JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016 ISSN 2338-137X RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PENGADILAN TINGGI SURABAYA Yusuf Bagus Anggara 1) Sulistiwati 2) Juliant Lemantara 3) S1/Jurusan Sistem Infrmasi Institut Bisnis dan Infrmatika Stikm Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298 Email: 1) 11410100137@stikm.edu, 2) sulist@stikm.edu, 3) juliant@stikm.edu Abstract: Letter is an imprtant dcument in Surabaya High Curt because it supprts the business prcess activities Surabaya High Curt. Therefre, the data must be cmplete mailing, distributin and strage shuld be ly letter shuld be well rdered. The cnditins at the Surabaya High Curt incmplete data writing letters, distributing archives are ften delayed because f the lng grve applies a system r prcedure is t cmplicated. T slve this prblem, s the strage and recrding f the letter needs t be cnverted digital data and cmputerized. T meet these needs it is necessary t be made applicatin mail handling incming and utging mail at the Surabaya High Curt. Stages f making this applicatin begins with cmmunicatin, planning, mdeling, cnstructin, and peratin. Once tested, the applicatin management f incming and utging letter can handle the recrding prcess incming letter, handle the dispsitin f incming letter, handle the prcess f making a number f utging letter as well as recrding yur utging letter s, can generate data incming letter, the data dispsitin, the data utging letter, and several reprts including archiving reprts, statements dispsitin, dispsitin tracking reprts, and reprts f utging letter. Keywrds: Applicatin, Management letter, incming letter, utging letter Pengadilan Tinggi Surabaya adalah badan negara yang bergerak di bang hukum. Terdapat banyak kegiatan administatif, salah satunya adalah pengellaan surat, baik surat yang berhubungan dengan hukum maupun nnhukum (perasinal). Jumlah surat masuk pada Pengadilan Tinggi Surabaya berkisar rata-rata tiga puluh surat perharinya dan jumlah surat keluar berkisar rata-rata lima belas surat perharinya. Oleh karena itu untuk membantu peningkatan layanan dalam persuratan, Pengadilan Tinggi Surabaya memiliki Standard Operating Prcedures (SOP) yang digunakan saat ini sebagai acuan untuk pencatatan surat masuk nmr 077 /SOP-PT.SBY/06/2014 tentang surat masuk dan acuan untuk pencatatan surat keluar nmr 076 /SOP-PT.SBY/06/2014 tentang surat keluar. Pada Pengadilan Tinggi Surabaya semua surat masuk pertama kali masuk pada subbagian umum, pada subbagian umum surat masuk tersebut dipilah kemudian dilakukan penggandaan surat yang bersifat penting. Kemudian data surat masuk tersebut dicatat pada aplikasi pencatatan surat masuk. Aplikasi tersebut mencatat seluruh data surat masuk. Setelah data surat disimpan, selanjutnya subbagian umum menulis dan menaikkan dispsisi surat masuk pada lembar kertas dispsisi. Kemudian surat masuk dan lembar dispsisi diberikan kepada panitera sekretaris yang selanjutnya panitera sekretaris akan menuliskan pada buku ekspedisi surat masuk. Panitera sekretaris akan mengalihkan surat beserta lembar dispsisi kepada Ketua Pengadilan Tinggi Surabaya dan Ketua Pengadilan Tinggi Surabaya yang menuliskan tujuan dispsisi. Surat yang telah diberikan dispsisi akan disampaikan kepada pihak yang bersangkutan. Setelah diterima, maka pihak yang bersangkuatan akan menuliskan nmr surat pada buku ekspedisi surat. Jumlah surat masuk pada Pengadilan Tinggi Surabaya berkisar rata-rata tiga puluh surat perharinya. Untuk pengellaan surat keluar pertama pihak pembuat surat mema nmr surat kepada subbagian umum, kemudian menglah surat tersebut. Setelah surat selesai dibuat, maka diberikan kepada Ketua Pengadilan Tinggi untuk ditanda tangani. Setelah itu surat tersebut diberikan kepada pihak umum untuk dilakukan pencatatan data surat keluar. Data surat keluar tersebut dikirim menggunakan kurir surat. Jumlah surat keluar pada Pengadilan Tinggi Surabaya berkisar rata-rata lima belas surat perharinya. Berdasarkan prses bisnis yang ada saat ini, terdapat beberapa masalah diantaranya adalah masalah pertama aplikasi masih memiliki banyak kekurangan yaitu penanggung jawab surat masuk tak tercatat dan waktu pencatatan surat belum lengkap, sehingga jika surat mengalami suatu masalah maka data yang ada kurang lengkap dan sulit ditelusuri. JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016, ISSN 2338-137X Page 1
JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016 ISSN 2338-137X Masalah kedua dalam hal pendispsisi surat masuk, dalam hal ini alur sistem pendispsisian surat masuk atau prsedur yang berlaku terlalu panjang dan rumit, sehingga dalam pendispsisian surat masuk membutuhkan waktu yang lama dan sering terlambat yang mengakibatkan prses bisnis yang berkenaan dengan isi surat akan terlambat ditangani. Masalah ketiga dalam hal pencatatan surat keluar masih dikella secara manual, dengan cara pembuatan nmr pada surat keluar harus diteliti sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar, dan dicatat setelah mendapatkan nmr, surat keluar dicatat dalam masing masing buku agenda surat keluar pada sub bagian. Permasalahan ini mengakibatkan kesalahan dalam pembuatan nmr surat dan pemantauan surat akan menjadi sulit. Berdasarkan masalah yang ada di atas Pengadilan Tinggi Surabaya membutuhkan sebuah aplikasi yang mampu mengella kegiatan administrasi surat dimana aplikasi tersebut dapat membantu pencatatan surat masuk, surat keluar, dan dispsisi yang sesuai dengan sub bagian dan waktu yang benar serta dapat melakukan pencarian dan pemantauan surat secara tepat, mampu membantu tata letak pengarsipan, membantu pemilahan jenis surat, serta mampu membuat lapran yang terkait dengan pengellaan surat. METODE SOFTWARE DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC) Menurut Pressman (2010) dalam sftware develpment life cycle terdapat beberapa mdel diantaranya adalah mdel waterfall, terkadang disebut sebagai siklus hup klasik, menunjukkan sistematis, pendekatan sekuensial untuk penyebaran perangkat lunak yang dimulai dengan spesifikasi permaan pelanggan dan berlangsung melalui perencanaan, pemdelan, cnstructin dan deplyment yang berakhir pada dukungan yang berkelanjutan dari terselesainya sftware. Tahapan SLDC sebagai berikut: Cmmunicatin Planning Mdeling Cnstructin Deplyment Gambar 1 Sftware Develpment life Cycle (Pressman, 2010) 1. Cmmunicatin (Kmunikasi) Pada tahapan analisis kebutuhan perangkat lunak ini terdiri dari beberapa langkah yaitu wawancara, studi literatur dan Observasi. a. Studi Literatur Studi literatur yang dilakukan pada saat penelitian tersebut berlangsung yaitu dilakukan dengan cara studi literatur di perpustakaan ataupun dengan cara via web. Hal ini bertujuan untuk memperleh data dan pengetahuan yang lebih mengenai aplikasi yang dibuat b. Pengamatan dan Observasi Tahap ini dilakukan untuk melihat kndisi yang terjadi di Pengadilan Tinggi Surabaya yang berkaitan dengan administrasi pengellaan surat masuk dan surat keluar. c. Wawancara Langkah ini dilakukan leh peneliti untuk menggali infrmasi-infrmasi yang dibutuhkan dengan metde tanya jawab kepada pihak-pihak yang terkait dengan administrasi surat masuk dan surat keluar. 2. Planning (Perencanaan) Prses planning (perencanaan) bertujuan untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan aplikasi yang akan dibangun. Untuk mendukung pembuatan aplikasi ini dibutuhkan perangkat lunak dan perangkat keras yang sesuai dengan kebutuhan. Perangkat lunak dan perangkat keras yang di butuhkan dapat dilihat pada tabel di bawah ini. N Tabel 1 Kebutuhan Aplikasi Analisis Perangkat Kebutuhan dibutuhkan 1. Kebutuhan Perangkat Lunak 2. Kebutuhan Perangkat Keras yang - Adbe dreamwaver - Adbe phtshp CS - Micrsft Visi - Pwer Designer - Web Server Apache Xampp - Persnal Cmputer (PC) untuk server dengan minimum requirement Pentium Dual Cre 2.4 GHz dan dilengkapi dengan Lcal Area Netwrk (LAN) card. - Mdem penghubung ernet yang dihubungkan ke kmputer admin atau ruter, sehingga dapat dihubungkan ke kmputer client. - Untuk penghubung dari kmputer ke kmputer dibutuhkan kabel jaringan atau kabel UTP yang telah terpasang RJ- 45. JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016, ISSN 2338-137X Page 2
JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016 ISSN 2338-137X N Analisis Kebutuhan Perangkat yang dibutuhkan - Untuk kmputer client dapat menggunakan ntebk ataupun persnal cmputer (PC) dengan minimum requirement Pentium Dual Cre 2.2 GHz dan dilengkapi dengan hub Lcal Area Netwrk (LAN) yang aktif Dari hasil analisis di atas, maka dapat diketahui kebutuhan aplikasi yang mendukung adalah sebagai berikut: a. Pembuatan perangkat lunak berbasis web b. Database menggunakan Mysql Perangkat lunak mampu melakukan prses penginputan, pengeditan, penyimpanan, pencarian dan pencetakan data. 3. Mdelling (Pemdelan) Tahap desain perangkat lunak merupakan lanjutan dari prses kebutuhan perangkat lunak, yaitu melakukan rancangan atau desain meliputi penglahan data berdasarkan fungsi, aliran dkumen, aliran sistem yang diajukan, desain basis data, pendefinisian erface, dan penjelasan input prses utput. Pemdelan data tersebut digambarkan kedalam: a. Data aliran dkumen Merupakan Gambaran kndisi sistem di Pengadilan Tinggi Surabaya saat ini. b. Data aliran sistem Merupakan Gambaran usulan sistem yang akan dibuat pada Pengadilan Tinggi Surabaya. c. Data Flw Diagram (DFD) Cntext diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data secara umum. Perancangan dari cntext diagram sistem manajemen arsip ini dapat dilihat pada Gambar 2. ID_JABATAN NAMA_JABATAN JABATAN Variable characters (20) ID_PEJABAT NILAI_PEJABAT PEJABAT _dst_surat nama_dst_surat Variable characters (10) dst_surat NAMA_PENGGUNA PASSWORD NO_TELP PENGGUNA Variable characters (20) terimasuratdispsisi Gambar 3 Cnceptual Data Mdel e. Physical Data Mdel (PDM) ID_JABATAN NAMA_JABATAN JABATAN varchar(20) ID_PEJABAT NILAI_PEJABAT PEJABAT varchar(10) _dst_surat nama_dst_surat dst_surat ID_PEJABAT _dst_surat ID_JABATAN NAMA_PENGGUNA PASSWORD NO_TELP PENGGUNA varchar(10) varchar(20) varchar(20) <fk3> Gambar 4 Physical Data Mdel 4. Cnstructin (Kntruksi) Tahap cnstructin (knstruksi) atau tahap pembuatan perangkat lunak ini merupakan tahap pembangunan dan pembuatan aplikasi dengan cara melakukan pengkdean (cding) sesuai dengan desain yang telah direncanakan. Peneliti menggunakan bahasa pemrgraman PHP dan MySql sebagai database-nya. Hal tersebut dipilih dengan tujuan untuk menyesuaikan sistem yang akan dibangun dengan sistem yang sudah ada pada Pengadilan Tinggi Surabaya. 5. Deplyment (Pengperasian) Tahapan ini bisa dikatakan akhir dalam pembuatan sebuah sftware atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkdean maka sistem perangkat lunak yang sudah jadi akan digunakan leh user. _surat_keluar nmr_surat_keluar tanggal_kirim tanggal_surat_keluar tujuan_surat_keluar isi_surat_keluar jam_kirim lampiran_surat_keluar suratkeluar terimasurat penerimasurat status jam_terima_dispsisi tanggal_terima_dispsisi _dispsisi tanggal_dispsisi status_dispsisi admin jam_dispsisi isi_dispsisi pengembalian tanggalpengembalian alasan jam_pengembalian status_pengembalian Variable characters (50) histry_dispsisi pengembaliansurat suratkeluar _surat_keluar nmr_surat_keluar tanggal_kirim jam_kirim tanggal_surat_keluar tujuan_surat_keluar lampiran_surat_keluar isi_surat_keluar Variable characters (10) terimasuratdispsisi terimasurat _dispsisi status jam_terima_dispsisi tanggal_terima_dispsisi _dispsisi tanggal_dispsisi status_dispsisi jam_dispsisi isi_dispsisi pengembaliansurat pengembalian _dispsisi tanggalpengembalian alasan jam_pengembalian status_pengembalian varchar(50) histry_dispsisi varchar(10) <fk> varchar(50) <fk3> <fk3> _uplad_keluar path_keluar _uplad path_masuk uplad_surat_keluar uplad_surat_masuk nmragenda tanggalterima tanggalsurat asalsurat nmrsurat lampiran isisurat psisisurat tkkeamanan jam_masuk _lkasi nmragenda tanggalterima tanggalsurat asalsurat nmrsurat lampiran isisurat psisisurat tkkeamanan jam_masuk suratmasuk Text uplad_surat_keluar _uplad_keluar _surat_keluar path_keluar tanggal_uplad_keluar uplad_surat_masuk _uplad path_masuk tanggal_uplad_masuk varchar(100) varchar(100) suratmasuk text _lkasi nama_lkasi <fk> <fk> lkasi _lkasi nama_lkasi lkasi varchar(100) Ketua Pengadilan Tinggi Surabaya Data Tujuan Dispsisi SubBagian Umum Data Terima Surat Masuk Data Pengembalian Surat Lapran Pengarsipan Lapran Surat Keluar Lapran Dispsisi Lapran Pelacakan Dispsisi Data Lkasi Data Jabatan Data SubBagian Data Pengguna Gambar 2 Cntext Diagram d. Cnceptual Data Mdel (CDM) 1 Aplikasi Pengellaan Surat Masuk dan Surat Keluar Data Terima Surat Data Mema Nmr Surat Keluar Data Pengembalian Surat SubBagian HASIL DAN PEMBAHASAN Sesuai dengan perencanaan pembuatan aplikasi pengellaan surat masuk dan surat keluar pada Pengadilan Tinggi Surabaya, aplikasi tersebut dapat membantu pencatatan surat masuk, surat keluar, dan dispsisi yang sesuai dengan sub bagian dan waktu yang benar serta dapat melakukan pencarian dan pemantauan surat secara tepat, mampu membantu tata letak pengarsipan, membantu pemilahan jenis surat, serta mampu membuat lapran yang terkait dengan pengellaan surat. Gambar 5 di bawah ini merupakan tampilan halaman utama atau beranda. Halaman ini terdapat JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016, ISSN 2338-137X Page 3
JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016 ISSN 2338-137X diagram batang yang menunjukkan jumlah surat masuk dan surat keluar perpere. Gambar 5 Halaman Utama Gambar 6 di bawah ini merupakan tampilan halaman pencatatan surat masuk. Halaman ini berisi tentang prses pemasukan data surat masuk dan prses unggah data hasil scan surat masuk. Gambar 6 Pencatatan Surat Masuk Gambar 8 Terima Surat Masuk Gambar 9 di bawah ini berisi tentang prses dispsisi surat masuk setelah dilakukan penerimaan surat. Di dalam frm ini terdapat data surat masuk yang akan dispsisikan ke subbagian. Setelah dilakukan penerimaan surat, maka tmatis akan muncul icn dispsisi pada tabel view surat masuk, kemudian klik icn dispsisi maka akan tampil frm dispsisi surat masuk. setelah itu pilih tujuan dispsisi sesuai dengan isi surat dan masukkan perah pada textbx isi dispsisi sebagai keterangan dispsisi, kemudian klik dispsisikan maka tmatis surat akan terdispsisi dan data tersimpan dalam Gambar 7 di bawah ini berfungsi menampilkan data surat masuk yang berasal dari hasil dispsisi Ketua Pengadilan Tinggi Surabaya. Di dalam frm ini juga terdapat icn-icn yang berfungsi sebagai dispsisi surat masuk, terima surat, dan pengembalian surat. Icn tersebut akan tampil sesuai dengan lgin pengguna aplikasi. Gambar 9 Dispsisi Surat Masuk Gambar 7 View Surat Masuk Gambar 8 di bawah ini berisi tentang prses menerima surat yang telah dispsisi leh Ketua Pengadilan Tinggi Surabaya. Di dalam frm ini terdapat data-data surat masuk yang akan diterima seperti pada Gambar 7. Untuk menerima surat hanya klik icn terima pada tabel view surat masuk kemudian akan muncul frm terima surat masuk, kemudian klik terima maka data akan tersimpan pada Untuk melihat data histry dispsisi maka pada pilih icn mata pada frm view surat masuk, maka akan muncul frm histry dispsisi seperti pada Gambar 10 Di dalam frm ini berisi infrmasi perjalanan surat masuk dari pertama diterima leh Ketua Pengadilan Tinggi Surabaya sampai dengan diterima leh subbagian yang mendapatkan dispsisi. JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016, ISSN 2338-137X Page 4
JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016 ISSN 2338-137X Frm ini berisi tentang prses pemasukan data surat keluar dan prses unggah data hasil scan surat keluar. Prses penambahan data surat masuk ditunjukkan pada Gambar 13, dimana pengguna memilih nmr surat yang sudah dima sebelumnya, tujuan surat, tanggal surat, lampiran, isi surat, dan memilih file yang akan di uplad dengan menekan buttn chse files, kemudian tekan simpan maka data surat keluar akan tersimpan dalam Gambar 10 Histry Dispsisi Surat Dalam frm ini tedapat prses pengembalian surat masuk yang salah tujuan dispsisi. Subbagian yang menerima dispsisi surat yang salah akan melakukan pengembalian dengan cara menerima surat masuk terlebih dahulu kemudian klik icn pengembalian surat pada frm view surat masuk, maka akan muncul frm pengembalian surat seperti pada Gambar 11. Kemudian akan keluar data surat yang akan dikembalikan, setelah itu mengisi alasan pengembalian surat pada textbx alasan pengembalian klik kembalikan, maka akan tmatis surat akan pindah ke subbagian umum. Gambar 13 Pencatatan Surat Keluar Pada frm ini berisi prses cetak lapran pengarsipan seperti pada Gambar 14. Subbagian umum pertama-tama memilih lapran pada subbagian mana yang akan dicetak, kemudian memilih pere surat yang akan dicetak, setelah itu klik cetak maka lapran akan tampil dan tercetak seperti pada gambar 15. Gambar 11 Pengembalian Surat Gambar 14 Cetak Lapran Pengarsipan Dalam frm ini terdapat prses permaan nmr surat keluar sebelum membuat surat keluar. Frm ini berisi nmr surat yang akan digunakan dalam pembuatan surat. Pembuatan nmr urut surat keluar yang tmatis, pengguna hanya perlu memasukkan jenis surat apa yang akan dibuat pada cmbbx kemudian klik simpan seperti pada Gambar 12 maka nmr surat akan tersimpan pada Gambar 12 Permaan Nmr Surat Keluar JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016, ISSN 2338-137X Page 5
JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016 ISSN 2338-137X Pada frm ini berisi prses cetak lapran pelacak dispsisi seperti pada Gambar 18. Subbagian umum pertama-tama memilih surat pada frm view surat masuk dengan mengklik icn mata, setelah itu akan keluar frm pelacakan dispsisi, setelah itu klik cetak maka lapran akan tampil dan tercetak seperti pada gambar 19. Gambar 15 Lapran Pengarsipan Pada frm ini berisi prses cetak lapran dispsisi seperti pada Gambar 16. Subbagian umum pertama-tama memilih lapran pada subbagian mana yang akan dicetak, kemudian memilih pere surat yang akan dicetak, setelah itu klik cetak maka lapran akan tampil dan tercetak seperti pada gambar 17.. Gambar 18 Cetak Lapran Pelacakan Dispsisi Gambar 16 Cetak Lapran Dispsisi Gambar 19 Lapran Pelacakan Dispsisi Pada frm ini berisi prses cetak lapran surat keluar seperti pada Gambar 20. Subbagian umum pertama-tama memilih lapran pada subbagian mana yang akan dicetak, kemudian memilih pere surat yang akan dicetak, setelah itu klik cetak maka lapran akan tampil dan tercetak seperti pada gambar 21. Gambar 17 Lapran Dispsisi JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016, ISSN 2338-137X Page 6
JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016 ISSN 2338-137X Gambar 20 Cetak Lapran Surat Keluar Gambar 21 Cetak Lapran Surat Keluar KESIMPULAN Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa: 1. Aplikasi ini dapat digunakan untuk mengella surat masuk dan surat keluar pada Pengadilan Tinggi Surabaya. 2. Aplikasi ini dapat dapat menangani prses pencatatan surat masuk, menangani prses dispsisi surat masuk, menangani prses pembuatan nmr surat keluar serta pencatatan surat keluar, sehingga mampu menghasilkan data surat masuk, data dispsisi, data surat keluar, dan beberapa lapran diantaranya lapran pengarsipan, lapran dispsisi, lapran pelacakan dispsisi, dan lapran surat keluar. SARAN Saran yang dapat penulis sampaikan dalam pengembangan aplikasi pengellaan surat masuk dan surat keluar ini yaitu: 1. Sistem ini dapat dikembangkan lagi pada mbile aplikasi berbasis andr. 2. Memperbesar kapasitas server dikarenakan database penyimpanan dalam aplikasi ini membutuhkan space yang besar. RUJUKAN Pressman, R. S. 2010. SOFTWARE ENGINEERING A PRACTITIONER'S APPROACH. New Yrk : McGraw-Hill. SOP nmr 076 /SOP-PT.SBY/06/2014 tentang surat keluar. Pengadilan Tinggi Surabaya. SOP nmr 077 /SOP-PT.SBY/06/2014 tentang surat masuk. Pengadilan Tinggi Surabaya. JSIKA Vl. 5, N. 7, Tahun 2016, ISSN 2338-137X Page 7