Pengembangan Solusi Content Management Pertemuan 3
Tujuan Pembelajaran 1. Mahasiswa mampu menjelaskan tahapantahapan dalam pengembangan solusi content management (C2)
Pendekatan Bertahap Needs Assessment Proyek Content Manajemen Information Model Content Plans Pilot Project Roll Out
Tahap 1 Mengevaluasi Kebutuhan User membutuhkan informasi apa yang dibutuhkan? Ada sumberdaya informasi informasi apa dan bagaimana dihasilkan? Ada proses untuk menghasilkan content seberapa baik proses itu berjalan? Ada teknologi seberapa efektif digunakannya?
Maksud dan Tujuan Memahami isu pengelolaan content dalam organisasi Bagaimana pengelolaan dan penyampaian content harus ditingkatkan Bagaimana solusi ini dapat meningkatkan kinerja user serta kesuksesan dan keuntungan perusahaan
Proses 1. Mengumpulkan informasi mengenai user dengan memahami keberhasilan dan kegagalannya 2. Menginventarisir seluruh sumberdaya informasi yang ada 3. Memahami proses yang dilakukan organisasi untuk menghasilkan, menyetujui, dan menyebarkan sumberdaya informasi 4. Mengetahui teknologi yang digunakan untuk authoring, storing, retrieving, dan publishing informasi
Hasil Laporan dan rekomendasi yang berisi analisis mengenai permasalahan bisnis dan bagaimana solusi yang diberikan dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan
Tahap 2 Mengembangkan Model Informasi Apa saja dimensi model informasi dan bagaimana melakukan kategori dan label pada informasi? Jenis informasi apa yang dibutuhkan user dan apa yang digunakan saat ini? Apa perlu menciptakan informasi baru? Bagaimana membuat struktur content? Teknologi apa yang diperlukan untuk mendukung model informasi yang ada?
Maksud dan Tujuan Mengembangkan model informasi berdasarkan kebutuhan content management organisasi Menyelidiki solusi teknologi dan mengembangkan dokumen kebutuhan teknologi secara detil
Proses 1. Menentukan dimensi yang digunakan untuk membuat kategorisasi (-> metadata) berdasar: Kebutuhan informasi bisnis Kebutuhan author Kebutuhan user 2. Mengembangkan use case (skenario penggunaan) - > interaksi user dengan informasi 3. Model informasi menyediakan terminologi/taksonomi untuk mengidentifikasi elemen dalam repository
Proses 4. Mengidentifikasi jenis informasi -> jenis content yang dibuat dan detil pengorganisasian 5. Mengidentifikasi unit content yang digunakan untuk mengkonstruksi jenis informasi 6. Menentukan struktur 3-tingkat model informasi Dimensi Jenis informasi Unit content
Hasil Model informasi yang menyertakan: Dimensi metadata yang digunakan sebagai label modul dalam repository Jenis informasi yang digunakan untuk membuat modul Unit content yang digunakan untuk menyusun jenis informasi
Melibatkan: Tahap 3 Pembuatan Rencana Content pembuatan content modular menjadi dokumen Rancangan website yang kaya informasi
Maksud dan Tujuan Membuat hubungan/kaitan antara model informasi dengan penyusunan (assembly) dan penyampaian (delivery) Memastikan agar output content management berbasis web mengikuti aturan model informasi
Hasil Sebuah rencana content (content plan) untuk setiap penyampaian yang ingin dihasilkan Misalnya content plan untuk buku mengikuti standar daftar isi
Tahap 4 Menjalankan Proyek Percontohan Pikirkan planning big dan implementing small --> rencana besar dan implementasi kecil Desain sistem harus dapat mengatasi seluruh domain permasalahan dengan melakukan sedikit aktifitas
Maksud dan Tujuan Memastikan proses berjalan sebagaimana mestinya untuk mengimplementasi solusi content management Menguji tidak saja teknologinya, melainkan kemungkinan perbaikan untuk meningkatkan model informasi
Proses 1. Pilih proyek yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat (3-6 bulan) 2. Pilih proyek yang menggunakan content baru sehingga tidak perlu menulis ulang content lama 3. Pastikan adanya tim yang antusias dan inovatif untuk mengerjakan proyek ini 4. Pilih manajer proyek yang mampu menyuksesan content managemant 5. Pastikan setiap orang terlibat dalam proyek ini 6. Diskusikan secara seksama potensi resiko yang timbul dalam proyek ini
Hasil Proyek percontohan dan catatan manajemen proyek yang menyediakan panduan untuk pelatihan dan suppot
Tahap 5 Berkelanjutan Implementasi content management skala besar sebaiknya dimulai dari proyek percontohan Pengembangan secara bertahap melalui 2-3 proyek percontohan
Maksud dan Tujuan Mengimplementasikan solusi content management secara meluas Lingkup implementasi tergantung pada kebutuhan, misalnya hanya pada supply chain
Hasil Proyek yang lengkap dan selesai, beserta dokumentasinya Teknologi dan peningkatannya untuk dapat mengimplementasikan solusi content management
Sekian dan Terima kasih