A. Pengertian Database dan Microsoft Access 1. Database Sebelum kita membahas tentang Microsoft Access ada baiknya jika kita terlebih dahulu mengetahui apa yang dimaksud dengan database. Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi. Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah Menjadi informasi. Database dapat diartikan sebagai sekumpulan data (dalam hal ini berupa tabel) atau informasi yang terdiri dari atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain, dan pengguna mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik menambah, mengganti, menghapus, dan mengedit data dalam tabel-tabel tersebut. 2. Microsoft Access Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. B. Komponen Utama pada Microsoft Access 1. Table. Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas : Field Name Record : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom. : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.
Sebelum menuangkan rancangan tabel ke dalam tabel, ada beberapa hal yang harus di perhatikan termasuk istilah-istilah yang mungkin saja belum diketahui, diantaranya adalah: 1. Tentukan jumlah dan jenis field sehingga data dapat disimpan di dalam field-field yang sesuai. 2. Tentukan tipe data (data type) masing-masing field, sehingga data dapat disimpan di dalam field sesuai dengan jenisnya. Field Name, menunjuk nama kolom (field) dari tabel atau boleh disebut juga judul kolom. Bisa berisi sampai 64 karakter, boleh menggunakan spasi, huruf dan angka, tetapi tidak boleh menggunaka: (.), (!), ([]), spasi di awal karakter. 3. Tentukan ukuran field (field size) agar data tersimpan sesuai dengan ukurannya dan tidak terjadi pemborosan memori. 4. Tentukan kunci utama suatu tabel (primary key), maksud kunci utama adalah jika hendak mencari suatu data maka cukup menggunakan kunci tersebut yang bersifat unik dan tidak kembar untuk masing-masing data. Contoh field yang bisa dijadikan Primary Key adalah Nip dari pegawai, Nim dari mahasiswa, dll. 5. Jangan lupa menyimpan tabel yang telah dibuat, agar pekerjaan tidak sia-sia. Langkah membuat Tabel 1. Pada jendela database klik tabel 2. Klik dua kali create tabel in design view 3. Pada jendela tabel ketikkan field-field tabel barang beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key, seperti gambar di bawah ini: 4. Pilih File -> Save. Ketikan Nama Tabel, karena tabel ini berkaitan dengan barang, maka disimpan dengan nama Tbl_Barang 5. Tabel Barang sudah selesai dibuat. Tutup tabel untuk membuat tabel-tabel lainnya. Membuka dan mengisi tabel Sebelum kita dapat menambah suatu record ke dalam tabel, anda harus membuka database dan tabel-tabelnya (jika belum dibuka). Untuk membuka database, pilih Open Database dari menu File. Pilih database yang diinginkan dan pilih OK. Ketika database telah terbuka, periksa window database. Pastikan bahwa kata Tables muncul pada bagian atas kotak daftar. Jika tidak, klik tombol Tables pada
bagian kiri kotak daftar tersebut. sebuah daftar akan menampilkan objek-objek tabel yang ada dalam database. Klik dua kali objek tabel yang diinginkan, atau pilih tabel yang diinginkan dan pilih Open. Kemudian sebuah tabel akan muncul, menampilkan baris-baris dan kolom-kolom kosong seperti sebuah spreadsheet. Field size Format Menambah, Menghapus, dan Menyisipkan Field Berikut adalah penjelasan field properties pada access 2003: Input mask Properties Desimal places Keterangan Menentukan ukuran data dalam suatu field, khusus untuk tipe data Text, Number dan Autonumber Untuk mengatur tampilan text, waktu, angka, yang ditampilkan pada layar ataupun pada printer Menentukan tampilan pada saat data dimasukkan, juga untuk mengendlikan nilai yang dimasukkan Menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan Caption Untuk menampilkan informasi yang berguna untuk user sebagai judul kolom, form atau laporan Default value Menentukan nilai yang otomatis akan diisikan pada field saat ketika record baru dibuat. Tidak berlaku untuk tipe data auto number dan OLE Object Validation Text Digunakan untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan data yang telah diberikan pada field tertentu Validation rules Untuk mengontrol masukknya data pada suatu field sesuai dengan batasan yang telah ditentukan Required Menentukan apakah suatu field harus diisi atau tidak harus diisi Allow Zero Length Menentukan definisi nilai blank ( ) serta membedakanya dengan nilai null. Hanya berlaku untuk tipe data text, memo, dan hyperlink
Indexed Membuat index pada field bersangkutan Mengganti Nama Tabel Apabila suatu saat akan mengganti nama suatu tabel yang pernah dibuat sebelumnya, maka caranya adalah: Klik kanan pada salah satu nama tabel yang sudah dibuat, kemudian Klik RENAME Gantilah nama tabel sesuai yang diinginkan Menghapus Tabel Jika sebuah tabel tidak diperlukan lagi, kita bisa menghapus atau membuangnya. Cara yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut: Dalam tab Tables, klik nama tabel Tekan tombol Delete pada keyboard Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes untuk menghapus tabel atau No bila tidak jadi menghapus tabel 2. Query ( SQL / Structured Query Language ). Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu : DDL (Data Definition Language) : digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya. DML (Data Manipulation Language) : digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database. 3. Form. Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data. 4. Report. Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif. 5. Tipe Data.
Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu : Text Memo Number Date/Time Currency Auto Number Yes/No OLE objek Hyperlink Lookup Wizard Tipe Data Keterangan Ukuran Text Berisi karakter atau alpha numueric, berupa teks, penggabungan teks dan 0-255 karakter angka, atau angka yang tidak digunakan dalam perhitungan atau kalkulasi Memo Berisi karakter alpha numeric yang Dapat menampilkan lebih panjang dari 255 karakter atau karakter sampai dengan teks paragraf 65.535 karakter dalam satu buah kontrol dengan ukuran mencapai 2 GB Number Berisi angka yang dapat digunakan dalam perhitungan atau kalkulasi, kecuali nilai mata uang 1,2,4 atau 8 byte Date/time Digunakan untuk data yang 8 byte digunakan dalam perhitungan atau kalkulasi, kecuali nilai mata uang Currency Digunakan untuk data yang berisi 8 byte nilai mata uang Autonumber Berisi nilai numeric yang bersifat 4 byte unik yang secara otomatis akan terisi ketika menambah data baru dan dapat digunakan sebagai primary key Yes/no Berisi nilai boolean, yang digunakan 1 bit (8 bit = 1 byte) untuk field yang berisi nilai true (yes) atau false (no) OLE Object Berupa gambar, suara dan video Sampai 1 GB
Attachment access 2007) Lookup Wizard (pada Digunakan untuk menyimpan file digital images dan beberapa type file binary, seperti gambar, image, dan file office Tipe data ini bukan tipe data yang sebenarnya, hanya digunakan untuk menampilkan data dari tabel atau query lain Untuk file attachment yang dikompress bisa mencapai 2 GB, untuk file yang tidak dikompress bisa 700kb tergantung dari kompresi file-nya Tergantung besarnya data yang diambil atau data yang disimpan C. Membuat Database (New Project) dengan Microsoft Access Langkah langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database : Click Start ->All Program -> Microsoft Office ->Microsoft Access Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access,lalu click Blank Database untuk membuat database. Ketik nama database yang Anda inginkan kemudian click tombol create. D. Mengubah Datasheet Tabel Untuk megubah tampilan datasheet tabel, pada tab home, dalam group font klik salah satu tombol perintah pengaturan tampilan datasheet tabel berikut ini:
E. Mengambil Data dari Luar (Import Data) Untuk mengambil data berjenis database Access 2007 dari luar (Import Data) dan menempatkannya pada database yang sedang aktif, ikuti langkah berikut : 1. Aktifkan Access 2007, kemudian buka file database yang ingin ditambah data dari luar. 2. Pilih dan klik tab External Data, apabila data yang akan diambil data-datanya berupa database access. Pilih dan klik Access pada group Import. Maka akan muncul kotak dialog Get External Data Access Database yang pertama.
3. Pada kotak isian File name, browse file yang akan diambil data-datanya. Tandai atau klik pilihan Import tables, queries, forms, reports, macros, and modules into the current database. Maksudnya adalah Anda dapat memasukkan tabel, query, form, report macro atau modul ke dalam database yang sedang aktif. Kemudian klik OK. Dengan langkah ini akan muncul kotak dialog Import Objects.
4. Pada kotak dialog tersebut pilih dan klik object yang akan diimport. Untuk pengaturan lebih lanjut, klik tombol perintah Options. Pada kotak dialog Option tersebut, lakukan pemilihan sesuai dengan keinginan Anda. Kemudian Klik OK. Maka akan ditampilkan kotak dialog Import Object berikutnya. 5. Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam pengambilan data (import data) tandai atau klik Save import steps. Jika tidak, klik tombol perintah Close. Dengan langkah ini maka objek database yang telah kita pilih tadi akan masuk ke database yang sedang aktif. Sedangkan bila Anda ingin mengambil data berjenis lembar kerja (spreadsheet) dari luar dan menempatkannnya pada database yang sedang aktif, ikuti langkah berikut : 1. Aktifkan Access 2007, kemudian buka file database yang ingin ditambah data dari luar. 2. Pilih dan klik ribbon menu External Data, pilih dan klik Excel pada bagian menu Import. Maka akan muncul kotak dialog Get External Data Excel Spreadsheet yang pertama.
3. Pada kotak isian File name, browse file yang akan diambil data-datanya. Tandai atau klik pilihan Import the source data into a new table in the current database. Maksudnya adalah Anda dapat memasukkan data yang ada pada speadsheet ke dalam database yang sedang aktif atau jika Anda ingin menambahkan record-record data yang ada pada spreadsheet ke dalam tabel yang ada pada database pilih dan tandai Append a copy of the records to the table : dan pilih tabel yang akan dituju pada kotak daftar pilihan. Kemudian klik OK. Dengan langkah ini akan muncul kotak dialog Import Speadsheet Wizard yang pertama.
4. Pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik tombol pilihan Show Worksheets. Kemudian pilih dan klik nama tab sheet yang datannya ingin Anda ambil. Untuk melanjutkan ke kotak dialog berikutnya, klik tombol perintah Next. Kotak dialog Import Speadsheet Wizard yang kedua akan ditampilkan. 5. Agar Access 2007 menganggap baris pertama data atau judul kolom yang ada pada lembar kerja (spreadsheet) sebagai nama field, klik kotak cek First Row Contains Column Headings. Kemudian klik tombol perintah Next. 6. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pengaturan masing-masing field dengan cara memilih dan mengklik kolom (field name) yang ingin Anda atur,
kemudian lakukan pengaturan pada kotak Field Option yang ada di atasnya. Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan klik tombol perintah Next, untuk melanjutkan ke kotak dialog berikutnya. 7. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pendefinisian primary key untuk tabel baru yang akan dibentuk. Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan klik tombol perintah Next, untuk melanjutkan ke kotak dialog berikutnya. 8. Pada kotak isian Import to Table, ketikkan nama tabel baru yang diinginkan. Kemudian klik tombol perintah Finish. Maka akan ditampilkan kotak dialog berikutnya.
9. Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam pengambilan data (import data) tandai atau klik Save import steps. Jika tidak, klik tombol perintah Close. Dengan langkah ini maka Excel Spreadsheet yang telah kita atur tadi akan masuk ke database yang sedang aktif.
Sumber: http://jeje.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/34908/10.+pengenalan+microsoft+access.pdf http://ekowidodo.lecture.ub.ac.id/files/2011/09/praktikum-access.pdf http://www.academia.edu/7939129/mengolah_data_menggunakan_ms.access https://books.google.co.id/books?id=chdnlxt5usic&pg=pa34&lpg=#v=onepage&q&f=false http://modul.mercubuana.ac.id/modul/mata%20kuliah%20ciri%20universitas/andi%20nugroho%2 0- %20Aplikasi%20Komputer%20%5B90001%5D/Modul%20Aplikasi%20Komputer%20%5BTM12%5D.d oc Sumber gambar: http://www.techonthenet.com/access/tables/import_table2007.php http://www.addictivetips.com/microsoft-office/access-2010-import-worksheet-from-excel-2010/