BAB II HASIL SURVE 2. Gambaran Umum Koperasi Beringin Tuban KP Beringin berdiri pada tanggal 5 Maret 2004 dengan tujuan menyediakan segala kebutuhan sehari-hari dan simpan pinjam bagi nya. Koperasi pegawai negeri ini berbadan hukum o.9227/bh/ii/04. Pada periode 2008-2009 koperasi pegawai negeri mempunyai susunan pengurus sebagai berikut :. Ketua : Dra. Sudaryun 2. Wakil : Drs. Tutik Handayani 3. Pengawas Pengawas I Pengawas II Pengawas III : Sutamprin SH : Drs. Imam Abdi, SH, MA : Ghofur, SH, MA 4. Sekretaris : Ir. Sulasni 5. Bendahara : Sri Wahyuni, SH 6. Bagian Admin : Ir. Muktar, MS 7. Bagian Keuanga : Drs. Zainul 8. Staff : Hari Adi, SE 6
7 2.2 Struktur Organisasi Koperasi Beringin Tuban Bendahara Bagian Administrasi Gambar 2. Struktur Organisasi Pada Gambar 2. dijelaskan bahwa ketua langsung membawahi bendahara dan sekretaris. Sedangkan bendahara dan sekretaris membawahi bagian administrasi dan bagian keuangan tetapi akan dipantau secara langsung oleh ketua. Bagian administrasi dan bagian keuangan akan membawahi staff. Dimana semua proses diawasi oleh tim pengawas. 2.3 Deskripsi Tugas. Tim Pengawas Ketua Staff Mempunyai tugas untuk mengawasi pelaksanaan keputusan ketua dan memantau semua transaksi yang berjalan dalam koperasi. Tim Pengawas Sekretaris Bagian Keuangan
8 2. Ketua Mempunyai tugas mengkoordinir para anggotnya dalam pelaksanaan rencana kerja yang sudah diberikan bagi masing- masing pengurus koperasi yang nantinya memberikan hasil akhir dari rencana kerja yang sudah dilaksanakan. 3. Bendahara Mempunyai tugas mengkoordinir pengalokasian dana yang masuk maupun keluar pada unit simpan pinjam maupun penjualan dan menyusun laporan laba usaha sebagai rekap. 4. Sekretaris Mempunyai tugas mencatat semua rencana kerja dalam organisasi dan mencatat semua laporan yang diterima dari yang lain. 5. Bagian Administrasi Bagian administrasi dalam koperasi ini merupakan bagian yang membantu pada bagian keuangan dalam melaksanakan aktifitas pencatatan data maupun transaksi yang dilakukan. 6. Bagian Keuangan 7. Staff Bagian keuangan dalam koperasi ini merupakan orang yang mengatur secara langsung terhadap seluruh kegiatan keuangan. Bagian keuangan bertanggung jawab kepada ketua. Merupakan bagian yang bertanggung jawab mencatat proses transaksi simpan pinjam yang terjadi, guna membatu pada bagian keuangan.
9 2.4 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada Koperasi Beringin dapat dibuat suatu analisis sistem. Analisis sistem yang ada yaitu sebagai berikut: 2.4. Document Flow Pendaftaran Anggota Calon Anggota Start Menyiapkan persyaratan daftar Identitas pendaftar Form pendaftaran Pengisian form pendaftaran dan uang pendaftaran Form pendaftaran telah diisi Kartu koperasi End Arsip Administrasi Identitas pendaftar Pemberian form pendaftaran Form pendaftaran telah diisi Mencatat dana pendaftaran Data baru Data baru di setujui Mencetak kartu koperasi Gambar 2.2 Dokument Flow Pendaftaran Anggota Ketua Data baru Menyetuiui data baru Data baru di setujui
0 Pada Gambar 2.2 merupakan dokumen flow dari proses pendaftaran yang dimulai dari mengisi form pendaftaran dan memberikan persyaratan berupa dokumen pendukung kemudian form pendaftaran dan memberikan persyaratan berupa dokumen pendukung beserta uang pendaftaran diberikan kepada bagian administrasi. Bagian administrasi mengecek kelengkapan, jika sudah lengkap bag admin membuatkan kartu, apabila sudah jadi kartu diberikan pada nggota dan membuat buku simpan pinjam berdasarkan nama pemohon dan diserahkan pada bagian simpan pinjam. Bagian administrasi akan membuat laporan baru pada tiap bulannya yang ditujukan pada ketua koperasi. Dokumen pendukung tidak lengkap bagian admin akan mengembalikan pada pemohon untuk dilengkapi.
2.4.2 Document Flow Simpanan Anggota Anggota Bendahara Sekretaris Start Menyiapkan kartu koperasi dan uang Kartu koperasi Uang pokok End Pemberitahuan transaksi dibatalkan Kartu terupdate Uang pokok Transaksi akan dibatalkan Pemberitahuan transaksi dibatalkan Kartu koperasi jumlah uang Sesuai? Arsip jumlah uang jumlah sebelumnya Mencatat data sesuai dengan Data telah diupdate Pencatatan ke kartu koperasi Kartu Kartu terupdate 2 Gambar 2.3 Document Flow Simpanan Angota Mencatat rekapitulasi Rekapitulasi Arsip Ketua Rekapitulasi Penandat anganan rekapitula si Rekapitulasi telah ditandatangani Pada Gambar 2.3 merupakan dokumen flow dari proses ini diawali dengan menyerahkan kartu dan uang pada bendahara yang kemudian akan
2 di cek jumlah uang. Jika sesuai maka akan di cek juga saldo dan menghasilkan dokumen jumlah saldo. 2.4.3 Document Flow Pinjaman Anggota Anggota Bendahara Ketua Start Menyiapkan Kartu Anggota Kartu Anggota Pemberitahuan tunggakan Pemberitahuan jatuh tempo Formulir agunan Mengisi formulir agunan dan menyerahkan dokumen agunan Formulir agunan terisi Dokumen agunan End Tunggak? Cetak pemberitahu an tunggakan Pemberitahuan tunggakan Dokumen agunan Formulir agunan terisi Konfirmasi data pengajuan juta Cetak pemberitah uan jatuh tempo Pemberitahuan jatuh tempo Kartu Anggota Mengecek status Cek? Cetak formulir agunan Formulir agunan Mencatat data dan mencetak ke kartu koperasi Data pengajuan jenis Jangka Pendek? Arsip Jangka Panjang? Konfirmasi pengajuan Disetujui? Menyetujui pengajuan Data yang disetujui Pinjaman Penandat nganan Pinjaman Telah ditandatangani Data pengajuan Sekretaris Menyetujui pengajuan Membuat Pinjaman Pinjaman Gambar 2.4 Document Flow Pinjaman Anggota
3 Pada Gambar 2.4 merupakan dokumen flow dari proses diawali dengan memberikan kartu untuk di cek apakah masih memiliki atau tidak. Jika tidak memiliki maka dapat meminjam menurut jenis dan apabila tidak sesuai jenis maka akan ditolak. Jika memiliki maka akan di cek apakah mempunyai tunggakan atau tidak. Apabila tidak memiliki tunggakan maka akan bendahara akan mencetak dokumen pemberitahuan jatuh tempo.
4 2.4.4 Document Flow Angsuran Pinjaman Anggota Start Menyiapkan kartu koperasi Kartu koperasi Uang Angsuran Surat pemberitahuan denda yang harus dibayar Surat pemberitahuan jatuh tempo Kartu koperasi update End tanggal pengembali an Sesuai? Perhitungan pengembalian dan denda Hasil perhitungan Mencetak surat pemberitahuan denda Surat pemberitahuan denda yang harus dibayar 2 Bendahara Pinjaman lunas? jatuh tempo Pemberitahu an jatuh tempo Surat pemberitahuan jatuh tempo kesesuaian angsuran Dokumen pengembalian 2 Jatuh tempo? Cetak ke kartu koperasi Kartu koperasi update kesesuaian angsuran Sesuai? Memberitah ukan jumlah angsuran tidak sesuai Gambar 2.5 Document Flow Angsuran Pinjaman Sekretaris Membuat laporan 2 telah ditandatangani Dokumen pengembalian 2 Ketua Menandata ngani laporan telah telah ditandatangani
5 Pada Gambar 2.5 merupakan dokumen flow dari Proses ini diawali dengan menyerahkan kartu pada bendahara untuk di cek apakah lunas atau belum. Apabila telah lunas maka akan diberi bukti pengangsuran. 2.4.5 Documen Flow Pengambilan Simpanan Anggota start Menyiapkan kartu Kartu Koperasi Kartu Koperasi Update Uang End Mengisi form ambil Form ambil terisi Bendahara Form ambil terisi kesesuain form ambil dengan jumlah cocok? Isi Kartu Koperasi dengan Data Update Kartu Kartu Koperasi Koperasi Update Update 2 Sekretaris Kartu Koperasi Update 2 Pembuatan Ambil Simpanan Ambil Simpanan Gambar 2.6 Document Flow Pengambilan Simpanan Ketua Ambil Simpanan Penandat anganan Ambil Simpanan Telah ditandatangani Pada Gambar 2.6 merupakan dokumen flow dari proses ini diawali dengan menyerahkan kartu pada bendahara dan oleh bendahara diberi form
6 pengambilan. Setelah memeriksa kesesuaian dengan jumlah yang diambil maka saldo akan di update. 2.5 Dokumen Input/Output Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada Koperasi Beringin, Tuban, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada pada Koperasi Simpan Pinjam Koperasi Beringin. Dokumen input output yang didapat salah satunya adalah sebagai berikut: 2.5. Form Pendaftaran Anggota Form pendaftaran digunakan untuk mencantumkan biodata yang digunakan untuk membuat laporan baru dan kartu. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.7. Gambar 2.7 Form Pendaftaran Anggota
7 2.5.2 Form Pengajuan Pinjaman Form pengajuan digunakan oleh untuk mengajukan kepada koperasi dengan syarat yang sudah ditentukan. Gambar 2.8 Form Pengajuan Pinjaman