BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Struktur Organisasi Suatu organisasi merupakan satu wadah kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu harus mempunyai struktur organisasi yang menyatakan berbagai fungsi menurut pola kerja yang dikehendaki, adanya tata tertib penyusunan yang logis dalam hubungan kerja yang serasi. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka atau dasar dari organisasi yang terdiri dari bagian-bagian yang bekerja sama secara harmonis untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Perusahaan jamu Kuto Bagoes Cap Empek Tong Seng memiliki struktur organisasi lini dan staff. Fungsi lini adalah fungsi yang secara langsung berhubungan dengan usaha-usaha untuk mencapai tujuan perusahaan. Berarti berwenang untuk mengeluarkan kebijaksanaan dan membuat keputusan keputusan operasional yang penting. Fungsi tersebut antara lain dilaksanakan oleh bagian penjualan, bagian produksi dan bagian pembelian. Sebaliknya fungsi staff adalah fungsi yang tidak secara langsung membantu tercapainya tujuan perusahaan. Jadi fungsi staff bersifat memberi dukungan informasi atau service kepada fungsi lini dan mengenai keputusan menjalankan atau tidak tetap berada di tangan fungsi lini. Fungsi staff tidak langsung memerintah atau memaksakan kehendak kepada fungsi lini, selain itu fungsi staff tidak dapat langsung menegur fungsi lini. Fungsi tersebut dilakukan antara lain oleh unit perencanaan dan pengendalian serta intern audit. 60
Dalam struktur organisasi bentuk lini dan staff, seorang pimpinan mempunyai otorisasi komando untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan ( wewenang ) dan usaha-usaha pimpinan diperkuat oleh staff. Berdasarkan data-data dan keterangan-keterangan lain dari struktur organisasi perusahaan jamu Kuto Bagoes penulis menganalisa, bahwa di dalam perusahaan telah ada pembagian kerja yang tegas antara tenaga pemikir ( brain ) dengan pekerja fisik, maka akan dapat dicapai spesialisasi yang baik dan dapat ditempatkan tenaga-tenaga kerja normal. Dengan melihat keadaan diatas, penulis berpendapat bahwa dalam struktur organisasi perusahaan ini, telah terdapat: a. Adanya suatu bagan organisasi yang cukup memadai disertai dengan job description yang jelas. b. Adanya pemisahan fungsi yang memadai pada tiap-tiap bagian ( unit) di dalam menjalankan tugasnya. c. Adanya laporan yang merupakan pertanggungjawabandari segala aktifitas yang dilaksanakan fungsionaris kepada pimpinan, dan d. Adanya sistem otorisasi dan prosedur yang jelas untuk melaksanakan pekerjaan. Di samping itu pembagian tugas belum cukup baik dalam memberikan tanggung jawab kepada para pegawai. Misalnya, ditanganinya tiga rangkap jabatan yang dipegang oleh Bapak Achmad BA, yaitu selain menjabat wakil direktur ( manajer ) beliau juga menjabat sebagai Kepala Bagian Keuangan dan Kepala Bagian Produksi. Hal ini menyebabkan masing-masing ketiga fungsi 61
tersebut tidak dikerjakan dengan baik. Akibatnya terjadi kondisi-kondisi yang menyimpang dalam pengelolaan, karena yang bersangkutan tidak dapat sepenuhnya melaksanakan tugas yang diembannya, sebagian lagi harus dikonsentrasikan ke tugas lain. B. Prosedur Pesanan Penjualan Prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur ( penagihan ) dan pencatatan penjualan. Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahan dengan maksud agar penjualan dapat diawasi dengan baik. Berdasarkan laporan dari bagian penjualan perusahaan jamu Kuto Bagoes mengenai adanya order penjualan, direktur perusahaan jamu Kuto Bagoes melalui staff perencana dan pengendalian produksi menanyakan kebagiari akuntansi ( petugas pemegang kartu persediaan ) mengenai unit dan jenis barang yang dipesan oleh pelanggan. Dimana setiap order atau pesanan yang datang kebagian penjualan perusahaan jamu Kuto Bagoes harus dicatat dalam register order penjualan. Pada perusahaan jamu Kuto Bagoes bagian penjualan mengeluarkan memo penjualan rangkap lima, yang selanjutnya diserahkan sebagai berikut: - Lembar pertama diserahkan kebagian kredit. - Lembar kedua diserahkan kebagian gudang. - Lembar ketiga diserahkan kebagian piutang. - Lembar keempat diserahkan kebagian controller. - Lembar kelima sebagai file ( arsip ). 62
Memo penjualan berisikan : - Kepada siapa barang dijual. - Kepada siapa barang diserahkan. - Nomor dan tanggal memo penjualan. - Uraian mengenai barang, dan - Harga pokok, PPn dan harga jual. Menurut analisa penulis, bagian pesanan penjualan pada perusahaan ini mempunyai manfaat yang sangat besar dalam menunjang penjualan dari hasil yang diproduksi perusahaan. Kegunaannya yaitu untuk mempermudah konsumen atau pelanggan dalam melakukan transaksi dengan perusahaan. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya penjualan yang bisa dilakukan secara tunai maupun kredit. Berdasarkan data prosedur diatas, penulis berpendapat bahwa adanya order penjualan dari bagian penjualan, direktur/manajer perusahaan tidak perlu melalui staff perencanaan dan pengendalian produksi, tetapi langsung saja menanyakan kepetugas bagian akuntansi ( petugas pemegang kartu persediaan ) mengenai jumlah dan jenis barang yang dipesan oleh pelanggan. Di dalam menetapkan pelanggan, perusahaan sudah memperhatikan unsur-unsur keamanan harta kekayaan perusahaan. Piutang yang timbul dari penjualan kredit, yaitu dengan cara melakukan survei terhadap pelanggan tersebut. 1. Bagian Kredit Pada penjualan, transaksi-transaksi yang dilakukan dengan sistem kredit ada beberapa macam cara pembayaran, yaitu : 63
a. Pembayaran dilakukan setelah barang selesai dikirim. b. Pembayaran dilakukan dalam jangka waktu satu minggu, satu bulan, dua bulan dan seterusnya sesuai dengan perjanjian dalam kontrak. c. Perjanjian dilakukan secara bertahap : - Tahap pertama merupakan uang muka sebesar 20% atau 30% sesuai dengan perjanjian pada saat kontrak ditanda tangani. Tahap selanjutnya dibayar setelah barang selesai dikirim. Keterlambatan pembayaran yang sudah disajikan oleh si pembeli, maka perusahaan mengenakan denda bunga sebesar 10% per bulan dari jumlah barang yang dipesan terhitung setelah tanggal yang ditetapkan dalam kontrak. Pada perusahaan jamu Kuto Bagoes Cap Empek Tong Seng, sebelum memo penjualan dikirim ke bagian pengawasan kredit untuk dilakukan pemeriksaan atas perjanjian kredit kepada setiap pembeli yang melakukan pembelian secara kredit. Sebelum perjanjian kredit tersebut diperiksa maka pembeli menyerahkan uang muka sebagai bahan keterangan dan juga dari bagian piutang sebagai bahan bantu untuk mengadakan pemeriksaan atas perjanjian kredit setiap pembeli. Setelah pengawas bagian kredit mengadakan pemeriksaan atas perjanjian kredit, maka perjanjian kredit diserahkan kepada bagian penjualan dan kepada kepala bagian masing-masing. Menurut analisa penulis, kegunaan dari adanya prosedur bagian kredit perusahaan ini sangat besar manfaatnya. Hal ini terlihat dari adanya pembelian yang dilakukan perusahaan atau konsumen kebanyakan secara kredit. Untuk itu fungsi dan kedudukan bagian kredit pada perusahaan sangat penting, karena 64
bagian kredit ini yang berhubungan langsung dengan pembeli, yaitu yang menentukan apakah pembeli tersebut memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditentukan perusahaan. Apabila persyaratan tersebut dipenuhi maka transaksi penjualan bisa dilaksanakan. Dari data diatas, maka penulis berpendapat bahwa kegiatan pengendalian kredit atau penetapan kredit yang dilakukan oleh bagian ini cukup memadai, karena bagian tersebut telah melakukan analisa atas kemampuan pembeli melalui data-data yang akurat yaitu yang diterima dari bagian penjualan maupun bagian piutang, Pada akhirnya mampu untuk menetapkan syarat kredit, besarnya kredit, cara pembayaran dan besarnya uang muka yang harus dipenuhi oleh si pembeli. Hal tersebut berarti pengendalian intern atas penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan ini cukup ketat. 2. Bagian Gudang Apabila barangnya ada pada persediaan produk jadi maka staff perencana dan pengendalian produksi membuat surat perintah mengeluarkan barang yang ditujukan kepada bagian gudang produk jadi melalui manajer atau mandor pabrik. Surat perintah mengeluarkan barang (SPMB) yang dibuat dalam rangkap lima, di distribusikan kepada: - Kepala gudang produk jadi. - Bagian akuntansi. - Bagian penjualan. - Bagian keuangan. - Arsip atau staff perencana dan pengendalian produksi. 65
Tetapi bila persediaan tidak mencukupi, direktur melalui staff perencana dan pengendalian produk membuat memo produksi rangkap lima, yang di distribusikan kepada: - Kepala bagian/staff tehnik produksi. - Bagian akuntansi. - Bagian penjualan. - Bagian pengendalian kualitas. - Arsip. Sebelum bagian gudang produk jadi mempersiapkan barang yang akan dikirim, maka terlebih dahulu bagian gudang mengadakan pemeriksaan atas order penjualan tersebut. Apakah telah diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang, apakah jumlah persediaan yang ada dalam gudang produk jadi masih mencukupi atau tidak, dan apakah ada barang yang mutunya kurang baik (kadaluarsa). Menurut analisa penulis, dari data yang diperoleh jelas pada bagian gudang ini mempunyai peranan yang sangat penting, dimana fungsi gudang tersebut menyimpan stock barang atau cadangan dari kelebihan produksi yang dibuat. Tujuan adanya kelebihan barang yang disimpan di gudang, digunakan apabila ada permintaan dari pembeli yang cukup besar jumlahnya. Jadi dengan adanya gudang tersebut dapat mempercepat pengiriman barang kepada pembeli apabila terjadi transaksi penjualan. Ini tentunya akan memuaskan konsumen yang akhirnya diharapkan bisa menjadi pelanggan perusahaan. Apabila perusahaan ini tidak mempunyai gudang, maka akibatnya akan mempersulit perusahaan dalam 66
menentukan banyaknya jamu-jamu yang harus diproduksi, dan juga akan membuat bagian produksi ini kewalahan, apabila menghadapi konsumen yang membeli dalam waktu singkat. Dari apa yang diuraikan di atas, maka penulis berpendapat bahwa bagian gudang telah melaksanakan tugasnya menerima dan mengeluarkan barang hanya atas perintah dari yang berwenang. Oleh karena itu keamanan atas barang persediaan akan selalu dapat diawasi secara ketat baik oleh bagian akuntansi, bagian penjualan, maupun oleh bagian keuangan melalui realisasi penagihan piutang. 3. Bagian Pengiriman Bagian pengiriman mempunyai fungsi untuk mengirim barang kepada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Bagian ini juga mempunyai fungsi untuk mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. Dari tugas bagian pengiriman dan prosedur pengiriman untuk lebih jelasnya akan penulis uraikan pada butir prosedur pengiriman barang. 4. Bagian Akuntansi Prosedur akuntansi penagihan piutang pada perusahaan jamu Kuto Bagoes adalah sebagai berikut: 67
- Bagian akuntansi ( pemegang kartu piutang ), meneliti kembali faktur faktur yang telah jatuh tempo dan diserahkan kepada kepala bagian keuangan untuk disetujui. - Atas dasar faktur-faktur yang telah disetujui, petugas bagian keuangan membuat kwitansi penagihan rangkap dua yang disampaikan kembali kepada kepala bagian keuangan untuk di tandatangani. Bersamaan dengan itu dibuatkan daftar penagihan rangkap satu. - Kwitansi penagihan dan faktur penjualan yang telah disetujui kepada petugas untuk menandatangani daftar penagihan, dimana lembar pertama kwitansi penagihan faktur akan diserahkan kepada debitur. - Uang hasil tagihan beserta kwitansi penagihan diserahkan ke kasir yang akan membuat bukti pemasukan kas. - Faktur-faktur dan kwitansi penagihan yang belum tertagih dikembalikan ke bagian akuntansi dengan menggunakan tanda terima kwitansi yang belum tertagih. Cantumkan kapan diterima dari, dan kapan diserahkan kembali ke penagih. - Bagian akuntansi ( pemegang kartu piutang ) akan mencocokan kwitansi kwitansi penagihan yang tertagih dengan daflar penagihan, untuk memeriksa kebenarannya. Tembusan faktur yang telah tertagih, dicap lunas dan disatukan dengan kwitansi penagihannya. Menurut analisa penulis, proses akuntansi pada bagian penagihan piutang ini melibatkan bagian-bagian lain yang terkait. Hal itu dapat dilihat dimana 68
penagihan tersebut dilakukan apabila proses yang lain, seperti proses pada bagian pesanan penjualan. Disini fungsi controller sangat dibutuhkan dalam menangani proses penagihan, yang sama diharapkan penghitungan dan ketepatan waktu yang diputuskan secara cermat akan sangat membantu bagi lancarnya proses penagihan. Sedangkan bagian piutang hanya bertugas membuat faktur dan catatan piutang untuk masing-masing langganan. Dengan pemisahan fungsi ini maka kerugian yang mungkin timbul bagi perusahaan bisa ditekan sekecil mungkin. Begitu juga arus dokumen penagihan yang ada akan lebih cepat sampai ke kasir, sehingga kasir akan dapat segera mengirim bukti penerimaan kas masuk tersebut kebagian pembukuan dan piutang. Dengan demikian mengenai laporan sisa piutang yang ada untuk setiap langganan akan selalu menggambarkan keadaan yang sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan data-data diatas, penulis berpendapat bahwa prosedur akuntansi penagihan piutang yang diterapkan pada perusahaan adalah bahwa dilihat dari adanya pemisahan tugas antara yang memegang uang dengan bagian yang menagih. Penagihan dilakukan apabila fakrur-faktur yang telah disetujui disertakan kwitansi penagihan yang telah ditandatangani oleh kepala bagian keuangan, lalu diserahkan kembali kebagian keuangan, dan terakhir diserahkan ke kasir yang selanjutnya membuat bukti pemasukan kas. Untuk itu kasir mempunyai tugas-tugas sebagai berikut: - Menjalankan aktifitas penyimpanan uang dan bertanggungjawab atas uang kas yang dipercayakan kepadanya. 69
- Membayar uang kas atas segala pengeluaran perusahaan. - Tiap bulan mengadakan perhitungan kas dengan pengawasan dari bagian pembukuan. 5. Bagian Keuangan Berdasarkan surat perintah mengeluarkan barang, surat perintah pengiriman barang dan data harga jual maka bagian keuangan membuat nota penjualan rangkap tiga yang diserahkan kepada: - Lembar kesatu dan kedua dimasukan kedalam amplop perusahaan jamu Kuto Bagoes untuk diserahkan kepada pelanggan. - Lembar ketiga diserahkan kebagian akuntansi untuk dicatat dalam buku piutang, kartu persediaan dan buku penjualan. Setiap akhir bulan, bagian keuangan mengevaluasi hasil usaha dengan cara menganalisa laporan keuangan yaitu : - Membandingkan neraca periode berjalan dengan periode lalu. - Membandingkan laporan rugi-laba yang diproyeksikan pada awal tahun dengan periode berjalan. - Membandingkan laporan rugi-laba periode berjalan dengan periode lalu dan menganalisa naik turunnya pendapatan dan biaya. - Menyusun laporan perubahan posisi keuangan berdasarkan modal usaha laporan penjualan. Dengan prosedur diatas, maka penulis berpendapat bahwa masing-masing bagian yang terlibat dapat melakukan pengecekan sebagai unsur pengendalian intern. Dimana laporan keuangan tiap akhir periode tertentu dan masa pembukuan 70
dapat dilihat oleh bagian keuangan dengan maksud mengevaluasi mengenai kemajuan dan kemunduran yang dilakukan perusahaan secara keseluruhan. C. Prosedur Pengiriman Barang Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa bagian pengiriman mempunyai fungsi untuk mengirimkan barang kepada pembeli ( pelanggan ), maka disini dapat ditegaskan lagi sebagai berikut: - Pengiriman barang dilakukan oleh petugas bagian pengiriman. - Bagian pengiriman hanya berfungsi mengirimkan barang-barang yang dipesan ketempat pembeli. Setelah staff perencana dan pengendalian produksi membuat surat perintah mengeluarkan barang ( SPMB ) yang ditujukan kepada gudang produk jadi. Selanjutnya gudang produk jadi membuat surat perintah pengiriman barang ( SPPB) rangkap empat, yang diserahkan kepada : - Lembar pertama diserahkan kebagian keuangan. - Lembar kedua dan ketiga diserahkan kebagian pengiriman. - Lembar ke empat sebagai arsip dibagian gudang. Kemudian gudang menyerahkan surat perintah pengiriman barang ( SPPB ) ke bagian pengiriman. Dimana bagian pengiriman terlebih dahulu mengadakan pemeriksaan atas jumlah dan mutu barang yang diterimanya dari gudang produk jadi. Setelah bagian pengiriman memeriksa barang-barang yang akan dikirim kepada pembeli, maka bagian pengiriman membubuhkan paraf pada order penjualan yang diterimanya. 71
Selanjutnya bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli berikut dua lembar SPPB, yaitu SPPB lembar kesatu dan lembar kedua. Pihak pembeli setelah menerima barang beserta kedua lembar SPPB tersebut kemudian menandatangani kedua lembar SPPB sebagai bukti bahwa semua barang yang dipesannya telah dipenuhi dan mengembalikan SPPB lembar ketiga kepada bagian pengiriman, Akhirnya bagian pengiriman menyerahkan SPPB lembar ketiga kepada perusahaan jamu Kuto Bagoes kebagian akuntansi biaya sebagai dasar untuk mencatat dalam kartu persediaan. Dari keterangan diatas, penulis menganalisa bahwa bagian pengiriman mempunyai peranan yang sangat penting. Hal ini dibuktikan dari barang-barang yang dikirimkan berupa jamu-jamu, yang mana alat pengangkutnya dengan menggunakan kendaraan roda empat ataupun roda dua dalam keadaan tertutup rapat untuk mencegah masuknya pengaruh udara, air dan sinar matahari. Apabila pada perusahaan ini tidak ada bagian pengiriman yaitu yang mengantar pesanan barang dari perusahaan ke pembeli, tentunya akan sangat mempengaruhi tingkat penjualan pada perusahaan tersebut. Hal ini terlihat dari pihak pembeli yang menginginkan pengiriman barang-barang yang dipesan agar sampai dalam keadaan baik. Untuk itu bagian pengiriman benar-benar dibutuhkan pada bagian ini, guna memenuhi harapan pembeli yang menginginkan barang tersebut sampai ditujuan. Pelayanan yang baik memungkinkan pembeli akan menjadi pelanggan perusahaan. Dari prosedur tersebut diatas pengiriman barang, penulis berpendapat bahwa pembuatan surat perintah mengeluarkan barang ( SPMB ) tidak sesuai 72
dengan prosedur. Dimana seharusnya surat perintah mengeluarkan barang dibuat oleh petugas bagian pemasaran ( penjualan ). Bukan oleh petugas staff perencana dan pengendalian produksi. Sebab staff perencana dan pengendalian produksi hanya berfungsi merencanakan dan mengendalikan barang-barang yang akan dan atau telah diproduksi. Setelah surat perintah mengeluarkan barang dibuat, petugas bagian pemasaran langsung mengirimkannya kepada gudang produk jadi. D. Sistem Pelaporan Realisasi Penjualan Pelaporan merupakan salah satu unsur penunjang bagi terlaksananya sistem pengendalian yang baik, karena pelaporan berfungsi sebagai alat bagi suatu bagian dalam perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugas yang dikerjakannya. Laporan sebagai pertanggungjawaban hasil kerja dan alat pengawasan yang sangat penting bagi pimpinan perusahaan. Dimana laporan dapat dilihat dengan jelas informasi mengenai perkembangan-perkembangan yang telah dicapai perusahaan untuk kebutuhan pimpinan atau intern perusahaan. Dalam hal ini harus dipikirkan sistem laporan-laporan intern sesuai dengan sifat dan luas perusahaan yang terjadi selama operasi dan melakukan tindakan koreksi. Laporan realisasi penjualan yang diterapkan oleh perusahaan jamu Kuto Bagoes dapat dikatakan memenuhi prinsip pengendalian intern. Hal ini didasarkan atas beberapa hal yang akan dikemukakan oleh penulis di bawah ini. Pada sistem pengendalian intern atas penjualan, yang menjadi pokok permasalahan adalah- masalah pengendalian pendapatan dan pengendalian persediaan. Sejalan dengan ini, sistem pengendalian intern lebih luas dari pada hal-hal yang langsung berhubungan dengan akuntansi. Dengan demikian sistem 73
pengendalian intern atas penjualan akan terdiri dari anggaran penjualan dan laporan posisi persediaan. Penyusunan suatu anggaran atau laporan persediaan dan laporan lainnya, memerlukan data akuntansi yang dapat dipercaya keakuratannya. Data yang dapat dipercaya dihasilkan oleh suatu sistem pengendalian intern. Dalam menjalankan kegiatan usahanya perusahaan ini telah membuat anggaran, yang dipakai untuk membandingkan dan mengukur hasil yang dicapai dengan rencana yang telah ditetapkan. Proses penyusunan anggaran penjualan dibuat secara bertahap, yang dimulai dari penyusunan oleh bagian pemasaran masing-masing, lalu disusun kembali oleh bagian keuangan dan administrasi sebagai anggaran penjualan secara keseluruhan dengan pertimbangan pertimbangan yang mendukungnya. Setelah disetujui oleh Direktur atau manajer lalu diajukan ke Komisaris. Komisaris membahasnya dibagian anggaran dan perencanaan. Dengan adanya proses pembuatan anggaran yang matang secara bertahap, maka pengendalian pendapatan atas penjualan dapat melindungi dari unsur kecurigaan atas penggelapan yang mungkin terjadi. Pada akhirnya sistem pengendalian intern terhadap penjualan dapat dikatakan memadai. Di samping itu adanya laporan-laporan yang dibuat, seperti laporan realisasi penjualan, laporan sisa kas, laporan daftar piutang dan umur piutang, serta laporan sisa barang akan mendukung sistem pengendalian intern atas penjualan yang memadai. Karena laporan-laporan tersebut telah mencakup seluruh kegiatan penjualan, yaitu laporan 74
berisi informasi yang diperlukan secara lengkap, laporan-laporan yang dibuat oleh bagian yang terpisah dari pelaksanaan operasional. Berdasarkan data laporan diatas menurut pendapat penulis bahwa, laporan laporan yang dibuat oleh pimpinan perusahaan khususnya direktur ( manajer ) kurang mendukung sistem pengendalian intern atas penjualan. Hal ini disebabkan kurang lengkapnya laporan-laporan yang dibuat terutama untuk tujuan intern perusahaan yang meliputi: a. Laporan keadaan kas. b. Laporan pembayaran gaji dan lembur. c. Laporan penerimaan barang, dan d. Laporan pengeluaran barang. Pada akhirnya laporan yang dibuat secara rutin untuk tujuan ekstern perusahaan tidak ada, yaitu: a. Laporan bulanan. b. Laporan triwulanan. c. Laporan tahunan. 15