PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) MEKANISME PELAPORAN DATA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PAMSIMAS 1. LATAR BELAKANG Mengingat PAMSIMAS merupakan program yang dilaksanakan dalam jangka waktu yang cukup panjang dan wilayah cakupan yang luas, maka dirasakan perlu adanya penerapan suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) terpadu berbasis web yang dapat menyajikan informasi/laporan secara real time serta fasilitas pengisian data secara online dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi waktu dan biaya dalam pelaporan data pelaksanaan kegiatan Program PAMSIMAS di lapangan. 2. TUJUAN Prosedur Operasional Baku (POB) ini dibuat bertujuan untuk meningkatkan pemahaman para pelaksana Pelaporan SIM dalam pemanfaatan SIM PAMSIMAS, baik dari sisi pelaporan data maupun pemanfaatan laporan yang tersedia khususnya, dan pemahaman substansi dalam mekanisme pelaporan data SIM pada umumnya. 3. PEMANFAATAN/PELAPORAN DATA SIM PAMSIMAS Kegiatan pemantauan kinerja dan evaluasi Program PAMSIMAS yang memanfaatkan laporan berbasis data SIM sebagai satu-satunya sumber informasi resmi sangat bergantung pada kinerja pelaksana pengisian dan verifikasi data yang dilakukan secara berjenjang dari tingkat desa, tingkat kabupaten, tingkat provinsi hingga tingkat pusat. Hambatan dalam proses pengisian dan verifikasi pelaporan data SIM akan sangat mempengaruhi kualitas laporan dan meperlambat jadwal pemanfaatannya dalam kegiatan pemantauan kinerja dan evaluasi sehingga proses pengambilan keputusan untuk menentukan kebijakan dalam antisipasi masalah yang akan diambil guna menjaga/meningkatkan kinerja program pun menjadi terlambat yang dapat menyebabkan kegagalan pelaksanaan suatu siklus bahkan keseluruhan program. Dengan mematuhi ketentuan jadwal dan mekanisme pelaksanaan pelaporan data SIM yang dituangkan dalam Prosedur Operasional Baku (POB) Mekanisme Pelaporan Data SIM oleh setiap pelaksana pelaporan di tiap tingkatan diharapkan kegagalan pelaksanaan program yang disebabkan dari buruknya kinerja pelaporan data SIM dapat dihindari. 3.1. Mekanisme Pelaporan Data SIM Perangkat pelaksana mekanisme pelaporan data SIM dikelompokkan dalam 4 (empat) tingkatan sesuai dengan wilayah cakupan kerja dimulai dari pelaksana terbawah adalah sebagai berikut: Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 2-04.09.2017) 1 / 9
Tabel 3.1. Tugas/Fungsi Pelaksana Pelaporan Data SIM TINGKATAN PELAKSANA FUNGSI/TUGAS JADWAL LAPOR KE WILAYAH 1. Desa/KKM TFM (Tim 1. Melakukan pembinaan dalam 1. Harian (rutin) Koordinator Fasilitator pelaksanaan dan verifikasi Kabupaten Masyarakat) kebenaran dan konsistensi data/laporan kegiatan yang dicatat secara baik dan benar di tingkat masyarakat/kkm. 2. Mengisi logbook berdasarkan data kegiatan yang dilaksanakan di tingkat masyarakat/kkm. 3. Menyerahkan logbook yang sudah terisi data kepada Fasilitator Senior untuk dilakukan pemeriksaan/verifikasi data. 4. Mengirimkan salinan digital (hasil scan atau foto digital) dari logbook yang sudah terisi dan diperiksa oleh FS kepada DEAO. 5. Menyerahkan logbook yang sudah terisi data pada bulan tersebut dan diperiksa/diverifikasi oleh Fasilitator Senior, berikut dengan daftar hadir dan rencana kerja bulan berikutnya ke ROMS Kabupaten secara tepat waktu. 6. Menyerahkan/menginformasikan via SMS Laporan Quick Status kepada ROMS kabupaten. 7. Melakukan perbaikan data pada QS dan logbook setelah menerima umpan balik dari ROMS Kabupaten. 2. Harian (rutin) 3. Harian (rutin) 4. Harian (rutin) 5. Paling lambat tanggal 26 setiap bulan 6. Segera setelah suatu tahap kegiatan selesai atau selambatlambatnya setiap Jumat sebelum pukul 12 siang waktu setempat. 7. Satu hari setelah menerima umpan balik. 8. Melaksanakan MIS Day untuk memastikan kelengkapan dan validitas data/laporan logbook, termasuk menyelesaikan tugastugas yang terkait dan memperbaiki data/laporan logbook. 8. Tanggal 26 setiap bulan atau bila hari tersebut jatuh di hari libur, maka Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 2-04.09.2017) 2 / 9
(satu) hari kerja. 2. Kabupaten Koordinator Kabupaten 1. Memastikan bahwa Fasilitator Senior telah melakukan pemeriksaan/verifikasi terhadap konsistensi dan validitas data yang diisikan ke dalam logbook oleh Fasilitator Masyarakat sesuai dengan bidangnya masingmasing. 1. Tanggal 26 setiap bulannya. Jika jatuh di hari libur, maka (satu) hari kerja Koordinator Provinsi 2. Melakukan verifikasi terhadap data logbook yang telah diperiksa Fasilitator Senior (dalam bentuk salinan digital maupun fisik) dengan dibantu oleh Co-DC. Proses verifikasi data SIM yang berkaitan dengan keuangan dibantu oleh District Financial Management Assistant (DFMA). 2. Harian atau minimal setiap hari Jumat (hari terakhir dalam pekan) 3. Setelah dilakukan verifikasi terhadap data logbook (dalam bentuk salinan digital maupun fisik), menugaskan Data Entry Administration Officer (DEAO) untuk memasukkan data tersebut ke dalam aplikasi SIM Pamsimas. DEAO harus tetap melakukan verifikasi terhadap konsistensi data dan mencermati kemungkinan kesalahan dalam penulisan angka atau informasi lainnya, serta tetap berkoordinasi dengan Fasilitator Senior maupun Koordinator Kabupaten. 3. Segera setelah dilakukan verifikasi terhadap data logbook 4. Memastikan TFM menyerahkan logbook fisik asli yang telah diperiksa/verifikasi oleh FS dan datanya sesuai dengan data yang telah dimasukkan ke dalam SIM (yang bersumber dari salinan digitalnya). Logbook fisik asli selanjutnya ditandantangani. Bila data SIM memerlukan perbaikan atau data belum dimasukkan ke dalam SIM, Data Entry Administration Officer (DEAO) ditugaskan untuk memasukkan data tersebut ke dalam aplikasi SIM Pamsimas. 4. Paling lambat tanggal 26 setiap bulannya. Jika jatuh di hari libur, maka (satu) hari kerja 5. Memastikan bahwa Fasilitator Senior telah melakukan verifikasi Quick Status dalam bentuk 5. Segera setelah menerima Laporan/SMS Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 2-04.09.2017) 3 / 9
laporan/informasi via SMS terhadap kesesuaiannya dengan jadwal penyelesaian dalam Master Schedule tingkat desa dan menugaskan DEAO untuk memasukkan data tersebut ke dalam aplikasi QS Pamsimas. dari Fasilitator Untuk data QS yang berkaitan dengan keuangan, proses verifikasi dibantu oleh DFMA. 6. Melakukan analisis terhadap data SIM dengan dibantu oleh Co- DC/DFMA dan DEAO, terkait dengan validitas dan kelengkapan data. 7. Memberikan umpan balik kepada Tim Fasilitator Masyarakat bila berdasarkan hasil analisis data atau pada saat verifikasi, untuk segera diperbaiki dan dilengkapi. 8. Melaporkan kepada ROMS Provinsi bila QS dan SIM, apabila telah dilakukan penguncian data oleh ROMS Provinsi, untuk segera dapat dilakukan perbaikan data. Permohonan untuk perbaikan data disampaikan dalam bentuk surat disertai penjelasan dan bila perlu dilampirkan dokumen terkait melalui e-mail. 9. Memberikan pelatihan pengisian logbook bagi Fasilitator baru yang dilaksanakan oleh DEAO. 10. Berkoordinasi dengan Koordinator Provinsi dan Data Management Analyst (DMA) bila menemukan permasalahan yang dapat mempengaruhi pelaporan data SIM. 11. Melaksanakan MIS Day untuk memastikan kelengkapan dan validitas data/laporan logbook Fasilitator Masyaratkat maupun data QS dan SIM, termasuk menyelesaikan tugas-tugas yang 6. Mingguan 7. Paling lambat 1 (satu) hari setelah 8. Segera setelah 9. Segera setelah mobilisasi Fasilitator baru 10. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan 11. Tanggal 26 setiap bulan atau bila hari tersebut jatuh di hari libur, maka Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 2-04.09.2017) 4 / 9
terkait dan koordinasi perbaikan data/laporan logbook Fasilitator Masyarakat dan ROMS kabupaten. (satu) hari kerja 3. PROVINSI Koordinator Provinsi 1. Memastikan bahwa telah dilakukan verifikasi di tingkat Kabupaten terhadap konsistensi dan validitas data QS dan SIM yang telah dimasukkan oleh ROMS Kabupaten di wilayah kerjanya. 1. Setiap Senin (atau hari kerja pertama dalam satu pekan) untuk data QS dan setiap tanggal 26 (atau saat MIS Day ROMS Kabupaten) untuk data SIM TL CMAC 2. Melakukan pemantauan terhadap kualitas dan kelengkapan data SIM, bersama-sama dengan para TA Provinsi dan DMA. 2. Setiap Senin (atau hari kerja pertama dalam satu pekan) 3. Melakukan verifikasi dan validasi terhadap data QS dan SIM tingkat kabupaten dan provinsi dengan dibantu oleh Co-PC, setelah dilakukan proses verifikasi oleh para Tenaga Ahli ROMS provinsi dan pemeriksaan kelengkapan data oleh Data Management Analyst (DMA). 3. Setiap Senin (atau hari kerja pertama dalam satu pekan) untuk data QS dan setiap tanggal 28 (atau dua hari setelah MIS Day ROMS Kabupaten) untuk data SIM 4. Memberikan umpan balik dalam bentuk surat kepada ROMS Kabupaten bila berdasarkan hasil analisis data atau pada saat verifikasi yang tidak valid, untuk segera diperbaiki dan dilengkapi. 4. Paling lambat 1 (satu) hari setelah 5. Melaporkan kepada Tim SIM CMAC bila QS dan SIM, bila telah dilakukan penguncian data oleh CMAC, untuk segera dapat dilakukan perbaikan data. Permohonan untuk perbaikan data disampaikan dalam bentuk surat disertai penjelasan dan bila perlu dilampirkan dokumen terkait melalui e-mail. 5. Segera setelah 6. Menetapkan tema/sasaran MIS Day untuk dilaksanakan oleh 6. Setiap tanggal 20 (duapuluh) Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 2-04.09.2017) 5 / 9
ROMS Kabupaten berdasarkan hasil analisis dan verifikasi oleh DMA dan para TA Provinsi. setiap bulannya 7. Melaksanakan MIS Day untuk memastikan kelengkapan dan validitas data QS dan SIM, termasuk menyelesaikan tugastugas yang terkait di tingkat provinsi, serta memantau hasil pelaksanaan MIS Day di tingkat kabupaten. 7. Tanggal 26 hingga 28 setiap bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka (satu) hari kerja. Data Management Analyst 1. Melakukan verifikasi data QS dengan mendapatkan masukan dari para Tenaga Ahli (TA) terkait sesuai dengan bidangnya masing-masing. 1. Setiap Senin atau hari kerja pertama dalam satu pekan Koordinator Provinsi 2. Melakukan analisis data SIM dan menyiapkan laporan data SIM untuk setiap TA ROMS provinsi sesuai dengan bidangnya masing-masing, untuk dilakukan analisis dan verifikasi data. 2. Tanggal 10 (sepuluh) setiap bulannya 3. Menyiapkan laporan rangkuman hasil analisis dan verifikasi para Tenaga Ahli Provinsi, termasuk hasil pemeriksaan kelengkapan data SIM serta usulan tema/sasaran MIS Day untuk disampaikan kepada PC/Co-PC. 3. Tanggal 15 (limabelas) setiap bulannya 4. Memberikan verifikasi online pada aplikasi SIM sesuai hasil verifikasi dan validasi yang sudah dilakukan oleh PC. 4. Segera setelah dilakukan verifikasi dan validasi oleh PC. 5. Berkoordinasi dengan Capacity Building/Community Development Specialist untuk menyusun perencanaan pelatihan pengisian logbook bagi Fasilitator ataupun pelaku baru di tingkat kabupaten jika dibutuhkan. 5. Segera setelah mobilisasi Fasilitator atau pelaku baru tingkat kabupaten 6. Melakukan pembinaan kepada ROMS Kabupaten untuk menunjang kinerja mekanisme pelaporan data SIM. 6. Harian (rutin) 7. Melakukan teleconference bidang SIM dengan ROMS kabupaten di wilayah kerjanya sebagai bentuk/sarana 7. Seminggu sekali Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 2-04.09.2017) 6 / 9
pembinaan. Pemilihan kabupaten didasarkan atas wilayah yang paling membutuhkan perbaikan/ peningkatan kualitas dan kelengkapan data SIM, dengan ketentuan minimal: 1 kabupaten per minggu untuk provinsi dengan jumlah kurang dari 10 kabupaten 2 kabupaten per minggu untuk provinsi dengan jumlah antara 10 hingga 19 kabupaten 3 kabupaten per minggu untuk provinsi dengan jumlah 20 atau lebih kabupaten 8. Melaporkan kepada Koordinator Provinsi dan berkoordinasi dengan Tim SIM CMAC bila menemukan permasalahan yang dapat mempengaruhi pelaporan data SIM. 4. PUSAT/CMAC MIS Specialist 1. Melakukan monitoring dan memastikan telah dilakukan verifikasi di tingkat ROMS terhadap konsistensi dan validitas data QS dan SIM seluruh ROMS. 2. Melakukan analisis data SIM dan menyiapkan laporan data SIM untuk setiap Tenaga Ahli CMAC sesuai dengan bidangnya masingmasing, untuk dilakukan analisis terhadap validitas data. 3. Menyiapkan laporan rangkuman hasil analisis data para Tenaga Ahli CMAC, termasuk hasil pemeriksaan kelengkapan data SIM serta jika ada usulan tema/sasaran MIS Day bagi ROMS Provinsi untuk disampaikan kepada TL CMAC. 8. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan 1. Tanggal 26 setiap bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka (satu) hari kerja 2. Tanggal 10 (sepuluh) setiap bulannya 3. Tanggal 15 (limabelas) setiap bulannya TL CMAC 4. Memberikan verifikasi/validasi online pada aplikasi SIM sesuai hasil verifikasi/validasi yang sudah dilakukan oleh para TA CMAC. 4. Segera setelah dilakukan verifikasi/ validasi oleh para TA CMAC Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 2-04.09.2017) 7 / 9
5. Memberikan umpan balik kepada ROMS provinsi dan kabupaten melalui surat dari TL CMAC, bila berdasarkan hasil analisis data dan pada saat verifikasi, untuk segera diperbaiki dan dilengkapi. 6. Memberikan informasi terkait dengan operasional SIM kepada seluruh pelaku program Pamsimas, melalui website, SMS atau email. 7. Melakukan pelatihan SIM bagi personil ROMS baru. 8. Melakukan pembinaan kepada ROMS untuk menunjang kinerja mekanisme pelaporan data SIM. 9. Melakukan teleconference bidang SIM dengan ROMS provinsi. Pemilihan provinsi didasarkan atas wilayah yang paling membutuhkan perbaikan/ peningkatan kualitas dan kelengkapan data SIM, dengan ketentuan minimal 5 provinsi per minggu. 10. Melakukan tindak lanjut terhadap permasalahan yang ditemukan yang dapat mempengaruhi pelaporan data SIM. 11. Melaksanakan MIS Day, memantau dan mengevaluasi hasil pelaksanaan MIS Day di tingkat ROMS. 5. Paling lambat 3 (tiga) hari setelah 6. Segera setelah dibutuhkan 7. Segera setelah mobilisasi Konsultan ROMS baru 8. Harian (rutin) 9. Sekali seminggu 10.Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan 11.Tanggal 26 hingga 29 setiap bulan (kecuali bulan Februari disesuaikan hingga 1 Maret) atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka (satu) hari kerja. Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 2-04.09.2017) 8 / 9
3.2. Data SIM PAMSIMAS Data/informasi yang dikelola dalam SIM Pamsimas secara garis besar dikelompokkan dalam beberapa modul berikut ini: Modul 1: Informasi Umum Desa Modul 2: Pemberdayaan Masyarakat dan Perencanaan Kegiatan Modul 3: Pencairan Dana BLM dan Sumber Dana Lainnya Modul 4: Realisasi/Pelaksanaan Kegiatan Modul 6: Peningkatan Kapasitas Pemerintah Daerah dalam bidang AMPL Modul 7: Keberlanjutan Desa Pasca Program 3.3. QUICK STATUS (QS) Penyelesaian kegiatan per siklus diharapkan dapat dilaporkan dan dipantau sesuai dengan keadaan sesungguhnya dalam bentuk laporan Quick Status yang akan dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan secara cepat untuk penyelesaian setiap permasalahan yang dapat menghambat penyelesaian kegiatan di lapangan. Data yang ditampilkan pada Quick Status haruslah sinkron dengan data SIM dan terverifikasi. Dipahami bahwa pengisian data SIM lebih memerlukan waktu untuk melengkapinya. Untuk itu laporan Quick Status disajikan dalam dua modus, yaitu: 1. Quick Status yang belum terverifikasi, yaitu laporan yang sudah dimasukkan oleh ROMS Kabupaten, namun belum diverifikasi oleh ROMS Provinsi. 2. Quick Status yang terverifikasi, yaitu laporan yang sudah dimasukkan oleh ROMS Kabupaten dan sudah diverifikasi oleh ROMS Provinsi serta data SIM-nya telah terisi lengkap. Berikut ini adalah dua tingkatan laporan Quick Status yang tersedia di SIM Pamsimas: 3.3.1.1. Quick Status Tingkat Desa (TFM). Setiap kali suatu siklus kegiatan diselesaikan Fasilitator Masyarakat (FM) harus sesegera mungkin dilaporkan ke Koordinator Kabupaten sebagai quick status untuk segera diinput ke dalam aplikasi SIM berbasis web oleh Data Entry Administration Officer. Laporan Quick Status tingkat desa antara lain: QS Pemilihan Desa dan QS Pelaksanaan Kegiatan. Catatan: Untuk mendukung kecepatan pengiriman laporan quick status, jika belum memungkinkan dilaporkan dalam laporan tertulis/formal maka dapat dilakukan dengan mengirim laporan quick status dalam bentuk SMS begitu pelaksanaan suatu kegiatan di desa/masyarakat diselesaikan atau selambat-lambatnya setiap hari Jumat sebelum pukul 12 siang waktu setempat kepada Koordinator Kabupaten agar dapat segera diinput ke dalam aplikasi SIM oleh Data Entry Administration Officer dalam hari yang sama. 3.3.1.2. Quick Status Tingkat Kabupaten Untuk laporan quick status di tingkat Kabupaten dapat langsung diisikan ke dalam aplikasi QS melalui web site Pamsimas oleh Data Entry Administration Officer begitu suatu siklus kegiatan di tingkat Kabupaten diseselesaikan. Laporan Quick Status tingkat Kabupaten antara lain: QS Pemda. Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 2-04.09.2017) 9 / 9