keseluruhan di unit rekam medis. Sedangkan peneliti ingin membuat perancangan prosedur kerja dan instruksi kerja untuk penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis. 3. Nisa (2014), dengan judul Perancangan Draf Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja Pemusnahan Berkas Rekam Medis Terkait Dengan Pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 di Puskesmas Danurejan II 7
Yogyakarta. Hasil perancangan ini adalah rancangan prosedur kerja dan instruksi kerja yaitu prosedur kerja pemusnahan berkas rekam medis dan instruksi kerja yang terdiri dari Instruksi kerja pembentukan tim panitia penyusutan, Instruksi kerja penyusutan berkas rekam medis, Instruksi kerja pembentukan tim pemusnahan, Instruksi kerja pemilahan berkas rekam medis, Instruksi kerja daftar pertelaan berkas rekam medis, Instruksi kerja pemusnahan berkas rekam medis, Instruksi kerja pembuatan berita acara pemusnahan. Perbedaan terletak pada perancangan Nisa adalah pada hasilnya, kalau perancangan Nisa menghasilkan rancangan Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja untuk Pemusnahan berkas rekam medis terkait dengan SMM ISO 9001:2008. Perancang akan membuat rancangan untuk Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja Penyusutan dan Pemusnahan berkas rekam medis karena disana belum ada prosedurnya dan juga belum pernah dilakukan kegiatan pemusnahan berkas rekam medis. 8
G. Gambaran Umum Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta 1. Identitas Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta beralamat di Jalan D.I. Panjaitan No.82 Yogyakarta, Kecamatan Mantrijeron, Kota Yogyakarta, Provinsi DIY. Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta berdiri dengan izin Peraturan Walikota Yogyakarta No. 46 tahun 2012 tentang Pembentukan Susunan, Kedudukan, Fungsi dan Rincian Tugas, Pelaksana Teknis, Penyelenggara Jaminan Kesehatan Daerah dan Kesehatan Masyarakat pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta. 2. Geografi Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta merupakan puskesmas dengan wilayah kerja satu wilayah Kecamatan Mantrijeron. Luas wilayahnya 2.61 km 2, terbagi dalam tiga kelurahan yaitu Kelurahan Mantrijeron, Kelurahan Suryodiningratan, dan Kelurahan Gedongkiwo. Batas-batas wilayah Kecamatan Mantrijeron, yaitu sebelah utara berbatasan dengan Kecamatan Kraton, sebalah timur berbatasan dengan Kecamatan Mergangsan, sebelah selatan berbatasan dengan Kecamatan Sewon, sebelah barat berbatasan dengan Kecamatan Wirobrajan. 3. Visi, Misi, Motto, dan Slogan Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta a. Visi 9
Menjadi puskesmas yang mampu memberikan pelayanan kesehatan dasar bermutu, merata, terjangkau. b. Misi 1) Memberikan pelayanan kesehatan dssar yang bermutu sesuai standar; 2) Memberikan pelayanan yang mengutamakan kepentingan pelanggan; 3) Mendorong dan meningkatkan kesehatan individu, kelompok, dan lingkungan. c. Motto Menjadi puskesmas pilihan masyarakat. d. Slogan Kesehatan Anda adalah Dambaan Kami. 4. Janji Layanan Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta a. Kami siap memberikan pelayanan kepada masyarakat secara professional, tulus, ramah, dan sepenuh hati. b. Kami siap membantu masyarakat dalam memelihara dan meningkatkan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau menuju masyarakat sehat dan mandiri. 10
5. Budaya Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta Berorientasi kepada kepuasan pelanggan. a. Professional dan wewenang dan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan seccara dinamis. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan standar b. Tanggung jawab Menjalankan pekerjaan secara konsekuen dengan sepenuh hati c. Sadar mutu Melaksanakan tindakan sesuai komitmen prosedur yang telah ditetapkan d. Sadar waktu Melaksanakan setiap tindakan sesuai komitmen waktu yang telah ditetapkan. e. Inisiatif Senantiasa melakukan tindakan pencegahan, pengendalian, dan perbaikan secara terus-menerus tanpa menunggu perintah. f. Bersih Memperhatikan dan memelihara kerapihan diri dan lingkungan kerja. g. Empati Memberikan layanan dengan tulus, ramah, dan sepenuh hati. 11
6. Pelayanan Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta Layanan yang terdapat di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta, sebagai berikut : a. Klinik umum b. Klinik lansia c. Klinik anak d. Klinik gigi e. Klinik KIA dan KB 1) Klinik konsultasi kesehatan dan obat 2) Klinik konsultasi hygine dan sanitasi f. Klinik konsultasi berhenti merokok g. Layanan psikolog h. Layanan VCT, PITC, IMS i. Penunjang medis 1) Farmasi; 2) Laboratorium; 3) Gizi. j. Penunjang non medis Ambulance, musholla, toilet, parkir yang luas. 12