BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Organisasi Perusahaan 3.1.1 Sejarah dan PerkembanganPerusahaan Pengiriman tenaga kerja di luar negeri sangat dirasakan manfaatnya, selain untuk memperoleh devisa negara, juga untuk meningkatkan kesejahteraan dan memperluas kesempatan kerja. Berdasarkan realitas di lapangan bahwa sebagian besar TKI yang bermasalah disebabkan oleh rendahnya tingkat keterampilan / kompetensi, kurangnya kemampuan bahasa negara tujuan, serta kurangnya motivasi kerja dengan tingkat kedisiplinan yang sepadan. Untuk menanggulangi masalah tersebut maka diperlukan perubahan terhadap program pelatihan dan uji keterampilan / kompetensi calon TKI yang akan ditempatkan di luar negeri untuk jabatan Penata Laksana Rumah Tangga. Lembaga Sertifikasi Profesi LSK - TKI merupakan pelaksana dalam penyelengaraan program uji kompetensi dan sertifikat calon TKI bidang PLRT sehingga menghasilkan TKI yang bersertifikat yang diakui dan dipercaya oleh masyarakat pengguna di luar negeri. Lembaga Sertifikasi Profesi LSK - TKI didirikan pada tahun 2004 dengan nama Lembaga Sertifikasi Kompetensi. Perubahan nama dari Lembaga Sertifikasi Kompetensi ke Lembaga Sertifikasi Profesi terjadi karena pada tanggal 27 46
Juli 2006 lembaga tersebut ( LSK ) telah mendapat lesensi dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi ( BNSP ) Jakarta. Perusahaan ini merupakan perusahaan swasta independen. Pada tahun 2004, perusahaan ini mempunyai standar nasional, dan seiring dengan perkembangannya, perusaahaan ini sudah mempunyai standar internasional dengan sertifikat ISO pada operasionalnya dan manajemennya. Setelah memiliki standar internasional, sistem diperusahaan lebih terstruktur. Dalam hal uji keterampilan / kompetensi sistem pelaksanaanya perlu perbaikan dan penyempurnaan yang kontinu. Penyempurnaan ini meliputi aspek penguji, instrumen penguji ( TUK, bahan dan alat uji serta materi uji kompetensi ), dan standarisasi. Oleh karenanya perlu diatur dalam petunjuk teknis pelaksanaan uji kompetensi calon TKI jurusan penata laksana rumah tangga sebagai acuan bagi instruktur, penguji dan penyelia dalam melaksanakan uji dan sertifikasi. Meningkatkan pembinaan dan pengendalian penyelengaraan uji kompetensi dan sertifikasi agar memenuhi standar kualifikasi keterampilan / kompetensi yang telah diterapkan dan sebagai pedoman bagi instruktur, penguji, dan penyelia dalam melaksanakan pelatihan dan pengujian, merupakan tujuan dari perusahaan. Para instruktur di BLKLN, penguji, dan penyelia yang tergabung dalam LSP - LSK untuk memberi petunjuk pelaksaanaan dalam penyelengaraan program uji kompetensi dan sertifikat calon TKI bidang PLRT sehingga menghasilkan TKI yang bersertifikat yang diakui dan dipercaya oleh masyarakat pengguna di luar negeri. 47
Sampai saat ini, customer ( BLKLN ) yang ada mencapai kurang lebih 100, dan yang ditunjuk sebagai TUK sejumlah 50, dengan penguji sejumlah 213 orang. Aspek yuridis perusahaan adalah : Landasan Pembentukan - Undang undang No.13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan - Undang undang No.39 tahun 2004 tentang penempatan dan perlindungan tenaga kerja Indonesia. Landasan Operasional - SK Menakertrans RI No. 265 / XI / 04 tentang penunjukkan Lembaga Sertifikasi Kompetensi ( LSK ) sebagai pelaksana uji kompetensi TKI. - Kep. Menakertrans RI No. 43 / Men / II / 2005 tentang Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Sektor Jasa Tata Laksana Rumah Tangga. - Sistem Manajemen Mutu Pedoman BNSP 201 / ISO 17024. Acuan Normatif Persyaratan Pedoman BNSP 201 dan BNSP 202. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Visi dari Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga adalah profesional dan mandiri dalam sertifikasi bagi calon tenaga kerja Indonesia ( Tenaga Kerja Indonesia ). 48
Melalui jasa LSP LSK TKI Sektor Tata Laksana Rumah Tangga, diharapkan dapat menghasilkan calon calon TKI yang profesional dalam menjalankan pekerjaannya. dan bisa menjadi lembaga yang mandiri dalam pelaksanaannya. 3.1.2.2 Misi Misi dari Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga adalah : Melakukan uji dan sertifikasi yang standar Selalu mengembangkan standar kompetensi kerja Melakukan penelitian dan pengembangan bidang standar dan kompetensi Me-sinkron-kan materi uji dan kondisi kerja calon TKI di luar negeri Memberdayakan BLKLN sebagai mitra LSK dalam penyelenggaraan pelatihan kerja calon TKI bidang TLRT ( Tata Laksana Rumah Tangga ) Menyelenggarakan pelaksanaan Uji Kompetensi TKI di daerah Mengembangkan kerjasama pembinaan calon TKI dengan pemerintah daerah dan lembaga lainnya Melakukan pelatihan pelatihan, simposium atau lokakarya Melakukan studi studi yang rutin ke luar negeri Membangun sistem manajemen yang handal 49
3.1.3 Fungsi Bisnis 1. Sebagai sertifikator, melaksanakan sertifikat kompetensi dengan tugas tugas : Membuat materi uji kompetensi Menyediakan tenaga penguji Melakukan asesmen Menyusun kualifikasi yang mengacu pada KKNI Memelihara kinerja asesor dan TUK 2. Sebagai developer, melakukan pemeliharaan dan pengembangan standar kompetensi dengan tugas tugas : Mengidentifikasi kebutuhan pengguna jasa Mengembangkan standar kompetensi Mengkaji ulang standar kompetensi 50
3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga 51
3.2.1 Wewenang dan Tanggung Jawab Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, LSP LSK Tenaga Kerja Indonesia telah menetapkan struktur organisasi sebagai mana digambarkan pada gambar 3.1. i. Badan Pengarah Bertanggung jawab secara menyeluruh dalam perencanaan dan penetapan yang berkaitan dengan aspek aspek kegiatan usaha, penerapan sistem manajemen mutu secara efektif dan efisien, penyediaan semua sumber daya yang dibutuhkan, pelatihan dan peningkatan kompetensi karyawan serta pemenuhan persyaratan pelanggan. ii. Badan Pelaksana Bertanggung jawab terhadap aktifitas aktifitas dalam kaitannya sebagai pelaksana kebijakan mencakup penyiapan dan pelaksanaan program kerja serta anggaran, monitoring, dan evaluasi serta upaya upaya menyangkut kelancaran penyediaan jasa / pelayanan kepada pelanggan ( Balai Latihan Kerja / BLK ). Tujuan proses : melaksanakan kebijakan yang telah diterapkan oleh pengarah. Ruang lingkup : mulai dari proses diterimanya kebijakan dari badan pengarah sampai dengan sertifikasi kompetensi. Operasional : melaksanakan program kerja LSK melakukan monitoring dan evaluasi 52
menyiapkan rencana program kerja dan anggaran memberikan laporan dan pertanggung jawaban kepada badan pengarah mengarahkan dan mengkoordinasikan kepala bagian dan asesor iii. Badan Standarisasi Bertanggung jawab dalam memfasilitasi kegiatan identifikasi standar, memfasilitasi kegiatan pengembangan standar kompetensi, memfasilitasi pengusulan standar kompetensi baru, menyiapkan rencana kerja dan anggaran serta memberikan laporan pertanggung jawaban kepada Ketua Badan Pelaksana. Tujuan proses : melakukan identifikasi serta pengembangan terhadap standar kompetensi. Ruang lingkup : identifikasi, perumusan kebutuhan standar kompetensi dan monitoring pelaksanaannya. Operasional : memfasilitasi kegiatan identifikasi kebutuhan jenis kompetensi tenaga dan industri memfasilitasi kegiatan pengembangan standar kompetensi memfasilitasi pengusulan standar kompetensi baru menyiapkan rencana kerja dan anggaran membeikan laporan pertanggung jawaban kepada Ketua Badan Pelaksana 53
iv. Bagian Sertifikasi Bertanggung jawab dalam memfasilitasi penyusunan Materi Uji Kompetensi dan kualifikasi, melaksanakan kegiatan asesmen, melaksanakan verifikasi Tempat Uji Kompetensi ( TUK ), melakukan rekruitmen asesor serta pemeliharaan kompetensi asesor, menyiapkan rencana kerja dan anggaran dan memberikan laporan pertanggung jawaban kepada Ketua Badan Pelaksana. Tujuan proses : mengkoordinasikan serta melakukan pengelolaan terhadap kelancaran proses uji kompetensi mencakup sumber daya manusia dan Tempat Uji Kompetensi ( TUK ). Operasional : memfasilitasi penyusunan Materi Uji Kompetensi dan kualifikasi melaksanakan kegiatan asesmen melaksanakan verifikasi TUK melakukan rekruitmen asesor serta pemeliharaan kompetensi asesor menyiapkan rencana kerja dan anggaran memberikan laporan pertanggung jawaban kepada ketua pengurus v. Bagian Administrasi Bertanggung jawab dalam memfasilitasi unsur unsur organisasi LSK guna terselenggaranya program sertifikasi, melaksanakan tugas tugas ketata usahaan serta memberikan laporan pertanggung jawaban kepada Badan Pelaksana. Tujuan proses : melaksanakan kegiatan atau aktifitas yang berkaitan dengan ketata usahaan organisasi. 54
Ruang lingkup : mulai dari pendaftaran sampai dengan penyerahan berkas kepada bagian sertifikasi Operasional : memfasilitasi unsur unsur organisasi LSP LSK TKI guna terselenggaranya program sertifikasi profesi melakukan tugas tugas ketata usahaan organisasi LSP LSK TKI memberikan laporan pertanggung jawaban kepada pengurus vi. Wakil Manajemen Mutu Mengkoordinasikan pengembangan, pelaksanaan dan memastikan diterapkannya sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 di LSP LSK Tenaga Kerja Indonesia secara menyeluruh. Operasional : menetapkan dan memelihara proses yang terdokumentasi sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu mengendalikan dokumen, data dan atau catatan mutu memelihara dan mengembangkan serta menyempurnakan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 mengkoordinasikan pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan dalam rangka penerapan sisten manajemen mutu merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan audit internal melakukan peninjauan terhadap efektifitas implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 melaporkan kinerja sistem manajemen mutu kepada pimpinan puncak 55
vii. Pengendali Dokumen Bertanggung jawab dalam mengendalikan dokumen dokumen dan rekaman mutu yang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu meliputi identifikasi, penyimpanan, distribusi pemastian dokumen dengan status terakhir yang digunakan maupun pemusnahan dokumen kadaluarsa. viii. Seluruh Karyawan / i LSP LSK - TKI Ikut bertanggung jawab untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 secara efektif dan efisien. 3.3 System Boundary Adapun ruang lingkup dalam skripsi ini, kami membatasinya pada perancangan sistem basisdata pada LSP - LSK TKI yang mencakup : Pendaftaran. Berkaitan dengan pendaftaran tenaga kerja Indonesia oleh Balai Latihan Kerja Luar Negeri ( BLKLN ). Seleksi Berkas. Berkaitan dengan penyerahan berkas mulai dari berkas diterima sampai dengan penyerahan ke bagian entri data untuk berkas yang telah memenuhi syarat. Pembayaran Berkaitan dengan pembayaran honor penguji untuk kegiatan pengujian. 56
Perencanaan Pengujian Berkaitan dengan perencanaan Tempat Uji Kompetensi (TUK), jadwal uji, dan penyusunan tim penguji ( asesor ). Pelaksanaan Uji. Berkaitan dengan seluruh kegiatan proses ujian TKI. Evaluasi Akhir Berkaitan dengan hasil dari penilaian atas uji yang telah dilakukan pada peserta uji ( asesi ) Sertifikasi Berkaitan dengan pemberian sertifikat kepada asesi yang telah lulus uji kompetensi yang mengacu pada Standar Kualifikasi Kompetensi ( SKK ). Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia mempunyai proses bisnis yang akan menjadi kajian penelitian. Proses bisnisnya adalah sebagai berikut : 57
Gambar 3.2 Proses Layanan Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga 58
3.3.1 Prosedur Administrasi Uji Kompetensi - Staf administrasi menerima berkas pendaftaran yang terdiri dari surat permohonan dari BLKLN, rekapitulasi peserta uji kompetensi, biodata lengkap peserta uji kompetensi. - Kemudian dokumen tersebut diserahkan kepada Tim Seleksi Berkas untuk diverifikasi apakah semua dokumennya telah lengkap. Apabila masih terdapat kekurangan dalam dokumen tersebut, maka berkas pendaftaran ditolak dan dikembalikan kepada pelanggan. - Apabila semua dokumen telah lengkap maka langkah selanjutnya adalah melakukan pembayaran. - Setelah selesai dibayar Tim Seleksi Berkas akan membuatkan form pengesahan berkas pendaftaran yang berisi status kelengkapan dokumen serta kode bayar. - Langkah selanjutnya adalah melakukan update terhadap dokumen berkas pendaftaran. - Kemudian staf administrasi membuatkan rekap berkas pendaftaran. - Dan yang terakhir adalah mengarsipkan dokumen berkas pendaftaran sesuai dengan kode urutnya. 59
Gambar 3.3 Prosedur Administrasi Uji Kompetensi Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga 60
3.3.2 Prosedur Perencanaan Uji Kompetensi - Bagian Sertifikasi menunjuk Tim Verifikasi yang akan melakukan uji verifikasi terhadap BLKLN pemohon uji kompetensi. - Bila dinyatakan belum layak maka tim akan menyampaikan beberapa perbaikan yang harus dilaksanakan. - Bila BLKLN TUK dinyatakan sudah layak maka data tersebut akan diinput berdasarkan dokumen verifikasi BLKLN TUK. - Setelah itu Tim Verifikasi mengupdate data sebelumnya. - Kemudian dibuatkan rekap BLKLN TUK berdasarkan dokumen verifikasi BLKLN TUK. - Mengkonfirmasi bagian entri data. - Staf entri data mencocokan jadwal asesmen dengan jadwal asesor. - Setelah itu bagian entri data menunjuk asesor dengan memberikan surat tugas. - Mengkonfirmasi bagian Tim MUK. - Tim MUK melakukan pencocokan jumlah asesi dengan jumlah MUK. - Kemudian mendistribusikan MUK sesuai dengan jumlah asesi. - Selanjutnya melakukan update terhadap dokumen inventori MUK. - Dan selanjutnya Tim MUK membuat laporan inventori MUK. 61
Gambar 3.4 Prosedur Perencanaan Uji Kompetensi Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga 62
3.3.3 Prosedur Pelaksanaan Uji Kompetensi - Tim pengujian menyiapkan dokumen - dokumen uji kompetensi seperti berkas penilaia, daftar hadir asesi, dan berita acara. - Kemudian asesor mencocokkan daftar hadir terhadap asesi uji kompetensi. - Selanjutnya ujian dibagi menjadi 2 sesi : i. Sesi 1 ujian adalah ujian teori bahasa dan teori keterampilan yang terdiri dari 2 jam dengan masing masing untuk teori bahasa 1 jam dan teori keterampilan 1 jam. ii. Sesi 2 adalah ujian praktek bahasa dan ujian praktek keterampilan, yang meliputi unit unit kompetensi yang telah ditentukan. - Setelah ujian selesai, dilakukan pemeriksaan hasil uji kompetensi baik teori maupun praktek dengan mengisi formulir formulir yang telah tersedia di dalam berkas pendaftaran. - Kemudian Tim Pengujian melakukan rekapitulasi nilai akhir berdasarkan berkas nilai uji kompetensi. - Setelah itu adalah mengarsipkan dokumen dokumen tersebut ke dalam sistem. 63
Gambar 3.5 Prosedur Pelaksanaan Uji Kompetensi Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga 64
3.4 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan 3.4.1 Data Flow Diagram (DFD) 3.4.1.1 Context Diagram Sistem sertifikasi pada Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.6. Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Sertifikasi Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga 65
Gambar 3.6 merupakan diagram konteks dari sistem sertifikasi pada Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Lakasana Rumah Tangga yang sedang berjalan yang terdiri dari 9 entiti, yaitu Kepala Bagian Administrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian Standarisasi, Tim Seleksi Berkas, Entri Data, Tim Verifikasi TUK, Tim Pengujian, Tim MUK dan Pelanggan. Entiti Tim Seleksi Berkas, Tim Verifikasi TUK, dan Tim MUK bertindak sebagai sumber karena keempat entiti tersebut memberikan masukan ke sistem. Entiti Kepala Bagian Administrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian Standarisasi, dan Pelanggan bertindak sebagai tujuan karena entiti tersebut menerima keluaran dari sistem. Entiti Entri Data, dan Tim Pengujian bertindak sebagai sumber dan tujuan karena entiti tersebut memberikan masukan ke sistem dan menerima keluaran dari sistem. Entiti Seleksi Berkas memberikan masukan ke sistem berupa form pengesahan berkas pendaftaran dan form pengesahan berkas ralat sertifikat. Entiti Tim Verifikasi TUK memberikan masukan ke sistem berupa laporan hasil verifikasi TUK. 66
Entiti Tim MUK memberikan masukan ke sistem berupa jadwal MUK untuk ujian. Entiti Kepala Bagian Administrasi menerima keluaran dari sistem berupa rekapitulasi berkas pendaftaran dan rekapitulasi ralat sertifikat. Entiti Kepala Bagian Sertifikasi menerima keluaran dari sistem berupa rekapitulasi berkas pendaftaran, rekapitulasi nilai akhir, rekapitulasi peserta yang lulus uji, dan rekapitulasi ralat sertifikat. Entiti Kepala Bagian Standarisasi menerima keluaran dari sistem berupa rekapitulasi berkas pendaftaran, dan laporan inventori MUK. Entiti Pelanggan menerima keluaran dari sistem berupa form kartu kendali, dan form kelulusan hasil uji kompetensi. Entiti Entri Data memberikan masukan ke sistem berupa biodata asesi, jadwal kelas assesment, jadwal asesor dan sistem memberikan keluaran berupa form peserta yang lulus uji dan form ralat sertifikat. Entiti Tim Pengujian memberikan masukan ke sistem berupa berkas penilaian uji kompetensi, form berita acara, form daftar hadir asesi dan sistem memberikan keluaran berupa surat tugas. 67
3.4.1.2 Diagram 0 Gambar 3.7 merupakan DFD level 0 dari Sistem Sertifikasi pada Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga yang sedang berjalan yang terdiri dari 7 proses, yaitu proses cek berkas pendaftaran, proses cek berkas ralat sertifikat, proses verifikasi TUK, proses input data, proses penilaian uji kompetensi, proses cetak sertifikat dan proses membuat rekap dimana proses input data, proses penilaian uji kompetensi, proses cetak sertifikat dan proses membuat membuat rekap akan didekomposisikan menjadi proses yang lebih rinci lagi. 68
Gambar 3.7 Diagram 0 Sistem Sertifikasi Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga 69
Proses 1.0 merupakan proses cek berkas pendaftaran yang berhubungan dengan entiti Tim Seleksi Berkas. Pada proses cek berkas pendaftaran entiti Tim Seleksi Berkas memberikan masukan ke sistem berupa status kelengkapan dokumen pendaftaran kemudian sistem memberikan keluaran berupa status kelengkapan dokumen pendaftaran valid sekaligus kode bayar ke proses input data. Proses 2.0 merupakan proses cek berkas ralat sertifikat yang berhubungan dengan entiti Tim Seleksi Berkas. Pada proses cek berkas ralat sertifikat entiti Tim Seleksi Berkas memberikan masukan ke sistem berupa status kelengkapan dokumen ralat sertifikat, kemudian sistem memberikan keluaran berupa status kelengkapan dokumen ralat sertifikat valid sekaligus kode bayar ke proses input data.. Proses 3.0 merupakan proses verifikasi TUK yang berhubungan dengan entiti Tim Verifikasi TUK. Pada proses verifikasi TUK entiti Tim Verifikasi TUK sistem memberikan masukan berupa laporan verifikasi TUK, kemudian sistem memberikan keluaran berupa laporan verifikasi TUK valid ke dalam file BLKLN. Proses 4.0 merupakan proses input data yang berhubungan dengan entiti Entri Data, Tim MUK, Tim Pengujian. Pada proses input data sistem menerima masukan berupa berkas pendaftaran valid dari proses cek berkas pendaftaran, berkas ralat sertifikat valid 70
dari proses cek ralat sertifikat, biodata asesi, jadwal assesmen, jadwal asesor dari entiti Entri Data, jadwal MUK untuk ujian dari entiti Tim MUK, berkas penilaian uji, form berita acara, form daftar hadir asesi dari entiti Tim Pengujian. Data data inputan akan disimpan berdasarkan kategorinya ke dalam file asesi, BLKLN, MUK, dan asesor. Proses 5.0 merupakan proses penilaian uji kompetensi yang berhubungan dengan entiti Tim Pengujian dan Entri Data. Pada proses penilaian uji kompetensi entiti Tim Pengujian memberikan masukan ke sistem berupa berkas penilaian uji, form berita acara, dan form daftar hadir asesi, kemudian sistem akan memberikan keluaran berupa berkas penilaian valid ke entiti Entri Data. Data data tersebut juga akan dimasukkan ke dalam proses input data. Proses 6.0 merupakan proses cetak sertifikat yang berhubungan dengan entiti Entri Data. Pada proses cetak sertifikat sistem menerima masukan berupa form peserta uji yang lulus atau form ralat sertifikat dari entiti Entri Data, kemudian sistem memberikan keluaran berupa sertifikat ke dalam file asesi. Proses 7.0 merupakan proses membuat rekap yang berhubungan dengan entiti Kepala Bagian Administrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian Standarisasi. Dalam proses membuat rekap, sistem menerima masukan dari file asesi, BLKLN, MUK, dan asesor. Sistem memberikan keluaran berupa rekap berkas pendaftaran, rekap berkas ralat sertifikat ke entiti Kepala 71
Bagian Adminstrasi, rekap berkas pendaftaran, rekap nilai akhir, rekap peserta uji yang lulus ke entiti Kepala Bagian Sertifikasi, dan rekap berkas pendafataran, laporan inventori MUK, dan rekap BLKLN TUK. 3.4.2 User View User Kebutuhan Informasi Tim Seleksi Berkas Tim Verifikasi TUK Tim MUK Kepala Bagian Administrasi Kepala Bagian Sertifikasi Kepala Bagian Standarisasi Pelanggan Tim Penguji Entri Data BLKLN v v v v v v Karyawan v v v v v v v v TKI v v v v v v PJTKI v v v v Penguji v v v Penyelia 72
v v v v v Negara_Tujua n v v v v Pendidikan v Berkas_Pendaf taran v v v v v v v Materi_Uji v v v v SubMateri v v v v v Soal_Uji v v v Tr_Ujian v v v v v v v Sertifikat v v v 73
Ralat_Sertifika t v v v v Tabel 3.1 User View Dari tabel di atas, dapat disimpulkan bahwa tidak semua user membutuhkan data data yang tersedia di perusahaan. Sehingga terdapat sembilan user dengan berbagai jenis kebutuhan informasi yang berbeda beda. Walaupun ada beberapa user yang dapat menggunakan informasi yang sama. - Informasi BLKLN digunakan olehtim Seleksi Berkas, Tim Verifikasi TUK, Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Tim Penguji dan Entri Data. - Informasi Karyawan digunakan olehtim Seleksi Berkas, Tim Verifikasi TUK, Tim MUK, Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian Standarisasi, Tim Penguji dan Entri Data. - Informasi TKI digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Pelanggan, Tim Penguji dan Entri Data. - Informasi PJTKI digunakan olehtim Seleksi Berkas, Kepala Bagian Adminstrasi, Pelanggan dan Entri Data. - Informasi Penguji digunakan oleh Kepala Bagian Standarisasi, Tim Penguji dan Entri Data. - Informasi Penyelia digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Standarisasi, Tim Penguji dan Entri Data. 74
- Informasi Negara_Tujuan digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi dan Entri Data. - Informasi Pendidikan digunakan oleh Entri Data. - Informasi Berkas_Pendaftaran digunakan olehtim Seleksi Berkas, Tim MUK, Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Pelanggan, Tim Penguji dan Entri Data. - Informasi Materi_Uji digunakan oleh Tim MUK, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian Standarisasi, Tim Penguji dan Entri Data. - Informasi SubMateri digunakan oleh Tim MUK, Kepala Bagian Standarisasi, Tim Penguji dan Entri Data. - Informasi Soal_Uji digunakan olehtim MUK, Tim Penguji dan Entri Data. - Informasi Tr_Ujian digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Tim MUK, Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Pelanggan, Tim Penguji dan Entri Data. - Informasi Sertifikat digunakan oleh Kepala Bagian Sertifikasi, Pelanggan dan Entri Data. - Informasi Ralat_Sertifikat digunakan oleh Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Pelanggan dan Entri Data. 3.4.3 User Requirement Specifications Data Requirements - Informasi yang akan diisikan (input) BLKLN 75
Informasi umum mengenai perusahaan yang mendaftarkan TKI nya untuk mengikuti ujian dan mendapatkan sertifikat. Karyawan Informasi mengenai individu yang bekerja di Lembaga Sertifikasi Profesi LSK TKI. TKI Informasi mengenai individu yang akan mendapatkan ujian dan sertifikat di Lembaga Sertifikasi Profesi LSK TKI. PJTKI Informasi mengenai perusahaan yang memiliki TKI yang didaftarkan BLKLN ke LSP LSK TKI. Penguji Informasi mengenai individu yang terdaftar sebagai penguji di Lembaga Sertifikasi Profesi LSK - TKI. Penyelia Informasi mengenai individu yang mewakili setiap BLKLN yang mendaftar. Negara_Tujuan Informasi mengenai negara yang terdaftar sebagai tujuan dari setiap TKI. Pendidikan Informasi mengenai pendidikan terakhir yang dimiliki. Berkas_Pendaftaran 76
Informasi mengenai pendaftaran yang dilakukan setiap customer yang mendaftar. Materi_Uji Informasi mengenai materi yang akan diuji pada setiap TKI. SubMateri Informasi mengenai sub materi yang akan diuji pada setiap TKI. Soal_Uji Informasi mengenai soal yang akan diujikan pada TKI. Tr_Ujian Informasi mengenai pelaksanaan ujian yang dilakukan oleh LSP LSK TKI. Sertifikat Informasi mengenai TKI yang sudah lulus dari ujian yang telah dilaksanakan. Ralat_Sertifikat Informasi mengenai perubahan data yang ada pada sertifikat yang telah diterbitkan. - Informasi yang akan dihasilkan (output) Rekap Berkas Pendaftaran Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Kepala Bagian Administrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian Standarisasi Rekap Ralat Sertifikat 77
Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Kepala Bagian Administrasi. Form Peserta yang Lulus Uji dan Form Ralat Sertifikat Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh bagian entri data. Rekap Nilai Akhir dan Rekap Peserta yang Lulus Uji Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Kepala Bagian Sertifikasi. Rekap BLKLN TUK dan Laporan Inventori MUK Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Kepala Bagian Standarisasi. Surat Tugas Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Tim Pengujian. Form Kartu Kendali dan Form Kelulusan Hasil Uji Kompetensi Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh pelanggan. Sertifikat Informasi yang dihasilkan, nantinya akan digunakan oleh para TKI untuk mempermudah melakukan proses selanjutnya ( bekerja ). Transaction Requirements - Data Entry Memasukkan data detail tentang TKI yang baru. 78
Memasukkan data detail tentang penguji. Memasukkan data detail tentang serifikat yang akan dibuat. Memasukkan data detail tentang jadwal ujian yang akan dilaksanakan. Memasukkan data detail tentang jadwal MUK untuk ujian yang akan dilaksanakan. Memasukkan data detail tentang nilai dari tiap TKI yang melaksanakan ujian. Memasukkan data detail tentang daftar hadir asesi dan asesor. - Data Update Mengubah atau menghapus data detail tentang TKI. Mengubah atau menghapus data detail tentang penguji. Mengubah atau menghapus data detail tentang serifikat yang akan dibuat. Mengubah atau menghapus data detail tentang jadwal ujian yang akan dilaksanakan. Mengubah atau menghapus data detail tentang jadwal MUK untuk ujian yang akan dilaksanakan. Mengubah atau menghapus data detail tentang nilai dari tiap TKI yang melaksanakan ujian. Mengubah atau menghapus data detail tentang daftar hadir asesi dan asesor. 79
- Queries BLKLN mengajukan BERKAS_PENDAFTARAN KARYAWAN menproses BERKAS_PENDAFTARAN BERKAS_PENDAFTARAN mempunyai TKI BERKAS_PENDAFTARAN mempunyai Tr_UJIAN KARYAWAN menginput PJTKI KARYAWAN menginput Penguji KARYAWAN menginput Penyelia KARYAWAN menginput TKI KARYAWAN menginput BLKLN PENDIDIKAN dimiliki KARYAWAN PENDIDIKAN dimiliki PENGUJI PENDIDIKAN dimiliki TKI NEGARA_TUJUAN mempunyai TKI MATERI_UJI mempunyai SUBMATERI SUBMATERI mempunyai SOAL_UJI Tr_UJIAN mempunyai SOAL_UJI KARYAWAN membuat Soal_Uji PJTKI mempunyai TKI KARYAWAN menginput Tr_Ujian TKI melakukan Tr_UJIAN TKI mengerjakan Materi_Uji KARYAWAN memproses SERTIFIKAT 80
KARYAWAN mengesahkan SERTIFIKAT TKI mendapatkan SERTIFIKAT KARYAWAN memproses Ralat_Sertifikat SERTIFIKAT dapat mempunyai RALAT_SERTIFIKAT Tr_Ujian mempunyai Penguji Tr_Ujian diawasi Penyelia BLKLN melaksanakan Tr_Ujian General Systems Requirements - Dibutuhkan tempat penyimpanan data dengan kapasitas penyimpanan yang besar agar dapat menampung semua data yang ada karena data akan selalu bertambah. - Untuk menjaga keamanan data maka setiap user diberikan hak akses untuk dapat menggunakan sistem basis data sertifikasi pada LSP LSK TKI Sektor Tata Laksana Rumah Tangga sesuai dengan hak akses yang dimiliki. - Dibutuhkan jaringan intranet agar data tersebut bisa diakses oleh tiap karyawan pada LSP LSK TKI Sektor Tata Laksana Rumah Tangga sesuai dengan kebutuhannya. - Agar sistem basis data sertifikasi pada LSP LSK TKI Sektor Tata Laksana Rumah Tangga dapat diterapkan maka diperlukan perangkat keras (hardware), perangkat lunak komputer (software) dan pemakai (brainware). 81
3.4.4 Permasalahan yang Dihadapi Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi TKI adalah data yang akan ditampilkan bersifat real time sehingga lebih sesuai dengan keadaan yang sebenarnya ( selalu up-to-date ), terdapat data yang masih berupa tumpukan dokumen, tidak memiliki history ( data-data TKI dan operasional ) dan untuk mendapatkan informasi, tidak efektif. Masalah yang paling kritis timbul apabila user ingin mendapatkan dokumen dengan cepat, aman, akurat dan sesuai dengan kebutuhan. Perusahaan tidak menggunakan DBMS sehingga database yang ada tidak terstruktur dengan baik dan mempunyai record yang terbatas. 3.4.5 Solusi Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang terbaik dilakukan pada Lembaga Sertifikasi Profesi Lembaga Sertifikasi Kompetensi TKI saat ini adalah dengan cara membangun sistem basis data pada data data tersebut dengan menggunakan DBMS dan membuat aplikasi lain yang mendukung. Dengan dibentuknya DBMS maka database lebih terstruktur dan terintegrasi. Dalam pembentukan DBMS tersebut, menggunakan SQL Server 2000 dan menggunakan Visual Basic.net untuk membuat aplikasi penginputan data dan penampilan data. Mission statement : mendukung proses penyaluran jasa tenaga kerja Indonesia di lembaga sertifikasi kompetensi agar data lebih terstruktur, mempercepat perolehan data yang dibutuhkan dan memberikan keamanan data. 82
Mission objective : - Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Administrasi Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada TKI Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Ujian Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Penguji Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Sertifikat Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Materi_Uji - Untuk menampilkan pencarian data tentang Administrasi Untuk menampilkan pencarian data tentang TKI Untuk menampilkan pencarian data tentang Ujian Untuk menampilkan pencarian data tentang Penguji Untuk menampilkan pencarian data tentang Sertifikat Untuk menampilkan pencarian data tentang Materi_Uji - Untuk menampilkan pencarian data tentang Administrasi Untuk menampilkan pencarian data tentang TKI Untuk menampilkan pencarian data tentang Ujian Untuk menampilkan pencarian data tentang Penguji Untuk menampilkan pencarian data tentang Sertifikat Untuk menampilkan pencarian data tentang Materi_Uji - Untuk menampilkan staus dari Administrasi Untuk menampilkan staus dari TKI Untuk menampilkan staus dari Ujian Untuk menampilkan staus dari Penguji Untuk menampilkan staus dari Sertifikat 83
Untuk menampilkan staus dari Materi_Uji - Untuk membuat laporan data pada Administrasi Untuk membuat laporan data pada TKI Untuk membuat laporan data pada Ujian Untuk membuat laporan data pada Penguji Untuk membuat laporan data pada Sertifikat Untuk membuat laporan data pada Materi_Uji 84