BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat belakangan ini membuat banyak perusahaan memilih menggunakan teknologi informasi untuk membantu dalam menyediakan sumber daya informasi bagi perusahaan. Dewasa ini banyak perusahaan yang menggunakan teknologi informasi sebagai faktor pendukung dalam persaingan yang semakin ketat. Tuntutan persaingan tersebut mengakibatkan kebutuhan informasi harus bisa diakses dengan cepat dan akurat. Dengan menggunakan teknologi informasi, perusahaan dapat mengelola informasi menjadi lebih bermanfaat dalam meningkatkan mutu dan menganalisa masalah sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih efisien. PT. A&T Engineering adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang importir dan distributor alat-alat berat, didirikan pada tahun 2002 yang berkantor di Jl. Raden Inten No. 66 F, Jakarta Timur. Perusahaan yang awalnya fokus mendistribusikan unit alat berat (attachment) merek Meyer kini sudah berkembang menjadi distributor banyak produk attachment, seperti Lifting Table, Side Shifter, Paper Roll Clamps, Fork Clamps, Carton Clamps, dan lainlainnya. Pada perusahaan ini terdapat beberapa departemen di dalamnya, yaitu: Procurement, Sales and Marketing, After sales, Logistic, dan Finance. Masingmasing departemen ini memiliki tugasnya masing-masing yang saling berhubungan antar departemen.
Seiring semakin banyaknya transaksi disetiap departemen, penggunaan aplikasi kantor semi-auto dari Microsoft masih dapat mencatat transaksi, hanya datanya masih belum informatif sehingga relatif sulit ketika harus melakukan analisa terhadap transaksi yang sudah terjadi sebagai data referensi untuk menentukan rencana kerja diperiode berikutnya. Bertambahnya volume data yang harus dikelola oleh setiap departemen, mulai proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan penyajian mengharuskan PT. A&T Engineering melakukan penyesuaian terhadap sistem informasi di internal-nya. Sistem yang dapat mengintegrasikan setiap transaksi dari setiap departemen agar dapat menyajikan tabel analisa berdasarkan transaksi yang sudah terjadi. Berdasarkan masalah tersebut, maka kami membuat penelitian agar dapat menganalisa dan merancang sistem basis data pada PT. A&T Engineering. Sistem basis data yang kami kembangkan mendukung sistem manajemen terintegrasi, sistem yang akan mencatat transaksi disetiap departemen yang terkait dengan penjualan, after sales, pembelian, logistik, dan keuangan untuk kemudian mengolahnya dan mengintegrasikannya agar dapat disajikan dalam format yang informatif. Diharapkan sistem basis data yang kami kembangkan dapat dengan cepat mencatat, menyimpan, mengolah, dan menyajikan data sesuai kebutuhan setiap departemen di PT. A&T Engineering secara cepat dan akurat. 1.2 Ruang Lingkup Agar dapat menyelesaikan masalah yang telah didefinisikan dengan baik dan efisien maka kami menetapkan ruang lingkup dari permasalahan serta pekerjaan saat pengembangan aplikasi. Masalah yang akan kami bahas dalam
penulisan ini adalah perancangan sistem basis data untuk mendukung sistem manajemen terintegrasi di PT. A&T Engineering dimana ruang lingkupnya hanya mencangkup: 1. Perancangan basis data yang akan digunakan untuk menyimpan data yang berkaitan dengan sistem penjualan, after sales, pembelian, keuangan, dan logistik. 2. Sistem penjualan yang akan dibahas adalah proses penjualan barang, dan laporan penjualan. 3. Sistem after sales yang akan dibahas adalah proses after sales dan laporan after sales. 4. Sistem pembelian yang akan dibahas adalah proses pembelian barang dari pemasok, dan laporan pembelian. 5. Sistem keuangan yang akan dibahas adalah proses pembayaran, laporan pembayaran. 6. Sistem logistik yang akan dibahas adalah proses pengiriman barang. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan-tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data transaksi penjualan, after sales, pembelian, logistik, dan keuangan. 2. Mengintegrasikan setiap transaksi dari setiap departemen.
3. Menampilkan data-data yang dibutuhkan untuk analisis berdasarkan data transaksi pada perusahaan. 1.3.2 Manfaat Adapun manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Menyajikan secara cepat dan akurat data yang dibutuhkan masingmasing departemen berdasarkan transaksi yang telah terjadi. 2. Merubah proses yang selama ini dilakukan secara manual menjadi proses dengan otomatisasi. 3. Memungkinkan adanya pemakaian data bersama antar departemen. 4. Membantu pengambilan keputusan untuk rencana priode kerja pada periode berikutnya. 1.4 Metodologi Metode penulisan skripsi ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu metode analisis dan metode perancangan. 1.4.1 Metode Analisis Metodologi analisis yang digunakan menganalisa sistem yang sedang berjalan pada PT. A&T Engineering adalah sebagai berikut:
1. Studi kepustakaan Memperoleh referensi-referensi yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan penelitian melalui buku dan media online yang dapat dijadikan landasan dalam penyusunan skripsi. 2. Wawancara Melakukan tanya jawab dengan staff yang bertanggung jawab secara langsung terhadap departemen Procurement, Sales and Marketing, After sales, Logistic, dan Finance untuk mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan perusahaan. 3. Observasi Melakukan pengamatan langsung terhadap proses-proses dan langkah kerja yang terjadi pada PT. A&T Engineering untuk lebih memahami kebutuhan perusahaan. 4. Memeriksa dokumen terkait Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem. Dengan memeriksa dokumen, formulir, laporan, dan file yang terkait dengan sistem, maka pemahaman terhadap sistem menjadi lebih mudah didapat. 1.4.2 Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan untuk merancang sebuah sistem baru adalah sebagai berikut:
1. Conceptual Database Design Proses membangun sebuah model data yang digunakan dalam perusahaan yang sepenuhnya tidak terpengaruh oleh detail-detail implementasi, seperti Database Management System (DBMS), aplikasi program, bahasa pemrograman, dan semua pertimbangan fisikal. 2. Logical Database Design Pada tahap ini, model data konseptual dipetakan kedalam model data logikal. Model data logikal merupakan sumber informasi penting untuk tahap perancangan fisikal basis data sehingga dapat merancang basis data yang efisien. 3. Physical Database Design Proses yang terjadi pada tahap ini adalah menentukan bagaimana basis data akan diimplementasikan pada Database Management System (DBMS). 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini secara garis besar dibagi menjadi lima bab dan disusun secara sistematis sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Berikut ini adalah sistematika penulisan yang kami gunakan dalam penulisan skripsi ini:
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang dibuatnya aplikasi yang mendukung sistem manajemen terintegrasi. Selain menjelaskan latar belakang dikembangkannya aplikasi tersebut, bab ini juga menjelaskan mengenai ruang lingkup dari permasalahan dalam pengembangan aplikasi, tujuan dan manfaat dari pengembangan aplikasi, metodologi yang digunakan dalam pengembangan aplikasi, dan gambaran dari keseluruhan isi skripsi berupa sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi uraian mengenai teori-teori dasar maupun teori-teori pendukung yang didapat dari studi kepustakaan. Selain itu bab ini juga berisi definisi serta metode-metode yang digunakan untuk mendukung penulisan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi informasi perusahaan berupa sejarah perusahaan, struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab, analisis masalah yang sedang dihadapi, dan solusi yang diawarkan untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi perusahaan. BAB 4 PERANCANGAN, IMPLEMENTASI, DAN EVALUASI Bab ini berisi seluruh tahapan perancangan basis data, implementasi dari sistem yang telah dirancang, beserta evaluasi dari hasil implementasi pada sistem yang berjalan.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab terakhir dari penulisan skripsi. Pada bab ini terdapat simpulan yang merupakan uraian singkat yang menjawab/memberi klarifikasi tujuan studi, serta saran untuk perbaikan yang akan datang.