PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM PENGOLAHAN LAPORAN DATA GAJI GURU PADA SMA NEGERI UNGGUL ALI HASJMY MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 Muhammad Saman - 09111030 Jurusan Teknik Informatika STMIK U Budiyah Indonesia Banda Aceh Email: muh_sam@gmail.com ABSTRAK Sistem informasi pengolahan laporan data gaji guru merupakan kebutuhan yang sangat diperlukan untuk mengetahui daftar gaji setiap masing-masing pegawai baik pegawai negeri sipil maupun pegawai kontrak. SMAN Unggul Ali Hasjmy dalam pembuatan laporan gaji masih dilakukan secara manual yaitu mengunakan aplikasi Microsoft excel dengan menggunakan banyak tabel sehingga menghabiskan banyak waktu dan tenaga yang mengakibatkan adanya keterlambatan dalam pembuatan laporan. Maka untuk itu perlu diadakan pembenahan yang komplek dan teratur dalam manajemen penggajian menjadi yang lebih baik lagi. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengatasi hal tersebut yaitu dengan menciptakan suatu sistem pengolahan data gaji yang benarbenar efektif dan efisien, dengan menerapkan manajemen basis data yang menggunakan RDBMS (Relational Database Management System). Dengan sistem ini bisa memberikan kemudahan dan teratur dalam memberikan gaji untuk tiap guru. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan visual basic 6.0 dan database Microsoft access 2007 sehingga menghasilkan output berupa laporan detil slip gaji pegawai, laporan gaji pegawai bulanan, laporan gaji pegawai tahunan, laporan detil pegawai dan laporan semua pegawai. Kata kunci: Sistem Informasi gaji guru, Aplikasi penggajian, Pengolahan data gaji guru. ABSTRACT Information systems data report processing of teacher salaries is an indispensable requirement to investigate the list of teachers salaries for either formal employeesor contract employees. SMAN Unggul Ali Hasjmy in manufacturing payrolls report is still conducted manually by using Microsoft Excel applicationwithso many tables that spend a large amount of time and energy. Itcauses delay in making the report. Then there should be complete improvements toward the complex and irregular payroll management.onewaythat can be used to overcome this problem is bycreating a data processing system payroll that is truly effective and efficient. It is done by implementing a data base management using RDBMS (Relational Database Management System). This system could provide convenience in providing regular salaries for each teacher. This application was built by using Visual Basic 6.0 and Microsoft Access 2007 database to generate output reports detail of salaries, staff salaries monthly reports, annual reports of employee salaries, employee detail reports and reports of all employees. Keywords: Information System salaries, payroll applications, data processing teacher salaries. I. PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Perkembangan teknologi komputer dewasa ini semakin pesat telah menunjukkan perannya dalam berbagai aspek pekerjaan, dibuktikan dengan adanya penemuan-penemuan baru dalam lingkup dunia usaha, jasa dan dunia pendidikan, bahkan telah menambah berbagai kegiatan yang dapat memberikan berbagai kemudahan bagi pemakai. Terbukti dengan banyaknya lembaga/instansi pemerintah maupun swasta yang menggunakan sistem komputerisasi sebagai alat bantu untuk meningkatkan kreatifitas dan aktifitas para staf Tata Usaha (TU) sehingga memiliki skill yang baik dan memiliki kompetensi yang tinggi. Sistem pengolahan laporan data gaji merupakan kebutuhan yang sangat diperlukan untuk mengetahui daftar gaji untuk setiap masingmasing pegawai. SMAN Unggul Ali Hasjmy dalam proses pengolahan data laporan gaji masih mengunakan aplikasi Microsoft Excel sehingga menghabiskan banyak waktu dan tenaga yang mengakibatkan adanya keterlambatan dalam pembuatan laporan. Maka untuk itu perlu diadakan pembenahan yang kompleks dan teratur dalam manajemen penggajian menjadi yang lebih baik lagi. Salah satu cara yang dapat mengatasi hal tersebut yaitu dengan membuat aplikasi laporan gaji dengan menerapkan manajemen basis data 1
yang menggunakan RDBMS (Relational Database Management System). Aplikasi ini membuat data gaji guru pegawai negeri maupun kontrak pada SMAN Unggul Ali Hasjmy. Dengan aplikasi ini bisa memberikan kemudahan dalam memberikan gaji untuk tiap guru. Dari uraian diatas penulis tertarik dengan memilih judul Perancangan dan Implementasi Sistem Pengolahan Laporan Data Gaji Guru pada SMAN Unggul Ali Hasjmy Dengan Menggunakan Visual Basic 6.0 II. METODELOGI 2.1 Waktu dan tempat Pembuatan sistem informasi pengolahan data gaji guru menggunakan Visual Basic 6.0 ini dijadwalkan selama lima bulan yaitu mulai dari bulan Februari sampai dengan Juni 2013 yang bertempat di SMAN Unggul Ali Hasjmy dengan jadwal sebagai berikut 1.2 Rumusan masalah Adapun yang menjadi rumusan masalah adalah Bagaimana membuat pengolahan laporan data gaji guru pada SMAN Unggul Ali Hasjmy yang selama ini menggunakan Microsoft Excel? 1.3 Batasan Masalah Dalam penulisan skripsi ini penulis memberikan suatu batasan terhadap objek penelitian, agar hasil yang diperoleh dapat terarah dan teratur. Untuk itu maka penulis membatasi masalah dalam tugas akhir ini pada proses pembuatan aplikasi pengolahan laporan data gaji guru pegawai maupun kontrak pada SMAN Unggul Ali Hasjmy dengan bahasa pemograman. 1.3 Tuajuan Penelitian 1. Menghasilkan program laporan pembuatan gaji guru pegawai maupun kontrak dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. 2. Meningkatkan kinerja para tenaga TU. 3. Mempercepat proses pembuatan laporan gaji guru. 1.5 Mamfaat Penelitian Diharapkan dapat membantu petugas tenaga TU dalam proses pembuatan laporan penggajian pegawai SMAN Ungul Ali Hasjmy dan juga untuk menambahkan pengetahuan penulis tentang pemograman visual basic 6.0. 2.2 Metodelogi penelitian Metode penelitian ini dilakukan langsung pada objek penelitian, data serta keterangan yang dikumpulkan dilakukan dengan cara : a. Pengamatan (Observation) Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan untuk mendapatkan data secara umum dengan melihat langsung, mengamati dan mencatat sistem yang sedang berjalan serta melihat formatformat dilakukan selama ini. b. Wawancara (Interview) Dalam hal ini penulis melakukan wawancara untuk melengkapi bahan yang sudah ada selama observasi. Penulis melakukan tanya jawab kepada staf terkait yang sedang diteliti. c. Penelitian Perpustakaan (Library Research) Penelitian perpustakaan adalah penelitian dengan sumbersumber yang didapatkan pada perpustakaan. 2.3 Perancangan Sistem (Design) Perancangan sistem adalah bagaimana menemukan suatu sistem yang akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan. Tahap ini menyangkut mengkonfirmasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras, dari suatu sistem hingga setelah instruksi benar-benar memuaskan rancang bangun yang ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem. 2
2.4 Diagram Konteks Didalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis membuat perancangan awal sistem dengan menggunakan diagram Konteks sesuai dengan data hasil penelitian. Berikut diagram konteks sistem berdasarkan entitas. dengan diagram ini dapat dipahami bagaimana sistem tersebut berjalan. 2.6 DFD Level 1 Setelah dibuat DFD level 0 maka diuraikan lagi menjadi DFD level 1 yang diturunkan pada sistem informasi pengolahan data gaji pegawai. Proses ini dianggap selesai sampai level 1, karena proses penggambaran DFD level 1 dianggap sudah jelas. Seperti yang terlihat pada gambar 3.4. Sistem informasi penggajian ini memerlukan empat buah entitas yang saling berhubungan, yaitu: a. Pegawai menyerahkan biodata kepada bagian keuangan untuk dimasukan ke sistem informasi penggajian. b. Bagian keuangan menginput data pegawai dan membuat gaji tiap bulan untuk setiap pegawai. c. Kepala sekolah menerima laporan dari hasil proses sistem. 2.7 ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram adalah Entity Relationship yang berisikan komponenkoponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. 2.5 DFD Level 0 Setelah diagram konteks dibuat maka dilanjutkan dengan pembuatan DFD level 0. Pembuatan DFD level 0 ini menggambarkan proses bentuk alir data secara umum dari sistem penggajian sehingga mudah untuk dipahaminya seperti pada pada gambar 3.3 a. Pegawai, (Nip/Nik, nama, Tempat/Tgllahir,Jk, agama, Jabatan, Alamat, NoHp, Status kerja, Golongan, Status nikah, jlhanak, Masa Kerja, Norek, Penghasilan, foto). Setiap pegawai memiliki banyak Gaji dan berkesempatan mendapatkan 1(user). b. Penggajian, (Nip/Nik, Bulan, Tahun, Jlh Absen Kehadiran, Gaji Les Absen Les, potkoperasi, potkredit, potdanasosial, potzakat, jlhpot,gijibersih. c. User, (Nip/Nik, Username, Password). 3
2.8 Flowchart system 2.8.1 Flowchart Menu Utama 2.8.5 Folwchart file tambah user 2.8.2 Flowchart menu file pegawai 2.8.6 Flowchart file backup database 2.8.3 Flowchar menu file penggajian 2.8.7 Flowchart file restore database 2.8.4 Flowchart file laporan 2.9 Perancangan file database Dalam hal ini penulis memberikan struktur tabel database yang penulis gunakan untuk merancang sistem informasi penggajian data pegawai, antara lain sebagai berikut : A. Tabel Pegawai terdiri dari : Tabel Pegawai digunakan untuk menampung seluruh data Pegawai yang meliputi seperti pada Tabel 3.2 4
proses input dan menyimpan data pegawai baik dari PNS (pegawai negeri sipil) maupun kontrak serta data gaji dari masing-masing pegawai, kemudian diolah menjadi sebuah out put menjadi laporan pegawai,detil pegawai,detil slip gaji pegawai, gaji pegawai bulanan dan tahunan. 3.1 Tampilan Input 3.1.1 Form Login Adalah form utama aplikasi muncul pertama sekali dijalankan, user harus mengisi username dan password pada form login sebagai berikut: B. Tabel Penggajian terdiri dari Tabel Penggajian ini digunakan untuk menampung total gaji yang diterima dari dinas pendidikan kemudian dipotong koperasi, dana sosial, zakat/infak sehingga baru diterima gaji setelah dipotong dari semua item tersebut seperti pada Tabel 3.3 Gambar 4.1 form login 3.1.2 Form menu utama Menu utama adalah kumpulan menumenu dan akan muncul apabila pengguna berhasil memasukan username dan password dengan benar pada form login. C. Tabel User Terdiri dari: Tabel User ini digunakan untuk menampung User dan nama User dengan tujuan untuk mengetahui siapa usernya. III. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi penggajian guru pada SMAN Unggul Ali Hasjmy yang mampu membantu Gambar 4.2 form utama Menu utama ini memiliki beberapa sub menu, yaitu: a. Menu File Menu file adalah kelompok menu input yaitu input data guru dan data gaji sehingga akan menghasilkan output berupa laporan. b. Menu laporan Menu laporan berisi tentang laporanlaporan dari hasil input data guru dan data gaji. c. Menu Pengaturan 5
Menu pengaturan adalah kelopok menu tambah user, edit password user dan menu pengaturan backup, restore database. d. Menu Tentang Menu ini memberikan informasi tentang aplikasi dan profil sekolah sma ali hasjmy. 3.1.3 Menu File Dalam menu file terdapat form-form file, yaitu: menu form pegawai, menu form gaji pegawai dan logout. 3.1.3.1 Form menu pegawai Form pegawai digunakan untuk melihat data pegawai dari hasil form input pegawai. Gambar 4.4 menu form tambah pegawai Form ini terdapat enam tombol manipulasi, yaitu: a. Buat baru, berfungsi untuk memulai masukan data baru. b. Simpan, berfungsi untuk menyimpan data pegawai kemudian disimpan kedalam database. c. Ubah, berfungsi untuk memperbaharui data pegawai d. Batal, berfungsi untuk membatalkan masukan data pegawai e. Hapus, berfungsi untuk menghapus data pegawai, gaji dan user yang tersimpan kedalam database f. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tambah pegawai 3.1.3.3 Form menu gaji Gambar 4.3 menu form pegawai Form ini terdapat lima tombol manipulasi, yaitu: a. Tambah, berfungsi untuk memanggil form tambah pegawai seperti pada gambar 4.4 b. Refresh, berfungsi untuk memanggil data yang ada pada database kemudian ditampilkan ditabel form pegawai. c. Lihat, berfungsi untuk melihat data dalam tabel form pegawai secara detil. d. Print, berfungsi untuk mencetak semua data pegawai yang ada dalam tabel form pegawai. e. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form pegawai. 3.1.3.2 Form Menu tambah pegawai Form tambah pegawai digunakan untuk menambahkan data-data pegawai baik dari pegawai negeri sipil maupun pegawai kontrak. Form gaji pegawai digunakan untuk melihat data gaji pegawai yang telah diinput dari form tambah gaji pegawai. Gambar 4.5 menu form gaji pegawai Form ini terdapat lima tombol manipulasi data gaji pegawai, yaitu a. Tambah, berfungsi untuk memanggil form input gaji pegawai seperti pada gambar 4.6 kemudian data ditampilkan pada tabel form gaji pegawai. b. Refresh,berfungsi untuk menampilkan data dari database ke tabel form gaji 6
c. Lihat, berfungsi untuk melihat data dalam tabel form gaji pegawai secara detil. a. Print, berfungsi untuk mencetak semua data gaji pegawai yang ada dalam tabel form gaji pegawai. d. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form gaji pegawai 3.1.3.4 Form menu tambah gaji Form tambah gaji digunakan untuk input dan memanipulasi data gaji pegawai kemudian ditampilkan di tabel form gaji pegawai. Gambar 4.7 menu utama form laporan 3.1.4.1 Menu laporan slip gaji pegawai Form ini ditampilkan apabila pada form laporan dipilih menu laporan slip gaji pegawai. Pada form ini terdapat satu tombol manipulasi yaitu tombol lihat dengan mengisi data nip, bulan, tahun dan selanjutnya akan ditampilkan seperti pada gambar 4.15 untuk bisa dicetak. Gambar 4.6 menu form tambah gaji Form ini terdapat lima tombal manipulasi penambahan data gaji pegawai, yaitu: a. Buat baru,yaitu memulai masukan data baru b. Simpan,yaitu menyimpan data gaji pegawai kedalam database kemudian menampilkan kedalam form tabel gaji pegawai. c. Ubah, yaitu memperbaharui data gaji pegawai d. Batal, yaitu membatalkan masukan data gaji pegawai e. Keluar, yaitu keluar dari form tambah gaji pegawai Gambar 4.8 form laporan slip gaji pegawai 3.1.4.2 Menu Laporan gaji perbulan Pada form laporan gaji perbulan terdapat satu tombol manipulasi yaitu lihat dengan mengisi data bulan, tahun, kepala sekolah, bendahara dan nip tiap masingmasingnya kemudian akan ditampilkan laporan untuk dicetak seperti pada gambar 4.16. 3.1.4 Menu Laporan Form laporan digunakan untuk memilih jenis laporan sesuai yang diinginkan, yaitu: laporan slip gaji pegawai, laporan gaji perbulan, laporan gaji pertahun dan laporan pegawai, setiap pilihan tersebut akan ditampilkan seperti pada gambar 4.7 kemudian akan ada pilihan selanjutnya seperti gambar 4.8. Gambar 4.9 form laporan gaji bulanan 7
3.1.4.3 Menu Laporan gaji pertahun 3.1.5.1 Form tambah user Pada form laporan gaji pertahun terdapat satu tombol manipulasi yaitu lihat dengan mengisi data tahun, kepala sekolah, bendahara dan nip tiap masing-masingn kemudian ditampilkan laporan untuk dicetak seperti pada gambar 4.17. Gambar 4.12 form tambah user Gambar 4.10 form laporan tahun 3.1.4.4 Menu laporan pegawai Pada form laporan pegawai terdapat dua manipulasi pilihan laporan, yaitu: lihat laporan detil pegawai dengan mengisi data nip dan untuk laporan semua pegawai memiliki satu tombol lihat. Setiap masing memilik cetak laporan seperti pada gambar 4.18 dan gambar 4.19. Form tambah user memiliki lima tombol manipulasi data, yaitu: a. Simpan yaitu: menyimpan data masukan kedalam database b. Refresh yaitu: menampilkan data dari database ke table form tambah user c. Ubah password yaitu: memodifikasikan data input password dengan memanggil form ubah password seperti pada gambar 4.13. d. Batal yaitu: membatalkan input pada form e. Keluar yaitu: keluar dari form tambah user 3.1.5.2 Form ubah password user Gambar 4.11 form laporan detil pegawai dan semua pegawai 3.1.5 Menu Pengaturan Pada menu pangaturan terdapat empat sub menu form pengaturan, yaitu form tambah user, form ubah password, form backup database dan restore database. Gambar 4.13 form ubah password user Dalam form ubah password memiliki dua tombol manipulasi, yaitu: a. Tombol ok, yaitu: mengubah password lama ke password baru. b. Keluar, yaitu: keluar dari form ubah password 3.1.5.3 Form backup database Seiring banyaknya data disimpan kedalam database maka perlunya data dibackup untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan. 8
Gambar 4.14 form backup database Form ini berfungsi untuk membackup database yang memiliki dua tombol modifikasi, yaitu a. Backup, yaitu: melakukan backup database dan hasilnya disimpan kedalam folder backup. b. Keluar, yaitu keluar dari form backup database Gambar 4.16 Laporan slip detil gaji pegawai 3.2.2 Laporan gaji bulanan Laporan gaji bulanan adalah sebagai output dari aplikasi penggajian berupa pelaporan data gaji bulanan semua pegawai. 3.1.5.4 Form restore database Setelah data dibackup maka data tersebut sewaktu-waktu perlu restore. Gambar 4.17 Laporan gaji bulanan 3.2.3 Laporan gaji tahunan Laporan gaji tahunan adalah sebagai output dari aplikasi penggajian berupa pelaporan data gaji tahunan semua pegawai. Gambar 4.15 form restore database Dalam form restore terdapat tiga tombol manipulasi, yaitu: a. Browser, yaitu: mencari letaknya file database. b. Restore, yaitu: melakukan restore database. c. Keluar, yaitu: keluar dari form restore. 3.2 Tampilan Output 3.2.1 Laporan Slip detil Gaji Pegawai. Laporan slip detil gaji pegawai adalah sebagai output dari aplikasi penggajian berupa pelaporan data detil gaji pegawai. Gambar 4.18 Laporan gaji tahunan 3.2.4 Laporan detil pegawai. Laporan detil pegawai adalah sebagai output dari aplikasi penggajian berupa pelaporan data detil pegawai. 9
Gambar 4.19 Laporan detil pegawai 3.2.5 Laporan semua pegawai Laporan semua pegawai adalah sebagai output dari aplikasi penggajian berupa pelaporan data semua pegawai. Hasjmy di Indrapuri. Adapun saran yang dapat penulis sampaikan adalah: 1. Dikarenakan aplikasi ini masih ada kekurangan, maka diharapkan adanya pengembang lebih lanjut dari sistem informasi yang telah dirancang sehingga menjadi sistem informasi yang terpadu untuk menanggulangi dan pengolahan data yang lebih besar dimasa yang akan datang. 2. Untuk mendapatkan keamanan dalam pengolahan basis data, maka sebaiknya aplikasi ini menggunakan client server dengan mengunakan database MySql. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, Hartono. 2005. Analisa & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Edisi.III. Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET. Raymond, McLeod, Jr. 2001. Sistem Informasi. Edisi.VII. Jilid 2. Jakarta: Prenhallindo. Jamaludin, jaja. 2007. Kumpulan Tip Trik Pemrograman Visual Basic. Edisi I. Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET. IV. PENUTUP 4.1 Kesimpulan Gambar 4.20 Laporan semua pegawai Berdasarkan uraian dan pembahasan yang telah dikemukan pada bab sebelumnya, penelitian ini menghasilkan sebuah program aplikasi penggajian guru untuk membantu dalam proses input dan penyimpanan kesebuah basis data. Kemudian data tersebut diolah sehingga menghasilkan output berupa laporan slip gaji pegawai bulanan, laporan gaji tahunan dan laporan data pegawai. Proses pengolahan data gaji guru dirancang dengan bahasa pemograman, sehingga hasil yang diperoleh berupa informasi yang dapat disajikan secara cepat dan dapat menghemat dalam penyimpanan data. Supardi, Yuniar, Ir. 2007. Sistem Penjualan Service/Part Kendaraan dengan VB 6.0 dan MySQL. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Kusrini, & Kuniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL server. Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET. 4.2 Saran Dalam hal ini, penulis akan memberikan saran yang kiranya dapat bermanfaat untuk kemajuan SMAN Unggul Ali 10