BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Persaingan global antar industri yang semakin meningkat seiring dengan berkembangnya dunia industri yang pesat baik di Indonesia maupun dalam lingkup global tidak dapat dihindari. Persaingan global harus dihadapi perusahaan untuk dapat tetap bertahan, dan untuk menghadapinya perusahaan harus memiliki keunggulan dibandingkan pesaingnya. Untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dalam persaingan tersebut maka perusahaan harus dapat memenuhi mutu yang sesuai dengan harapan pelanggan dan mitra kerja organisasi tersebut. Untuk mencapai dan menjaga mutu yang diharapkan maka diperlukan sebuah sebuah sistem manajemen mutu bagi tiap-tiap organisasi. Menanggapi hal tersebut International Organization for Standardization (ISO) membuat sebuah standar sistem manajemen mutu yaitu ISO 9001:2008. Standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 ini adalah sebuah standar sistem manajemen mutu yang berfokus pada proses dan pelanggan dan telah diakui secara Internasional. Standarisasi ISO 9001:2008 tersebut telah banyak diterapkan di Indonesia, yaitu pada industri industri besar, salah satunya pada industri tekstil. Menurut data dari badan pusat statistik Indonesia, industri tekstil berada pada urutan ke-tiga terbesar setelah industri makanan yang berada pada urutan pertama dan pakaian jadi pada urutan kedua. Industri tekstil di Indonesia pada tahun 2012 berjumlah 2.246 untuk industri besar, jumlah yang besar tersebut menyebabkan persaingan menjadi semakin ketat dalam industri tekstil, maka dari itu perusahaan-perusahaan dalam industri tekstil perlu untuk menerapkan standardisasi ISO 9001:2008 untuk dapat terus menjaga kualitas produknya. Salah satu perusahan yang bergerak dalam industri tekstil di Indonesia adalah PT.DMC. PT.DMC berfokus pada proses pemintalan, dimana produk akhir dari perusahaan ini berupa benang. Produk benang dari PT.DMC ini telah dipasarkan pada beberapa daerah di Dunia seperti Amerika dan Eropa. Visi perusahaan PT.DMC ini, yaitu Menjadi perusahaan tekstil terbaik dengan produk terlengkap 1
di Dunia, dan misi perusahaan, yaitu Kami hadir untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dunia akan produk tekstil yang berkualitas dengan harga terjangkau. PT.DMC telah mengimplementasikan ISO 9001:2008, tetapi pengimplementasian ISO 9001:2008 yang telah dilakukan pada PT.DMC masih terdapat. Ketidaksesuian adalah sebuah kondisi dimana implementasi yang dilakukan tidak sesuai dengan persyaratan implementasi yang telah ditetapkan dalam standardisasi ISO 9001:2008. Ketidaksesuaian yang terjadi salah satunya terdapat pada prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan (klausul 8.5.2 dan 8.5.3). Prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan termasuk kedalam enam prosedur mandatory, yaitu prosedur prosedur yang diwajibkan ada didalam ISO 9001:2008. Ketidaksesuaian yang terjadi pada prosedur tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang terjadi pada PT.DMC dapat dilihat pada tabel I.1 dan I.2 2
Tabel I.0.1 Perbandingan kesesuaian prosedur tindakan perbaikan dengan persyaratan klausul 8.5.2 ISO 9001:2008 No. Klausul Isi Klausul 8.5.2 Tindakan Korektif Apakah organisasi telah menetapkan prosedur tertulis untuk tindakan korektif dengan persyaratan-persyaratan yang didefinisikan untuk: a) Mengidentifika si, termasuk keluhan pelanggan? Deskripsi Organisasi memiliki SOP untuk tindakan perbaikan.. Terdapat proses identifikasi. termasuk keluhan pelanggan. Kondisi Eksisting Perusahaan Ses Tidak Tidak uai Sesuai Ada Kondisi Aktual PT. DMC telah memiliki SOP untuk tindakan perbaikan. Dapat dilihat pada lampiran B Pada PT.DMC telah terdapat proses untuk mengidentifikasi, termasuk didalamnya mengidentifikasi keluhan pelanggan. Dapat dilihat pada lampiran B poin 5.1 b) Menentukan penyebabpenyebab itu? menentukan penyebab yang ditemukan. Pada PT.DMC telah terdapat proses untuk menentukan penyebab penyebab dari yang terjadi. Dapat dilihat pada lampiran B poin 5.3 c) Mengevaluasi Pada PT.DMC belum terdapat proses untuk mengevaluasi 3
No. Klausul Isi Klausul kebutuhan untuk mengambil tindakan agar menjamin bahwa itu tidak akan terjadi (terulang) lagi? d) Menentukan dan menerapkan tindakan yang diperlukan? e) Mencatat hasilhasil dari tindakan yang dilakukan? f) Meninjau ulang efektivitas dari tindakan korektif yang dilakukan? Deskripsi evaluasi kebutuhan tindakan perbaikan. menentukan tindakan yang diperlukan menerapkan tindakan yang diperlukan.. mencatat hasil-hasil tindakan yang dilakukan. mengevaluasi efektivitas tindakan yang dilakukan Kondisi Eksisting Perusahaan Ses Tidak Tidak uai Sesuai Ada Kondisi Aktual kebutuhan untuk melakukan tindakan perbaikan. Dapat dilihat pada lampiran B Pada PT.DMC telah terdapat proses untuk menentukan dan menerapkan tindakan yang diperlukan. Dapat dilihat pada poin 5. 4 Pada PT.DMC telah terdapat proses untuk membuat laporan setiap tindakan selesai dilakukan. Dapat dilihat pada lampiran B poin 5.5 Pada PT.DMC telah terdapat proses untuk meninjau ulang efektivitas dari tindakan yang dilakukan. Dapat dilihat pada lampiran B poin 5.7 4
Tabel I.0.2 Perbandingan kesesuaian prosedur tindakan pencegahan dengan persyaratan klausul 8.5.3 ISO 9001:2008 No. Klausul 8.5.3 Isi Klausul Tindakan Preventif (pencegahan) Apakah organisasi telah menetapkan prosedur tertulis untuk tindakan pencegahan dengan persyaratanpersyaratan yang didefinisikan untuk: Definisi Organisasi memiliki SOP untuk tindakan pencegahan Kondisi Eksisting Perusahaan Tidak Tidak Ya Sesuai Ada Penjelasan PT.DMC telah memiliki SOP untuk prosedur tindakan pencegahan. Dapat dilihat pada lampiran C/ a) Mengidentifikasi potensial dan penyebabpenyebabnya? b) Mengevaluasi kebutuhan untuk tindakan pencegahan untuk mencegah terjadi? c) Menentukan dan menerapkan tindakan preventif yang dilakukan? mengidentifikasi potensial mengevaluasi apakah tindakan pencegahan dbutuhkan menentukan tindakan pencegahan yang diperlukan. Pada PT.DMC telah terdapat proses untuk mengidentifikasi yang potensial dan penyebabnya. Dapat dilihat pada lampiran C poin 5.1 Pada PT.DMC belum terdapat proses evaluasi untuk mengevaluasi apakah tindakan pencegahan dibutuhkan. Dapat dilihat pada lampiran C Pada PT.DMC telah terdapat proses untuk menentukan dan menerapkan tindakan pencegahan. Dapat dilihat pada lampiran C poin 5.4 dan 5.5 5
d) Mencatat hasil-hasil dari tindakan yang dilakukan? e) Meninjau-ulang efektivitas dari tindakan preventif yang dilakukan? menerapkan tindakan pencegahan yang diperlukan. mencatat hasil tindakan pencegahan meninjau-ulang efektivitas tindakan pencegahan Pada PT.DMC telah terdapat proses untuk membuat laporan dari hasil tindakan pencegahan. Dapat dilihat pada lampiran C poin 5.5.2 Sudah terdapat proses untuk meninjau ulang efektivitas dari tindakan pencegahan yang dilakukan. Dapat dilihat pada lampiran C poin 5.5 6
Berdasarkan tabel I.1 dan I.2 diatas dapat dilihat bahwa terdapat beberapa poin ketidaksesuian yang terjadi pada Standard Operating Procedure (SOP) prosedur tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan di PT.DMC. Dalam melakukan pengimplementasian ISO 9001:2008 dibutuhkan SOP, SOP merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar, SOP juga dibuat untuk menghindari terjadinya variasi atau penyimpangan yang dapat mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan. Sedangkan, seperti yang telah disebutkan sebelumnya, SOP eksisting klausul 8.5.2 dan 8.5.3 ISO 9001:2008 yang ada pada perusahaan masih terdapat sehingga implementasi ISO 9001:2008 pada perusahaan belum berjalan dengan optimal. Maka dari itu perlu untuk dilakukan perbaikan terhadap SOP tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang ada pada PT.DMC Dari permasalahan yang telah dipaparkan diatas maka pada penelitian ini dilakukan perbaikan terhadap SOP tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan pada PT.DMC agar sesuai dengan persyaratan klausul 8.5.2 dan 8.5.3 ISO 9001:2008. I.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, dapat ditemukan permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini, yaitu : 1. Bagaimana usulan yang diperlukan untuk memperbaiki standard operating procedure tindakan perbaikan dan pencegahan agar sesuai dengan persyaratan klausul 8.5.2 dan 8.5.3 ISO 9001:2008 pada PT.DMC? I.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Membuat usulan untuk memperbaiki standard operating procedure tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan pada PT.DMC agar memenuhi persyaratan klausul 8.5.2 dan 8.5.3 ISO 9001:2008. 7
I.4 Batasan Penelitian Batasan permasalahan dibuat dengan tujuan agar penulisan penelitian ini lebih terarah dan mudah untuk dipahami, serta untuk membatasi masalah pada penelitian agar tidak terlalu luas. Pembatasan masalah pada penelitian ini yaitu : 1. Data implementasi ISO 9001:2008 yang digunakan merupakan data pada tahun 2014. 2. Penelitian hanya dilakukan pada bagian produksi 3. Penelitian ini tidak mencapai tahap implementasi, hanya sampai pada tahap perancangan SOP usulan 4. Pada penelitian ini tidak memperhitungkan aspek finansial I.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian Tugas Akhir ini adalah : 1. Memberikan usulan standard operating procedur tindakan korektif dan pencegahan yang sesuai dengan persyaratan klausul 8.5.2 dan 8.5.3 ISO 9001:2008 pada PT.DMC. 2. Meminimalisir yang terjadi pada prosedur tindakan dan pencegahan pada PT.DMC I.6 Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut : Bab I Pendahuluan Pada bab I ini berisi uraian latar belakang penelitian yang menjadi dasar Standard Operating Procedure pada PT. DMC, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II TinjauanPustaka 8
Pada bab II ini berisi penjelasan mengenai teori - teori yang akan dipakai dalam penelitian ini yang berdasarkan pada literatur yang relevan dengan permasalahan yang diteliti pada penelitian ini, dan hasil-hasil penelitian terdahulu. Bab III MetodologiPenelitian Pada bab III ini berisi penjelasan mengenai model konseptual dan sistematika pemecahan masalah dari penelitian ini meliputi tahap penelitian awal, tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data, tahap perancangan dan analisis usulan SOP klausul 8.5.2 dan 8.5.3 ISO 9001:2008, dan tahap kesimpulan dan saran. Bab IV Pengumpulan dan Pengolahan Data Pada bab ini dijelaskan mengenai pengumpulan data yang terdiri dari data primer dan data sekunder, dan dilakukan pengolahan data berupa identifikasi gap proses bisnis aktual berdasarkan ISO 9001:2008. Bab V Perancangan dan Analisis Bab ini menjelaskan mengenai proses analisis aktivitas terhadap proses bisnis aktual berdasarkan requirement wajib ISO 9001:2008 dan pembuatan SOP usulan prosedur tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan. Bab VI Kesimpulan dan Saran Pada bab ini dijelaskan mengenai tahapan kesimpulan dan saran terhadap hasil penelitian tugas akhir yang menjawab tujuan penelitian serta saran untuk penelitian selanjutnya. 9