BAB II LANDASAN TEORI

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep outsourcing Dalam pengertian umum, istilah outsourcing diartikan sebagai contract (work) out seperti ditemukan dalam Concise Oxford Dictionary, sementara mengenai kontrak itu sendiri diartikan sebagai berikut: Contract : to enter into or make a contract. From the Latin contractus, the pastparticiple of contrabere, to draw together, bring about or to enter into an agreement: con + trabere, to draw (Webster s English Dictionary) Ditinjau dari asal katanya, outsourcing berasal dari kata out yang berarti keluar dari source yang berarti sumber. Beberapa definisi lainnya yaitu: 1. Menurut pasal 64 Undang-Undang Ketenagakerjaan (UUK), outsourcing adalah suatu perjanjian kerja yang dibuat antara penguasaha dengan tenaga kerja, dimana perusahaan tersebut dapat menyerahkan sebagaian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis. 2. Menurut pasal 1601 b Kitab Undang-undang Hukum (KUH) Perdata, outsourcing disamakan dengan perjanjian pemborongan pekerjaan. Sehingga pengertian outsourcing adalah suatu perjanjian dimana pemborong mengikat diri untuk membuat suatu kerja tertentu bagi pihak lain yang memborongkan dengan menerima pembayaran tertentu dan pihak yang lain yang memborongkan mengikatkan diri untuk memborongkan pekerjaan kepada pihak pemborong dengan bayaran tertentu. 5

Dalam pengertian yang luas, dimana outsourcing sekedar diartikan sebagai penyerahan atau pengontrakan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga, dimana ada beberapa tipe yang dapat dikenali (Indrajit, 2004), antara lain: 1. Contracting 2. Outsorcing 3. Insourcing 4. Co-sourcing 5. Benefit-based-relationship Contracting Adalah bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Biasanya untuk kegiatan yang sederhana atau jenis layanan tingkat rendah seperti pembersihan kantor, pemeliharaan rumput dan kebun. Langkah ini adalah langkah jangka pendek dan taktis. Bukan bagian dari stategi perusahaan untuk mengambil posisi dalam pasar. Secara praktis menghemat tenaga kerja dan biaya. Outsourcing Adalah penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Pemilihan pemberi jasa merupakan hal yang sangat vital. Diperlukan pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan. Kompetensi utamanya juga berada di jenis pekerjaan tersebut. Disertai pengendalian yang tepat, pemberi jasa diharapkan mampu memberikan kontribusi dalam meingkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Outsourcing merupakan langkah strategis bagi perusahaan dalam arti mempunyai kontribusi dalam menentukan hidup matinya dan berkembang tidaknya perusahaan. 6

Insourcing Adalah kebalikan dari outsourcing dimana perusahaan mengambil atau menerima pekerjaan dari perusahaan lain dengan berbagai motivasi. Salah satu motivasi penting ialah menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset yang maksimal agar biaya satuan dapat ditekan sehingga menjaga dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Kompetensi utama perusahaan tidak hanya digunakan oleh perusahaan sendiri, tetapi dapat digunakan perusahaan lain dengan imbalan tertentu. Hal ini sangat penting, misalnya apabila kapasitas produksi tidak digunakan secara penuh, ada kapasitas yang menganggur. Co-sourcing Adalah jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas, dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing biasa. Misalnya terjadi dalam hal staf spesialis perusahaan diperbantukan kepada rekanan pemberi jasa karena langkanya keahlian yang diperlukan atau karena perusahaan tidak mau kehilangan staf spesialis tersebut. Dengan cara ini keberhasilan pekerjaan seakan akan menjadi tanggung jawab bersama, termasuk juga resiko ketidakberhasilan. Benefit-based-relationship Adalah hubungan outsourcing dimana sejak semula kedua belah pihak mengandakan investasi bersama, dengan pembagian pekerjaan tertentu. Kedua belah pihak betul-betul saling mendukung dan sebaliknya saling tergantung. Kedua belah pihak mendapat pembagian keuntungan berdasarkan formula yang disetujui bersama. 7

2.1.1 Perbedaan pokok antara kontrak jasa biasa dengan outsourcing Kontrak Jasa Biasa 1. Mempunyai tujuan sekedar menyelesaikan pekerjaan tertentu 2. Sekedar menyerahkan tugas pada tugas pihak ketiga 3. Mungkin tidak dapat, atau tidak sempat mengerjakan sendiri 4. Hubungan pemberi kerja dengan kontraktor jangka pendek 5. Umumnya tidak menyangkut tidak menyangkut transfer sumber daya manusia 6. Hubungan pemberi kerja dengan kontraktor sekedar hubungan kerja biasa 7. Tujuan lebih bersifat jangka pendek 8. Umumnya tidak menyangkut transfer peralatan atau asset perusahaan Outsourcing 1. Mempunyai tujuan strategis jangka panjang 2. Ingin menyerahkan pada pihak yang lebih professional 3. Ingin berkonsentrasi pada bisnis utama 4. Hubungan bersifat jangka panjang 5. Sering kali disertai dengan transfer sumber daya manusia 6. Hubungan pemberi kerja dengan kontraktor berkembang menjadi hubungan kemitraan bisnis 7. Tujuan lebih menjangkau jangka panjang 8. Sering kali disertai dengan transfer peralatan atau perusahaan Tujuan strategis dari suatu outsourcing yaitu outsourcing digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kemampuan dan keunggulan kompetitif perusahaan agar dapat mempertahankan hidup dan berkembang. Mempertahankan hidup berarti dapat mempertahankan pangsa pasar. Berkembang berarti meningkatkan pangsa pasar. Oleh karena itu pekerjaan harus diserahkan pada pihak yang lebih profesional dan lebih berpengalaman daripada perusahaan sendiri dalam melaksanakan jenis pekerjaan yang diserahkan, tidak sekedar pihak ketiga saja. Berkonsentrasi pada bisnis utama berarti ingin profesionalisme dan kinerja di bidang yang seharusnya memang dikuasai dengan baik, karena itu pekerjaan utamanya. Apabila hubungan 8

antara pemberi kerja dan penerima kerja bersifat jangka panjang, saling menguntungkan, saling percaya, dan saling mendukung disebut hubungan kemitraan bisnis atau partnership. 2.1.2 Sifat Strategis Outsourcing Dalam perkembangnya seperti sekarang ini outsourcing digunakan untuk melakukan restrukturisasi perusahaan yang justru masih sedang dalam keadaan baik. Makin banyak pimpinan perusahaan yang menyadari bahwa fokus utama ialah mengembangkan kompetensi utama perusahaan dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Semua hal lain yang menggangu fokus tersebut dioutsourcingkan. Berkonsentrasi pada core-business adalah keinginan perusahaan untuk berkonsentrasi pada bisnis utama dan ini hanya dapat dilakukan apabila tidak diganggu dengan pemikiran dan kesibukan bisnis sampingan. Berarti berkonsentrasi untuk meningkatkan kompetensi utama, yang pada gilirannya meningkatkan kemampuan daya saingnya. Apalagi di jaman globalisasi, dimana persaingan tidak hanya makin luas tetapi juga makin ketat. Hubungan bersifat semakin panjang, agar tujuan outsourcing dapat tercapai maka hubungan antara perusahaan dan pemberi jasa haruslah jangka panjang, dimana diharapkan bahwa rekan pemberi jasa dapat menyesuaikan diri dengan keperluan perusahaan, yang mungkin sekali unik karena setiap perusahaan adalah unik dan jasa yang diperlukan bersifat unik. Tidaklah mungkin bahwa jasa dapat diberikan dengan baik, apabila setiap kali berganti rekanan. Berkembang menjadi kemitraan bisnis, hubungan jangka panjang dan kesadaran saling menguntungkan lama kelamaan akan berkembang menjadi kemitraan bisnis dalam arti yang lebih dalam. Hubungan ini hanya dapat dicapai 9

kalau kedua belah pihak merasa saling memberikan keuntungan dan saling mendukung sehingga juga sama sama sadar bahwa menpunyai tujuan yang sama. Tidak jarang outsourcing suatu pekerjaan disertai dengan pemindahan karyawan yang tadinya mengerjakan pekerjaan tersebut di perusahaan asli ke perusahaan pemberi layanan. Apakah yang dipindah semua, apakah sebagian, apakah pemindahan melalui seleksi tertentu atau tidak, apakah gajinya sama atau berubah, apakah tadinya karyawan purna waktu lalu menjadi karyawan paro waktu adalah masalah teknis hubungan kerja. Tujuan strategis atau jangka panjang outsourcing bukanlah untuk keperluan sesaat karena menjaga kehidupan organisasi dan mengusahakan pengembangan perusahaan adalah tujuan yang terus menerus dan berjangka panjang bahkan sangat panjang. Oleh karena itu diperlukan rencana jangka panjang, yang dilengkapi dengan rencana jangka menengah dan rencana jangka pendek. 2.2 Alasan-alasan Melakukan/Tidak Melakukan Outsourcing Alasan-alasan mengapa melakukan outsourcing tersebut menurut ( Suwondo, 2004 ) adalah ; 1. Alasan organisasi 2. Alasan perbaikan kinerja 3. Alasan keuangan 4. Alasan penghasilan 5. Alasan biaya 6. Alasan sumber daya manusia 10

2.2.1 Alasan organisasi Meningkatkan efektifitas perusahaan dengan menfokuskan diri pada apa yang dapat dilakukan paling baik yaitu kompetensi utamanya (bisnis utamanya) Meningkatkan fleksibilitas untuk mengantisipasi perubahan bisnis, baik penggunaan tehnologi atau proses maupun perubahan volume bisnis Melakukan transformasi organisasi Meningkatkan nilai produk dan layanan Meningkatkan kepuasan pelanggan Menghindari pengendalian bagian yang sulit dikendalikan Mempercepat hasil reengineering 2.2.2 Alasan perbaikan kinerja Memperbaiki kinerja operasi perusahaan Memperoleh ketrampilan ahli dan teknologi yang tidak mungkin diperoleh dengan cara lain Meningkatkan manajemen dan pengendalian Memperbaiki manajemen risiko Mendapatkan ide-ide yang inovatif Memperbaiki kredibilitas dan pamor tinggi dengan cara berasosiasi dengan pemberi jasa yang unggul 2.2.3 Alasan keuangan Mengurangi investasi dalam pembelian dan penggantian aset Menggunakan dana yang ada untuk keperluan lain yang lebih mendesak dan penting Memperoleh arus kas dengan memindahkan aset kepada pemberi jasa Membagi resiko keuangan dengan pemberi jasa Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi 11

2.2.4 Alasan penghasilan Mendapatkan akses pasar dan kesempatan bisnis lebih luas dengan melalui jaringan pemberi jasa Mempercepat perluasan bisnis dengan memanfaatkan kemajuan teknologi, sistem dan proses pemberi jasa Menambah kapasitas produksi dan penghasilan pada saat perusahaan tidak mampu mendanainya 2.2.5 Alasan biaya Mengurangi biaya dengan memanfaatkan kemampuan unggul pemberi jasa, baik kemampuan teknologi, spesialisasi, produktivitas, pengembangan dan riset Mengubah biaya tetap menjadi biaya variable Mengurangi kebutuhan arus kas Sering kali dapat mengurangi biaya gaji dan upah karyawan 2.2.6 Alasan sumber daya manusia Memberikan pada karyawan kepastian lebih dalam hal jenjang karir Menghindari problema yang ditimbulkan oleh tuntutan sumber daya manusia, sering kali sulit diatasi sendiri Lebih memberikan fokus pada pembinaan sumber daya manusia di bidang kegiatan utama perusahaan Alasan-alasan Tidak Melakukan Outsourcing Alasan alasan mengapa suatu perusahaan tidak melakukan outsourcing antara lain; karena ketidakpastian, kurangnya pengawasan, potensi konflik, ketidaksenangan karyawan dan finansial. Karena alasan- 12

alasan ini, baik karena pertimbangan maupun pengalaman, suatu perusahaan tidak mau melakukan outsourcing atau tidak mau melanjutkan melakukan outsourcing. Sedangkan alasan alasan lain perusahaan tidak melakukan outsourcing adalah : belum melakukan studi, merasa terlalu sibuk melakukan studi, tidak berani mengambil resiko, menganggap ide yang baik tetapi waktunya belum tepat, mempunyai pengalaman jelek, menganggap pelanggan membenci ini, takut akan reaksi karyawan, takut reaksi serikat buruh, menunggu proyek percobaan sampai berhasil dan terlalu banyak biaya tersembunyi yang tidak ketahuan. Beberapa survey berkenaan dengan suatu perusahaan melakukan atau tidak melakukan outsourcing antara lain : hasil survey oursourcing Institute yang berbasis di Amerika yang mempunyai 18000 anggota pernah melakukan survey 1998 diantara 600 anggotanya mengenai alasan mereka melakukan outsourcing ( Suwondo, 2004 ) : a. mempercepat keuntungan reengineering b. mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia c. memperoleh suntikan kas d. membebaskan sumberdaya untuk kepentingan lain e. membebaskan diri dari fungsi yang sulit dikelola atau dikendalikan f. memperbaiki fokus perusahaan g. memperoleh dana capital h. mengurangi biaya operasi i. mengurangi resiko j. memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki perusahaan lain. 13

Hasil survey Shreeveport diantara 500 perusahaan besar di Inggris dengan menghasilkan alasan-alasan yang paling banyak dikemukakan tentang mengapa suatu perusahaan takut melakukan outsourcing: a. Kehilangan kendali b. Implikasi kehilangan lapangan kerja c. Kehilangan sumber daya manusia d. Kesulitan mengendalikan biaya e. Kehilangan waktu pengorganisasian f. Terlalu tergantung pada pemberi jasa g. Butuh waktu untuk mengendalikan pemberi jasa h. Meragukan kemampuan pemberi jasa Hasil survey Business Comunications Review yang dilakukan pada tahun 1998 alasan utama semula diajukan untuk melakukan outsourcing yaitu: menekan biaya, dan karena kekurangan tenaga yang menguasai teknologi informasi. Hasil survey American Management Association (AMA) pada tahun 1997 (Suwondo, 2004) mengenai penghapusan pekerjaan menemukan bahwa 23% dari penghapusan pekerjaan adalah karena outsourcing yang merupakan kenaikan dari angka 21% pada 1995. Hasil ini menyebabkan AMA mengembangkan risetnya mengenai outsourcing sekitar apakah suatu jenis pekerjaan tertentu di outsource-kan, sebagian atau seluruhnya. Riset ini menemukan beberapa data sebagai berikut: Tingkat outsourcing dalam berbagai jenis usaha/industri Tingkat oursourcing dalam fungsi keuangan 14

Tujuan melakukan outsourcing fungsi bidang keuangan Tingkat outsourcing dalam fungsi umum dan administrasi Tujuan melakukan outsourcing dalam fungsi umum dan administrasi Tingkat outsourcing dalan fungsi personalia Tujuan melakukan outsourcing dalam fungsi personalia 2.3 Resiko Outsourcing Resiko outsourcing secara umum adalah tidak tercapainya secara penuh tujuan yang diinginkan, tidak tercapainya sebagian dari tujuan yang diinginkan atau lambatnya pencapaian tujuan yang ingin dicapai. Beberapa usaha untuk mengurangi resiko antara lain dengan melakukan uji coba terlebih dahulu, melakukan pemilihan pemberi jasa dengan lebih teliti, melakukan kontrak jangka pendek dahulu, merencanakan dan melakukan pengawasan dengan baik, menggunakan konsultan, memilih waktu yang tepat dan mempersiapakan perencanaan darurat. 2.4 Keluhan-Keluhan Umum Pelaksanaan Outsourcing Berdasarkan hasil studi International Facility Management Association di tahun 1993 (Suwondo, 2004), keluhan-keluhan umum yang dikeluhkan perusahaan pada waktu melakukan outsourcing (bila salah memilih vendor dan menetapkan Service Level Agreements - SLAs) adalah sebagai berikut: Pekerjaan kontrak kurang orientasi pada perusahaan 51% Proses tawar menawar yang panjang 44% Waktu respon untuk problem yang lebih panjang 35% Kehilangan control atas fungsi yang di-outsource 31% Pekerja-pekerja kualitas rendah 29% 15

Sulit mengubah vendor 25% Mengurangi kualitas 24% Membuang waktu untuk mengawasi kontrak 23% Tingkat pelayanan yang rendah 23% Meningkatkan penggantian karyawan 22% Menaikkan biaya 18% Mempersulit pembelian 12% Tidak ada kerugian 9% 2.5 Masalah-masalah Pemilihan Vendor Outsourcing dan SLA di Indonesia Cara menentukan vendor outsourcing dan SLAs di Indonesia sama dengan ketentuan-ketentuan di atas. Masalah umum yang dihadapi dalam pemilihan vendor outsourcing dan SLAs di Indonesia saat ini adalah: Jumlah vendor yang relatif sangat sedikit Vendor kurang spesialisasi di bidangnya Kontrak dan SLAs yang tidak mencakup seluruh lingkup pekerjaan yang di-outsourcing Vendor yang kurang/tidak komitmen dengan kontrak/slas yang ditetapkan Proses tawar menawar penentuan vendor yang tidak membandingkan kesetaraan (apel dengan apel). Hanya harga tanpa ketentuan SLAs dan kontrak yang jelas. 2.6 Ishikawa Diagram Diagram Ishikawa merupakan diagram yang di temukan oleh Dr Kaouru Ishikawa. Selain disebut sebagai Diagram Ishikawa, diagram ini juga disebut dengan Cause and effect diagram ataupun diagram tulang ikan (http://en.wikipedia.org/wiki/ishikawa_diagram). Diagram ini berbentuk tulang ikan dan menganalisis masalah dengan menjabarkan penyebab-penyebab masalah tersebut. 16

Contoh diagram Ishikawa sebagai berikut: Gambar 2.1 Diagram Ishikawa 2.7 Pareto Diagram Pareto diagram adalah diagram yang digunakan untuk melihat faktor faktor darimana yang menyebabkan terjadinya suatu masalah. Selain itu, pareto diagram dapat juga digunakan untuk mengevaluasi faktor apa yang terpenting untuk ditangani terlebih dulu Skala Prioritas (http://en.wikipedia.org/wiki/pareto_diagram). 200 Jumlah Masalah Jumlah Masal 150 100 50 0 1 2 3 Jenis Masalah Gambar 2.2 Diagram Pareto 17