Modul ke: 02 Manajemen Persediaan Manajemen Pembelian Fakultas FEB Program Studi Manajemen
Pembelian Salah satu fungsi manajemen persediaan yang berkaitan dengan pengadaan barang. Biaya pembelian mencapai 50%- 70% total biaya produksi Menjamin ketersediaan barang sesuai standar yang ditetapkan oleh bagian produksi Memberi jaminan ketepatan waktu, efisiensi biaya, dan mutu barang
Tahap pembelian Pengadaan Berhubungan dengan pemasok Penyimpanan Berhubungan dengan bagian gudang Penyerahan barang untuk produksi Berhubungan dengan bagian produksi
Tugas bagian pembelian Melakukan pengadaan barang untuk kegiatan proses produksi dengan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan, haga yang layak, penyerahan yang tepat waktu, dan kualitas yang sesuai dengan ketetuan Mengikuti perkembangan teknologi dan sistem persediaan
Tanggung jawab departemen pembelian Menempatkan, mengevaluasi, dan mengembangkan sumber daya material persediaan dan layanan yang dibutuhkan perusahaan Menjamin hubungan kerja yang baik dalam hal kualitas, pengiriman, pembayaran, dan penukaran, serta pengembalian Mencari material baru serta sumber baru untuk peningkatan kualitas perusahaan Melakukan pembelian item yang dibutuhkan pada harga yang terbaik dengan kualitas sesuai dengan standar perusahaan Berinisiatif dan bekerjasama melakukan program pengurangan biaya, analisis nilai, studi/ analisa pasar, dan membuat perencanaan jangka panjang Melakukan komunikasi yang efektif antar departemen di perusahaan dan antar perusahaan dengan pemasok Menyeleksi pemasok Melakukan ekspedisi dan menjamin waktu pengiriman sesuai jadwal, serta negosiasi perubahan jadwal pembelian Melakukan pengendalian kualitas atas produk yang dipesan Mencari produk baru, material, dan pemasok yang dapat meningkatakan keuntungan perusahaan.
Proses penyeleksian pemasok Melakukan survey terhadap semua kemungkinan sumber produk yang dicari Menganalisis persyaratan relatif dan keuntungan sumber-sumber yang potensial Melakukan negosiasi dan seleksi Mencari sumber-sumber yang memuaskan sebelum menjalin hubungan dengan pemasok
Pembelian dengan metode JUST in TIME Pembelian dilakukan dengan membuat persetujuan dengan penjual untuk mengirimkan jumlah material yang sedikit dan tepat waktu pada saat produksi
Proses transformasi dengan JIT Memilih biaya dan volume yang elatif baik dari sisi komponen, material atau layanan Menentukan item yang dibutuhkan dan diharapkan berdasarkan fungsinya Menjawab pertanyaan seputar pemasok Meminta sampel dan memilih kemungkinan terbaik
Pertanyaan seputar supplier Apakah memberikan kontribusi nilai? Apakah biayanya proporsional dengan manfaatnya? Apakah membutuhkan fitur ini? Apakah ada yang lebih baik? Apakah item dapat dieliminasi? Apakah item sudah memenuhi standar? Apakah item memiliki kapasitas yang lebih besar sehingga dapat memenuhi kebutuhan? Apakah item yang sama dalam persediaan dapat digunakan? Apakah ukurannya dapat dikurangi? Adakah toleransi? Apakah kualitasnya komersial? Dapatkah harga itemnya dipermurah? Dapatkahmembeli dalam jumlah yang lebih sedikit? Dapatkan item dikirim dengan harga yang lebih murah? Dapatkah biaya pengepakan dikurangi? Mungkinkah meminta supplier untuk mengurangi biayanya? Apakah biaya material, tenaga kerja, overhead mahal? Apakah ada supplier lain yangmemeberikan harga lebih rendah? Adakah orang lain yang membeli dengan harga yang lebih rendah?
Tujuan pembelian dengan metode JIT Menghilangkan kegiatan penerimaan dan inspeksi Menghilangkan persediaaan dalam perusahaan Menghilangkan perpindahan persediaan Memperbaiki kualitas dan kehandalan
Keuntungan pembelian dengan JIT Pengurangan ukuran lot Biaya rendah, tidak perlu penyediaan peralatan dan gudang untuk menyimpan persediaan Perhatian khusus dari supplier Jadwal pengiriman lebih tepat, pesanan harus sampai saat proses produksi berlangsung Lead time sangat rendah karena sesuai pesanan Kualitas yang tinggi terjamin dalam pembelian material
Kriteria pembelian JIT Pemasok Sedikit, jaraknya dekat, perukang pembalian dengan pemasok yang sama, evaluasi kinerja pemasok Jumlah pembelian Menetapkan jumlah output, frekuensi pengiriman dalam lot kecil, perjanjian jangka panjang, jumlah pengiriman yang tepat, pengepakan dalam jumlah yang tepat Kualitas material Spesifikasi produk yang tersedia di pemasok, membantu pemasok menemukan kulitas yang dibutuhkan, menjaga hubungan baik untuk jaminan kualitas, mendorong pemasok menggunakan bagan pengendalian proses dan inspeksi sampling Pengiriman Penjadwalan muatan, pengendalian dengan pemilik ataupun kontrak armada dan perusahaan pergudangan
Keterkaitan bagian pembelian Bagian operasi Hukum Akuntansi Pemrosesan data Desain Penerimaan pemasok
Persyaratan bagian pembelian Memahami pengetahuan manajemen dan memiliki keahlian serta pengetahuan tentang manajemen pembelian Selalu mengikuti perkembangan teknologi dan informasi barang yang dibutuhkan oleh perusahaan Tanggap terhadap perubahan perekonomian yang terjadi seperti inflasi, perubahan nilai rupiah, dll Memiliki pengetahuan tentang biaya pembelian dan dapat menganalisa perkiraan pembelian dan biaya pembelian
Langkah-langkah dalam Pembelian Membuat perencanaan produksi Mengukur kemampuan pemasok Menentukan waktu tunggu Mempertimbangkan harga Menentukan jumlah pembelian
Alur pengadaan persediaan Merencanankan produksi Merencanakan pengadaan]menerbitkan surat pesanan Mengirim surat ke pemasok Menunggu pemasok Inspeksi penyerahan Penerimaan persediaan Inspeksi persediaan Penyimpanan Pengiriman ke bagian produksi Proses produksi
Job deskripsi bagian pembelian Mencocokan data surat jalan dengan persediaan yang diterima Memeriksa jumlah persediaan yang diterima sesuai dengan surat jalan dari pemasok Mencocokan waktu penyerahan sesuai jadwal dalam surat pesanan Memeriksa kondisi pengepakan dalam kondisi baik Membuat data administratif penerimaan persediaan
Job deskripsi bagian pengendalian kualitas Memeriksa kualitas pesanan sesuai dengan standar yang telah di tetapkan secara sampling dan keseluruhan Membuat data pengecekan terhadap penerimaan pesanan
Job deskripsi bagian gudang Memeriksa jumlah barang yang masuk gudang sesuai dengan bagian penerimaan Menyusun laporan jumlah persediaan dan perputarab yangada di gudang secara periodik untuk menghindari kerusakan dan kehilangan persediaan
Kerjasama dengan Pemasok Memilih pemasok Melakukan kontrak kerjasama Melakukan evaluasi terhadap pemasok
Pembelian dengan Analisa Break event poin TR = PxQ TC = TFC + TVC jika TFC = a dan TVC =bq maka Tc = a + bq Syarat BEP: TR + TC TR= total revenue TC= total cost TFC= total fixed cost TVC=total variable cost Q= Jumlah persediaan P= harga persediaan A = konstanta B= koefisien
Apabila TR =TC perusahaan dalam kondisi BEP Jika TR > TC maka perusahaan profit Jika TR < TC maka perusahaan loss
Daftar Pustaka Richardus Eko Indrajit, (2005), Manajemen Persediaan, Grasindo, Jakarta Heizer Jay, B.Rander, (206), Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta Hani handoko, (2002), Manajemen Produksi dan Operasi, BPFE, Yogyakarta Siswanto, (2005), Riset Operasi, Erlangga, Jakarta M. Syamsul Ma arif, (2003), Manajemen Operasi, Grasindo, Jakarta Sofyan Assauri, (2001), Manajemen Operasi, BPFE, Jakarta Martinich, (2003), Operation Manaement, Prenice hall, New Yory
Terima Kasih