STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAJUAN PERTEMUAN ILMIAH LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (LPPM) STMIK ROYAL KISARAN 2017
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH No Berlaku Juni 2017 Revisi Unit LPPM 1. TUJUAN Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah ini bertujuan untuk menerangkan cara pengajuan untuk mengikuti pertemuan ilmiah pada tingkat nasional dan internasional yang dilaksanakan di dalam negeri, yang pendanaan keikutsertaannya bersumber dari Yayasan dan dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) STMIK Royal. Untuk keikursertaan pertemuan ilmiah yang dilaksanakan di luar negeri, pengelolaan dan pendanaannya difasilitasi langsung oleh Yayasan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah, baik yang diselenggarakan oleh STMIK Royal maupun institusi lain seperti Perguruan Tinggi, Asosiasi Profesi, dan sebagainya. Keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah yang pendanaannya dikelola oleh LPPM terdiri dari: a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu pertemuan ilmiah (Call for paper) b) Menghadiri pertemuan ilmiah yang mempresentasikan hasil-hasil penelitian c) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu pertemuan ilmiah d) Mengikuti pelatihan dalam rangka peningkatan mutu dan hasil dari kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan publikasi ilmiah 3. REFERENSI Statuta STMIK Royal
4. ISTILAH DAN DEFINISI a. Pertemuan Ilmiah dapat dalam bentuk seminar, simposium, konferensi, Lokakarya/Workshop, dan sejenisnya, yang terutama ditujukan untuk diseminasi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada tingkat nasional dan internasional yang dilaksanakan di dalam negeri dan bukan ditujukan untuk pelatihan dosen secara umum. b. Dosen adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam per minggu yang mempublikasikan karya ilmiah atau mendapatkan pengetahuan mutakhir melalui sarana pertemuan ilmiah tersebut. c. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang mesti diserahkan saat pengajuan pendanaan untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah. Dokumen pengajuan ini terdiri dari: F-1 (Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah) dan F-2 (Formulir Laporan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah). Untuk yang akan mempresentasikan makalah, dokumen pengajuan ini dilengkapi juga dengan copy makalahnya. 5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG a. Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab atas ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya untuk terjaminnya keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah di tingkat nasional. b. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan pertemuan ilmiah untuk membawa nama baik STMIK Royal Kisaran. c. Wakil Ketua II bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan dana pertemuan ilmiah dan bukti-bukti pendukungnya. 6. RINCIAN PROSEDUR a. Dosen mengajukan permohonan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah kepada Ketua LPPM dengan menyerahkan dokumen pengajuan dan formulir F-1. b. Ketua LPPM melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin bahwa pertemuan ilmiah bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan akademik dosen.
c. Ketua LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini. d. Ketua LPPM membubuhkan tanda tangan di Formulir F-1. Permohonan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah sebagai tanda persetujuan. e. Dosen memproses ke Ketua STMIK untuk mendapatkan persetujuan terhadap permohonan keikutsertaanya dalam pertemuan ilmiah. f. Ketua STMIK menandatangani Formulir Formulir F-1. Permohonan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah sebagai persetujuan terhadap permohonan dosen. g. Setelah disetujui Ketua LPPM dan Ketua STMIK, LPPM memproses pembiayaan untuk keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah ke Wakil Ketua II. h. Dosen menerima pencairan dana keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah dari LPPM. i. Setelah pelaksanaan pertemuan ilmiah, dosen menyerahkan laporan pelaksanaan pertemuan ilmiah berupa prosiding dan sertifikat dengan menggunakan Formulir F-2 kepada Ketua LPPM. j. LPPM membuat rekapitulasi, secara berkala setiap semesternya, semua pertemuan ilmiah yang diikuti oleh dosen STMIK Royal Kisaran.
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH No Berlaku Juni 2017 Revisi Unit LPPM Mulai Dana Diberikan Kepada Dosen Mengajukan Permohonan Keikutsertaan Pertemuan Ilmiah Evaluasi Permohonan dan Verifikasi Kelengkapan Dokumen Setuju Pelaksanaan Kegiatan Pertemuan Ilmiah Penyerahan Laporan Pelaksanaan Pertemuan Ilmiah Berupa Prosiding dan Sertifikat LPPM Merekapitulasi Kegiatan Pertemuan Ilmiah Yang Diikuti Oleh Dosen Selesai Tanda Tangan Ketua LPPM Tanda Tangan Persetujuan Ketua STMIK Setuju Pencairan Dana Melalui Wakil Ketua II
FORMULIR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH No F-1 Berlaku Juni 2017 Revisi Unit LPPM Lampiran 1. Pengajuan Keikutsertaan Dalam Pertemuan Ilmiah Formulir F-1. Pengajuan Keikutsertaan Dalam Pertemuan Ilmiah I. Dosen Pengusul 1 Nama 2 NIDN 3 Jabatan Fungsional/Golongan 4 No HP/Email 5 Bidang Keahlian 6 Program Studi II. Pertemuan Ilmiah: Seminar, Simposium, Konferensi, Lokakarya/Workshop, dan sejenisnya (Lampirkan Dokumen Pengajuan Berupa Informasi/Brosur Pertemuan, dan copy makalah ilmiah) 1 Nama Pertemuan Ilmiah 2 Pelaksanaan (Hari, Tanggal, Tempat) 3 Institusi Penyelenggara 4 Aras Pertemuan 1. Lokal 2. Nasional 3. Internasional 5 Keikutsertaan 1. Presentasi makalah (invited/keynote paper) 2. Presentasi makalah (contributed paper) 3. Peserta pertemuan (peserta diundang) 4. Peserta pertemuan (inisiatif pribadi/penugasan) Untuk presentasi makalah: 1 Judul makalah 2 Penulis (semua) 3 Jika makalah merupakan hasil kegiatan penelitian: Judul Penelitian Skema Penelitian 1. Internal STMIK Royal 2. External: Ristek, Institusi Lain
III. Pembiayaan Total Pembiayaan Diusulkan 1. Biaya Pendaftaran 2. Biaya Transportasi 3. Biaya Penginapan 4. Biaya lain-lain Rp. Rp. Rp. Rp. Kisaran,... Dosen Pengusul,... Menyetujui, Ketua STMIK Ketua LPPM... Safrian Aswati, S.Kom, M.Kom, MTA
FORMULIR No F-2 Berlaku Juni 2017 LAPORAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH Revisi Unit LPPM Lampiran 2. Laporan Keikutsertaan Dalam Pertemuan Ilmiah Formulir F-1. Laporan Keikutsertaan Dalam Pertemuan Ilmiah I. Data Pengusul 1 Nama 2 NIDN 3 Jabatan Fungsional/Golongan 4 No HP/Email 5 Bidang Keahlian 6 Program Studi II. Pertemuan Ilmiah 1 Nama 2 Pelaksanaan (Hari, Tanggal, Tempat) 3 Penyelenggara 4 Judul Makalah III. Laporan Uraian: Perlu dilampirkan: 1. Sertifikat / Bukti Keikutsertaan 2. Makalah, termasuk Cover dan Daftar Isi Prosiding (untuk presenter makalah ilmiah) 3. Materi pertemuan ilmiah (untuk peserta)
Kisaran,... Dosen Pengusul,... Menyetujui, Ketua STMIK Ketua LPPM... Safrian Aswati, S.Kom, M.Kom, MTA
Lampiran 3. Surat Tugas SURAT TUGAS Nomor : Yang bertandatangan di bawah ini Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) STMIK Royal Kisaran menugaskan kepada : Nama : NIDN : Jabatan Fungsional : Golongan : Program Studi : Judul Penelitian / : Abdimas Untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah dengan tema... yang diadakan oleh... dari tanggal...s/d... dalam rangka memenuhi salah satu tugas Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dosen tersebut di atas akan memberikan laporan akhir keikutsertaan pertemuan ilmiah ke Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) STMIK Royal Kisaran. Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Kisaran,... Mengetahui Ketua LPPM Safrian Aswati, S.Kom, M.Kom, MTA 0129098501