BAB 3 Analisis dan perancangan 3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan P.D. Rimba Alam Jaya berdiri pada tahun 1983 yang terletak di Jalan Srengseng Jakarta Barat, merupakan sebuah industri perdagangan yang membeli dan menjual produk kayu, dan baja ringan, Pada saat itu perusahaan hanya bergerak pada kegiatan membeli bahan baku berupa kayu untuk pembuatan meja, kursi, pintu. Pemilik perusahaan yang pertama adalah bapak Arman Tjendera dan sekarang dilanjutkan oleh bapak Suwandi Tjendera. Pada tahun 1995 P.D. Rimba Alam Jaya sudah memproduksi dan melayani pemesanan produk dengan bahan baku dan baja ringan. P.D. Rimba Alam Jaya menambahkan produk atap dalam list produk mereka yang hanya dapat diproduksi menggunakan bahan baku dan baja ringan. Secara operasional P.D. Rimba Alam Jaya memberikan pelayanan dalam pemesanan dan pembuatan property untuk kebutuhan rumah tangga maupun toko property, seperti ukuran, bentuk, jenis, bahan baku untuk setiap property. Untuk meningkatkan pelayanan kepada para pelanggan, apabila pelanggan memiliki keluhan terhadap produk yang memiliki kerusakan atau cacat maka P.D. Rimba Alam Jaya akan memberikan jasa perbaikan atau revisi terhadap produk yang dikeluhkan oleh pelanggan tersebut. 3.1.2 Visi dan Misi 3.1.2.1 Visi Perusahaan Menjadi perusahaan industri yang menghasilkan produk yang terbaik, yang mampu memberikan kenyamanan bagi setiap orang yang menggunakannya Menjadi perusahaan industri yang berkualitas, dimana kepuasan pelanggan adalah prioritas utama Menciptakan hubungan baik dengan pelanggan maupun perusahaan yang sudah bekerja sama 37
38 Menjadi perusahaan industri internasional 3.1.2.2 Misi Perusahaan Mengembangkan produk untuk kepuasan pelanggan Menghasilkan produk yang berkualitas dengan harga bersaing Membangun kemitraan untuk meningkatkan kepercayaan antara supplier Meningkatkan kesejahteraan karyawan Menciptakan image perusahaan yang terbaik, secara internal maupun eksternal 3.1.3 Jenis Produk Jenis produk yang ada pada P.D. Rimba Alam Jaya adalah sebagai berikut: Meja Jenis meja di P.D. Rimba Alam Jaya yaitu : Meja Makan Meja Kantor Meja Belajar Kursi Jenis kursi di P.D. Rimba Alam Jaya yaitu : Kursi Kantor Kursi Komputer Pintu Jenis pintu di P.D. Rimba Alam Jaya yaitu : Pintu Rumah Pintu Kantor 3.2 Struktur Organisasi Garmbar 3.1 Struktur organisasi
39 3.2.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Tanggung jawab dan wewenang bagian-bagian yang ada di P.D. Rimba Alam Jaya adalah sebagai berikut : Direktur & Wakil Direktur Tanggung Jawab : Melakukan pembayaran bahan baku yang telah dikirim Mengawasi kinerja perusahaan secara menyeluruh Melakukan pemesanan bahan baku kayu Melakukan retur bahan baku kayu yang mengalami kerusakan Wewenang : Menerima seluruh laporan dari setiap Staff di perusahaan. Mengevaluasi kinerja yang diberikan oleh setiap Staff di perusahaan. Bagian Pengiriman Tanggung Jawab : Menginput data yang diperlukan ke dalam form surat jalan. Mengurus segala keperluan yang diperlukan dalam distribusi produk hingga sampai di tempat tujuan. Wewenang : Memeriksa data yang input ke form surat jalan sesuai dengan transaksi penjualan Memberi laporan pengiriman barang kepada direktur per hari. Bagian Penjualan dan Pembelian Tanggung Jawab : Melakukan Pemesanan Bahan Baku Baja Ringan Melakukan Retur Bahan Baku Baja Ringan yang mengalami kerusakan Melayani Order dari pelanggan Menginput data Order ke dalam form Faktur Penjualan Wewenang : Memberikan laporan pembelian bulanan kepada Direktur Memberikan laporan penjualan bulanan kepada Direktur Memeriksa dan mengupdate data pelangan
40 Bagian Keuangan Tanggung Jawab : Mencatat setiap uang yang masuk dan keluar di kas perusahaan. Membuat anggaran yang dibutuhkan perusahaan Membuat laporan keuangan pembelian dan penjualan pada perusahaan. Wewenang : Membuat laporan keuangan bulanan kepada direktur Memeriksa keuangan perusahaan Melakukan pembayaran terhadap pembelian bahan baku. 3.3 Tata Laksana/Prosedur yang sedang berjalan Kegiatan yang berjalan pada P.D. Rimba Alam Jaya adalah seluruh kegiatan masih dilakukan secara manual, yaitu melakukan pencatatan seperti transaksi pembelian, stok dan retur bahan baku serta penjualan dan revisi produk secara tulisan tangan. 3.3.1 Prosedur Pendaftaran Pelanggan Prosedur untuk melakukan pendaftaran pelanggan di P.D. Rimba Alam Jaya yaitu sebagai berikut : Bagian Penjualan dan Pembelian akan melayani pelanggan Bagian Penjualan dan Pembelian menyimpan informasi pelanggan sebagai Contact Person Informasi pelanggan akan disimpan ke dalam berkas pelanggan.
41 Gambar 3.2 Prosedur pendaftaran pelanggan Prosedur Pembelian Bahan Baku Prosedur untuk melakukan Pembelian Bahan Baku di P.D. Rimba Alam Jaya yaitu sebagai berikut : Direktur & Wakil Direktur atau Bagian Penjualan dan Pembelian memeriksa barang Direktur & Wakil Direktur atau Bagian Penjualan dan Pembelian menghubungi pihak pemasok untuk melakukan pemesanan terhadap bahan baku Bahan baku yang sudah di distribusikan ke perusahaan kemudian di periksa dengan jenis dan jumlah yang di pesan perusahaan Bagian Penjualan dan Pembelian akan mencatat Faktur Pembelian Setelah itu Bagian Keuangan akan membayar Bahan Baku tersebut sesuai dengan Faktur Pembelian
42 Garmbar 3.3 Prosedur pembelian bahan baku Prosedur Memproduksi Produk Pelanggan akan mengunjungi Bagian Penjualan dan Pembelian untuk membahas Produk yang ingin dibuat.contoh(pintu,meja,kursi) Pelanggan akan memberikan desain produk yang ingin dibuat kepada Bagian Penjualan dan Pembelian atau Bagian Penjualan dan Pembelian bisa memberikan contoh model produk dari perusahaan Bagian Penjualan dan Pembelian akan menghitung kira-kira bahan baku dan harga yang dibutuhkan untuk membuat produk yang diinginkan pelanggan Bagian Penjualan dan Pembelian akan memberikan informasi bahan baku kepada pelanggan
43 Pelanggan akan menerima informasi bahan baku dan akan melakukan konfirmasi kepada Bagian Penjualan dan Pembelian Jika pelanggan menyetujui transaksi tersebut, maka Bagian Penjualan dan Pembelian akan memberikan informasi bahan baku kepada Bagian Produksi untuk membuat Produk yang diinginkan Pelanggan Setelah selesai Bagian Produksi akan memberikan konfirmasi kepada Bagian Penjualan dan Pembelian bahwa produk yang dibuat sudah selesai Bagian Penjualan dan Pembelian akan memberikan informasi kepada Pelanggan bahwa barang yang diproduksi sudah selesai
44 Gambar 3.4 Prosedur Memproduksi produk Prosedur Penjualan Produk Bagian Penjualan dan Pembelian melayani pelanggan yang memesan produk secara langsung datang ke perusahaan maupun menggunakan telepon Bagian Penjualan dan Pembelian mencatat data pelanggan dan produk yang dipesan Bagian Penjualan dan Pembelian menghitung total transaksi dan menanyakan kepada pelanggan cara pembayaran produk yang di pesan Bagian Penjualan dan Pembelian memberikan Form Penjualan Produk kepada Bagian Pengiriman
45 Gambar 3.5 Prosedur penjualan produk Prosedur Pembuatan Surat Jalan Bagian Pengiriman menerima Form Penjualan Produk dan Membuat Form Surat Jalan Bagian Pengiriman memberikan Form Penjualan Produk dan Form Surat Jalan yang sesuai kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan produk tersebut ke alamat yang tercantum di Form Surat Jalan
46 Garmbar 3.6 Prosedur pembuatan surat jalan Prosedur Pembayaran Produk Pelanggan menerima Form Penjualan Produk yang di berikan oleh seorang Staff dari perusahaan Pelanggan memeriksa Form Penjualan Produk sesuai dengan pesanan pelanggan Pelanggan melakukan pembayaran sesuai yang tercantum di Form Penjualan Produk Bagian pengiriman akan mengirim barang pesanan pelanggan bersama bagian produksi
47 Garmbar 3.7 Prosedur pembayaran produk Prosedur Revisi Produk Pelanggan akan memberikan keluhan produk yang dibeli kepada Bagian Penjualan dan Pembelian Bagian Penjualan dan Pembelian akan menerima informasi keluhan dari Pelanggan dan akan memberikan informasi tersebut ke Bagian Produksi Setelah itu bagian penjualan dan pembelian akan membuat form revisi produk untuk diberikan kepada bagian produksi Bagian Produksi akan memperbaiki produk yang rusak Bagian Produksi akan memberikan konfirmasi kepada Bagian Penjualan dan Pembelian bahwa produk yang diperbaiki sudah selesai
48 Garmbar 3.8 Prosedur revisi produk Prosedur Pembuatan Surat Revisi Pelanggan akan memberikan keluhan mengenai barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan sebelumnya Bagian Pembelian Penjualan akan melakukan konfirmasi dan membuat form Revisi Produk Bagian Produksi akan menerima konfirmasi dari bagian pembelian penjualan akan barang yang harus direvisi Bagian Produksi akan memperbaiki produk yang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan.
Garmbar 3.9 Activity Penjualan 49
50 Garmbar 3.10 Activity Pembelian
51 3.4 Analisa Masalah 3.4.1 Masalah yang dihadapi Setelah melakukan wawancara dengan pihak dari perusahaan mengenai proses bisnis yang berjalan, maka ditemui beberapa masalah sebagai berikut: o Data yang belum teorganisir dengan baik sehingga direktur P.D.Rimba Alam Jaya tidak dapat membuat keputusan dengan cepat. o Terjadi kesalahan dalam perhitungan jumlah dan jenis produk yang telah dihasilkan sehingga jumlah produk yang dihasilkan tidak sesuai dengan permintaan pelanggan o Laporan pembelian dan penjualan yang dihasilkan tidak akurat karena adanya berkas yang hilang. 3.4.2 Usulan Pemecahan masalah o Merancang database yang terintegrasi pada perusahaan agar direktur P.D. Rimba Alam Jaya bisa lebih cepat membuat keputusan dengan baik. o Merancang sistem aplikasi yang membantu dalam pencatatan persediaan produk yang telah diproduksi agar dapat mengontrol produk dengan baik. o Membuat sistem aplikasi yang menyimpan setiap transaksi yang akan disimpan di dalam database agar tidak ada data yang hilang sehingga dapat menghasilkan laporan yang akurat.