BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Informasi merupakan salah satu kebutuhan dasar dalam suatu organisasi yang harus dipenuhi guna mendukung suatu pemikiran, rencana, maupun pengambilan suatu keputusan. Dengan ketersediaan informasi akan memudahkan suatu organisasi dalam menentukan langkah yang akan diambil berdasarkan permasalahan yang sedang dihadapi. Teknologi informasi tidak lagi dipandang sebagai pelengkap saja, melainkan menjadi salah satu strategi bisnis suatu organisasi dan penentu terlaksananya tujuan yang ingin dicapai. Seiring pesatnya perkembangan teknologi informasi, organisasi seperti perusahaan maupun lembaga pemerintahan mencoba mengadaptasi teknologi informasi berbasis web untuk mendukung proses bisnis yang sedang berjalan. Dengan adanya teknologi berbasis web akan membantu mengelola dan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. Hal ini menimbulkan tantangan baru bagi lembaga pemerintahan untuk menyediakan suatu sistem yang mampu mengintegrasikan kebutuhan informasi yang ada, sehingga dapat memudahkan pihak pemerintah dalam pengambilan keputusan. Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia adalah suatu kementerian dalam pemerintahan Indonesia yang membidangi urusan luar negeri. Kementerian Luar Negeri memiliki banyak kedutaan di berbagai negara sebagai perwakilan negara. Proses bisnis menjadi semakin berkembang antar kedutaan, namun masih dikelola secara manual sehingga membuat proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu cukup lama dan sering terjadi kesalahpahaman. 1
2 Salah satu proses bisnis utama Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dalam bidang multilateral adalah pencalonan sumber daya manusia (selanjutnya disingkat SDM) Indonesia pada organisasi internasional. Dengan Menjadi anggota dari sebuah organisasi internasional, Indonesia akan mendapat kesempatan untuk dipilih sebagai anggota dewan eksekutif atau dewan yang mengatur organisasi. Keanggotaan ini dapat berbentuk keanggotaan negara atau keanggotaan individu yang mewakili negara Indonesia. Keanggotaan menjadi dewan ini akan meningkatkan pengaruh Indonesia dalam proses pembuatan kebijakan yang pada waktunya dapat diperkirakan akan mempengaruhi kepentingan nasional Indonesia. Sehubungan dengan masalah di atas, maka akan dibuat suatu rancangan sistem basis data berbasis web dengan sistem baru berdasarkan kebutuhan data yang sudah ada sebelumnya. Aplikasi ini akan digunakan dalam proses manajemen pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional yang akan dikelola dan digunakan oleh Direktorat Jenderal Multilateral Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Sistem basis data berbasis web ini diharapkan dapat memudahkan Direktorat Jenderal Multilateral Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dalam pelaksanaan proses kegiatan pencalonan secara terencana, terkontrol, dan sistematis. Selain itu dengan adanya aplikasi ini diharapkan Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dapat mengontrol proses kegiatan yang dilakukan dalam pencalonan SDM Indonesia dan mempermudah pengambilan keputusan dalam proses pencalonan.
3 1.2. Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup penulisan skripsi ini terbatas pada beberapa hal, yaitu : a. Penelitian dilakukan langsung di Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia; b. Proses sistem manajemen pencalonan ini terdiri dari proses pendataan negara, organisasi internasional, pencalonan, usulan pencarian dukungan, pemberian dukungan, kompetitor pencalonan Indonesia, dan proses pembuatan laporan; c. Analisis kebutuhan informasi sistem dan perancangan sistem basis data pada seluruh proses manajemen pencalonan meliputi pendataan negara, organisasi internasional, pencalonan SDM Indonesia dan negara asing, usulan pencarian dukungan, dukungan pencalonan SDM Indonesia dari negara asing, dukungan Indonesia terhadap pencalonan SDM negara asing, dan negara kompetitor dalam pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional;dan d. Penelitian tidak membahas spesifikasi jaringan dan keamanan pada tahap implementasi. 1.3. Tujuan dan Manfaat Adapun beberapa tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini, yaitu : a. Menghasilkan rancangan sistem basis data berbasis web yang dapat mengelola data manajemen pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional secara efisien dan efektif; b. Menyediakan fitur-fitur aplikasi yang dapat membantu untuk mengetahui data organisasi terbaru dan hasil rekapitulasi semua data yang akan digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan; c. Menyediakan informasi yang tepat dan mudah dipahami bagi pengguna;dan
4 d. Menyediakan solusi atas permasalahan pengelolaan data pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional. Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan skripsi ini, yaitu : a. Membantu Direktorat Jenderal Multilateral Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia untuk mengelola manajemen pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional dengan menggunakan sistem ini; b. Memberikan kemudahan bagi pihak Direktorat Jenderal Multilateral Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dalam mengelola data yang selama ini dilakukan secara manual;dan c. Memberikan kemudahan bagi pihak Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dalam melihat data hasil dukungan pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan. 1.4. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Pengumpulan Data 1) Melakukan studi pustaka meliputi proses pengumpulan data yang berasal dari berbagai macam sumber informasi seperti jurnal, internet, buku panduan, dan laporan-laporan. Hasil dari pengumpulan data tersebut akan digunakan sebagai landasan teori dan panduan dalam seluruh proses penulisan skripsi ini;
5 2) Melakukan observasi atau pengamatan langsung pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia untuk mendefinisikan beberapa hal seperti sistem yang sedang berjalan, kelemahan sistem, kebutuhan dari sistem, dan mendapatkan gambaran fisik dari sistem tersebut; 3) Melakukan wawancara pada bagian Direktorat Jenderal Multilateral Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia yang bertugas mengatur pencalonan Indonesia pada organisasi internasional untuk mengetahui kebutuhan dari aplikasi yang akan dikembangkan; 4) Melakukan pemeriksaan pada berkas atau dokumen organisasi yang berkaitan dengan masalah atau topik yang dibahas untuk menambah referensi data yang dibutuhkan. b. Analisis Melakukan analisis dari data yang diperoleh sehingga dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada, kemudian menentukan ruang lingkup, tujuan, dan solusi dari permasalahan; c. Perancangan Merupakan serangkaian proses yang meliputi perancangan struktur basis data (konseptual, logikal, dan fisikal), spesifikasi proses, diagram aliran data, state transition diagram, dan perancangan layar.
6 1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada proses penulisan skripsi ini dibagi secara sistematis ke dalam kelima bab, yaitu : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas hal-hal umum dalam penulisan seperti latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori yang berkaitan dengan topik yang akan dibuat yaitu berupa teori umum dan khusus. Teori tersebut akan digunakan sebagai landasan pembuatan aplikasi dan juga usulan pemecahan masalah. BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas berbagai macam informasi yang berkaitan dengan sejarah perusahaan, struktur organisasi, sistem yang sedang berjalan, permasalahan dari sistem, solusi dari permasalahan sistem, perancangan basis data, spesifikasi proses, diagram aliran data, state transition diagram, dan perancangan layar. BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini membahas proses implementasi yang akan dilakukan pada sistem baru yang akan dibuat berdasarkan rancangan yang telah disusun sebelumnya serta evaluasi sistem berdasarkan tahapan sebelumnya. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari hasil uraian analisis dan perancangan yang telah dilakukan serta saran untuk perbaikan dalam pengembangan sistem selanjutnya.