BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Gandum Mas Kencana merupakan perusahaan di bidang pabrikasi yang memproduksi bahan makanan untuk keperluan industri, food service dan consumer goods. Produk yang dihasilkan PT Gandum Mas Kencana atau biasa disebut PT GMK, beraneka ragam hingga mencapai ratusan jenis, produkproduk tersebut dipasarkan untuk pasar lokal dan pasar ekspor. Dalam menjalankan bisnisnya, saat ini PT GMK telah menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP). Dalam jurnal yang disusun oleh Wijaya dan Damayanti (2011:913) ditulis bahwa, ERP (Enterprise Resource Planning) adalah software sistem company-wide yang digunakan untuk mengelola dan mengkoordinasikan informasi dan fungsi-fungsi bisnis dari shared data store. Pada awalnya PT GMK menggunakan Cobol, kemudian Clipper dan ERP Dot Net yang dibangun oleh internal IT. Mulai tahun 2012 PT GMK melakukan implementasi ERP dengan Microsoft Dynamics AX dan Go Live pada awal tahun 2013. Modul yang di ambil oleh PT GMK adalah Finance, Human Resource, Production, Sales, CRM (Customer Relationship Management), Logistic dan Procurement, EAM (Enterprise Assets Management). PT GMK dalam berbagai lokakarya meninjau ulang strategi untuk memantapkan visi dan misi perusahaan yang akan dicapai. Visi misi tersebut telah dijabarkan ke dalam strategi perusahaan yang dikenal dengan strategy wheel dan kemudian direalisasikan dengan program atau project. Saat ini PT GMK berharap melalui implementasi Microsoft Dynamics AX dapat memonitor hasil dari strategi dan program yang telah dijalankan terhadap peningkatan kinerja perusahaan. Hal ini disadari karena hanya dengan cara meningkatkan kinerja perusahaan secara terus menerus maka PT GMK dapat bersaing secara kompetitif di era pasar bebas dan dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan untuk jangka panjang. Untuk bisa memonitor kinerja perusahaan maka PT GMK telah membuat ukuran kinerja atau Key Performance Indicator (KPI). Dalam jurnal yang disusun oleh Montequin, Perez, Fernandez, dan Balsera (2013:35), dituliskan
2 bahwa Key Performance Indicator membantu organisasi memahami seberapa baik mereka tampil berkaitan dengan strategi dan tujuan. KPI dipantau dan didistribusikan dalam dashboard atau scorecard untuk memberikan setiap orang di organisasi tentang kemajuan implementasi strategi. KPI selanjutnya ditetapkan di level CEO, general manager, manager, kepala bagian serta operasional di bawahnya. PT GMK berharap ukuran-ukuran kinerja tersebut dapat disajikan dengan Microsoft Dynamics AX yang telah diimplementasikan. Untuk mewujudkan monitoring KPI, maka harus di buat suatu alat agar dapat melakukan monitoring KPI. Oleh karena itu skripsi ini bertujuan untuk merancang alat monitoring KPI dengan Microsoft Dynamics AX versi 2012 dan di harapkan dapat diimplementasikan untuk monitoring KPI pada level General Manager. 1.2 Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup dari skripsi ini antara lain: Menganalisa dan merancang kebutuhan user untuk membuat alat monitoring KPI Level General Manager divisi Sales dan Marketing, Finance Accounting, Human Resource, dan Operational. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: Mengidentifikasi, menganalisis kebutuhan, dan merancang alat monitoring pada sistem Microsoft Dynamics AX untuk monitoring KPI level General Manager divisi Sales dan Marketing, Finance Accounting, Human Resource, dan Operational. Adapun manfaat-manfaat dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Bagi perusahaan: - Menghasilkan rancangan alat monitoring KPI level General Manager divisi Sales dan Marketing, Finance Accounting, Human Resource, dan Operational untuk perusahaan PT GMK yang dapat dibuat langsung didalam Microsoft Dynamics AX. 2. Bagi mahasiswa: - Menambah ilmu dibidang ERP khususnya modul-modul Microsoft Dynamics AX serta pendukungnya seperti AOT, bahasa pemograman X++, dan database SQL Server.
3 - Menjadikan hasil analisa dan perancangan alat monitoring KPI di PT GMK sebagai penulisan laporan tugas akhir. 1.4 Metodologi Dalam penelitian skripsi ini digunakan 3 (tiga) metode, yaitu : 1.4.1 Metodologi Pengumpulan Data 1. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi yang bersifat teori dari jurnal online, buku penunjang mata kuliah, dan berbagai literatur ilmiah lainnya yang berkaitan dengan analisa dan perancangan, proses bisnis manufacturing, dan pengembangan sistem pada Microsoft Dynamics AX. 2. Observasi Observasi dan praktek kerja lapangan berjalan seiring dengan kegiatan magang di PT GMK dimana penulis terlibat langsung dalam proyek pembuatan alat monitoring KPI di perusahaan, memiliki peran dan tanggung jawab dalam proyek tersebut, serta pada akhirnya bisa menghasilkan sebuah rancangan. 3. Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengetahui kebutuhan perusahaan saat ini dengan bertanya langsung kepada pihak yang terlibat dalam proyek pembuatan sistem, seperti ERP project manager dan staf senior (mentor) untuk memperoleh pengetahuan dan arahan dalam merancang sistem. 1.4.2 Metodologi Analisis Kebutuhan 1. Analisa SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, and Threats). Melakukan analisa Strengths, Weakness, Opportunities, dan Threats terhadap perusahaan saat ini. 2. Menganalisa Balanced Scorecard. Digunakan oleh perusahaan untuk merumuskan perspektif KPI.
4 1.4.3 Metodologi Analisis dan Perancangan Sistem Analisa dan perancangan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design, dan alat yang digunakan adalah UML Diagram seperti Activity Diagram, Use Case Diagram, Use Case Description, Domain Class Diagram, Updated Class Diagram, User Interface, Navigation Diagram, Sequence Diagram, dan Package Diagram. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika dari karya tulis ini terdiri dari 5 bab, yaitu: Bab 1 Pendahuluan Bab ini menjelaskan latar belakang, ruang lingkup, tujuan, manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan. Bab 2 Landasan Teori Bab ini menjelaskan teori umum dan teori khusus yang dipergunakan sebagai referensi dan juga untuk memperkuat hasil analisa dan rancangan sistem yang dilakukan pada saat melakukan kerja praktek. Bab 3 Analisis Sistem Berjalan Bab ini menjelaskan informasi perusahaan, sejarah, kegiatan, sistem yang berjalan, strategi yang ditetapkan oleh PT GMK, permasalahan, dan usulan pemecahan masalah dari hasil kerja praktek. Bab 4 Perancangan Sistem Bab ini menjelaskan gambaran mengenai perancangan sistem laporan KPI. Bab 5 Simpulan dan Saran Bab ini merupakan uraian singkat mengenai simpulan dan saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut.
1