BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Profile Perusahaan PT. Tatalogam Lestari, yang berproduksi pertama kali pada tahun 1994, adalah produsen genteng metal terbesar di Indonesia dan sudah mampu berbicara banyak dalam industri genteng di tanah air. Buktinya produk yang dihasilkannya berupa genteng metal zincalume merek Multi Roof, Surya Roof, Sakura Roof dan Multi Sirap sudah sangat dikenal dan dipercaya konsumen sebagai pilihan utama dalam membangun. Keberadaan PT.Tatalogam Lestari sebagai pemilik hak patent untuk genteng metal dengan No. ID 0 000 116 S dan pemilik hak patent untuk sirap metal No. ID 0 000 332 S, semakin diakui oleh konsumen dengan diperolehnya sertifikat ISO 9001:2000 untuk sistim manajemen mutu pada bulan Maret 2003. Ini adalah prestasi tersendiri dikarenakan PT. Tatalogam Lestari merupakan produsen genteng metal satu-satunya di Indonesia yang memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT. Tatalogam Lestari yaitu mengatapi Nusantara dan misi dari PT. Tatalogam Lestari adalah : - Perbaikan terus menerus dalam bidang kepuasan dan pelayanan pelanggan serta pengiriman yang tepat waktu. 39
40 - Perubahan yang cepat dan terbaik dalam produk dan pasar. 3.3 Struktur organisasi Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masingmasing mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda sehingga dibentuklah sebuah struktur organisasi. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Tatalogam Lestari yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin dan bawahan beserta karyawannya. Dimana karyawan atau bawahan harus menjalankan tugasnya dan bertanggung jawab kepada atasannya sehingga bisa tercapai hasil kerja yang optimal. Gambar 3.1a Struktur Organisasi PT. Tatalogam Lestari
41 Gambar 3.1b Struktur Organisasi pada Direktur 1 Gambar 3.1c Struktur Organisasi pada Direktur
42 Gambar 3.1d Struktur Organisasi pada Direktur 3 3.4 Tugas dan Wewenang Adapun uraian pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama Bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap perencanaan perusahaan. Tugas dan wewenangnya antara lain : Memimpin PT. Tatalogam Lestari secara keseluruhan, serta menentukan pelaksanaan bisnis yang menyangkut kelangsungan proses bisnis secara mennyeluruh Merencanakan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang
43 Mengawasi seluruh aktivitas direktur operasional dan jajarannya Memimpin dan mengendalikan perusahaan Memeriksa dan menyetujui rencana dan anggaran perusahaan 2. Direktur 1 (Pemasaran) Bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam memasarkan produknya. Tugas dan wewenangnya antara lain : Meningkatkan pertumbuhan dengan memperluas jumlah pelanggan serta kegiatan operasional perusahaan Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pemasaran sehari-hari Menyusun jalur distribusi pemasaran Direktur 1 (Pemasaran) membawahi Asisten Direktur 1 yang dibantu oleh bagian Purchasing dan Delivery, membawahi IC, Sales & MKT dan PPC. Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain : a. Purchasing Mewawancara penjual Melakukan negosiasi dengan pemasok potentsial
44 Menganalisa tawaran dan menentukan pilihan Memilih pemasok Mengeluarkan perintah pembelian Menangani masalah dengan pemasok b. Delivery Mengirim barang jadi ke pelanggan Bertanggung jawab atas pengiriman barang produksi kepada pelanggan Bertangung jawab kepada Asisten Direktur 1 atas semua hasil kerja bagiannya c. IC (Inventory Control) Mengecek ketersediaan barang Menjaga keakurasian barang Bertanggung jawab atas pengaturan gudang Mengatur bagian penagihan d. Sales & MKT (Area I/II) Membuat laporan penjualan secara berkala Bertanggung jawab atas kelacaran kegiatan penjualan perusahaa, baik
45 administrasi penjualan maupun pendistribusian produk Melakukan perencanaan penjualan produk Menerima dan memproses pesanan dari pelanggan. e. PPC (Plan Production Control) Mencatat jumlah bahan baku yang masuk gudang Mencatat jumlah produksi akhir yang masuk gudang Bertanggung jawab atas keselamatan bahan baku dan barang jadi yang tersimpan dalam gudang 3. Direktur 2 (Keuangan) Bertanggung jawab terhadap perumusan dan pelaksanaan perusahaan dalam bidang keuangan. Tugas dan wewenangnya antara lain : Merumuskan, mengatur kebijakan dan pengendalian keuangan serta penghematan biaya Menghitung dan mengurus penyelesaian pajak
Menyediakan laporan keuangan untuk keperluan internal perusahaan maupun eksternal perusahaan 46 Direktur 2 (Keuangan) juga membawahi Asisten Direktur 2 yang dibantu oleh bagian IT, membawahi bagian Promotion, Product Design & Dev, Finance dan Accounting. Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain : a) IT, bertugas mengawasi kelancaran proses yang berlangsung dalam sistem yang ada. Menganalisa kelemahan sistem yang ada kemudian dibuat modifikasi dari kelemahan sistem tersebut sehingga kelemahan yang ada tidak menggangu efisien dan efektivitas kinerja perusahaan. b) Promotion, Product Design & Dev. Menangani segala kegiatan yang berhubungan dengan promosi produk Menangani event-event yang disponsori oleh perusahaan Menyusun strategi pemasaran c) Finance Membuat laporan keuangan secara berkala kepada pimpinan
47 Melakukan perencanaan keuangan perusahaan dalam arti luas yang telah ditetapkan oleh pemilik atau pimpinan Melakukan pencatatan setiap transaksi yang terjadi di perusahaan Mengatur keperluan dana utuk keperluan operasional perusahaan Bertanggung jawab dalam kegiatan financial perusahaan d) Accounting Bertanggung jawab dalam menjalankan kegiatan keuangan perusahaan seperti pembayaran gaji, pembayaran hutang pemasok dan penagihan piutang kepada pelanggan Melakukan pencatatan dan pembuatan faktur tagihan dan tanda terima pembayaran Mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi pada perusahaan Bertanggung jawab atas semua pencatatan transaksi yang terjadi Membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba-rugi dan laporan perubahan modal secara berkala untuk diserahkan kepada direksi
48 Membuat laporan perpajakan yang baik bersifat bulanan maupun tahunan. 4. Direktur 3 (Teknik dan Produksi) Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi dari bahan baku menjadi barang jadi serta meningkatkan kualitas dari produk tersebut. Tugas dan wewenangnya antara lain : Meningkatkan kelancaran produksi Mengusahakan hasil dan kualitas produk dengan cara efektif dan efesien Direktur 3 (Teknik dan Produksi) dibantu oleh : a. Ka. Pabrik Mengatur kelancaran kegiatan produksi, packing dan stok eceran barang di pabrik Mengatur utility, maintenance dan calibration di pabrik Bertangung jawab atas mutu bahan baku genteng Bertanggung jawab atas arus persediaan bahan baku genteng
49 b. HR/ GA Bertanggung jawab atas proses recruitment dan selection Bertanggung jawab atas updating database karyawan Bertanggung jawab atas day to day HR Operasional Bertanggung jawab atas day to day GA Operasional Bertanggung jawab atas asset perusahaan dalam keadaan baik c. Warehouse Mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan Mencatat jumlah bahan baku yang masuk gudang Mencatat jumlah produksi akhir yang masuk gudang Bertanggung jawab atas keselamatan bahan baku dan barang jadi yang tersimpan dalam gudang
50 3.5 Proses Registrasi Karyawan Apabila calon karyawan ingin mendaftar kerja di perusahaan PT.TATALOGAM LESTARI, harus memenuhi kriteria-kriteria yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Kemudian, jika calon karyawan sudah memenuhi kriteria tersebut maka calon karyawan bisa mengirimkan data diri atau CV kepada perusahaan. Setelah CV tersebut diterima oleh perusahaan, calon karyawan menunggu panggilan dari perusahaan tersebut. Perusahaan akan memanggil calon karyawan untuk di wawancara dan di tes psikologi. Hasil dari wawancara dan tes psikologi akan di evaluasi untuk menentukan apakah calon karyawan diterima atau ditolak. Jika diterima, perusahaan akan menghubungi calon karyawan. Kemudian calon karyawan akan dimintai data diri serta sidik jari untuk didaftarkan kedalam sistem absensi. Hasil output dari registrasi tersebut berupa Id card. Selesai registrasi karyawan, karyawan akan menjalani masa percobaan selama 6 bulan. Setelah habis masa percobaan, perusahaan akan memberikan penilaian dan menawarkan surat perjanjian untuk menjadi karyawan tetap. Jika karyawan setuju maka karyawan tersebut akan menjadi karyawan tetap.
3.2 Data Flow Diagram Registrasi Karyawan 51
52 3.6 Proses Absensi Karyawan yang ingin melakukan absensi harus melakukan tap fingerprint sebagai bukti kehadiran, maksimal waktu keterlambatan pukul 08.30 pagi waktu setempat. Apabila karyawan melakukan tap melewati waktu yang ditentukan oleh perusahaan, maka karyawan tersebut tidak mendapatkan uang makan pada hari tersebut. Jika ada karyawan yang ingin izin keluar kantor, karyawan tersebut harus meminta form izin karyawan keluar kantor kepada bagian HRD. Setelah form diisi, form tersebut diserahkan kepada bagian HRD untuk di input kedalam sistem. Kemudian untuk permohonan cuti, karyawan harus meminta form cuti seminggu sebelum cuti dan form cuti tersebut akan diberikan kepada HRD untuk kemudian meminta persetujuan dari manager. Untuk izin sakit, karyawan perlu memberikan surat keterangan sakit dari dokter ke bagian HRD, atau melalui telepon.
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Absensi 53
54 3.7 Penghitungan Gaji Karyawan Bagian HRD akan memproses data absensi dari sistem absensi kemudian bagian HRD akan menghitung uang makan harian, tunjangan, pemotongan uang asuransi kesehatan, jamsostek, dan pemotongan pajak penghasilan.setelah itu, bagian HRD akan membuat slip gaji dari perhitungan tersebut, kemudian akan dibuatkan daftar gaji karyawan dan giro yang akan diserahkan ke manager untuk meminta persetujuan daftar gaji yang telah diberikan, apabila disetujui dan giro sudah di tanda tangani, bagian HRD akan menyerahkan giro dan data gaji karyawan ke pihak Bank, yang kemudian akan melakukan transfer gaji kepada semua karyawan. Apabila manager tidak menyetujui data gaji karyawan bagian HRD akan mengevaluasi ulang data gaji karyawan.
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Penghitungan Gaji Karyawan 55
56 3.8 Identifikasi Masalah Masalah yang terdapat didalam perusahaan PT.TATALOGAM LESTARI adalah Karyawan tidak bisa melihat atau mengecek absensi dan rincian gaji karena yang memiliki akses tersebut hanya bagian HRD, Dan proses penghitungan gaji masih dihitung secara manual. 3.9 Identifikasi Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan dapat dilakukan dengan cara merancang sebuah database berbasis web dengan fitur yang memungkinkan karyawan untuk dapat melihat data absensi dan rincian gaji.