BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 GAMBARAN UMUM TENTANG SEKOLAH Yayasan pendidikan islam berdiri sejak tahun 1984 sebagai lembaga pendidikan islam yang sangat besar peranannya dalam melahirkan generasi muda penerus bangsa. Dinamika sistem yanga ada pada Yaysan Tarbiyatul Athfal senantiasa menyesuaikan diri dengan masyakat serta lebih banyak memfungsikan kedudukannya sebagai Urat Nadi Pembina Umat ditengah pesatnya perkembangan science dan teknologi serta mengantisifikasi pola pikir dan tingkah laku generasi muda. Sekolah Tarbiyatul Athfal ini memiliki visi dan misi dalam membantu pemerintah mencerdaskan anak bangsa, yaitu: VISI SEKOLAH Unggul dalam prestasi, kompetitf, berdasarkan iman, taqwa dan berakhlakul karmah. MISI SEKOLAH 1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif bagi siswa mengarah pada pembentukan pembentukan kemampuan bekompetensi 2. Meningkatkan pelayanan yang baik dan profesional 3. Mewujudkan SDM yang berakhlakul karimah dan terdepan dalam iptek 4. Mewujudkan lingkungan sekolah yang sehat, indah, asri dan nyaman 3.2 STRUKTUR ORGANISASI SEKOLAH Struktur Organisasi adalah yang menunjang hubungan antara fungsi-fungsi serta wewenang dan tanggung jawab. Tiap-tiap anggota organisasi yang memikul tugas pekerjaan yang saling berhubungan. Stuktur organisasi bagi suatu organisasi dapat maju dan berkembang atau sebaliknya, dan didalam organisanisasi itulah terletak 41
42 tanggung jawab tiap-tiap bagian agar organisasi berjalan sesuai dengan fungsinya, maka ditempatkan tenaga kerja yang sesuai dengan bakat dan kemampuannya. Dengan adanya struktur organisasi ini sangat membantu kelancaran dalam suatu organisasi atau perusahaan. Berikut ini adalah struktur oraganisasi pada Sekolah Tarbiyatul Athfal. YAYASAN KEPALA SEKOLAH WAKIL KEPALA SEKOLAH GURU/STAFF PENGAJAR STAFF TATA USAHA Gambar 3.1 Struktur Organisasi Adapun fungsi dan tugas dari masing-masing bagian yang ada pada Sekolah Tarbiyatul Athfal sesuai dengan struktur organisasi diatas : 1. Yayasan Bertugas mengawasi kegiatan pendidikan sesuai dengan anggaran dasar yayasan.
43 2. Kepala Sekolah Penanggung jawab dari seluruh kegiatan sekolah, mengatur dan mengelolah urusan pendidikan dan mengawasi hal-hal mengenai pengajaran yang berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar sekolah. 3. Wakil Kepala Sekolah Bertugas membantu kepala sekolah dan mem back up tugas dari kepala sekolah, dan membuat maupun menyimpan keluar masuknya semua administrasi sekolah 4. Staff Pengajar (Guru) Melaksanakan tugas profesinya yaitu mendidik dan mengajar serta membina siswa sehingga mampu mentransformasikan dirinya sendiri. Membuat dan menyerahkan rencana tahunan, semester dan program satuan pelajaran kepada kepala sekolah. 5. Staff Tata Usaha Bertugas mengeluarkan dana untuk sarana pendiddikan, mengurus absen pegawai dan guru, mengurus gaji pegawai dan guru, dan membuat laporan penggajian maupun keluar masuknya keuangan. 3.3 ANALISA SISTEM BERJALAN Analisa sistem berjalan pada Sekolah Tarbiyatul Athfal dalam Penggajian Memerlukan Beberapa tahap-tahap yang biasanya disebut prosedur. Prosedur sistem penggajian pada Sekolah Tarbiyatul Athfal adalah : Proses Kehadiran Setiap hari guru hadir dan diinput kehadirannya oleh sekertaris bagian tata usaha (TU) daftar kehadiran guru yang tidak hadir karna sakit, izin, cuti, alpa, pada akhir bulan bagian tata usaha (TU) melakukan perhitungan absen keseluruhan guru yang selanjutnya disimpan dlam arsip. Proses Perhitungan Gaji Pada proses ini bagian tata usaha (TU) mengambil arsip dari daftar kehadiran guru, insentif untuk diproses sebagai masukan dlam perhitungan gaji dan keluarannya
44 berupa daftar gaji yang disimpan didalam arsip gaji berupa daftar gaji yang disimpan didalam arsip gaji. Proses Pembuatan Slip Gaji Pada proses pembuatan slip gaji, bagian bendahara memberikan daftar gaji kepada wakil kepala sekolah untuk dibuatkan slip gaji yang nantinya slip gaji tersebut diberikan kepada para guru setiap bulannya. Proses pembuatan laporan Pada proses ini bagian tata usaha (TU) mengambil slip gaji yang berisikan daftar gaji pegwai yang akan dibuatkan laporan yang nantinya akan diserahkan kepada wakil kepala sekolah untuk disetujui. 3.3.1 USE CASE DIAGRAM BERJALAN Gambar 3.2 Diagram Use Case Berjalan
45 Tabel 3.1 Skenario Use Case Diagram berjalan Nama Use Case Deskripsi Singkat Use Case Diagram Berjalan Guru, Sekretaris, Bendahara Guru datang ke Tata Usaha Sekretaris Mengisi Kehadiran Guru Bendahara Menghitung gaji Pra Kondisi Sekretaris mengisi kehadiran guru. Sekretaris mengisi kehadiran dan membuat laporan absensi tiap bulannya. Bendahara melakukan perhitungan dari jumlah kehadiran, dan insentif lalu membuat laporan gaji. Pasca Kondisi Absen, laporan absensi dan Membuat daftar gaji. 3.4 PERANCANGAN SISTEM USULAN Setelah menganalisa sistem yang berjalan pada absensi dan penggajian Sekolah Tarbiyatul Athfal, maka akan dibuat sistem usulan, untuk memperbaiki kerja dari sistem yang berjalan saat ini. Adapun dalam usulan ini tidak merubah prosedur ataupun aktivitas dari sistem yang berjalan, hanya mengintegrasikan semua kebutuhan sekolah kedalam suatu sistem untuk mencegah kesalahan perhitungan dan ketepatan serta efisiensi waktu dalam pembuatan laporan. Adapun penjelasan lebih detailnya, dapat dibuat dari perancangan usulan sebagai berikut:
46 3.4.1 USE CASE DIAGRAM USULAN Gambar 3.3 Diagram Use Case Usulan
47 Tabel 3.2 Skenario Use Case Usulan Kehadiran Nama Use Case Use Case Diagram Usulan Guru,Sekertaris Deskripsi Singkat Guru datang Sekertaris mengisi kehadiran guru Pra Kondisi Guru datang lalu sekertaris mengisi kehadiran Sekertaris login cari NIP guru setelah itu, mengabsen, lalu proses absen untuk penyimpanan data. Pasca Kondisi Absen dan penyimpanan data absen tiap hari nya. Tabel 3.3 Skenario Use Case Usulan Gaji Nama Use Case Use Case Diagram Usulan Gaji Bendahara Deskripsi Singkat Bendahara Merekap Gaji Pra Kondisi Bendahara login Melakukan perhitungan dilihat dari kehadiran, status guru dan mengentry waktu guru mengajar, cetak slip gaji. Pasca Kondisi Membuat daftar gaji
48 Tabel 3.4 Skenario Use Case Guru Melihat Gaji Nama Use Case Use Case Diagram Guru Melihat Gaji Guru Deskripsi Singkat Melihat Gaji guru Pra Kondisi Guru login Pilih Menu Laporan Gaji Mengentri bulan, lalu melihat laporan gaji/ form gaji Pasca Kondisi Melihat laporan gaji Tabel 3.5 Skenario Use Case Guru Melihat absensi Nama Use Case Use Case Diagram Usulan Melihat Absensi Guru Deskripsi Singkat Melihat Tampilan Laporan Absensi Pra Kondisi Guru login disistem lalu pilih laporan absensi. Setelah itu entry bulan, lalu view form laporan absensi Pasca Kondisi View laporan absensi Guru Tabel 3.6 Skenario Use Case cashbon Nama Use Case Use Case Diagram Usulan cashbon Bendahara Deskripsi Singkat Menginput cashbon Pra Kondisi Bendahara login, Pilih Menu transaksi, cashbon, laltu input data cashbon. Pasca Kondisi cashbon terdaftar
49 Tabel 3.7 Skenario Use Case laporan cashbon Nama Use Case Use Case Diagram Usulan Melihat cashbon Guru Deskripsi Singkat Guru login, Pilih Menu Laporan cashbon Melihat Tampilan Laporan cashbon Pra Kondisi Guru login disistem lalu pilih laporan cashbon. Setelah itu entry bulan, lalu view form laporan cashbon Pasca Kondisi View laporan cashbon Guru
50 3.4.2 ACTIVITY DIAGRAM USULAN Gambar 3.4 Diagram activity usulan penggajian
51 Tabel 3.8 Skenario activity usulan penggajian Nama Activity Activity Diagram Usulan Penggajian Diagram Bendahara Deskripsi Singkat Bendahara Merekap Gaji Pra Kondisi Bendahara login jika login salah maka mengulang kembali, jika benar maka masuk dan pilih ke gaji guru pilih input gaji. Pasca Kondisi Membuat daftar gaji Keterangan Gaji pokok Transport Tunjangan guru tetap Rp 25.000,00/ajar Rp 15.000,00/hari Rp 500.000,00/bulan Tunjangan guru honorer - Tunjangan makan Rp 100.000,00/bulan
Gambar 3.5 Diagram activity usulan Isi Kehadiran 52
53 Tabel 3.9 Skenario activity usulan Isi Kehadiran Nama Activity Activity Diagram usulan Isi Kehadiran Diagram Sekretaris/ staff TU Deskripsi Singkat Guru hadir Sekretaris mengisi kehadiran Pra Kondisi Sekretaris login jika login salah maka mengulang kembali, jika benar maka masuk kemenu absensi guru, pilih nip, input masuk setelah itu data tersimpan. Pasca Kondisi Laporan Kehadiran Guru dan penyimpanan data kehadiran setiap hari nya.
54 Gambar 3.6 Diagram activity usulan Melihat Laporan Absen Tabel 3.10 Skenario activity usulan Melihat Laporan Absen Nama Activity Activity Diagram Usulan Melihat Absen Diagram Guru Deskripsi Singkat Guru login dan melihat laporan absensi Pra Kondisi Guru login jika login salah maka mengulang kembali, jika benar maka masuk kemenu laporan absensi guru, lalu tampilan absensi. Pasca Kondisi Melihat laporan absensi.
55 Gambar 3.7 Diagram activity usulan laporan Gaji Guru Tabel 3.11 Skenario activity laporan Gaji Nama Activity Activity Diagram Guru laporan Gaji Diagram Guru Deskripsi Singkat laporan Gaji guru Pra Kondisi Guru login Pilih jika salah maka mengulang, jika benar pilih menu absen Mengentri bulan lalu melihat laporan gaji. Pasca Kondisi Melihat laporan gaji
56 bendahara system jika Salah Mengulang Login bendahara Pilih kasbon jika Benar Input nip input jumlah cashbon input keterangan pilih input simpan data Gambar 3.8 Diagram activity usulan cashbon
57 Tabel 3.12 Skenario activity usulan cashbon Nama Activity Activity Diagram usulan cashbon Diagram Bendahara Deskripsi Singkat usulan cashbon Pra Kondisi Bendahara login dan mengisi data-data yang dibutuhkan yaitu jumlah cashbon yang diajukan Pasca Kondisi Menginput cashbon
58 Gambar 3.9 Diagram activity usulan laporan chasbon Tabel 3.13 Skenario activity laporan chasbon Nama Activity Activity Diagram Guru Melihat kasbon Diagram Guru Deskripsi Singkat Melihat kasbon Pra Kondisi Guru login Pilih jika salah maka mengulang, jika benar pilih menu laporan, lalu pilih laporan kasbon setelah itu Mengentri bulan lalu melihat laporan kasbon Pasca Kondisi Melihat laporan kasbon
59 3.4.3 SEQUENCE DIAGRAM USULAN Gambar 3.10 sequence diagram usulan Entry Kehadiran Tabel 3.14 Skenario Sequence diagram Entry kehadiran Nama Sequence Sequence diagram Usulan Entry kehadiran diagram Sekretaris/ staff TU Deskripsi Singkat Input kehadiran Guru Pra Kondisi Sekretaris login terlebih dahulu lalu ke form utama, pilih menu absensi guru, pilih jam masuk lalu akan tersimpan. Pasca Kondisi Guru sudah input kehadiran.
60 Gambar 3.11 sequence diagram usulan Entry gaji Tabel 3.15 Skenario Sequence diagram Entry gaji Nama Sequence diagram Deskripsi Singkat Pra Kondisi Sequence diagram Usulan Entry Gaji Bendahara Enty Gaji Bendahara login lalu pilih gaji guru,nip lalu hitung gaji. Pasca Kondisi Gaji sudah dihitung
61 Gambar 3.12 sequence diagram usulan melihat laporan kehadiran Tabel 3.16 Skenario sequence diagram usulan melihat laporan kehadiran Nama Sequence diagram sequence diagram usulan melihat laporan kehadiran Guru Deskripsi Singkat Laporan kehadiran Pra Kondisi Guru login terlebih dahulu lalu input bulan dan tahun. Pasca Kondisi Melihat Laporan absensi
62 Gambar 3.13 sequence diagram usulan lihat gaji Tabel 3.17 Skenario sequence diagram usulan lihat gaji Nama Sequence diagram sequence diagram usulan melihat laporan gaji Guru Deskripsi Singkat Laporan gaji Pra Kondisi Guru login terlebih dahulu lalu pilih view gaji, input periode bulan dan tahun lalu lihat laporan dan cetak. Pasca Kondisi Melihat Laporan gaji
63 Gambar 3.14 sequence diagram usulan Chasbon Tabel 3.18 Skenario sequence diagram Chasbon Nama Sequence diagram sequence diagram Chasbon bendahara Deskripsi Singkat Membuat Chasbon Pra Kondisi bendahara login terlebih dahulu lalu nip, input kasbon dan simpan data Pasca Kondisi Membuat kasbon
64 Gambar 3.15 sequence diagram usulan laporan Cashbon Tabel 3.19 Skenario sequence diagram laporan Cashbon Nama Sequence diagram sequence diagram laporan Cashbon bendahara Deskripsi Singkat Melihat laporan Cashbon Pra Kondisi guru login terlebih dahulu lalu pilih menu view cashbon lalu input bulan dan tahun. Pasca Kondisi View laporan kasbon
65 3.4.4 CLASS DIAGRAM Gambar 3.16 Class diagram
66 3.5 BASIS DATA SPESIFIKASI DATA Spesifikasi basis data merupakan uraian rincian tentang tiap-tiap relasi (tabel atau file). Berikut ini spesifikasi basis data dari sistem yang diusulkan. a) Nama Tabel : absen_guru Primary Key : NIP No Nama Field Type Lebar Keterangan 1 nip Varchar 12 Nomor Induk Pegawai 2 id_absen Varchar 6 Nama Guru 3 tgl Tinyint 2 Tanggal 4 jam_masuk Int 13 Jam masuk 5 jam_keluar Int 13 Jam keluar b) Nama Tabel : Gaji Primary Key : id_gaji No Nama Field Type Lebar Keterangan 1 id_gaji Int 5 Id gaji 2 nip Varchar 12 No induk pegawai 3 jml_kehadiran Int 5 Jumlah kehadiran 4 gaji_total Bigint 20 Gaji total 5 bulan Varchar 10 Bulan 6 tahun Varchar 10 Tahun
67 c) Nama Tabel : Golongan Primary Key : id_gol No Nama Field Type Lebar Keterangan 1 id_gol Varchar 5 Id golongan 2 golongan Varchar 15 Golongan 3 gapok Int 11 Gaji pokok 4 tnj_makan Int 11 Tunjangan makan 5 tnj_transport Int 11 Tunjangan transport 6 tnj_yayasan Int 11 Tunjangan yayasan d) Nama Tabel : guru Primary Key : nip No Nama Field Type Lebar Keterangan 1 nip Varchar 12 No induk pegawai 2 nm_guru Varchar 35 Nama guru 3 tmp_lahir Varchar 20 Tempat lahir 4 tgl_lahir Date 8 Tanggal lahir 5 jns_kelamin Varchar 10 Jenis kelamin 6 kota Varchar 15 Kota 7 alamat Varchar 100 Alamat 8 agama Varchar 15 Agama 9 status Varchar 12 Status 10 id_gol Varchar 5 Id golongan
68 e) Nama Tabel : pinjaman Primary key : id_pinjaman No Nama Field Type Lebar Keterangan 1 id_pinjaman Int 5 Id pinjaman 2 nip Varchar 12 No induk pegawai 3 tgl Varchar 5 Tanggal 4 bulan Varchar 30 Bulan 5 tahun Varchar 6 Tahun 6 Jml_pinjaman Int 11 Jumlah pinjaman 7 keterangan Varchar 20 Keterangan f) Nama Tabel : User Primary Key : username No Nama Field Type Lebar Keterangan 1 username Varchar 50 username 2 password Varchar 50 pasword 3 Nama_lengkap Varchar 100 nama lengkap 4 email Varchar 100 email 5 no_telp Varchar 20 nomor telpon 6 level Varchar 20 level pengguna
69 3.6 Rancangan Layar Gambar 3.17 Struktur Rancangan Layar
70 3.6.1 Rancangan Layar Login Rancangan Layar Login untuk masuk ke menu utama (home). Gambar 3.18 Rancangan Layar Login
71 3.6.2 Rancangan Layar Home Rancangan layar home menerangkan tentang rancangan menu layar pada menu utama pada sistem pada rancangan layar menu terdapat beberapa menu diantaranya data master, penggajian, laporan, management user, LogOut. Gambar 3.19 Rancangan Layar Home sekretaris/ staff
72 Gambar 3.20 Rancangan Layar Home bendahara Gambar 3.21 Rancangan Layar Home Guru
73 3.6.3 Rancangan Input Kehadiran Rancangan layar input kehadiran menerangkan tentang rancangan layar pada menu pengimputan kehadiran dan absensi guru. Gambar 3.22 Rancangan Layar Input Kehadiran
74 3.6.4 Rancangan Entry Guru Rancangan Entry guru berfungsi untuk menginput data-data guru. Gambar 3.23 Rancangan Layar Tambah Guru
75 3.6.5 Rancangan Enty Gaji Rancangan layar entry gaji menerangkan tentang rancangan layar pada menu penggajian untuk perhitungan gaji. Gambar 3.24 Rancangan Layar Entry Gaji
76 3.6.6 Rancangan Laporan Gaji Rancangan laporan gaji menerangkan tentang rancangan layar pada menu penggajian untuk laporan gaji guru. LAPORAN GAJI tedy bear BULAN Feb Tahun 2013 Nip 131313 TUNJANGAN TRANSPOT 300000 NAMA tedy bear TUNJANGAN YAYASAN 500000 GOLONGAN Guru Tetap TOTAL CASHBOND 0 GAJI POKOK / AJAR 25000 TOTAL GAJI 1650000 TUNJANGAN MAKAN 100000 Gambar 3.25 Rancangan Layar Laporan gaji
77 3.6.7 Laporan Kehadiran Guru Rancangan laporan kehadiran menerangkan tentang rancangan layar pada menu kehadiran untuk laporan kehadiran dan absensi guru. Gambar 3.26 Rancangan Layar Laporan Kehadiran