BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada era globalisasi saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan organisasi mengingat hakekat organisasi sebagai kumpulan orang yang bersamasama menyelenggarakan kegiatan organisasi. Komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang atau tempat), kepada pihak (seseorang atau tempat lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian (Sedarmayanti, 2001:87). Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan sepenuhnya sebagai alat komunikasi di dalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerja sama baik ke dalam maupun ke luar organisasi sangat penting artinya. Agar kerja sama tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi, yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat. Menurut Sedarmayanti (2006:162), surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dengan sarana dengan komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Berbeda halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut seiring dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.
Mengingat begitu pentingnya peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan suratmenyurat atau korespondensi. Menurut Sedarmayanti (2001:162) Korespondensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat. Dalam arti luas komunikasi, korespondensi merupakan proses penyampaian pendapat, pesan atau lambang yang mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan. Dari uraian tersebut, maka ditarik kesimpulan bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari. Suatu organisasi atau instansi, kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh. Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran surat menyurat atau korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan,
pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi atau dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan. Pada bagian sekretariat dekan, penulis melihat dan mengamati adanya kendala umum yang ditemukan pada Sekretariat Dekan, yaitu beberapa surat-surat masuk yang relatif rumit. Bentuk-bentuk kerumitan yang terjadi pada surat masuk adalah seperti pengungkapan masalah ide yang kurang baik dari pengirim surat, redaksi kata yang berbelit-belit, serta bentuk surat yang kurang resmi sehingga membutuhkan waktu lama untuk memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis melakukan observasi yang berjudul Pelaksanaan Korespondensi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka peneliti akan membahas mengenai Bagaimana Pelaksanaan Korespondensi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini untuk mengetahui pelaksanaan korespondensi seorang sekretaris pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan peneliti mengenai pentingya keahlian korespondensi bagi seorang sekretaris baik secara teori maupun praktek. 2. Bagi Fakultas Ekonomi Sebagai bahan masukan dan saran bagi fakultas ekonomi yang mungkin berguna untuk penyempurnaan mengenai pentingnya keahlian korespondensi di masa yang akan datang.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai bahan masukan atau informasi yang mungkin dapat berguna di bidang korespondensi. E. Sistematika Penelitian Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut : 1. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dilaksanakan pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi yang berlokasi di Jl. Prof. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan KEGIATAN Mei 2013 Juni 2013 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penuisan Laporan Sumber : Penulis (2013)
2. Sumber Data Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian : a. Data Primer Data primer merupakan data yang didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perseorangan (Umar, 2008:42). Dalam hal ini data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fakultas Ekonomi. Dapat diperoleh dengan melakukan wawancara dengan pegawai di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi. b. Data Sekunder Data sekunder merupakan jenis data yang dikumpulkan dari buku literatur seperti buku-buku bacaan, dan catatan yang berhubungan dengan topik yang dibahas (Nazir, 2003:50). seperti : a) Sejarah Perusahaan dan Lembaga b) Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 3. Teknik Pengumpulan Data a. Observasi Menurut Nazir (2003:175), Observasi adalah pengumpulan data dengan pengamatan secara langsung. Dalam hal ini penulis langsung melakukan pengamatan ke objek penelitian untuk melihat penanganan korespondensi yang diterapkan perusahaan.
b. Studi Dokumentasi Studi Dokumentasi merupakan cara pengumpulan data yang diperoleh dari catatan (data) yang telah tersedia atau telah dibuat oleh pihak lain (Hamidi, 2010:140). 4. Metode Analisis Metode analisis yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini : a. Metode Deskriptif Yaitu menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu (Umar, 2008:22). b. Metode Deduktif Yaitu pengambilan kesimpulan dari pernyataan yang bersifat umum kesuatu pernyataan yang bersifat khusus. Metode ini digunakan untuk memperoleh gambaran umum. Bisa dilihat di link ini (http://pengertianpengertian.blogspot.com/2012/02/pengertian-metodededuktif.html) 5. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :
BAB I. PENDAHULUAN Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan/penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB II. PROFIL PERUSAHAAN Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan. BAB III. PEMBAHASAN Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis yang berkaitan mengenai korespondensi pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi. BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.