Introspeksi Penerapan Anief Fauzan Rozi, S. Kom., M. Eng. Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi 1
Tujuan Mata Kuliah Mahasiswa memahami 10 faktor utama penentu keberhasilan penerapan e-government. Mahasiswa dapat menjadikan 10 faktor tersebut sebagai bahan introspeksi terhadap penerapan e-government. 2
5. Are we selecting e-government projects in the best way? 7 langkah awal dalam pengembangan proyek e-government: 1. Usaha diagnosis/kajian terhadap status pemanfaatan teknologi informasi di kalangan pemerintahan. 3
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Beberapa contoh pertanyaan: Seberapa besar pemerintah saat ini telah memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu aktivitas sehari-hari? Dalam hal atau bidang apa saja pemanfaatan tersebut dilakukan? Proyek e-government apa saja yang selama ini telah dikerjakan? Mana saja yang sukses? Faktor-faktor apa yang menyebabkan keberhasilan tersebut? Seberapa besar pemerintah menganggarkan seumber daya finansialnya untuk teknologi informasi? Dari mana saja dana tersebut diperoleh? Hal apa saja yang menghambat proses penerapan teknologi informasi di lingkungan pemerintah? Sudah ada usaha atas permasalahan tersebut? 4
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Sebagian besar latar belakang penerapan e-government: Pemerintah menghadapi masalah tertentu dimana dengan aplikasi e-government dipandang dapat menyelesaikan masalah tersebut; Pemerintah berniat untuk memperbaiki kinerja dari serangkaian proses yang selama ini telah berjalan. 5
5. Are we selecting e-government projects in the best way? 2. Shop around à belajar dari pemerintah negara lain dalam implementasi e-government. 3. Meyakinkan stakeholders bahwa apa yang akan diaplikasikan benar-benar sesuai dengan visi e-government yang dicanangkan. 6
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Negara Chili: Tempat tinggal merupakan masalah utama. Pemerintah mengembangkan aplikasi e-government bagi masyarakat untuk pengajuan keringanan pembayaran/subsidi kepada pemerintah. Masyarakat dapat menghemat biaya dan waktu yang diperlukan à kantor hanya ada di kota besar. Hanya 5 bulan sejak diimplementasikan, kurang lebih 40.000 orang dari segala penjuru negara menggunakan aplikasi e-government ini. 7
5. Are we selecting e-government projects in the best way? 4. Melihat bagaimana pelaksanaan e-government dari kacamata masyarakat. Perlu untuk mengetahui secara langsung isu-isu yang dihadapi oleh pengguna à antisipasi masalah agar menjadi sukses. 8
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Bahia State, Brazil: Aplikasi e-government dapat berjalan dengan baik tanpa infrastruktur yang ekstra lengkap dan mahal. Adanya mobile service center dalam bentuk kendaraan truk untuk berkeliling ke 400 daerah pedalaman yang belum terjangkau telekomunikasi. Saat ini kurang lebih 5 juta orang telah dilayani dengan menggunakan metode sederhana ini. 9
5. Are we selecting e-government projects in the best way? 5. Menentukan pihak-pihak mana yang terlebih dahulu akan dilibatkan dalam proyek pengembangan e-government. 6. Mensosialisasikan keberadaan aplikasi e-government kepada masyarakat dengan bahasa yang mudah dipahami. 7. Melakukan evaluasi terhadap sebuah proyek e-government. 10
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Pemerintah Tanzania: Membayar konsultan, khusus untuk menyusun sebuah buku panduan mengenai prosedur dan tatacara penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Terpadu. Selain sebagai user manual, buku panduan ini secara tidak langsung juga sebagai marketing kit. 11
6. How should we plan and manage e-government projects? Konsisten menggunakan standar baku pengelolaan proyek. Banyak proyek e-gov gagal karena berlaku seenaknya dalam pelaksanaan proyek Inti dari manajemen proyek: Menyelesaikan sebuah proyek dengan ruang lingkup dan kualitas yang diinginkan (efektif) sesuai dengan tenggat waktu dan anggaran biaya yag telah ditentukan (tersedia) 12 Universitas Mercu Buana Yogyakarta
6. How should we plan and manage e-government projects? Pertama, pembentukan tim proyek. Tim perlu diberikan otoritas yang cukup agar semua strategi dan skenario dapat terlaksana dengan baik. Surat Keputusan resmi yang mengikat secara hukum terhadap penunjukan tim à agar tidak ada penolakan sana-sini. 13 Universitas Mercu Buana Yogyakarta
6. How should we plan and manage e-government projects? Pemerintah Negara Thailand: Membentuk National IT Committee (NITC) komite tingkat kementrian. Menugaskan National Electronics and Computer Technology Center (NECTEC) untuk memimpin berbagai inisiatif pengembangan ICT dan e-government. Mendapat akses penuh masalah pengelolaan proyek, penyiapan sumber daya manusia, dan penyusunan perangkat regulasi. 14 Universitas Mercu Buana Yogyakarta
6. How should we plan and manage e-government projects? Selanjutnya, penentuan WBS (Work Breakdown Structure). 6 komponen penting yang harus dikelola: Content Development Competency Building Connectivity Cyber Laws Citizen Interfaces Capital 15 Universitas Mercu Buana Yogyakarta
7. How will we overcome resistance from within the government? Beberapa hal terkait mengatasi resistensi : 1. Mencoba memahami mengapa resistensi tersebut muncul. 2. Mengajak stakeholder untuk duduk bersama membahas perencanaan proyek e-government, 3. Secara konsisten, kontinyu, dan intensif memberikan sosialisasi kepada masyarakat mengenai makanan apa sebenarnya e-government itu, 4. Menyelenggarakan pelatihan-pelatihan bagi mereka yang ingin atau berkepentingan untuk tahu lebih jauh mengenai konsep maupun aplikasi e- government, 16
7. How will we overcome resistance from within the government? Beberapa hal terkait mengatasi resistensi : 4. Melibatkan pihak luar seperti konsultan ahli atau para pakar di bidang e- government untuk jadi narasumber dalam usaha evaluasi dan perbaikan kinerja proyek yang berlangsung, 5. Membuat suatu usaha memaksa menggunakan e-government dalam aktivitas sehari-hari, 6. Kampanye secara terus-menerus baik dengan cara tradisional maupun dengan modern, 7. Pemberian penghargaan bagi mereka yang aware terhadap e-government. 17
8. How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing? Indiktor kinerja proyek e-government: Pertama à manajemen proyek itu sendiri. Apakah aktivitas yang dilakukan sesuai dengan tenggat waktu? Apakah sesuai dengan anggaran? Apakah sesuai target dari sisi solusi masalah? Apakah pemakaian SDM/SDA sudah optimal? 18
8. How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing? Indiktor kinerja proyek e-government: Kedua à menurunkan sejumlah indikator dari objektif yang ingin dicapai. Standar Ukuran Kinerja Pemerintah Standar Ukuran Dampak Aplikasi e-government 19
8. How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing? Standar Ukuran Kinerja Pemerintah: Volume transaksi yang dilakukan secara elektronik, Response time pelayanan, Jumlah keluhan masyarakat, Fasilitas pelayanan terutama secara elektronik, Jangkauan pelayanan pemerintah kepada masyarakatnya. 20
8. How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing? Standar Ukuran Dampak Aplikasi e-government: Prosentase jumlah pelanggan yang menggunakan aplikasi e- government dibanding dengan manual, Jumlah kunjungan atau akses situs e-government, Besarnya pengurangan biaya, baik dari pemerintah maupun masyarakat, Peningkatan ragam produk/jasa baru, Kemudahan dalam menggunakan situs e-government. 21
9. What should our relationship be with the private sector? Menganggap dan memperlakukan pihak swasta sebagai mitra kerja/partner à win win solution Memahami kekuatan yang dimiliki masing-masing pihak yang akan dijadikan sebagai partner à agar tidak saling berebut dalam tender. 22
10. How can e-government improve citizen participation in public affairs? Memberikan penilaian terhadap kebijakan pemerintah yang akan diberlakukan secara bebas melalui email atau sejenisnya, Mencari data/informasi yang dibutuhkan untuk aktivitas sehari-hari dalam kaitannya dengan pelayanan publik melalui situs-situs e-government. 23
Pertanyaan??? 24
Tugas e-learning Buatlah sebuah review mengenai implementasi/penerapan e-government di lingkungan daerah asal Anda! 25 Universitas Mercu Buana Yogyakarta
Tugas e-learning Tugas dikumpul paling lambat hari kamis, 17 April 2014 via email: To: anief.umby@gmail.com Subject: 2013-2 e-gov INTROSPEKSI Format file: 20132_egov_introspeksi_NIM_NamaLengkap.pdf Presensi dihitung berdasar pengumpulan tugas. 26 e-commerce - Universitas Mercu Buana Yogyakarta