L1 LAMPIRAN Hasil wawancara dengan PT. Advance Stabilindo Industry mengenai masalah yang dihadapi : Wawancara dengan General Manager PT. Advance Stabilindo Industry (Bpk. Adithya) 1. Sehubungan dengan informasi yang kami dapat bahwa perusahaan ini sedang membutuhkan pihak yang membantu menyelesaikan masalah perusahaan terkait dengan bagian penyimpanan barang di gudang, boleh dijelaskan kepada kami apa rincian dan masalahnya pak? Oke jadi begini gambaran masalahnya. Perusahaan sebenarnya sudah memiliki suatu sistem tersendiri yang sudah kita pakai sejak lama, yakni IFS. Tetapi sistem itu asalnya dari kantor pusat, dan masih belum ada sistem terkomputerisasi yang khusus membantu pengawasan produk bahan baku kami di gudang. Pabrik ini memiliki 2 gudang, masing masing untuk menyimpan bahan baku dan barang jadi. Setiap kali ada persediaan bahan baku yang habis, kami akan melakukan proses pembelian, setelah itu pasti ada update data bahan baku bertambah,nah hal ini sering terjadi kesalahan, karena penghitungan manual di form yang ada terkadang suka menimbulkan selisih. Kedua, kalau bahan baku diambil dari gudang untuk di produksi menjadi barang jadi, hal ini juga sering menimbulkan selisih karena masalah yang penghitungan manual tersebut.
L2 2. Jadi semua kegiatan yang dilakukan di gudang masih menggunakan dokumen secara manual? Iya betul. Semua hanya dicatat manual di form form yang memang ada di perusahaan kami. 3. Boleh kami tahu form form tersebut apa saja pak? Setiap kegiatan punya 1 form. Untuk perintah memesan barang ada Purchase Order, untuk pengembalian barang rusak ada Surat Retur, kalau barang sudah diterima dari supplier aka nada receiving report. Selain itu Faktur dan Surat Jalan juga akan diberikan supplier setiap ada kegiatan pembelian. Oh ya, jika bahan baku di gudang dipindahkan untuk di produksi, itu aka nada surat bernama Move Slip. 4. Oke. Kalau begitu biasanya kesalahan / human error yang sering terjadi itu seperti apa? Baik. Untuk lebih detailnya soal hal hal yang sering terjadi di gudang dan saat proses produksi, wawancara ini saya alihkan kepada bapak teguh, beliau adalah Plant Manager yang bertanggung jawab dan tahu betul akan kegiatan gudang. Wawancara dengan Plant Manager PT. Advance Stabilindo Industry (Bpk. Teguh) 1. Begini pak, kami disini ingin mengetahui kendala yang dihadapi perusahaan ini terkait hubungannya dengan persediaan di gudang. Oke baik. Jadi begini, karena semua kegiatan dilakukan secara manual seperti yang telah disampaikan pak aditya, jadi sering terjadi kesalahan pencatatan akan jumlah persediaan bahan baku yang sekarang ada di gudang, mulai dari saat bertambahnya bahan baku setelah pembelian
L3 yang mungkin bisa bersamaan dengan saat pengambilan bahan baku untuk di produksi. Waktu yang bersamaan dan berdekatan itulah yang membuat simpang siurnya pencatatan yang ada. Hal ini juga menyebabkan berbedanya jumlah barang di gudang dengan apa yang ada di catatan. 2. Baik pak. Kami sudah mengerti mengenai masalah itu. Lalu apa ada masalah lainnya.? Selain itu, kami juga sulit melakukan pencatatan mengenai bahan baku yang rusak saat ingin diproduksi. Bahan baku yang rusak dan tidak bisa dipakai ini juga akan berpengaruh pada jumlah persediaan barang. Pertambahan barang jadi setelah produksi juga masih perlu pengawasan ketat karena akan berdampak pada kegiatan penjualan nantinya. Selain itu masih ada masalah konversi satuan bahan baku. Bahan baku yang kami beli dari supplier memiliki satuan berbeda beda tergantung tempat asalnya. Oleh karena itu kami juga butuh sistem yang bisa melakukan konversi otomatis ke satuan yang ditetapkan perusahaan. 3. Satuan yang ditetapkan apa pak? Kami biasanya hanya memakai satuan kilogram dan beberapa ada yang memakai satuan gram untuk barang kecil. 4. Bagaimana proses yang terkait dengan pembelian dan persediaan bahan baku pada perusahaan? Ketika ada perencanaan produksi bagian produksi akan meminta bahan baku yang dibutuhkan kepada bagian gudang dengan menggunakan move slip. Bagian gudang akan mengecek apakah bahan baku yang dibutuhkan
L4 cukup atau tidak jika tidak maka bagian produksi akan melapor kepada manager produksi dan kemudian manager produksi akan meminta kepada bagian pembelian untuk melakukan pembelian bahan baku yang terkait. Setelah dilakukan proses pembelian dan bahan baku telah dikirimkan ke bagian gudang, bagian gudang akan memeriksa kelayakan bahan baku sebelum diterima masuk gudang, jika tidak layak maka akan dilakukan retur pembelian, jika layak maka bahan baku akan diterima dan bagian gudang akan membuat receiving report. Kemudian dilakukan proses produksi. Selama proses produksi berlangsung juga akan dilakukan inspeksi terhadap kelayakan bahan baku yang ada di gudang maupun yang ada diproduksi. Setelah bahan baku telah menjadi produk jadi juga akan dilakukan inspeksi/test akhir terhadap produk tersebut jika layak akan dianggap sebagai produk jadi untuk dijual, jika tidak layak akan dianggap sebagai barang NG dan tidak layak dijual. 5. Lalu apakah permintaan atau keinginan bapak atau perusahaan mengenai sistem yang akan membantu, sehingga kami bisa mengetahui dengan jelas kebutuhan seperti apa yang diinginkan untuk merancang sistem tersebut? Kami juga kurang mengerti bagaimana dikatakan dalam bahasa IT nya, namun secara garis besar, kami perusahaan hanya meminta kepada kalian untuk membantu kami membuatkan sistem yang bisa mengatasi permasalahan tersebut diatas, sehingga nantinya bisa kami pakai untuk mengganti sistem kami yang masih manual. 6. Masukkan dari kami, mungkin kami bisa membantu membuatkan suatu sistem aplikasi basis data untuk membantu dalam pengawasan bahan baku
L5 yang ada, namun apakah sistem yang akan kami buat bisa kami integrasikan kepada sistem yang saat ini sedang digunakan pada perusahaan ini? Untuk urusan mengintegrasikan IFS yang kami gunakan dengan sistem aplikasi yang akan kalian buat seperti belum bisa karena semua urusan teknikal diserahkan kepada bagian IT yang hanya ada di kantor pusat saja, kami disini hanya sebagai pengguna saja dan tidak diizinkan untuk memperlihatkan sistem aplikasi yang kami gunakan apalagi memperlihatkan data - datanya.
L6 Hasil wawancara dengan PT. Advance Stabilindo Industry mengenai evaluasi aplikasi : 1. Wawancara dengan manager keuangan PT. Advance Stabilindo Industry memecahkan permasalahan yang ada dalam proses pembelian? : Ya, dengan adanya sistem aplikasi basis data tersebut dapat membuat pencarian pembelian atau penjualan yang sudah jatuh tempo dengan mudah karena dilengkapi dengan fitur pop-up yang menampilkan pembelian atau penjualan yang mendekati tanggal jatuh tempo, yaitu 7 hari sebelum jatuh tempo. 2. Wawancara dengan manager operasional PT. Advance Stabilindo Industry memecahkan permasalahan yang ada dalam proses produksi? : Ya, dengan adanya sistem aplikasi basis data tersebut dapat membuat pencarian stok bahan baku atau barang jadi yang sudah hampir habis dengan mudah karena dilengkapi dengan fitur pop-up yang menampilkan data bahan baku atau barang jadi yang memiliki stok lebih kecil dari stok minimum beserta letak gudang tempat penyimpanannya sehingga lebih mudah untuk dilakukan pengawasan. 3. Wawancara dengan bagian pembelian PT. Advance Stabilindo Industry memecahkan permasalahan yang ada dalam proses pembelian?
L7 : Ya, dengan adanya sistem aplikasi basis data tersebut dapat membuat pengisian dan pencarian data supplier, purchase order untuk pembelian bahan baku, dan retur pembelian bahan baku dengan mudah. Memudahkan dalam pembuatan laporan pembelian karena bisa dibuat berdasarkan periode tertentu sesuai permintaan GM misalkan per minggu, per bulan ataupun per tahun. 4. Wawancara dengan bagian produksi PT. Advance Stabilindo Industry memecahkan permasalahan yang ada dalam proses produksi? : Ya, dengan adanya sistem aplikasi basis data tersebut dapat membuat pengisian dan pencarian data bahan baku yang digunakan dan barang jadi yang dihasilkan oleh proses produksi dengan mudah. Mempermudah dalam membuat permintaan bahan baku dari gudang untuk digunakan sebagai bahan baku produksi. Memudahkan dalam pembuatan laporan produksi karena bisa dibuat berdasarkan periode tertentu sesuai permintaan GM misalkan per minggu, per bulan ataupun per tahun. 7. Wawancara dengan General Manager PT. Advance Stabilindo Industry memecahkan permasalahan yang ada? : Ya, secara keseluruhan sistem aplikasi basis data tersebut sudah memenuhi kebutuhan operasional perusahaan namun perlu ditambahkan beberapa fitur data proses persediaan agar pengontrolan bisa lebih baik lagi misalkan stok untuk bahan baku
L8 cadangan dan stok bahan NG. Selain itu, lebih baik dibuat shortcut pada aplikasi untuk lebih memudahkan dalam menggunakan aplikasi dan tombol untuk backup dan restore database untuk menghindari kehilangan data yang ada.