BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Gramedia Printing berdiri sejak tahun 1972, terletak di Jl. Palmerah Selatan 22-28 Jakarta dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP): 01.002.689.6.091.000. Pada tahun 1997, dengan teknologi cetak jarak jauh yang digunakan, PT. Gramedia Printing mampu mencetak koran dan tabloid di beberapa kota di seluruh Indonesia. Bahkan koran terbitan luar negri seperti Wall Street Journal Asia dan The International Herald tribun mempercayakan percetakannya dengan menggunakan teknologi cetak jarak jauh ini. Pada tahun 2005, PT. Gramedia Printing mendirikan cabang di Cikarang untuk melayani percetakan majalah dan buku kualitas tinggi. Pada tahun 2006, PT. Gramedia Printing mendirikan cabang yang ke-2 di Bandung. PT. Gramedia Printing selalu mencetak dengan kualitas terbaik dan berstandar internasional dengan beberapa penghargaan yang sudah diraih, yaitu: WOA (Web Offset Associations), Asian Print Award, Premier Print Award, Indonesia Print Award, serta sertifikat ISO 9001 : 2008 dari SGS dan UKAS. 54
55 3.1.2 Bidang Usaha Perusahaan PT. Gramedia Printing memiliki komitmen yang kuat terhadap pelestarian lingkungan hidup di sekitar tempat usaha. Melalui kebijakan Green Management yang diterapkan secara konsisten, PT. Gramedia Printing melakukan upaya-upaya penanganan limbah produksi secara aman dan sistematis. Disertai langkah mengoptimalkan penggunaan kertas dan tinta ramah lingkungan yang telah teruji tingkat keamanannya berdasarkan hasil tes dari laboratorium independen yang tersertifikasi. PT. Gramedia Printing bergerak di bidang layanan jasa percetakan, menerima pesanan dari kelompok Kompas Gramedia dan juga di luar dari kelompok tersebut. Produk-produk media cetak yang dihasilkan antara lain: Koran PT. Gramedia Printing adalah percetakan koran terbesar di Indonesia. Hingga kini sudah lebih dari sepuluh koran harian berbahasa Indonesia, Inggris dan Mandarin yang telah dicetak. Harian paling berpengaruh dan terbesar di Indonesia Kompas, adalah salah satu pelanggannya. Tabloid Sudah lebih dari dua puluh tabloid mingguan dan dwi-mingguan yang dicetak oleh PT. Gramedia Printing dengan keseluruhan mencapai lebih dari satu juta eksemplar per hari.
56 Buku Pada awalnya buku-buku yang diproduksi adalah novel sederhana dengan menggunakan kertas koran. Novel pertama yang dicetak adalah novel yang berjudul Karmila pada tahun 1974. Saat ini PT. Gramedia Printing memproduksi berbagai macam buku dengan menggunakan kertas koran, hvs, art paper dan art cartoon. Fasilitas produksi yang ada di PT. Gramedia Printing mampu menghasilkan buku dan komik lebih dari 8 juta eksemplar per bulan. Majalah Kapasitas produksi majalah full color per bulan adalah mencapai lebih dari 8 juta eksemplar. Untuk majalah, PT. Gramedia Printing menghadirkan creative printing dan creative ad untuk media pelanggan. Percetakan Komersial Percetakan komersial adalah layanan cetak materi publisitas yang berkualitas tinggi, seperti: kartu nama, katalog, brosur, kalender. Cetak kemasan Salah satu inovasi terbaru dari PT. Gramedia Printing adalah melakukan percetakan di kemasan produk pelanggan.
57 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.3.1 Visi Perusahaan Visi dari perusahaan adalah: Menjadi percetakan kelas dunia terbaik se-asia Tenggara. 3.1.3.2 Misi Perusahaan Misi perusahaan antara lain: Mendukung pencapaian sasaran bisnis pelanggan dengan memahami bisnis mereka, menjamin keamanan produk, memberi kualitas yang dipilih, dan memberikan inovasi produk dan layanan yang memuaskan. Menyediakan layanan disain, percetakan dan layanan distribusi yang paling disukai pelanggan untuk mencerahkan dan mencerdaskan masyarakat. 3.1.4 Layanan-Layanan Unggulan PT. Gramedia Printing Layanan-layanan yang disediakan oleh perusahaan antara lain: Pengiriman hasil cetak ke tangan pelanggan yang selalu tepat waktu dengan jumlah yang sesuai permintaan Konsultasi disain yang memaksimalkan berbagai inovasi cetak untuk menghadirkan rangkaian hasil cetakan yang kreatif.
58 Jaminan keamanan data dan isi hasil cetak, sehingga tidak ada isi hasil cetak yang lebih dahulu diketahui publik sebelum hasil cetakan sampai ke tangan pelanggan. Sebagai bagian dari Kompas Gramedia, dapat memberi nilai lebih kepada pelanggan melalui sinergi dengan unit-unit yang terdapat dalam kelompok Kompas Gramedia. 3.2 Model Umum Perusahaan 3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan Group of Printing Business Development Division Marketing and Sales Division Operating Support Division Palmerah Printing Division Information Technology Research and Development Marketing Customer Service PPC Product Development Sales Pre Press Preparation Pre Press Print on Demand Pre Press Distribution Press Maintenance Technical Development Quality Assurance Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
59 3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan tanggung jawab dari divisi dan departemen yang terlibat antara lain: a. Business Development Menciptakan dan mengembangkan bisnis dan teknologi untuk dapat memenuhi kebutuhan pelanggan cetak melalui proses produksi yang efisien, efektif dan berkualitas. 1. Research and Development Menciptakan bisnis dan teknologi baru untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga mencapai produksi yang efisien, efektif dan kualitas yang sesuai berdasarkan hasil penelitian. 2. Product Development Mengembangkan bisnis dan teknologi yang sudah ada di Group of Printing untuk mengikuti kebutuhan pelanggan dan mencapai produksi yang efisien, efektif dan kualitas yang sesuai berdasarkan hasil penelitian. 3. Print on Demand Memenuhi kebutuhan differential individu (yang berbeda satu dengan lainnya) dengan jumlah oplah < 1000.
60 b. Marketing and Sales Meningkatkan atau menambah pendapatan dari pesanan cetak dengan mencari dan mempengaruhi pelanggan supaya menggunakan jasa cetak Group of Printing. 1. Marketing Menginformasikan dan mempengaruhi masyarakat atas pelayanan dan jasa cetak Group of Printing yang berkualitas serta citra perusahaan yang positif. 2. Sales Mencari pelanggan yang akan menggunakan jasa cetak Group of Printing untuk meningkatkan pendapatan perusahaan. c. Operation Support Memastikan realisasi penyelesaian pesanan tepat waktu, jumlah dan kualitas yang sesuai dengan permintaan pelanggan. 1. Customer Service Menjamin atas penyelesaian pesanan di unit-unit percetakan Group of Printing tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang diminta. 2. Pre Press Preparation
61 Melakukan proses editing komponen materi digital sedetail mungkin sehingga diperoleh hasil cetak yang tepat kualitas sesuai permintaan pelanggan. 3. Pre Press distribution Membuat contoh cetakan sebagai pedoman proses cetak selanjutnya (pre press dan press) dan memastikan proses cetak selanjutnya menerima contoh cetak tersebut. d. Palmerah Printing Menjadi centre of excellence cetak koran untuk menghasilkan optimalisasi revenue dari hasil produksi koran dan tabloid. 1. PPC Menyelesaikan pesanan koran dan tabloid tepat waktu sesuai kesepakatan pelanggan. 2. Pre Press Menghasilkan output (image, plate) yang sesuai pesanan sehingga proses produksi dapat terlaksana dengan lancar. 3. Press Menghasilkan output cetak koran dan tabloid yang tepat kualitas dan kuantitas.
62 4. Maintenance Menjamin kondisi mesin cetak koran dan sarana prasarana produksi yang ada dalam keadaan optimal sehingga proses produksi dapat berjalan sesuai dengan target yang ditetapkan perusahaan. 5. Technical Development Memastikan mesin dan suku cadang dapat berfungsi optimal untuk menghasilkan koran, tabloid, dan buku yang berkualitas (sesuai dengan permintaan pelanggan). 6. Quality Assurance Mengarahkan unit kerja Group of Printing untuk mencapai kinerja yang optimal sehingga menghasilkan tingkat produktivitas, kualitas, dan biaya yang efisien. e. Technology Information Manager Menetapkan sistem dan prosedur operasi di unit kerjanya guna pencapaian tingkat produktivitas, kualitas dan biaya yang efisien sesuai target yang ditetapkan perusahaan. Bertanggung jawab terhadap perancangan, pengembangan dan pengoperasian sistem informasi yang digunakan di Group of Printing sesuai dengan kebutuhan. Bertanggung jawab terhadap tersedianya hardware, software dan network yang dibutuhkan agar sistem informasi yang ada tetap beroperasi secara optimal.
63 3.3 Sistem Yang Sedang Berjalan Pada sistem yang sedang berjalan terdapat aplikasi yang terpisah dan ada juga yang masih manual. Aplikasi yang terpisah antara lain: Order Entry Setiap pesanan yang diterima melalui e-mail akan dicatat melalui aplikasi order entry agar pesanan tersebut bisa segera diproses. LKH (Laporan Kerja Harian) LKH merupakan aplikasi untuk menginput status pekerjaan dari setiap pesanan. LKH diletakan dibagian produksi dan diisi oleh karyawan produksi yang mendapat SPK dari atasannya. Aplikasi dari LKH ini menggunakan aplikasi desktop Power Builder. Aplikasi tersebut terpisah dan memiliki database masing-masing. Sehingga memerlukan waktu untuk penggabungannya dan sulit untuk mendapatkan informasi dari pesanan tersebut secara cepat dan efisien. Sistem kerja yang masih dilakukan secara manual antara lain: SPK (Surat Perintah Kerja) SPK dibuat secara manual menggunakan kertas. Berisi karyawan yang akan mengerjakan LKH dan spesifikasi dari pesanan yang dipesan. Inventory Kecil
64 Inventory ini merupakan inventory kecil yang ada dibagian proses produksi. Bukan merupakan inventory besar secara keseluruhan. Inventory kecil juga masih menggunakan kertas untuk pencatatan jumlah masuk dan jumlah keluar dari setiap bahan baku. Report Report menggunakan Excel untuk pembuatannya, sehingga perhitungannya masi cenderung tidak dapat dilihat secara real time dan perlu waktu untuk membuat laporan ini. Alur kerja Sistem Printing on Demand yang sedang berjalan pada PT. Gramedia Printing adalah sebagai berikut: 1. Pelanggan melakukan pemesanan barang yang akan dicetak melalui Toko Buku Gramedia. 2. Pihak Toko Buku Gramedia akan mengirimkan e-mail yang berisi daftar pemesan barang yang akan dicetak. 3. Berdasarkan e-mail yang diterima dari Toko Buku Gramedia, kemudian PT. Gramedia Printing menginput pesanan. 4. Bagian customer service membuat SPK (Surat Perintah Kerja) ke bagian unit produksi untuk memberikan pekerjaan yang harus dilakukan. 5. Bagian produksi kemudian melaksanakan perintah yang dikirim dari SPK.
65 6. Bagian produksi membuat LKH (Lembar kerja Harian) yang berisi status produksi. 7. Setelah pesanan selesai dicetak, maka akan dibuat Delivery Order (DO) ke Toko Buku Gramedia. 8. Kemudian barang yang sudah di cetak dikirim ke Toko Buku Gramedia. 9. Pihak Toko Buku Gramedia mengirimkan pesanan tersebut ke pelanggan. 3.4 Analisa Permasalahan Sistem yang sedang berjalan sekarang memiliki beberapa kekurangan yaitu: Beberapa sistem yang ada sudah terkomputerisasi tetapi dalam aplikasi yang berbeda dan database yang terpisah (seperti proses order entry dan LKH) sehingga proses bisnis yang berjalan kurang efisien. Masih ada sistem yang dilakukan secara manual seperti inventory kecil dan SPK, sehingga pencarian akan data yang dibutuhkan kurang maksimal. Pemesanan masih hanya bekerjasama melalui Toko Buku Gramedia. Pihak Toko Buku Gramedia akan mengirimkan PO (dalam bentuk e-mail) ke PT. Gramedia Printing. Dan PT. Gramedia Printing akan melakukan input pesanan lagi, sehingga cukup memakan waktu dalam pelaksanaannya.
66 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Setelah melihat permasalahan yang dihadapi oleh PT. Gramedia Printing, adapun usulan pemecahan masalah yang diajukan yaitu: Membuat sebuah aplikasi dalam bentuk web database yang mencakup entry order, pembuatan receipt, pembuatan PO, pembuatan DO, inventory, SPK, LKH, dan report. Sehingga sistem-sistem tersebut tidak terpisah dan menjadi satu kesatuan. Membuat database perusahaan yang terintegrasi untuk semua proses bisnis tersebut, yang akan digunakan untuk kelengkapan data transaksi. Aplikasi ini akan ditempatkan di beberapa toko buku yang bekerja sama dengan perusahaan sehingga memperluas usaha dan menambah pendapatan. Transformasi dari basis data yang lama dengan basis data yang baru dibuat adalah dengan cara meng-copy ulang semua data yang ada pada basis data sistem yang sedang berjalan dengan memperhatikan atribut yang dipakai untuk sistem yang baru. Data yang ada pada sistem yang sedang berjalan akan dijadikan backup/history untuk perusahaan pada sistem yang baru. 3.6 Sistem Yang Diusulkan Sistem Printing on Demand yang diusulkan sebagai berikut:
67 1. Pelanggan melihat katalog yang disediakan oleh PT. Gramedia Printing di setiap counter. 2. Pelanggan melakukan pemesanan barang melalui counter yang tersedia di setiap toko buku yang bekerja sama. 3. Petugas counter membuat nota pembayaran. 4. Pelanggan membayar pesanannya di kasir toko buku tersebut. 5. Pelanggan memberikan satu bukti pembayaran ke petugas counter, dan bukti pembayaran yang lainnya disimpan sendiri sebagai bukti. 6. Petugas counter membuat PO (Purchase Order) ke unit produksi. 7. Customer Service di Unit produksi menerima PO dan membuat SPK. 8. Dari SPK tersebut bagian produksi melakukan proses produksi. 9. Petugas produksi membuat LKH (Lembar kerja Harian) yang berisi status produksi. 10. Jika barang sudah selesai diproduksi, maka petugas produksi membuat DO (Delivery Order) ke petugas counter. 11. Pelanggan dapat mengambil pesanan di counter atau pun meminta untuk dikirimkan ke rumahnya, sesuai dengan yang telah disepakati bersama. Sistem Printing on Demand yang diusulkan dapat dilihat dalam diagram konteks, use case, activity diagram dan class diagram di bawah ini:
Gambar 3.2 Context Diagram Printing on Demand 68
Gambar 3.3 Use Case Printing on Demand 69
70 Keterangan: Head office membuat katalog untuk ditampilkan di counter agar customer dapat melihat katalog yang tersedia dan dapat dipesan di PT. Gramedia Printing. Setelah customer melihat katalog, customer dapat melakukan pemesanan katalog disana. Kemudian karyawan counter yang bertugas membuatkan receipt sebagai tanda untuk customer melakukan pembayaran di kasir toko buku. Setelah customer melakukan pembayaran di kasir, customer menyerahkan bukti pembayaran tersebut kepada karyawan counter lagi. Lalu karyawan counter membuat purchase order ke bagian unit produksi bersangkutan untuk dilakukan proses produksi terhadap katalog yang dipesan. Begitu purchase order diterima pada unit produksi yang bersangkutan, karyawan di unit produksi segera membuat SPK/Surat Perintah Kerja untuk menuntun para karyawan produksi dalam melakukan proses produksi katalognya. Setiap karyawan unit produksi memulai, bersiap atau mengakhiri pekerjaan produksi katalognya, mereka diwajibkan untuk membuat LKH/Laporan Kerja Harian, dimana dari laporan ini dapat digunakan untuk mengetahui status produksi dari katalog yang diproses/dipesan. Karyawan unit produksi juga dapat melakukan pengubahan pada inventory di unit produksi, jadi setiap bahan baku yang ada di unit produksi, dapat tercatat sistematis. Setelah proses produksi selesai, maka karyawan unit produksi membuat delivery order mengenai rincian katalog yang akan dikirim. Kemudian pada setiap akhir periode perusahaan, head office membuat laporan pendapatan dan laporan delivery order untuk dapat dilihat oleh manager perusahaan.
Gambar 3.4 Activity Diagram Pelanggan 71
Gambar 3.5 Activity Diagram Counter 72
73 Gambar 3.6 Activity Diagram Head Office Gambar 3.7 Activity Diagram Manager
Gambar 3.8 Activity Diagram Unit Produksi 74
Gambar 3.9 Class Diagram Printing On Demand 75