BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Kas 2.1.1. Definisi Kas Setiap perusahaan pasti memiliki alat tukar transaksi yang berlaku resmi di Negara dimana perusahaan tersebut berlokasi, maupun yang berlaku secara internasional. Tanpa memiliki alat tukar transaksi, perusahaan tidak akan mampu beroperasi untuk menjalankan usahanya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Adapun definisi Kas menurut Rudianto (2009 : hal 200) adalah Kas merupakan alat pembayaran yang dimiliki perusahaan dan siap digunakan di dalam transaksi perusahaan, setiap saat diinginkan. Kas (cash) terdiri atas koin, uang kertas, cek, money order (wesel atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank aatu cek bank), dan uang tunai di tangan atau simpanan di bank atau semacam deposito. (John Willey & Sons, Inc. 2007 : hal 462) berikut : Menurut Mulyadi (2006) definisi tentang Kas adalah sebagai Kas terdiri dari uang tunai (uang logam, dan uang kertas), pos wesel, certified, cashier check, cek pribadi dan bank draft serta dana yang disimpan di bank yang pengambilannya tidak dibatasi oleh bank atau perjanjian lain. Sedangkan menurut Harahap (2005) memberikan definisi tentang Kas adalah sebagai berikut : 14
Kas adalah kas yang bersifat jangka pendek dan surat-surat berharga yang sangat lancar yang memenuhi syarat: 1. Setiap saat dapat ditukar menjadi kas, 2. Tanggal jatuh temponya sangat dekat, kecil resiko perubahan nilai yang disebabkan perubahan terhadap bunga (Investasi yang jatuh tempo maksimal tiga bulan). Menurut Soemarso S.R (2009), Kas didefinisikan sebagai berikut : Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera yang dapat digunakan sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Menurut IAI (Ikatan Akuntan Indonesia) (2009), Kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas adalah investasi yang sifatnya liquid berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Pengertian Kas menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah sebagai berikut : Tempat penyimpanan uang, tempat membayar, tempat menerima uang, keluar masuknya uang, uang yang ada pada perkumpulan, dan peti kayu tempat menyimpan uang. 15
Secara konseptual, Kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti istilah kas sehari-hari dapat disamakan dengan uang tunai yang dapat dijadikan sebagai alat pembayaran yang sah. Persediaan kas yang cukup maka perusahaan akan beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dan jasa, memiliki harta, membayar hutang, membiayai operasi serta kegiatan-kegiatan lainnya. Dalam aktiva perusahaan, kas merupakan baik secara langsung maupun tidak langsung serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dari berbagai pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas merupakan alat pertukaran dan alat pembayaran yang diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat diterima sebagai setoran dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. 16
Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu : a. Kas selalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan. b. Kas merupakan harta yang siap dan mudah untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik. c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang. Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut : a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki. c. Penggunaannya secara bebas. d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut. Berikut ini adalah bagian-bagian dari kas menurut Warfield (2008 : 342) seperti : 1. Uang logam 2. Uang kertas 3. Dana yang tersedia pada deposito di Bank 4. Pos wesel (money order) 5. Cek yang disahkan (certified check) 6. Cek kasir (cashier check) 17
7. Cek pribadi 8. Wesel Bank (bank draft) 9. Rekening tabungan 2.2. Manajemen Pengendalian Kas Kas adalah aktiva yang paling rentan untuk disalahgunakan. Manajemen biasanya menghadapi dua masalah akuntansi untuk transaksi kas : 1. Pengendalian yang tepat harus ditetapkan untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang tidak dicatat oleh karyawan. 2. Menyediakan informasi yang diperlukan untuk mengelola kas yang ada ditangan dan transaksi kas dengan tepat. 2.3. Kas Kecil 2.3.1. Definisi Kas Kecil Demi alasan keamanan, perusahaan biasanya menyimpan kasnya di bank karena di samping lebih aman juga mempermudah pengendalian arus keluar masuknya harta perusahaan ini. Tetapi di samping menyimpan dananya di bank, perusahaan selalu memiliki kas yang disimpan oleh kasir perusahaan atau bagian keuangan dan biasanya disebut dengan nama Kas Kecil. Adapun definisi kas kecil menurut Rudianto (2009 : hal 200) adalah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar 18
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro. Sedangkan definisi Kas Kecil menurut Willey adalah dana kas yang digunakan untuk membayar jumlah pengeluaran yang relatif kecil namun tetap menjaga pengendalian secara memuaskan. (John Willey & Sons, Inc. 2007 : hal 467) 2.3.2. Metode Pencatatan Kas Kecil Dana kas kecil tersebut dikelola oleh kasir yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran kecil dan rutin. Menurut Rudianto (2009 : hal 200) terdapat dua metode pencatatan kas kecil, yaitu : 1. Metode Imprest Adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu tetap dari waktu ke waktu, karena pengisian kembali kas kecil akan selalu sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Penggunaan kas kecil yang dicatat dengan metode imprest tidak memerlukan pencatatan (jurnal) atas setiap transaksi yang terjadi. Buktibikti transaksi dikumpulkan, dan pada saat pengisian kembali, kas kecil diisi berdasarkan jumlah dari transaksi tersebut. Operasional dana kas kecil, yang sering disebut dengan Imprest fund System, mencakup tiga tahap, yaitu : 19
a) Membentuk Dana Dua tahap pokok dalam membentuk dana kas kecil adalah : 1. Menunjuk petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas dana 2. Menentukan jumlah dana yang diperlukan Umumnya, jumlah yang diperkirakan untuk menutup pengeluaran yang diantisipasi adalah jumlah untuk periode 3-4 minggu ke depan. Untuk membentuk dana, kas kecil diterbitkan sebesar jumlah yang ditentukan tersebut. Sebagian besar dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap. b) Melakukan Pembayaran dari Dana Kasir pada suatu perusahaan yang bertugas memegang dana kas kecil memiliki wewenang untuk melakukan pembayaran dari dana sesuai dengan kebijakan manajemen. Umumnya, manajemen membatasi besarnya pembelanjaan yang dilakukan. Mungkin tidak diizinkan menggunakan dana tersebut untuk transaksi tertentu (seperti memberikan pinjaman jangka pendek kepada karyawan). Setiap pembayaran dari dana kas kecil harus di dokumentasikan pada tanda terima kas kecil yang telah diberi penomoran sebelumnya. c) Mengisi Ulang Dana Ketika uang pada kas kecil mencapai tingkat minimum, dana diisi ulang. Permintaan penggantiang uang diusulkan oleh penjaga kas kecil. Pihak ini menyiapkan daftar pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan dan memberikan daftar tersebut, disertai dengan tanda terima 20
kas kecil dan dokumentasi lainnya ke bagian bendahara. Tanda terima dan dokumen pendukung dipelajari oleh bagian bendahara untuk diverifikasi bahwa telah dilakukan pembayaran yang memadai dari dana tersebut. Bagian bendahara kemudian menyetujui permohonan itu dan sebuah cek disiapkan untuk mengisi ulang dana dengan jumlah yang sama besar saat dana dibentuk. 2. Metode Fluktuasi Adalah suatu metode pencatatan dan pengendalian kas kecil, dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah karena pengisian kembali kas kecil selalu sama dari waktu ke waktu. 2.3.3. Karakteristik Dasar dari Kas Kecil a. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan skala operasional perusahaan. b. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari. c. Disimpan di tempat khusus, di kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau disimpan di dalam sebuah amplop. d. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier). 21
2.3.4. Prosedur Kas Kecil Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan dipagi hari sampai akhir jam operasional perusahaan di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahaan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasioanl perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Berikut adalah petunjuk melakukan pengelolaan kas kecil : 1. Penetapan Batas Saldo Maksimal dan Minimal Kas Kecil Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominal yang akan ditentukan disesuaikan dengan skala operasioanl perusahaan. Sekiranya manajemen menganggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi 22
setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang. 2. Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil) Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukan untuk mendanai transaksi-transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, mungkin karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas kecil lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menagani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan penggunaan lembar kerja sederhana (Misalnya : Excel). Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian. 23
3. Pengisian Kembali Kas Kecil Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut. Kasir kas kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil mengajukan permohonan pengisian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan). 24
4. Penggunaan Kas Kecil Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan Kasir Kas Kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Contoller atau Manajer Keuangan. Untuk setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian bukti pengeluaran diarsipkan dengan baik. 5. Perhitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap pembukuaan diawal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan perhitungan fisik. Untuk kemudian di cocokkan dengan catatan atas kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Jika ditemukan perbedaan antara fisik dan kas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller atau Manajer Keuangan. 25