OPTIMALISASI PENERAPAN FITUR SAP BUSINESS ONE SESUAI DENGAN USER REQUIREMENT PADA PT MITRA BUANA KOMPUTINDO Fransisca (Binus University, Jl. Haji Senin no.64 Kemanggisan, Jakarta Barat, 087885885493, fransisca.lim.91@gmail.com ) Muna Zakiah (Binus University, Jl. Palmerah Barat 8 no.60, Jakarta Barat, 081315754178, muna_zakiah@yahoo.com) Aprillia Setianingsih (Binus University, Jl.K.H. Syahdan, GG.HJ.Aliyah no 5F, Jakarta Barat, 081914622569, aprillia.setianingsih@gmail.com) (Pembimbing : D2924-Yuliana Lisanti, S.Kom, M.ITM) ABSTRAK Tujuan penulisan adalah melakukan optimalisasi penerapan fitur SAP Business One yang sesuai dengan user requirement PT Mitra Buana Komputindo. Metodologi pertama untuk melakukan optimalisasi dan rekomendasi adalah metode pengumpulan data dengan wawancara dan observasi secara langsung. Metodologi selanjutnya adalah menganalisis proses bisnis yang berjalan dan user requirement pada PT Mitra Buana Komputindo. Analisis yang dilakukan digambarkan dengan flow chart. Sedangkan untuk metodologi evaluasi yang digunakan adalah metodologi Fit/Gap Analysis. Hasil yang dicapai dari evaluasi yang dilakukan adalah report yang dihasilkan dari Fit/Gap Analysis Report yang berisi penentuan terhadap kondisi fit (F), partial fit (P), dan gap (G) dan juga rank (High / Medium / Low) dari suatu proses bisnis dan kebutuhan sistem. Kemudian dari partial fit (P) dan gap (G) yang ditemukan akan diberikan rekomendasi berdasarkan fungsi sistem SAP Business One yang dapat digunakan. Rekomendasi yang diberikan disesuaikan berdasarkan user requirement user agar dapat diterapkan, sehingga dapat mengoptimalisasi penggunaan sistem SAP Business One. Simpulan yang di dapat dengan adanya evaluasi dan pemberian rekomendasi ini adalah mengoptimalisasi penerapan fitur yang ada pada sistem SAP Business One sehingga dapat meningkatkan efektivitas kinerja perusahaan dan penyesuaian kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang. Kata Kunci : Analisis, Evaluasi, Optimalisasi, ERP, SAP Business One, Fit/Gap Analysis PENDAHULUAN Di era globalisasi ini, teknologi dan informasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan di bidang apapun. Dengan menguasai teknologi dan informasi yang berkualitas, perusahaan dapat mengelola sebuah tantangan menjadi keuntungan bagi perusahaan dan dapat menghadapi persaingan dari industri-industri yang muncul. Oleh sebab itu, hampir semua perusahaan berusaha untuk mengelola Information Technology (IT) agar proses bisnis perusahaan dapat berubah menjadi lebih efektif dan efisien. Setiap perusahaan dalam lingkungan kompetisinya didesak untuk bertahan dengan mencari cara yang terbaik dan efektif dalam pemanfaatan informasi sebagai
pendukung rencana strategis perusahaan untuk menghasilkan keunggulan kompetitif. Semakin besar perusahaan, semakin besar pula kebutuhan informasi yang diinginkan, oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang terintegrasi untuk dapat memberikan informasi yang real-time. ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan suatu konsep sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnisnya dalam satu sistem informasi yang dapat diandalkan, serta membuat sistem perusahaan menjadi real-time. ERP menyediakan sebuah overview yang komprehensif yang akan mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif. PT Mitra Buana Komputindo (PT MBK) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang Information Technology (IT) yang menyediakan kebutuhan teknologi, hardware, maupun service bagi customer-nya. PT MBK sadar sistem yang terintegrasi sangatlah penting untuk mendukung proses bisnis yang sedang berjalan. Oleh karena itu PT MBK mengimplementasikan sistem ERP berbasis SAP untuk membantu tercapainya visi dan misi perusahaan. Dalam penelitian ini akan dilakukan optimalisasi penerapan fitur SAP Business One yang sesuai dengan user requirement PT MBK. METODE PENELITIAN Untuk dapat menganalisa dengan baik masalah yang ada di PT Mitra Buana Komputindo dan mengusulkan pemecahan masalah yang tepat maka digunakan beberapa metode penelitian. Penelitian ini memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Objek Penelitian a. Visi, misi, strategi, struktur organisasi, dan sistem ERP SAP Business One PT Mitra Buana Komputindo. b. Proses bisnis dan user requirement pada PT Mitra Buana Komputindo. 2. Metode Penelitian 2.1. Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Data yang dikumpulkan melalui tanya jawab dengan pihak-pihak/user yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dalam pemanfaatan sistem ERP SAP Business One di PT Mitra Buana Komputindo. b. Observasi secara langsung Proses optimalisasi dapat diawali dengan mengamati proses bisnis dan sistem ERP SAP Business One berjalan yang ada di PT Mitra Buana Komputindo selama menjalani internship. 2.2. Metode Analisa a. Metode Studi Kepustakaan Data dikumpulkan melalui pencarian dari buku literatur, internet, jurnal serta media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek dan topik penelitian. b. Analisa Sistem Berjalan Menganalisa sistem ERP SAP Business One yang sedang berjalan dalam PT Mitra Buana Komputindo. 2.3. Metode Evaluasi Menggunakan Analisis Fit/Gap untuk mengukur sejauh mana kinerja yang telah dilakukan oleh sistem yang berjalan sekarang dan perbandingannya dengan kemampuan potensial dari SAP Business One untuk memenuhi user requirement. Analisis fit/gap selama implementasi sistem digunakan untuk tujuan di bawah ini: Untuk menyesuaikan proses lokal ke best-practices industri.
Untuk menilai perundang-undangan dan/atau persyaratan hukum. Untuk mengidentifikasi praktek lokal dan global yang tidak tercakup dalam pelaksanaan percobaan atau percontohan. Tujuan dari Analisis Fit/Gap adalah: 1. Mengumpulkan Requirement dari perusahaan. 2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian yang diperlukan. 3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan. 4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi Best Practice. 5. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan. Langkah-langkah Analisis Fit/Gap Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisis fit/gap: a. Ranking requirements Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru. Selain itu berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Tabel 2.2 Ranking Requirements dalam Analisis Fit/Gap (Sumber: ([http 8])) Rank H M L Keterangan HIGH/ Mission Critical Requirement adalah kebutuhan yang merupakan tugas krisis/penting, diperlukan untuk dioperasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi, termasuk di dalamnya kebutuhan laporan yang penting bagi ekternal dan internal. MEDIUM/ Value Add Requirement - adalah kebutuhan yang jika ditemukan, akan secara signifikan meningkatkan proses di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses sistem bisnis yang bukan merupakan tugas kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi jika ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi. LOW/ Desirable Requireement adalah kebutuhan yang bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan mungkin ditemukan melalui perbaikan sementara atau perubahan pada proses bisnis. b. Degree of Fit Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru. Berikut ini akan diuraikan kode-kode yang digunakan dalam menentukan tingkat kesesuaian untuk analisis fit/gap:
Fit Gap Partial Fit Tabel 2.3 Degree of Fit dalam Analisis Fit/Gap (Sumber: ([http 8])) H ASIL DAN BAHAS AN Kode F G P Keterangan Fit kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software Gap software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software. Partial Fit software mempunyai fungsionalitas yang memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau customization, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal. Laporan Analisa Fit/Gap Analisis Proses Bisnis Tabel 4.3 Tabel Persentase Degree of Fit untuk Analisis Fit/Gap Proses Bisnis High Medium Low Total % Total % Total % Fit 36 72% 8 16% - - Partial-fit 3 6% - - - - Gap 3 6% - - - - Dari tabel diatas, didapatkan informasi-informasi sebagai berikut: High/Mission Critical Requirements memiliki requirement dengan total 42 requirements yang terdiri dari 36 requirements yang mengalami kondisi fit (F) dengan proses bisnis, dengan persentase 72%, 3 requirement yang mengalami kondisi partial-fit (P) dengan proses bisnis, dengan persentase 6%, dan 3 requirements yang mengalami kondisi gap (G) dengan proses bisnis, dengan persentase 6%. Medium/Value Add Requirements memiliki requirement dengan total 8 requirements yang terdiri dari 8 requirements yang mengalami kondisi fit (F) dengan proses bisnis, dengan persentase 16%, 0 requirement yang mengalami kondisi partial-fit (P) dengan proses bisnis, dengan persentase 0%, dan 0 requirements yang mengalami kondisi gap (G) dengan proses bisnis, dengan persentase 0%. LOW/Desirable Requirements tidak memiliki requirement yang berada pada tingkat kebutuhan ini.
Dari tabel diatas, dapat ditampilkan diagram batang yang merepresentasikan data dari laporan hasil analisis Fiit/Gap untuk level manajemen. Gambar 4.1 Grafik Persentase Degree of Fit untuk Analisis Fit/Gap Proses Bisnis Laporan Analisa Fit/Gap Analisis Level Manajemen Tabel 4.4 Tabel Persentase Degree of Fit untuk Analisis Fit/Gap Level Manajemen High Medium Low Total % Total % Total % Fit 6 50% 3 25% 1 8,3% Partial-fit 2 16,67% - - - - Gap - - - - - - Dari tabel diatas, didapatkan informasi-informasi sebagai berikut: High/Mission Critical Requirements memiliki requirement dengan total 8 requirements yang terdiri dari 6 requirements yang mengalami kondisi fit (F) dengan proses bisnis, dengan persentase 50%, 2 requirement yang mengalami kondisi partial-fit (P) dengan proses bisnis, dengan persentase 16,67%, dan 0 requirements yang mengalami kondisi gap (G) dengan proses bisnis, dengan persentase 0%. Medium/Value Add Requirements memiliki requirement dengan total 3 requirements yang terdiri dari 3 requirements yang mengalami kondisi fit (F) dengan proses bisnis, dengan persentase 25%, 0 requirement yang mengalami kondisi partial-fit (P) dengan proses bisnis, dengan persentase 0%, dan 0 requirements yang mengalami kondisi gap (G) dengan proses bisnis, dengan persentase 0%. LOW/Desirable Requirements memiliki requirement dengan total 1 requirements yang terdiri dari 1 requirements yang mengalami kondisi fit (F) dengan proses bisnis, dengan persentase 8,3%, 0 requirement yang mengalami kondisi
partial-fit (P) dengan proses bisnis, dengan persentase 0%, dan 0 requirements yang mengalami kondisi gap (G) dengan proses bisnis, dengan persentase 0%. Dari tabel diatas, dapat ditampilkan diagram batang yang merepresentasikan data dari laporan hasil analisis Fit/Gap untuk level manajemen. Gambar 4.2 Grafik Persentase Degree of Fit untuk Analisis Fit/Gap Level Manajemen SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah dilakukan penelitian dan analisis, maka dapat diambil simpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil analisis fit/gap, menunjukkan bahwa sistem SAP Business One di PT MBK sudah mampu memenuhi requirement proses bisnis dengan persentase Fit sebesar 88%, persentase Partial Fit sebesar 6%, dan persentase Gap sebesar 6%. 2. Berdasarkan hasil analisis fit/gap, menunjukkan bahwa sistem SAP Business One di PT MBK sudah mampu memenuhi requirement level manajemen dengan persentase Fit sebesar 83,3% dan persentase Partial Fit sebesar 16,67%. 3. Rekomendasi usulan dari hasil analisis fit/gap pada perusahaan adalah dengan pembuatan Add-On Web Portal Project Calculation, menggunakan Dunning Wizard, pemanfaatan report dalam modul Sales Opportunity (Opportunities Statistic, My Open Opportunities, My Closed Opportunities, Opportunity Pipeline) dan modul Service (Service Calls by Queue, Response Time by Assigned To, Average Closure Time, Customer Equipment Card Report, Service Monitor). 4. Berdasarkan hasil analisis fitur yang digunakan di PT MBK, maka dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan SAP Business One masih kurang maksimal dengan persentase 33,33%.
5. Setelah dilakukan rekomendasi fitur, pemanfaatan SAP Business One dapat dimaksimalkan hingga 44,03%. Rekomendasi fitur-fitur tersebut adalah Activity, Customer Receivable Aging, Vendor Liabilities Aging, dan Alternative Items. 6. Dengan rekomendasi pemanfaatan fitur sebesar 44,03%, maka user requirement perusahaan sudah dapat terpenuhi. Saran Dari hasil kesimpulan yang diperoleh, maka dapat diberikan beberapa saran untuk pengembangan sistem kedepan, sebagai berikut: 1. Menggunakan Add-on Web Portal Project Calculation untuk memperlancar proses approval ke manager. 2. Memberikan pelatihan kepada user agar dapat lebih memahami manfaat SAP Business One dan dapat menggunakannya secara maksimal. REFERENSI Boulmetis, J. & Dutwin, P. (2005). The ABCs of Evaluation: Timeless Techniques for Program and Project Managers 2nd edition. San Fransisco : Jossey-Bass. Brian K.William., Sawyer,Stacey C.(2010). Using Information Technology: a Practical Introduction to Computers &Communication.Edisi ke-7.mcgrawhill. Dewanto, Wawan., Falahah. (2007). ERP : Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan strategi bisnis. Bandung : Informatika. Kumar, D. (2010). Enterprise Growth Strategy : Vision, Planning, Execution. England : Gower Publishing Limited. Laudon, Kenneth C., Jane P.(2010). Management Information Systems : Managing the Digital Firm.Edisi ke-11.jakarta : Pearson Education. McLeod, R.(2007). Sistem Informasi Manajemen Jilid 1.Edisi ke 10. Penerjemahan Hendra Teguh. Jakarta: PT Prenhallindo. O Brien,JamesA.(2005). Introduction to Information Systems : Pengantar Sistem Informasi. Edisi ke-12. Jakarta: Salemba Empat. Rainer,R.Kelly., Turban, Efraim., Potter, Richard E.(2007). Introduction to information Systems Supporting and Transforming Business.United States of America: Willey. Rama, Dasaratha V, Jones, Frederick L.(2008). Accounting Information Systems : A Business Process Approach. South-Western College Publishing. Teufel, Thomas, dkk (2005). SAP Business One. Thomson Course Technology PTR : Boston. Wijaya, Santo F., Darudiato, Suparto.(2009). ERP (Enterprise Resource Planning) dan Solusi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu. RIWAYAT PENULIS Fransisca lahir di kota Belinyu pada tanggal 19 September 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University, Jakarta dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013.
Muna Zakiah lahir di kota Jakarta pada tanggal 16 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University, Jakarta dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Aprillia Setianingsih lahir di kota Semarang pada tanggal 5 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University, Jakarta dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013.