PANDUAN SOFTWARE PENJUALAN 3 LEVEL HARGA (BERLAKU UNTUK RITEL GROSIR, PENJUALAN LEVEL HARGA LAIN) I. Pre START Untuk memulai software, jika Anda menggunakan selain windows XP dimohon untuk mengatur compatibility atau mematikan UAC. 1. Mengatur Compatibility. Untuk mengatur compatibility, klik kanan pada ikon di desktop -> properties -> compatibility ->centang pada kotak run this program in compatibility mode from : Pilih Windows XP SP 2 -> apply -> OK. Contoh seperti pada gambar di bawah ini. 2. Mematikan UAC Start > Control Panel >User Account > Change User Account Control Settings.
Setelah klik Change User Account Control Settings, geser settingan sampai pada bawah sendiri. Kemudian silakan restart computer Anda. II. START Untuk memulai cukup klik login tanpa mengisi password. Kemudian akan muncul jendela registrasi. Serial number yang ada pada jendela regostrasi berfungsi untuk memproses kode lisensi. Silakan catat kode tersebut atau dapat Anda lihat kembali dengan cara merestart software. III. MENU UTAMA (MASTER) Terdapat dua menu utama yaitu menu transaksi dan menu master. Pertama akan kita bahas menu master terlebih dahulu. 1. BARANG Pada menu ni terdapat form untuk memasukkan data barang took Anda. Anda bisa menambah, mengedit ataupun menghapus barang dengan mengeklik tombol yang tersedia untuk masing-masing perintah. Ciri spesifik dari software penjualan 3 leve ini adalah pada level harga jual (berlaku untuk software penjualan dengan level yang lain,hanya berbeda pada jumlah level harga jual). Setelah klik tombol tambah, Anda akan mendapatkan form seperti berikut.
7 3 4 5 6 1 2 14 15 16 17 8 18 9 10 11 12 13 Penjelasan : a. Berisi kode barang. Jika Anda memiliki barcode scaner, silakan kursor letakkan pada kolom ini dan sorot kode barcode pada barang dengan menggunakan scaner. Jika Anda tidak memilikinya, Anda bisa mengetikkannya secara manual atau klik tulisan auto. b. Kolom untuk mengetikkan nama barang c. Kolom untuk mengisikan nama kategori. Anda bisa menekan tombol 3 untuk memilih kategori barang, atau klik tombol 4 untuk menambah, menghapus atau mengedit nama kategori barang. d. Kolom untuk mengisikan satuan barang. Sama seperti penjelasan c. e. Kolom harga beli diisi dengan harga beli dari barang Anda. f. Kolom stok jumlah diisi dengan jumlah stok barang yang tersedia. g. Harga jual 1 diisi dengan harga jual tertinggi atau harga level 1dari barang Anda. Misalkan harga jual level 1 adalah Rp 5.000,- dengan jumlah pembelian 1-5 buah. h. Harga jual 2 diisi dengan harga level 2. Misalnya harga jual level 2 adalah Rp 4.800,- dengan jumlah pembelian 6-10 buah. Jadi pada level ini, Qty Min (jumlah pembelian minimal) diisi dengan 6. i. Harga jual 3 diisi dengan harga level 3. Misalnya harga jual level 3 adalah Rp 4.600,- dengan jumlah pembelian diatas 10 buah. Jadi pada level ini, Qty Min (jumlah pembelian minimal) diisi dengan 10. j. Kolom nomor 14 diisi dengan nama suplier barang Anda. Anda bisa menambahkan,
mengedit atau menghapus nama suplier dari menu Suplier pada master. k. Kolom 15-18 bersifat opsional. Silakan Anda isi atau kosongi jika Anda merasa perlu. l. Setelah mengisi semua kolom pada data barang, jangan lupa untuk menyompannya dengan cara klik tombol simpan. Contoh data barang yang terisi. 2. SUPLIER Menu ini untuk menambah, mengedit ataupun menghapus data suplier toko Anda.
Contoh pengisian data supplier. 3. PELANGGAN Menu ini untuk menambah, mengedit ataupun menghapus data pelanggan toko Anda. Selain digunaan untuk mendata pelanggan took Anda, juga digunakan untuk melakukan transaksi pembelian/penjualan secara kredit. Kemudian Anda dapat menentukan pelanggan tersebut mendapatkan harga level 1, level 2 atau level 3 tanpa melihat jumlah barang yang dia beli. Berikut contoh pengisian data pelanggan.
4. SALES Menu ini untuk menambah, mengedit ataupun menghapus data sales toko Anda jika Anda memiliki sales. Penjualan melalui sales tetap dilakukan melalui penjualan kasir dengan mencantumkan nama sales. Berikut contoh untuk mengisi data sales. 5. BACK OFFICE Pada menu back office terdapat beberapa fitur diantaranya untuk import data dari excel, export data ke excel, pembuatan barcode dan stok opname. Kami menyoroti fitur tersebut karena fitur tersebutlah yang paling umum digunakan. Untuk fitur yang lain pada menu back office ini, silakan Anda coba-coba karena sangat mudah sekali penggunaanya. Namun apabila masih ada kendala, silakan sms ke 085649948680. a) Import data dari excel. Berikut ini adalah panduan untuk melakukan import menggunakan bantuan Microsoft Excel. Data yang bisa diimport adalah data yang telah kita miliki dari database atau data excel yang telah kita miliki sebelumnya, baik dari software yang dibuat oleh pembuat software lain maupun dari data yg telah kita ketik di Microsoft Excel.
LANGKAH-LANGKAH: Siapkan data yang telah kita miliki, misal, disini ambil contoh data barang seperti gambar berikut. Dari gambar di atas terlihat bahwa kita sudah mempunyai data yang lumayan banyak yang bisa kita import ke dalam software yang mau kita pakai. Pada menu Import Data dari Excel silakan klik pada Import Data Barang.
Langkah dibagian ini adalah : Klik tombol Buat Template, jika di komputer Anda terinstal Microsoft Excel maka otomatis akan muncul template di Excel, seperti contoh berikut:
Teks yang telah terbentuk jangan dihapus. Silakan copy paste data Anda di bawah teks template itu. Sesuaikan urutannya jangan sampai kolom yang ditempati data tidak sesuai. Silakan simpan data anda di atas dengan format Excel 2003 ke bawah. Anda bisa menggunakan Microsoft Excel versi 2000, 2002, 2003, 2007, 2010, namun pada waktu menyimpan file tersebut, simpanlah dengan format 2003 ke bawah. Format yang bisa diimport adalah *.xls, bukan *.xlsx Ikon setelah kita simpan adalah seperti berikut: Klik tombol Cari file Excel (*.xls), lalu pilih file yang kita simpan tadi. Pilih Sheet yang berisi data kita, misal Sheet1
Perhatikan urutan data kita apakah sudah sesuai urutan yang benar. Klik tombol -------PROSES-->> Tunggu beberapa saat. Jika data anda lumayan banyak dan spesifikasi komputer anda kurang cepat, mungkin proses import akan memakan waktu agak lama.
Import sudah sukses, maka data sudah masuk ke database. b) Export data ke excel. Export data ke excel berfungsi untuk mendapatkan data yang ada pada software untuk ditampilkan dalam bentuk excel. Anda tinggal memilih data yang ingin Anda export, contoh adalah export data barang. Anda akan mendapatkan data barang yang disajikan dalam file berbentuk excel.
c) Pembuatan barcode. Terdapat dua fitur untuk pembuatan barcode, yaitu secara masal atau satu-satu. Fitur ini berfungsi jika Anda memiliki barang yang tidak ada barcodenya, sehingga Anda bisa membuat barcode sendiri. Printer yang digunakan : ada printer khusus barcode yang bisa Anda gunakan. Selain itu juga bisa menggunakan printer tinta biasa. d) Stok opname. Stok opname digunakan untuk membuat daftar barang yang ada di software untuk dibandingkan dengan barang nyata (yang ada di toko). Untuk menambah dafatar barang opname, klik Tambah dan akan muncul form seperti gambar di atas. Kode berisi kode barang, bisa Anda klik tombol kecil berbentuk kotak untuk mencari barang dari daftar/master barang. Silakan Anda isi semua field yang dibutuhkan dan klik simpan. Jika sudah selesai, klik keluar. 6. KALKULATOR Tombol kalkulator hanya berfungsi untuk memanggil kalkulator yang sudah ada pada computer Anda. 7. PASSWORD Tombol password digunakan untuk menuju form apabila Anda ingin merubah password dari pengguna software. Setelah klik tombol Password, Akan mendapatkan form seperti berikut
Pada awal Anda menggunakan software, password masih kosong. Silakan isikan dua kali pada password Baru untuk user Master. Perhatian!!! Pastikan Anda menyimpan baik-baik password untuk Master. Jika Anda lupa, Anda harus mengirim database toko Anda kepada kami untuk kami reset. *Maaf ada charge yaitu Rp 100.000,- 8. PENGATURAN Di dalam menu pengaturan, terdapat beberapa perintah. e) 1 2 3 4 5 6 7
Perintah no 1 Pada menu perintah ini digunakan untuk pengaturan data operator/pengguna software. Master mohon jangan dihapus (bisa Anda ganti namanya dengan nama Anda). Misalkan Anda akan menambahkan pengguna yaitu kasir. Klik tambah operator baru, dan akan muncul seperti gambar berikut: Anda dapat memberi wewenang kepada operator Anda apakah dia dapat mengakses master atau hanya jendela penjualan saja. Untuk kasir biasanya hanya dapat mengakses jendela penjualan. Perintah no 2 Digunakan untuk menyeting nama toko, alamat dan keterangan lain yang akan dicetak pada struk. Anda bisa menambahkan kata-kata promosi atau yang lainnya. Contoh struk yang dicetak:
Perintah no 3 Perintah ini digunakan untuk menentukan lokasi database toko Anda. Secara default lokasi database adalah di folder C:\Program Files (x86)\software Penjualan 3 Level - Customer & Quantity Based. Anda dapat memindahkannya untuk memudahkan proses backup database (akan dibahas selanjutnya). Untuk memindahkan database barang, langkah pertama adalah Anda mengcopy file database pada lokasi diatas dan paste di tempat yang Anda inginkan, misal folder D > Database Toko Makmur. Setelah itu klik tombol pilih lokasi database barang > Yes seperti di bawah ini Kemudian klik browse dan arahkan ke folder tempat penyimpanan database tadi. Terdapat 2 macam file database yaitu dalam format acces 2003 (dengan kapasitas maksimal 2 Gb) dan acces 2007 (dengan kapasitas maksimal 7 Gb). Kapasitas sebesar 2 Gb sudah memuat sangat banyak data, karena data dalam software ini hanay berupa angka dan huruf (bukan grafik yang beresolusi tinggi). Jika Anda memilih database acces 2007, pastikan Anda menggunakan microsoft office 2007 ke atas atau sudah menginstal acces database engine (bisa Anda download secara gratis di http://www.microsoft.com/en-
us/download/details.aspx?id=23734. setelah Anda memilih database, software akan merestart secara otomatis. Perintah no 4 Tombol Hapus Data memang cukup samar karena tombol ini digunakan untuk menghapus data secara masal. Silakan klik Hapus Data dan klik Yes sampai muncul tampilan seperti di bawah ini. Silakan pilih database yang akan Anda hapus dan klik Yes. Perintah no 5 dan 6 Perintah ini akan dijelaskan dalam panduan menu pembelian dan penjualan. Perintah no 7 Perintah ini digunakan untuk menyeting cash drawer atau laci uang. Silakan ikuti petunjuk yang sudah tertera di software
IV. MENU UTAMA (TRANSAKSI) Pada menu transaki terdapat beberapa fitur yaitu pembelian, penjualan, hutang, piutang, biaya, kas, katalog dan laporan. Kita akan bahas satu-satu setiap fitur di dalam menu transaksi mulai dari pembelian. 1) Pembelian Setelah Anda klik pembelian, akan Anda dapati menu pembelian (kasir), tabel pembelian, retur pembelian dan tabel retur pembelian. Untuk pembelian kasir digunakan apabila Anda membeli barang dari suplier Anda. Setelah Anda klik tombol pembelian kasir, Anda akan mendapati tampilan seperti di bawah ini. Anda dapat melakukan pembelian secara tunai maupun kredit yaitu dengan mengaturnya pada jendela tunai/kredit. Pembelian secara tunai maupun kredit akan masuk dalam laporan pembelian. Kemudian pembelian secara tunai akan berpengaruh pada kas Anda dan pembelian secara kredit akan masuk pada menu hutang. Silakan isikan data yang diperlukan untuk transaksi pembelian, klik F7 untuk mengisikan besar uang yang harus dibayarkan (pembelian tunai) kemudian klik enter untuk menyimpan dan mencetak atau cukup klik simpan jka tidak ingin mencetak struk.
Tabel pembelian berisi semua pembelian yang terjadi (baik tunai maupun kredit). Retur pembelian digunakan untuk meretur barnag yang telah Anda beli. Untuk mengisi form retur pembelian sebagai berikut : No retur diisi dengan nomor retur, silakan Anda tentukan no retur tersebut atau klik auto. No Faktur diisi dengan nomor faktur transaksi pembelian, silakan klik cari untuk mencari faktur faktur pembelian. Contoh di atas berisi faktur no 2014 035.
Kode barang diisi dengan kode barang, silakan tekan tombol F1 atau klik kode yang ada pada tabel di atasnya. Isikan jumlah barang yang akan diretur dan tekan ENTER. Total uang yang dibayarkan adalah besar uang yang harus dibayar suplier Anda atas barang yang Anda retur (berdasarkan harga beli). Tabel retur pembelian, berisi laporan retur pembelian. Terkait dengan Pembelian, Anda dapat mengatur apakah dapat/tidak dapat merubah tanggal pembelian, apakah dapat/tidak dapat merubah harga beli atau apakah dapat/tidak dapat memberi diskon per faktur (per transaksi) melalui menu MASTER > PENGATURAN seperti pada gmbar di bawah ini pada nomor 5 1 2 3 4 5 6 7
2) Penjualan Setelah Anda klik Penjualan, akan Anda dapati menu Penjualan (kasir), tabel Penjualan, retur Penjualan dan tabel retur Penjualan. Setelah Anda klik tombol Penjualan kasir, Anda akan mendapati tampilan seperti di bawah ini. Anda dapat melakukan penjualan secara tunai maupun kredit yaitu dengan mengaturnya pada jendela tunai/kredit. Untuk penjualan kredit, pelanggan harus diisi. Penjualan secara tunai maupun kredit akan masuk dalam laporan penjualan. Kemudian penjualan secara tunai akan berpengaruh pada kas Anda dan penjualan secara kredit akan masuk pada menu piutang. Silakan isikan data yang diperlukan untuk transaksi penjualan, klik F7 untuk mengisikan besar uang yang harus dibayarkan (penjualan tunai) kemudian klik enter untuk menyimpan dan mencetak atau cukup klik simpan jka tidak ingin mencetak struk. Untuk pencetakan struk kami sarankan menggunakan printer Epson TMU 220 atau yang sejenisnya. Anda dapat mencetak struk dalam ukuran yang berbeda, silakan Anda pilih dan coba yang sesuai. selain itu Anda juga dapat mencetak faktur penjuala/surat jalan (untuk mencetak ini, silakan gunakan printer yang lebih besar seperti printer LX300 atau printer tinta biasa). Untuk memilihnya seperti di dalam gambar berikut ini
Contoh tampilan faktur penjualan/surat jalan: Tabel penjualan digunakan untuk melihat data penjualan baik secara tunai maupun kredit. Retur penjualan berfungsi yang hampir sama dengan retur pembelian. Cara-cara untuk mengisi form-nya pun hampir sama dengan retur pembelian. Bedanya disini yang diretur adalah penjualan. Tabel retur penjualan berfungsi untuk melihat data penjualan yang berhasik Anda retur.
3) Hutang Pada menu ini Anda akan mendapati tampilan seperti di bawah ini Anda dapat mengurutkan daftar hutang Anda berdasarkan dengan nama suplier. Anda dapat mencicil hutang Anda atau membayar secara penuh dengan cara pilih salah satu hutang dan klik bayar atau dobel klik. Akan muncul tampilan seperti berikut. Silakan isikan semua data yang diperlukan dan klik simpan. Untuk melihat dan mencetak angsuran, klik Daftar Angsuran yang ada di sebelah tombol bayar (kurang begitu terlihat).
4) Piutang Piutang berisi daftar pelanggan yang melakukan pembelian secara kredit atau yang memiliki hutang kepada Anda. Cara pengisian dan cara kerja menu ini hampir sama dengan menu hutang. 5) Biaya Setelah Anda klik tombol biaya, Anda akan mendapati tampilan seperti di bawah ini. Biaya yang dimaksud adalah pengeluaran yang tidak terduga atau yang diluar pembelian. Silakan isikan data yang diperlukan dan klik simpan. 6) Kas Setelah Anda klik tombol Kas dan dobel klik pada salah satu data, akan didapati tampilan seperti berikut
Berfungsi untuk melihat alur pemasukan dan pengeluaran toko Anda. 7) Katalog Latalog berfungsi untuk membuat dan mencetak katalog barang. 8) Laporan Disini Anda akan mendapatkan daftar laporan semua yang ada pada software ini. Mulai dari laporan pembelian, laporan penjualan, laporan hutan piutang dan laporan lainnya. Silakan klikk satu per satu untuk melihat masing-masing laporan. Terima kasih telah menggunakan produk kami. Semoga toko, usaha atau bisnis Anda semakin berkah dan berkembang. Amin Salam Fajar Prabowo www.tokoaplikasi.com www.softwarenesia.com