BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Permasalahan Pemanfaatan sistem informasi menjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri, Oleh karena itu kemampuan sistem informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah perusahaan. Sistem informasi bertanggung jawab atas pengidentifikasian kebutuhan, pengolahan dan penyediaan informasi dalam format yang tepat guna membantu proses pengoperasian bisnis. Penerapannya melibatkan penentuan masalah yang dihadapi, keputusan yang akan diambil dan informasi yang harus diolah dan disediakan dalam rangka mencapai tujuan tersebut. Dalam pelaksanannya hal ini melibatkan manfaat dan kegunaan sistem informasi itu, cara sistem informasi itu digunakan dan bagaimana sistem informasi bisa membantu pencapaian tujuan yang ditetapkan., Dengan demikian perusahaan dituntut untuk selalu berusaha membuat, menjaga dan memelihara sistem informasinya bermanfaat, mudah digunakan dan berkemampuan merealisasikan tujuan bisnis sehingga perusahaan bisa meraih keunggulan kompetitif atau bahkan mempertahankan kelangsungan hidup mereka di abad informasi ini. Sistem informasi merupakan faktor penting dalam menunjang keberhasilan perusahaan di tengah-tengah persaingan bisnis yang ketat. Perusahaan yang bisa terus hidup adalah perusahaan yang bisa menyesuaikan diri dengan perubahan 1
lingkungan. Sistem informasi dapat dikatakan sebagai kekuatan yang berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung yang bila diterapkan, diikuti dan dimodifikasi dengan benar akan membantu mereka menguasai lingkungan. Sistem informasi menjadi bahan pertimbangan penting dalam mengukur kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan mereka. Sistem informasi perlu dimodifikasi sedemikian rupa dalam suatu format, desain, pola dan proses yang tepat sehingga memudahkan penggunanya. Sistem informasi pada dasarnya dirancang untuk memenuhi dua keperluan vital. Pertama, terkait dengan penempatan posisi relatif perusahaan di dalam lingkungan bisnis eksternal guna meraih kekuatan daya saing yang mereka butuhkan dan kedua, terkait penguatan lingkungan bisnis internal yang mencakup semua kegiatan internal perusahaan. PT PLA adalah perusahaan yang bergerak dibidang Asuransi Jiwa. Didirikan pada tahun 1995, PT PLA merupakan perusahaan asuransi jiwa terkemuka di Indonesia dan merupakan bagian dari grup jasa keuangan yang berbasis di Inggris. Dengan memanfaatkan pengalaman Grup bisnis selama 165 tahun di industri asuransi jiwa, PT PLA berkomitmen untuk menyediakan solusi investasi terbaik, tabungan, dan solusi proteksi asuransi yang paling baik kepada nasabah di tanah air. Untuk meningkatan laba bersih dan memberikan layanan yang prima kepada lebih dari 200 juta penduduk dengan pertumbuhan ekonomi yang relatif bergerak maju, PT PLA melihat pangsa pasar asuransi di Indonesia sebagai market yang potensial yang patut diperhitungkan. 2
Keberadaan PT PLA di Indonesia sangatlah strategis dalam melakukan kegiatan asuransi dengan memanfaatkan fasilitas dan prasarana teknologi informasi modern sebagai nilai lebih bagi perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya di Indonesia. Di dalam perkembangannya, seiring meningkatnya teknologi informasi dan komunikasi dan meningkatnya persaingan dalam bisnis asuransi baik skala nasional maupun internasional, Manajemen PT PLA merasa perlu mengkaji kembali manfaat, penggunaan dan hasil yang dicapai sistem informasi Workflow mereka dalam rangka memahami bagaimana sistem informasi tersebut dapat dipertahankan dan ditingkatkan demi kepentingan pengguna dan kelancaran operasi bisnis mereka. Dengan penerapan sistem informasi Workflow yang andal PT PLA berharap dapat mengeksploitasi segala kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi dalam rangka memaksimalkan pelayanan ke nasabah. 3
1.2 Rumusan Masalah Sistem informasi workflow adalah sistem yang digunakan secara wajib oleh karyawan PT PLA, sistem ini diharapkan bermanfaat untuk dapat meningkatkan produktivitas karyawan dalam bekerja, efisiensi waktu dan efektifitas dalam bekerja. Sistem informasi workflow menggabungkan dan mempercepat proses informasi pada user sehingga membantu user dalam menyelesaikan pekerjaannya, berdasarkan studi literatur menurut E Cohen (1999) dan Gill & Bhattacherjee (2007,2009) tentang informasi ilmu terkait sistem informasi bahwa tujuan dari sistem informasi adalah memberikan informasi yang tepat sehingga memaksimalkan keefektifan, bagi perusahaan sistem informasi yang berguna bagi user dalam meningkatkan produktifitas bekerja, dan mudah untuk digunakan oleh user dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisien dalam bekerja, dapat membantu perusahaan mencapai target bisnis perusahaan tersebut. Berdasarkan uraian di atas, untuk mengetahui apakah penerapan sistem informasi workflow sudah bermanfaat dan mudah digunakan dalam hal membantu karyawan dalam melakukan pekerjaannya,maka permasalahan penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Apakah persepsi kegunaaan sistem informasi Workflow (usefulness) berpengaruh terhadap kondisi nyata penggunaan sistem informasi Workflow (actual system usage) pada PT PLA? 4
2. Apakah persepsi kemudahan penggunaan sistem informasi Workflow (perceived ease of use) berpengaruh terhadap kondisi nyata penggunaan sistem informasi Workflow (actual system usage) pada PT PLA? Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mengukur seberapa besar persepsi manfaat dan kegunaan pada kondisi nyata penggunaan sistem informasi Workflow yang digunakan oleh user, perusahaan menggunakan model Technology Acceptance Model (TAM). Pemakaian TAM dalam penelitian tentang penerimaan terhadap penerapan teknologi informasi sudah dilakukan oleh beberapa peneliti di negara yang berbeda untuk mengukur dan menguji keakuratan TAM. Penelitian tersebut antara lain penerimaan penggunaan perpustakaan digital di Universitas Hongkong oleh Weiyin Hong dkk (Weiyin Hong et al. 2002); penerimaan penerapan TAM dalam teknologi informasi dan komunikasi di Inggris oleh Said Al-Gahtani (Gahtani, 2001) dan beberapa penelitian lain dengan TAM yang dimodifikasi sesuai tujuan penelitian (Milchrahm 2003). Terkait dengan uraian di atas peneliti berusaha mengkaji tesis dengan judul PENERIMAAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WORKFLOW: STUDI PADA PT PRUDENTIAL LIFE ASSURANCE DENGAN MODEL TAM. 5
1.3 Tujuan dan Kegunaan 1.3.1 Tujuan Penelitian Sesuai dengan rumusan masalah di atas, penelitian ini bertujuan untuk: 1. Menganalisis pengaruh persepsi kegunaaan sistem informasi Workflow (usefulness) terhadap kondisi nyata penggunaan sistem informasi Workflow (actual system usage) pada PT PLA 2. Menganalisis pengaruh persepsi kemudahan penggunaan sistem informasi Workflow (perceived ease of use) terhadap kondisi nyata penggunaan sistem informasi Workflow (actual system usage) pada PT PLA 1.3.2 Kegunaan Penelitian Adapun penelitian ini diharapkan dapat memberikan kegunaan sebagai berikut: 1. Secara teoritis, temuan penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan kemampuan sistem informasi dan kinerja bisnis pada PT PLA dengan mengetahui persepsi penerimaan sistem informasi Workflow menggunakan model Technology Acceptance Model (TAM). 2. Secara praktis, temuan penelitian ini diharapkan dapat mendorong pengguna mempersepsikan kegunaan dan kemudahan penggunaan sistem informasi Workflow tersebut yang pada gilirannya mencerminkan kondisi nyata penggunaan sistem informasi Workflow pada PT PLA. 6
1.4 Batasan Permasalahan Penelitian ini dibatasi pada keadaan berikut: 1. Obyek penelitian adalah implementasi/penerapan sistem informasi Workflow berlangsung di PT PLA 2. Responden adalah pengguna sistem informasi Workflow di PT PLA, yang berasal dari 3 departemen di dalam perusahaan, yaitu: a. Life Admin b. Policy Holder Service c. Claim Department 3. Karena obyek penelitian hanya pada PT PLA, maka kesimpulan yang akan dihasilkan tidak bisa digeneralisir terhadap perusahaan lain yang menerapkan sistem informasi Workflow. 1.5 Sistematika Penulisan Agar berstruktur dengan baik, penelitian ini disusun berdasarkan sistematika penulisan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang permasalahan, rumusan masalah, tujuan dan kegunaan, batasan permasalahan dan sistematika penulisan BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA DAN PENGEMBANGAN HIPOTESIS Bab ini berisi tinjauan pustaka yang terdiri dari, sistem informasi, Technology Acceptance Model (TAM), 7
Structural Equation Modeling (SEM), penelitian terdahulu, dan pengembangan hipotesis. BAB 3 METODA PENELITIAN DAN PROFIL PERUSAHAAN Bab ini berisi desain penelitian; model penelitian; pengambilan data; survei desain; jenis dan sumber data; populasi data dan metoda pengumpulan data; teknik analisis kuantitatif; lokasi dan waktu penelitian; dan profil perusahaaan BAB 4 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi hasil penelitian yang terdiri dari analisa deskriptif, uji validitas dan reliabilitas, analisa data statistik; temuan penelitian; dan implikasi manajerial. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari bab-bab sebelumnya; saransaran yang dapat diberikan kepada pihak-pihak berkepentingan; dan implikasi manajerial 8