TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILLING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH dr. R. SOEDJATI SOEMODIHARJO KABUPATEN GROBOGAN Rully mirna septria, Tri lestari, Sri mulyono Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar ABSTRAK Ruang penyimpanan (filing) merupakan tempat dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat disimpan dengan metode tertentu berdasarkan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Apabila standar operasional prosedur penyimpanan yang memuat sistem penjajaran tidak dilaksanakan maka akan mempengaruhi kegiatan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing dan menjadikan kesulitan dalam penemuan kembali dokumen rekam medis serta pelayanan pada pasien menjadi lebih lama. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing rumah sakit umum Daerah dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan. Jenis penelitian ini adalah cross sectional. Metode penelitian ini adalah observasi dan wawancara. Subyek penelitian ini adalah petugas pendaftaran yang merangkap menjadi petugas filing. Obyek penelitian ini adalah sistem penjajaran di ruang filing. Dan analisis data secara deskriptif. Berdasarkan survei awal diketahui bahwa di Rumah Sakit Umum DR. R. Soedjati Soemodiharjo di ruang filing sistem penyimpanan secara desentralisasi terbagi menjadi filing rawat jalan dan filing rawat inap. Standar operasional prosedur penyimpanan yang berisi sistem penjajaran tidak menerapkan sistem Terminal Digit Filing melainkan menerapkan sistem dua digit angka terakhir rekam medis pasien tersebut serta penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan penyimpanan menurut bulan terahir kunjungan pasien kerumah sakit. Oleh karena itu pada standar operasional khususnya tentang penjajaran dokumen rekam medis sebaiknya dikelompokkan menurut Terminal Digit Filing, agar sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Dan ditetapkan petugas filing sehingga tidak mengganggu proses pelayanan pada pasien. Kata kunci : Standar operasional prosedur, Sistem penjajaran Kepustakaan : ( -) PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit sebagai pemberi pelayanan kesehatan selain memberikan pelayanan klinis juga memberi pelayanan non klinis. Pelaksanaan pelayanan non klinis meliputi penyelenggaraan rekam medis. (Wijono D, ). Salah satu pelayanan non klinis atau aspek pelayanan administrasi (manajemen) adalah pengelolaan rekam medik, denagn menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes, ). Jurnal Kesehatan, ISSN.-, VOL. V. NO., OKTOBER, Hal -
Terselenggarakannya manajemen informasi kesehatan dimulai dengan dibuatnya rekam medis secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan yang kemudian dikelola secara terencana (Gemala R, ). Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai apa, siapa, begaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosa dan pengobatan serta rekaman hasilnya (Huffman, EK. ) Salah satu bagian rumah sakit yang menunjang dalam pelayanan rekam medis pasien adalah ruang penyimpanan (filing). Dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun rawat darurat disimpan karena rekam medis bersifat dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggungjawab rumah sakit, sedangkan aspek isi rekam medis merupakan hak milik pasien. Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis berpedoman pada standar operasional prosedur tentang penyimpanan rekam medis di ruang penyimpanan. Ruang filing merupakan tempat penyimpanan dokumen rawat jalan, rawat darurat maupun rawat inap disimpan dan ditata dengan metode tertentu. Sistem penjajaran dokumen rekam medis berfungsi sebagai kunci dokumen yang akan memudahkan dalam pengambilan dan pengembalian kembali dokumen tersebut jika pasien berobat ulang. Berdasarkan survei pendahuluan di Rumah Sakit Umum DR. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan, diketahui bahwa ruang filing terbagi menjadi filing rawat jalan dan filing rawat inap. Ruang ruang filing tersebut mempunyai sistem penjajaran sendiri. Di Rumah Sakit Umum DR. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan sudah terdapat standar operasional prosedur tentang penyimpanan yang berisi sistem penyimpanan. Pelaksanaan sistem penjajaran dimasingmasing ruang filing harus sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku. Oleh karena itu peneliti mengambil judul Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing Rumah Sakit Umum dr. R. Soedjati Soemodiharjo Grobogan. Tujuan penelitian adalah mengetahui pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis diruang filing Rumah Sakit Umum Dr. Raden Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan. Mengetahui kebijakan (prosedur tetap) tentang sistem penjajaran dokumen rekam medis diruang filing Rumah Sakit Umum Dr. Raden Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan. Mengetahui penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing Rumah Sakit Umum dr. R. Soedjati Soemodiharjo kabupaten Grobogan. Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
TINJAUAN PUSTAKA A. Ruang Filing (Penyimpanan Dokumen Rekam Medis) Ruang filing merupakan suatu ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat, selain itu juga sebagai penyedia berbagai dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan serta melindungi dokumen rekam medis terhadap berbagai kerusaakan. Dan merupakan salah satu bagian unit rekam medis yang bertugas dalam penyimpanan dokumen rekam medis dan menjaga isi kerahasiaan isi dari dokumen rekam medis.. Tugas Pokok Bagian Filing Bagian filing dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai kebijakan penyimpanann dokumen rekam medis. b. Mengambil kembali (retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan. c. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. d. Memisahkan dokumen rekam medis in aktif dari dokumen rekam medis aktif. e. Membantu dalam penilai guna rekam medis. f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan (diabadikan). g. Membantu dalam pemusnahan formulir rekam medis.. Fungsi bagian filing a. Penyimpanan dokumen rekam medis. b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan. c. Pelindung dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.. Formulir dan catatan yang digunakan diunit filing Formulir dan catatan yang digunakan diunit filing adalah: a. Tracer yang dapat digunakan untuk: ) Pejuntuk keberadaan rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dokumen rekam medis ) Penghitungan tingkat penggunaan dokumen rekam medis b. Buku catataan dokumen rekam medis untuk bukti dokumen rekam medis sedang dipinjam dan digunakan untuk keperluan tertentu dengan adanya catatan tersebut bertujuan memudahkan dalam peminjaman dokumen rekam medis dari filing dan Jurnal Kesehatan, ISSN.-, VOL. V. NO., OKTOBER, Hal -
sebagai alat kontrol penggunan tracer.(shofari, B. ) B. Sistem Penomoran Dalam Dokumentasi Rekam Medis Sistem penomoran dokumen rekam medis bertujuan untuk memberi identitas dokumen rekam medis seorang pasien agar tidak tertukar dengan dokumen rekam medis pasien lain. Ditinjau dari sistem penomoran dokumen rekam medis terbagi menjadi yaitu : a. Pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System) Suatu sistem pemberian nomor rekam medis dimana setiap pasien yang berkunjung di rumah sakit selalu mendapat nomor baru. Kelebihan pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System) ) Memudahkan pekerjaan dan pasien tidak menunggu lama. Kekurangan pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System) ) Membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis ) Informasi pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan ) Mempercepat penuhnya rak penyimpanan dokumen rekam medis b. Pemberian nomor secara unit (Unit Numbering Filing) Suatu sistem pemberian nomor rekam medis dimana setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit untuk berobat baik pasien rawat inap, rawat jalan, maupun rawat darurat. Mendapat satu nomor rekam medis digunakan untuk selamanya. Kelebihan pemberian nomor secara unit (Unit Numbering Filing) ) Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang disimpan diberikan dalam satu folder. Kekurangan pemberian nomor secara unit (Unit Numbering Filing) ) Pelayanan pasien lama akan lebih lama c. Pemberian nomor secara seri unit (serial unit numbering system) Suatu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dengan sistem unit. Kelebihan pemberian nomor secara seri unit (serial unit numbering system) ) Pelayanan jadi lebih lama karena tidak memilah antara /pasien baru dengan pasien lama, pasien yang datang seolah olah dianggap sebagai pasien baru Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
Kekurangan pemberian nomor secara seri unit (serial unit numbering system) ) Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan ) Informasi klinis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada kesinambungan C. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kemnbali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak filing. Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis, maka cara penyimpanan dibagi menjadi yaitu : a. Sistem penyimpanan secara sentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat milik seorang pasien menjadi satu dalam kesatuan folder (map). Kelebihan sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu : ) Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya. ) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis. ) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. ) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi. ) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder. ) Memudahkan menerapkan sistem unit record. b. Sistem penyimanan secara desentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat pada folder tersendiri dan atau tempat tersendiri. Biasanya dokumen rekam medis pasien rekam medis pasien rawat jalan disimpan di satu tempat penyimpanan atau di poliklinik masing-masing, Jurnal Kesehatan, ISSN.-, VOL. V. NO., OKTOBER, Hal -
sedangkan dokumen rekam medis pasien gawat darurat dan rawat inap disimpan di unit rekam medis. Adapun kelebihan dan kekurangan dari sistem penyimpanan secar desentralisasi antara lain: ) Kelebihan sistem penyimpanan secara desentralisasi: a) Efisiensi waktu, sehingga pasien dapat pelayanan lebih cepat. b) Beban kerja yang dilaksanakan petudas lebih ringan. ) Kekurangan sistem penyimpanan secara desentralisasi : a) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, yaitu data dan informasi pelayanan pada satu pasien dapat tersimpan lebih dari satu folder. b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. (Shofari, B. ) D. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis Dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Urutan penjajaran dokumen rekam medis tersebut mengikuti urutan no rekam medis dengan tiga cara yaitu : a. Sistem Penjajaran Straight Numerical Filing (SNF) Sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis bedasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan. Lihat contoh nomor rekam medis berikut ini : -- -- -- -- -- -- -- -- -- Gambar. Contoh penjajaran dengan Straight Numerical Filing Dalam sistem penjajaran dengan nomor langsung terdapat kelebihan dan kekurangan, adapun kelebihan dan kekurangan dari sistem penjajaran langsung adalah : ) Kelebihan SistemPenjajaran Straight Numerical Filing adalah : a) Bila akan sekaligus mengambil buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak untuk Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
keperluan pendidikan, penelitian atau untuk diinaktifkan akan sangat mudah. b) Mudah melatih petugas petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. ) Kekurangan Sisten Penjajaran Straight Numerical Filing adalah : a) Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan penyimpanan. b) Petugas akan saling berdesakan karena petugas terkonsentrasi di rak penyimpanan nomor rekam medis untuk nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor terbaru. c) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar karena tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rakrak penyimpanan tertentu. b. Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) Sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis bedasarkan urutan nomor rekam medis pada angka kelompok akhir. Disini digunakan nomor nomor dengan angka yang dikelompokkan menjadi kelompok masing-masing terdiri dari angka. Angka pertama adalah kelompok angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok angka yang terletak paling kiri. Angka angka angka Ketiga kedua pertama (tertiary (secondary (primary digits) digits) digits) Lihat contoh nomor rekam medis berikut ini : -- -- -- -- -- -- -- -- -- Gambar. Contoh penjajaran dengan Terminal Digit Filing Jurnal Kesehatan, ISSN.-, VOL. V. NO., OKTOBER, Hal -
Dalam sistem penjajaran Terminal Digit Filing juga mempunyai kekurangan dan kelebihan dalam pelaksanaanya,antara lain : ) Kelebihan sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah: a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke kelompok (section) didalam rak penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesakan disatu tempat atau section, dimana rekam medis harus disimpan di rak. b) Petugas petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada petugas masing-masing diserahi : section -, section -, section -, section -. c) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk.setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis. d) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut. e) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong. f) Dengan terkontrolnya rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak). g) Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka. ) Kekurangan sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah: a) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak lama. b) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu. Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
c) Sistem Penjajaran Midle Digit Filing (MDF) Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis bedasarkan urutan nomor rekam medis pada angka kelompok tengah. Disini penyimpanan rekam medis di urut dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga, berbeda letaknya dengan angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga. Lihat contoh nomor rekam medis dibawah ini : -- -- -- -- -- -- -- -- -- Gambar. Contoh penjajaran dengan Midle Digits Filing Dalam pelaksanaan sistem penjajaran Midle Digits Filing terdapat kekurangan dan kelebihannya antara lain : ) Kelebihan sistem penjajaran Midle Digits Filing adalah : a) Memudahkan pengambilan buah rekam medis yang nomornya berurutan. b) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir. c) Kelompok buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem langsung adalah sama persis dengan kelompok buah rekam medis untuk sistem angka tengah. d) Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata dalam rak Jurnal Kesehatan, ISSN.-, VOL. V. NO., OKTOBER, Hal -
penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir. e) Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada section penyimpanan tertentu dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah. ) Kekurangan sistem penjajaran Midle Digits Filing adalah : a) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama. b) Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan tidak aktif. c) Sistem angka tengah tidak dapat digunakan dengan baik untuk nomor nomor yang lebih dari angka (Depkes, RI. ). METODE PENELITIAN A. Rancangan Penelitian Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Yaitu penelitian yang dilakukan dengan menjelaskan atau menggambarkan dari variabel penelitian (Soekidjo. ). Metode dalam penelitian ini adalah observasi yaitu melakukan poendekatan terhadap fenomena atau kejadian yang ditemukan tanpa mencoba melakukan analisis bagaimana dan mengapa fenomena tersebut dapat terjadi (Arief, M. ). Dalam penelitian ini melakukan pendekatan secara cross sectional. B. Definisi Operasional Dokumen rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan identitas pasien, pemeriksaan fisik, anamnesa, serta pengobatan lanjutan guna menunjang pengobatan lanjutan pasien. C. Subyek dan Obyek Dalam penelitian ini subyek yang digunakan adalah petugas pendaftaran rawat jalan yang merangkap menjadi petugas filing, sedangkan obyek penelitian adalah sistem penjajaran di ruang filing. D. Instrumen Dan Cara Pengumpulan Data. Instrumen pengumpulan Data a. Pedoman wawancara Pedoman wawancara berupa daftar pertanyaan yang sudah tersusun dan terencana dengan baik untuk mendapatkan informasi tenteng kegiatan penjajaran dokumen rekam medis yang dilakukan di ruang filing. b. Pedoman observasi Pedoman yang digunakan dalam penelitian ini adalah daftar pedoman pengamatan yang dibutuhkan dalam penelitian standar operasional prosedur penyimpanan dokumen rekam medis yang berisi penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing. Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
. Cara pengumpulan data a. Wawancara Suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan secara lisan dari seseorang sebagai sasaran peneliti (responden) atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut (face to face) yaitu petugas filing (Notoadmodjo, S. ). b. Observasi Pedoman observasi guna mendapatkan data ) Standar operasional prosedur penyimpanan dokumen rekam medis di ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah DR. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan. ) Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah DR. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan. HASIL PENELITIAN Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan merupakan rumah sakit rujukan dengan jangkauan Pati, Demak, dan Semarang sesuai dengan visi, misi, dan budaya kerja. Dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat rumah sakit umum daerah Dr. R. Soedjati soemodiharjo kabupaten Grobogan telah mempunyai poliklinik, meliputi : penyakit dalam, bedah, anak, Telinga Hidung Tenggorokan (THT), fisioteraphi, syaraf, jiwa, kandungan, gigi dan mulut, mata, kulit dan kelamin. Kebijakan tentang penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing. Di ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan terdapat lemari penyimpanan yang berupa rol opack, terdapat lemari yang teralokasi lemari untuk rawat jalan dan lemari untuk rawat inap, dalam setiap rak tidak terdapat pembagian untuk setiap sectionnya, serta tidak terdapat kode warna untuk pembedaan dokumen rekam medis satu dengan lainnya.. Ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan setiap harinya mempunyai orang petugas rekam medis yang di alokasikan untuk pendaftaran pasien sekaligus merangkap sebagai petugas bagian filing. Petugas ruang filing tersebut menerapkan sistem penomoran unit yang berarti setiap pasien baru mendapatkan nomor rekam medis dan digunakan oleh pasien tersebut untuk berobet ke rumah sakit selamanya. Dalam melaksanakan semua tugas dan kegiatan tentang penjajaran dokumen rekam medis mengacu kepada prosedur pelayanan rekam medik filing yang berisi prosedur pelayanan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis diterbitkan pada tanggal April dengan nomor dokumen P. -- merupakan revisi Jurnal Kesehatan, ISSN.-, VOL. V. NO., OKTOBER, Hal -
pertama dengan jumlah halaman sebanyak halaman. Adapun isi dari kebijakan rumah sakit tenteng penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing antaralain: a. Rawat jalan ) Dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan selanjutnya dikembalikan ke urusan rekam medis bagian filing untuk dikelompokkan sesuai dengan dua angka akhir. ) Dokumen rekam medis disimpan dalam rak sesuai dengan angka akhir seperti yang tertera dalam dokumen rekam medis. b. Rawat inap ) Dokumen rekam medis rawat inap yang telah selesai pengkodean dan indeksing diberikan kepada bagian filing. ) Bagian filing mengelompokkan dokumen rekam medis bedasarkan dua angka akhir. ) Petugas filing menyimpan dokumen rekam medis bedasarkan dua angka akhir. c. Rawat darurat ) Dokumen rekam medis pasien rawat darurat baik berkunjung pagi, siang, sore, maupun malam dikembalikan ke bagian filing keesokan harinya. ) Dokumen rekam medis rawat darurat dengan nomor rekam medis lama disatukan dengan dokumen rekam medis lama dan disimpan berdasarkan angka akhir, sedangkan untuk nomor baru diurutkan dan diberi map dan ditulis tanggal pengembaliannya, kemudian disimpan. Mengetahui prosedur tetap tentang penjajaran dokumen rekam medis di unit filing. a. Prosedur tetap penjajaran dokumen rekam medis pasien rawat jalan Dalam penjajaran dokumen rekam medis pasien berdasarkan prosedur pelaksanaannya, dokumen rekam medis pasien yang telah selesai digunakan selanjutnya dikembalikan ke urusan rekam medis bagian filing untuk dikelompokan sesuai dengan Terminal Digit Filing (TDF) dan tidak mencantumkan petugas penanggung jawab pengembalian dokumen rekam medis ke unit filing. Dalam pelaksanaannya dokumen rekam medis yang digunakan untuk pelayanan kepada pasien dikembalikan setelah selesai pelayanan dari poliklinik ke ruang filing. Selanjutnya berdasarkan prosedur pelaksanaannya dokumen rekam medis pasien rawat jalan disejajarkan dalam rak sesuai dengan Terminal Digit Filing (TDF) berdasarkan nomor rekam medis seperti yang tertera dalam Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
dokumen rekam medis. Dalam pelaksanaanya tidak dilakukan pengelompokan berdasarkan Terminal Digit Filing (TDF) dikarenakan tidak terdapat pengelompokan atau section pada setiap raknya, melainkan dokumen rekam medis hanya disejajarkan menurut dua digit angka akhir tanpa memperhatikan dua angka tengah maupun atas. Serta penyimpanannya berdasarkan bulan kunjungan pasien berobat terakhir. Contoh pejajaran dokumen rekam medis rawat jalan seperti pada gambar berikut ini : b. Pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis pasien rawat inap Dalam pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis pasien rawat inap berdasarkan prosedur pelayanan yang telah ditetapkan, dokumen rekam medis pasien rawat inap yang telah dikoding dan di indeksing diberikan pada bagian filing. Selanjutnya bagian filing mengelompokkan dokumen rekam medis berdasarkan terminal digit filing (TDF). Dalam pelaksanaanya penyerahan dokumen rekam medis yang telah diterima oleh bagian filing dari bagian koding dikelompokkan berdasarkan Terminal Digit Filing (TDF). Menurut standar prosedur pelayanan bagian rekam medis penyimpanan petugas filing telah melaksanakan tugas mensejajarkan dokumen rekam medis dengan Terminal Digit Filing (TDF), sesuai contoh penjajaran dokumen rekam medis rawat inap. Namun dalam hal penyimpanan petugas melaksanakan penyimpanan secara desentralisasi sebelum pasien rawat inap berkunjung kembali utuk rawat jalan guna berobat lanjutan. Gambar. Contoh pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis rawat jalan bulan maret tahun di ruang filing Rumah Sakit Umum Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan. Jurnal Kesehatan, ISSN.-, VOL. V. NO., OKTOBER, Hal -
Gambar. Contoh pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis rawat inap di ruang filing Rumah Sakit Umum Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan. PEMBAHASAN Kebijakan atau prosedur tetap rekam medis tentang sistem penjajaran dokumen rekam medis diruang filing. Bahwa kebijakan atau prosedur tetap rekam medis bagian filing yang berisi tentang penyimpanan dokumen rekam medis yang memuat juga tentang sistem penjajaran rekam medis dengan nomor standar operasional prosedur P. -- telah dibuat namun belum diuraikan secara lengkap khususnya tentang petugas penanggungjawab bagian filing khususnya. Sehingga petugas pendaftaran rawat jalan turut serta mencarikan dokumen rekam medis dalam rak filing. Hal ini menyebabkan pelayanan untuk pasien menjadi lebih lama. Pelaksanaan sistem penjajaran dan penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Di ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan terdapat lemari penyimpanan yang berupa rol opack, terdapat lemari yang teralokasi lemari untuk rawat jalan dan lemari untuk rawat inap, dalam setiap rak tidak terdapat pembagian untuk setiap sectionnya, serta tidak terdapat kode warna untuk pembedaan dokumen rekam medis satu dengan lainnya. Ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan setiap harinya mempunyai orang petugas rekam medis yang di alokasikan untuk pendaftaran pasien sekaligus merangkap sebagai petugas bagian filing. Petugas ruang filing tersebut menerapkan sistem penomoran unit yang berarti setiap pasien baru mendapatkan nomor rekam medis dan digunakan oleh pasien tersebut untuk berobet ke rumah sakit selamanya. Dalam penjajaran dokumen rekam medis yang telah selesai pelayanan belum sesuai dengan prosedur pelayanan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Metode penjajaran yang digunakan berdasarkan metode dua digit angka terakhir tanpa memperhatikan dua digit angka tengah maupun dua digit angka awal. Kemudian masing- masing dokumen dimasukkan ke rak penyimpanan sesuai dengan bulan kunjungan pasien (gambar ), hal ini menyebabkan dokumen rekam medis pasien rawat jalan selalu berpindah mengikuti bulan terahir pasien berkunjung, maka dari itu kejadian misfile masih terjadi. Sedangkan dalam prosedur pelayanan rekam medis Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
bagian filing tertulis bahwa dokumen rekam dan diindeksing oleh petugas koding medis pasien rawat jalan disimpan dan diberikan kepada petugas filing untuk dikelompokkan secara terminal digit filing dikelompokkan menurut dua angka ahir atau (TDF). Pelaksanaan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF). Tetapi dalam dokumen rekam medis secara Terminal hal penyimpanan dokumen rekam medis Digit Filing (TDF) yang benar dapat dilihat belum sesuai standar operasional prosedur pada gambar berikut ini: no P. --, karena penyimpanannya secara terpisah antara dokumen rawat inap dengan dokumen rawat jalannya atau desentralisasi. Hal ini menyebabkan tidak adanya kesinambungan informasi medis, agar informasi tetap terjaga maka apabila pasien yang telah selesai rawat inap dan datang berkunjung ke rumah sakit guna pengobatan lanjutan maka dokumen rekam medis rawat inap dan rawat jalan dengan nomor rekam medis yang sama diambil semua. SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan. Kebijakan tentang sistem penjajaran dokumen rekam medis diruang filing adalah dokumen rekam medis pasien Gambar. pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis secara Terminal Digit Filing (TDF) pada section dan yang benar. baik rawat jalan maupun rawat inap disimpan berdasarkan Terminal Digit Filing (TDF) yaitu sistem penjajaran berdasarkan dua angka akhir. Prosedur Pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis bagian filing untuk pasien rawat inap. Dalam penjajaran dokumen rekam medis rawat inap yang telah selesai pelayanan sudah sesuai dengan prosedur pelayanan yang ditetapkan oleh pihak rumah sakit yaitu dokumen rekam medis pasien rawat inap yang telah dikoding pelayanan tentang sistem penjajaran terdapat didalam prosedur pelayanan rekam medis tentang penyimpanan dokumen rekam medis di ruang filing dengan nomor prosedur pelayanan P. --.. Dari pelaksanaan prosedur pelayanan rekam medis di unit filing Jurnal Kesehatan, ISSN.-, VOL. V. NO., OKTOBER, Hal -
a. Pelaksanaan prosedur pelayanan rekam medis pasien rawat.jalan terjadi ketidaksesuaian dalam pelaksanaannya khususnya dalam Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis pasien rawat jalan tidak dikelompokkan dan disimpan berdasarkan terminal digit filing (TDF) melainkan dua digit angka akhir nomor rekam medis tanpa memperhatikan dua digit angka awal maupun dua digit angka tengah, tidak ada pembagian untuk seperti pada gambar. Sedangkan penyimpanan dokumen rekam medis dibagi sesuai bulan kunjungan terakhir pasien berkunjung ke rumah sakit untuk berobat, sehingga dokumen rekam medis pasien akan berpindah tempat setiap bulannya maka kerapian rak filing tidak dapat terjaga dan masih terjadi misfile. b. Pelaksanaan sistem penjajaran Dokumen rekam medis pasien rawat inap menggunakan sistem Terminal Digit Filing (TDF). Sedangkan penyimpanannya tidak disimpan secara sentralisasi melainkan terpisah (desentralisasi). Apabila pasien berkunjung ulang hanya resume keluar yang, diambil kemudian disatukan dengan dokumen rekam medis rawat jalannya dengan nomor rekam medis yang sama B. Saran dengan nomor rekam medis rawat inapnya.. Disarankan agar diadakan pelatihan tentang sistem penjajaran yang benar kepada seluruh petugas rekam medis.. Disarankan kepada petugas filing agar melaksanakan sistem penjajaran sesuai dengan prosedur pelayanan penyimpanan dan penjajaran.. Disarankan agar ditetapkan petugas kusus bagian filing sehingga pada saat pengambilan dokumen tidak menganggu proses pendaftaran pasien yang akan berobat.. Sebaiknya dalam pengambilan dokumen rekam medis yang akan diggunakan untuk keperluan pasien maupun keperluan lain menggunakan tracer agar pada waktu pengembalian dapat dikembalikan ke rak semula sehingga kerapian rak filing dapat terjaga. DAFTAR PUSTAKA Arief, M.. Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan. CSGF (Comunity of Self Help Group Forum): Klaten.. Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan. CSGF (Comunity of Self Help Group Forum): Klaten. Depkes, RI.. Petunjuk Teknis Pennyelenggaraan RekamMedis / Medical Record Rumah Sakit. Direktorat Jenddral Peelayanan Medik. Jakarta. Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
Dirjen Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia,, Pedoman Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia, Revisi I, Jakarta. Gemala, R Hatta. Pedoman manajemen informasi kesehatan disarana pelayanan kesehatan. Jakarta : Indonesia University Press. Huffman, E.K.. Health Information Management, Physician Record Company, Berwyn Illionis, USA. Notoadmodjo, S.. Metodologi penelitian kesehatan. PT Rineka cipta : Jakarta..Metodologi penelitian kesehatan. PT Rineka cipta : Jakarta. PORMIKI,. Materi Pelatihan Manajemen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta. (tidak dipublikasikan) Shofari, B.. PSRK. Modul Pembelajaran Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis Buku I dan Buku. PORMIKI, Semarang. (tidak dipublikasikan) Wijono, D.. Manajemen Mutu Pelayanan kesehatan. Surabaya: Airlangga University Press. Jurnal Kesehatan, ISSN.-, VOL. V. NO., OKTOBER, Hal -