BAB III ANALISA SISTEM

BAB III ANALISA SISTEM 3.1. Tinjauan Organisasi Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai profil perusahaan, tempat dimana penulis menganalisa kebutuhan pengguna sistem untuk Tugas Akhir ini. 3.1.1. Profil Perusahaan PT. Cipta Makmur Utama (CMU) didirikan pada tanggal 03 Maret 2007 dijakarta dengan Surat Keputusan Departemen Kehakiman RI No.C- 07100.HT.01.01 Tahun 2003. Pada hari Senin, tanggal 05 Januari 2009 pukul 12.00 WIB PT. Cipta Makmur Utama disahkan sebagai perseroan atas dasar putusan kehakiman No.48/CN/2003/PN.JKT.P.ST. PT. Cipta Makmur Utama merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan distributor alat-alat kosmetik dan salon yang selalu mengutamakan mutu dan pelayanan serta memberikan banyak keuntungan bagi pelanggannya seperti showroom yang nyaman, luas dan tertata baik serta menyediakan produk dengan kualitas yang baik dan dengan pelayanan berkualitas, ramah dan professional. Berikut adalah Visi dan Misi perusahaan: Visi : 1. Menyempurnakan kepentingan berlanjut dari perusahaan, yaitu pemberdayaan serta pengembangan usaha. 2. Menghubungkan dan mengkoordinasi management pada semua lini department perusahaan dengan management marketing serta promosi diluar perusahaan, dalam usaha menyeluruh dan teroptimalkan. 3. Berusaha memperbaiki dan menyempurnakan kegiatan perusahaan, yang sudah dipercayakan dan menjaditangggung jawab management dan marketing untuk dilaksanakan secara sempurna. Misi : Menjembatani kepentingan perusahaan yang menjadiclient kami dengan para pegawai beserta konsumen/pemakai produk dan jasa yang dihasilkan melalui proses usaha perbaikan demi peningkatan Quality Servics disemua bidang. 27

3.1.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada PT. Cipta Makmur Utama. Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.1.3. Tugas dan Wewenang Divisi Berikut adalah tabel uraian tugas dari divisi-divisi yang terlibat dalam pelaksanaan tugas didamkar wilayah Jakarta Selatan : 1. Direktur Sebagai Pemimpin sekaligus pemilik perusahaan juga berwenang dalam memberikan pengarahan serta mengawasi kinerja karyawannya. 2. Manager HRD Mengawasi sistem penggajian karyawan. Membuat kontrak kerja. 28

Mengecek absensi karyawan. 3. Staff Administrasi Menginput keluar masuknya barang digudang. Mengarsip surat jalan Memberikan list permintaan barang kepada staff gudang Mengontrol pesediaan barang digudang sesuai dengan jumlah barang yang tersedia disistem. 4. Kepala Gudang Mengatur pengiriman barang. Mengarahkan staff-staff gudang untuk melaksanakan tugasnya masingmasing. Menilai kinerja staff-staff gudang dalam menyelesaikan tugasnya setiap hari. Mengontrol absensi kehadiran staff gudang setiap kurung waktu seminggu. Membuat jadwal pengiriman barang sesuai wilayah pengiriman. Memberikan uang jalan untuk supir dan kurir. 5. Staff Gudang Menyiapkan barang Mentata barang sesuai nama Menjaga kebersihan barang Mengecek layak atau tidaknya barang Menjaga kebersihan digudang 6. Supir & Kurir ( pengiriman barang ) Bertugas mengirim barang ke customer sesuai dengan alamat yang tercantum disurat jalan. Mengecek barang yang akan dikirim Menjaga kebersihan kendaraan Mengecek surat-surat kendaraan (Surat pajak kendaraan). 29

3.2. Analisa Sistem Berjalan 3.2.1. Uraian Prosedur Mengusulkan data untuk Uji kompetensi karyawan kirim ke staff HRD untuk di cek kelengkapan Dan persiapan nya Direktur HRD Menyimpan dokumen Mencatat data Karyawan Yang akan di uji kompetensi Kirim ke Kepala gudang/ manager utk Di jalankan Kepala gudang/manager Melakukan penilaian kompetensi kinerja dengan karyawan Dokumen hasil penilaian kompetensi di kirim ke kantor pusat Kantor Pusat Karyawan Gambar 3.2 Rich Picture Uraian Prosedur Prosedur yang sedang berjalan 1. Kepala gudang mewawancara staff gudang dan staff administrasi secara bergantian untuk penilaian kerja, yang diwawancarai mengenai pengenalan barang, penguasaan kinerja dan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan. 2. Kepala gudang mencatat hasil wawancara dalam sebuah form dan memberikan penilaian. 3. Kepala gudang memberikan form hasil penilaian tersebut kepada Direktur untuk selanjutnya disetujui. 4. Direktur melihat dan menilai form tersebut sesuai atau tidak tentang penilaian yang diberikan oleh manager gudang. 5. Direktur memberikan perhitungan kenaikan gajih apabila telah menyetujui form penilaian yang diberikan oleh manager gudang ke managemen HRD. 6. HRD mengupdate jumlah gajih dan data masing-masing karyawan yang akan dinaikan gajihnya. 30

3.2.2. Use Case Diagram Sistem Berjalan Mewawancarai karyawan Menilai Karyawan Manager Mengajukan Form Penilaian Karyawan Direktur Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan HRD Gambar 3.3 Use Case Diagram Berjalan 3.2.3. Use Case Sistem BerjalanDeskripsi Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.2 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi sebagai berikut: 3.2.3.1 Use Case Mewawancarai Karyawan Tabel 3.1 Tabel Use Case Mewawancarai Karyawan Use Case Name : ID : UCSB-01 Priority : High Mewawancarai Karyawan Actor :Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Manager mewawancarai karyawan. Hasil dari wawancara ini akan digunakan manager sebagai acuan penilaian karyawan tersebut Trigger :Pergantian tahun 31

Type : External Temporal Pre-Conditions : 1. Manager sebagai aktor yang melakukan input mempunyai form wawancara karyawan. Normal Conditions : 2. Manager memanggil karyawan satu persatu untuk diwawancarai 3. Manager mewawancarai karyawan 4. Manager menginputkan data pada form yang tersedia sesuai dengan jawaban dari karyawan 5. Manager menyimpan form wawancara yang telah diisi 3.2.3.2 Use Case Menilai Karyawan Tabel 3.2 Tabel Use Case Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan Use Case Name : ID : UCSB-02 Priority : High Menilai Karyawan Actor :Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Manager melakukan penilaian karyawan sesuai dengan hasil wawancara pada karyawan Trigger :Terdapat form hasil wawancara karyawan Type : External Temporal Pre-Conditions : 1. Terdapat form hasil wawancara karyawan 2. Terdapat form penilaian karyawan Normal Conditions : 3. Melakukan input pada form penilaian karyawan berdasarkan form hasil wawancara pada karyawan 4. Menyimpan form penilaian yang telah diisi. 3.2.3.3 Use Case Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan Tabel 3.3 Tabel Use Case Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan 32

Use Case Name : ID : UCSB-03 Priority : High Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan Actor :HRD, Direktur Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana HRD atau Direktur memproses pengajuan penilaian karyawan Trigger :Terdapat form pengajuan penilaian karyawan Type : External Temporal Pre-Conditions : 1. Terdapat form pengajuan penilaian karyawan. Normal Conditions : User Level HRD 2. HRD mengecek form pengajuan penilaian karyawan 3. Apabila karyawan bersangkutan tidak ada masalah selama bekerja dan dari pihak HRD menyetujui form penilaian yang diajukan, maka HRD akan menandatangani dokumen. Dan dokumen yang telah ditandatangani diberikan kepada Direktur 4. Apabila karyawan bersangkutan pernah terlibat masalah selama bekerja dan pihak HRD tidak menyetujui form penilaian yang diajukan, maka HRD akan mengembalikan form penilaian karyawan kepada manager. Yang berarti form pengajuan ditolak 33

3.2.4. Analisa Masukan Berisi gambaran tentang masukan yang dibutuhkan oleh Perancangan Sistem Monitoring Uji Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja. Masukan yang dibutuhkan pada sistem berjalan adalah : a. Nama Masukan : Proses Penilaian Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja Karyawan Sumber : Karyawan Fungsi : Input data pemrosesan penilaian karyawan Media : file excel Distribusi : Karyawan, Manager, HRD, Direktur Frekuensi : Setiap pergantian tahun Volume : tidak tentu Keterangan : Dibuat oleh manageryang sudah disetujui oleh HRD dan Direktur masing-masing dandilakukan pencatatan secara manual pada file excel. Hasil analisa : Kurang terdokumentasi dengan baik pada manager apabila anggota ingin melakukanpemrosesan penilaian karyawan.manager, HRD maupun Direktur harus membuka file riwayat kerja karyawan sebelumnya apabila ingin mencari informasi terkait penilaiankaryawan 3.2.5. Analisa Keluaran Berisi gambaran tentang keluaran yang dihasilkan oleh Perancangan Sistem Monitoring Uji Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja.. Keluaran yang dihasilkan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut : a. Nama Masukan : ProsesPembuatan Laporan Penilaian Karyawan Sumber : Manager Fungsi : Pembuatan Laporan Penilaian Karyawan Media : file word Distribusi : HRD, Direktur Frekuensi : Setiap akhir tahun Volume : tidak tentu Keterangan : Dibuat oleh Managersecara manual Hasil analisa : Kurang terdokumentasi dengan baik pada bagian Manager. 34

3.2.6. Analisa Masalah Hasil analisa masalah pada sistem berjalan yang sudah diidentifikasi oleh penulis adalah sebagai berikut : a. Lambatnya pencarian data Pegawai dan pemrosesan pengajuan serta penilaian kompetensi karyawan yang disebabkanoleh sistem yang diterapkan masih bersifat manual. b. Lambatnya pembuatan Laporan Penilaian Karyawan yang dilakukan oleh manager karena sistem yang masih bersifat manual c. Kesulitan memonitor proses pemrosesan pengajuan serta penilaian kompetensi karyawan yang dialami oleh manager dikarenakan sistem yang masih bersifat manual 3.3. Analisa Sistem Usulan 3.3.1. Identifikasi Kebutuhan Perbaikan Identifikasi kebutuhan merupakan rangkuman dari hasil analisa pada sistem berjalan, dimana dalam analisa masalah sistem berjalan kita dapat menemukan beberapa potensi kekurangan dan kebutuhan sistem sehingga harus dipenuhi pada sistem usulan. Pemenuhan ini dimaksudkan untuk saran perbaikan dan kelengkapan sistem agar sesuai dengan proses bisnis yang berjalan. Kebutuhan kebutuhan yang harus terpenuhi oleh sistem yang akan dirancang berdasarkan hasil analisa pada sistem berjalan adalah sebagai berikut : 1. Kebutuhan : Data Pegawai Masalah : Data Pegawai tidak terkelola dengan baik. Semua data yang berhubungan dengan Pegawai tidak efektif dikarenakan sistem yang masih manual. Usulan : Dibuatkan data masukan berupa form datapegawai 2. Kebutuhan : Data Pengajuan Penilaian Karyawan Masalah : Data Pengajuan Penilaian Karyawan tidak terkelola dengan baik. Semua data yang berhubungan denganpengajuan Penilaian Karyawan tidak efektif dikarenakan sistem yang masih manual. Usulan : Dibuatkan data masukan berupa formdata Pengajuan Penilaian Karyawan 35

b. Kebutuhan : DataPembuatan Laporan Penilaian Karyawan Masalah : Data Pembuatan Laporan Penilaian Karyawan tidak terkelola dengan baik. Semua data yang berhubungan dengan Pembuatan Laporan Penilaian Karyawan tidak efektif dikarenakan sistem yang masih manual. Usulan : Dibuatkan data masukan berupa template pembuatan Laporan Penilaian Karyawan 3.3.2. Use Case Diagram Usulan Usecase Diagram Mengajukan Form Penilaian Karyawan Karyawan Membuat Laporan Manager Melihat history penilaian Direktur Login HRD Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan Mengelola Data Karyawan Gambar 3.4 Use Case Diagram Usulan 3.3.3. Use Case Usulan Deskripsi Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.4 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi sebagai berikut: 36

3.3.3.1. Use Case Mengajukan Penilaian Karyawan Tabel 3.4 Tabel Use Case Mengajukan Penilaian Karyawan Use Case Name : ID : UCSB-01 Priority : High Mengajukan Penilaian Karyawan Actor :Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Manager mengajukan penilaian karyawan pada sistem usulan. Trigger :Pergantian tahun Type : External Temporal Pre-Conditions : 1. Managersebagai aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu didalam sistem melalui portal login Normal Conditions : 2. Managermelakukan akses ke web portal sistem 3. Managerharus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage 4. Sistem akan melakukan validasi terhadap user dan password yang dimasukkan oleh Manager 5. Jika data username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan muncul warning berupa username dan password yang dimasukkan salah 6. Jika data username dan password valid, maka portal web akan menampilkan Beranda 7. Manager memilih menu Form Penilaian 8. Sistem akan menampilkan Form Penilaian 9. Anggota melakukan pengisian form 10. Anggotamemencet tombol Submit 11. Sistem akan memvalidasi pengisian form. 12. Apabila form tidak valid, maka akan ditampilkan pesan kesalahan penginputan. 13. Apabila form valid maka data akan diteruskan ke user level HRD untuk diproses 37

Post-Conditions : 1. Data tersimpan didatabase 3.3.3.2. Use Case Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan Tabel 3.5 Tabel Use Case Memproses Penilaian Karyawan Use Case Name : ID : UCSB-02 Priority : High Memproses Penilaian Karyawan Actor :HRD, Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana HRD, Managermemproses pengajuan Penilaian Karyawan. Trigger : Terdapat data pengajuan Penilaian Karyawan Type : External Temporal Pre-Conditions : 1. Aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus terautentikasi terlebih dahulu didalam sistem melalui portal login 2. Terdapat data pengajuan Penilaian Karyawan yang telah di-submit oleh Manager sebelumnya Normal Conditions : 1. Aktor melakukan akses ke web portal sistem 2. Aktor harus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage 3. Sistem akan melakukan validasi terhadap user dan password yang dimasukkan oleh Aktor 4. Jika data username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan muncul warning berupa username dan password yang dimasukkan salah 5. Jika data username dan password valid, maka portal web akan menampilkan Beranda User Level : HRD 3. HRD memilih menu list usulan 4. Sistem menampilkan list usulan Penilaian Karyawan 5. HRD memilih data usulan Penilaian Karyawanyang akan disetujui 38

6. Sistem menampilkan detail data usulan Penilaian Karyawandengan 2 opsi Setuju dan Tidak Setuju 7. Apabila HRD pilih opsi Tidak Setuju, maka Sistem akan menampilkan pesan Usulan Penilaian Karyawan berhasil ditolak dan sistem akan menampilkan data pada user level Manager menerangkan bahwa penilaian karyawan telah ditolak. 8. Apabila HRDMenyetujui, pilih opsi Setuju, Sistem menampilkan pesan Usulan Penilaian Karyawan berhasil disetujui dan Data akan diteruskan ke user level Direktur untuk diproses 9. Sistem akan menampilkan pesan pada user level Manager menerangkan bahwa Usulan Penilaian Karyawan telah disetujui oleh Staff Sektor User Level : Direktur 10. Direktur memilih menu list usulan 11. Direktur list usulan Penilaian Karyawan 12. Direktur memilih data usulan Penilaian Karyawanyang akan disetujui 13. Sistem Kepegawaiandetail data usulan Penilaian Karyawan anggota dengan 2 opsi Setuju dan Tidak Setuju 14. Apabila Direktur pilih opsi Tidak Setuju, maka Sistem akan menampilkan pesan Usulan Penilaian Karyawan berhasil ditolak dan sistem akan menampilkan data pada user level anggota menerangkan bahwa penilaian karyawan telah ditolak. 15. Apabila Direktur Menyetujui, pilih opsi Setuju, Sistem menampilkan pesan Usulan Penilaian Karyawan berhasil disetujui. 16. Sistem akan menampilkan pesan pada user level anggota menerangkan bahwa Usulan Penilaian Karyawan telah disetujui oleh Direktur Post-Conditions : 17. Data tersimpan didatabase 18. Data yang telah diproses terhapus dari daftar pengajuan penilaian karyawan anggota pada menu Daftar Pengajuan. 39

3.3.3.3. Use Case Membuat Laporan Tabel 3.6 Tabel Use CaseMembuat Laporan Use Case Name : ID : UCSB-03 Priority : High Membuat Laporan Actor :Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Manager membuat laporan berdasarkan pengajuan penilaian karyawan yang telah diproses. Trigger : Terdapat data pengajuan penilaian karyawan yang telah diproses Type : External Temporal Pre-Conditions : 1. Anggota sebagai aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu didalam sistem melalui portal login 2. Terdapat data pengajuan penilaian karyawan yang telah diproses. Normal Conditions : 3. Aktor melakukan akses ke web portal sistem 4. Aktor harus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage 5. Sistem akan melakukan validasi terhadap user dan password yang dimasukkan oleh Aktor 6. Jika data username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan muncul warning berupa username dan password yang dimasukkan salah 7. Jika data username dan password valid, maka portal web akan menampilkan Beranda 8. Manager memilih menu Buat Laporan 9. Sistem akan menampilan format surat Laporan yang siap dicetak 10. Manager memilih tombol cetak PostConditions : 11. Terdapat hardcopylaporan 40

3.3.3.4. Use Case Mengelola Data Pegawai Tabel 3.7 Tabel Use Case Mengelola Data Pegawai Use Case Name : ID : UC-04 Priority : High Mengajukan Mengelola Data Pegawai Actor :HRD Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Direktur menambahkan, menghapus, mengubah data Pegawai. Trigger : Terdapat penambahan, penghapusan, pengubahan data Pegawai Type : External Temporal Pre-Conditions : 1. Direktur sebagai aktor yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu didalam sistem melalui portal login 2. Direktur ingin / menerima permintaan untuk melakukan proses penambahan, penghapusan, perubahan pada Data Pegawai Normal Conditions : Skenario 1 : Penambahan Data Pegawai 1. HRD melakukan akses ke web portal sistem 2. HRD harus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage 3. Sistem akan melakukan validasi terhadap user dan password yang dimasukkan oleh Pegawai 4. Jika data username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan muncul warning berupa username dan password yang dimasukkan salah 5. Jika data username dan password valid, maka portal web akan menampilkan HomePage 6. HRD melakukan pemilihan menu Data Pegawai 7. Sistem akan menampilkan daftar Pegawai-Pegawai perusahaan 8. HRD harus melengkapi seluruh field yang tersedia dalam form Penambahan Pegawai 9. Sistem akan melakukan validasi pada data inputan 10. Apabila terdapat isian pada form yang belum terisi maka sistem akan memberikan warning kepada untuk melengkapi isian form 41

11. Apabila seluruh inputan data sudah ter-validasi dan berhasil di-inputkan, sistem akan menampilkan pesan Pegawai Berhasil Ditambahkan Alternative-Conditions : Skenario 2 : Perubahan Data Pegawai (mencabang setelah langkah ke 7) 1. HRD memilih data Pegawai yang akan diubah 2. Sistem menampilkan detail data Pegawai yang telah terpilih 3. HRD memilih tombol Ubah Data Pegawai 4. HRD harus melengkapi seluruh field yang tersedia dalam formpenambahan Pegawai 5. Sistem akan melakukan validasi pada data inputan 6. Apabila terdapat isian pada form yang belum terisi maka sistem akan memberikanwarning kepada untuk melengkapi isian form 7. Apabila seluruh inputan data sudah ter-validasi dan berhasil di-inputkan, sistem akan menampilkan pesan Data Pegawai Berhasil Diubah Skenario 3 : Penghapusan Data Pegawai (mencabang setelah langkah ke 7) 1. HRD memilih data Pegawai yang akan dihapus 2. Sistem menampilkan detail data Pegawai yang telah terpilih 3. HRD memilih tombol Hapus Data Pegawai 4. Sistem menampilkan pesan Anda Yakin? Dengan 2 opsi yakni ya dan tidak 5. Apabila HRD memilih iya, maka Sistem akan menghapus data Pegawai tersebut 6. Apabila HRD memilih tidak, kembali ke langkah 1 42

3.3.4. Activity Diagram Sistem Usulan Diagram activity dibuat untuk menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis yang dilakukan aktor. Berikut ini adalah diagram activity pada sistem aplikasi yang dibangun: 3.3.4.1. Activity Diagram Login User Sistem Buka Aplikasi Menampilkan form Login Input Username & Password Validasi Username & Password Not valid Valid Menampilkan Home Gambar 3. 5 Activity Diagram Login 43

3.3.4.2. Activity Diagram Mengajukan Penilaian karyawan Anggota Sistem Pilih Menu Mengajukan Penilaian Karyawan Menampilkan form pengajuan Penilaian Karyawan Bagian I Mengisi form Penilaian Karyawan Bagian I Validasi form Bagian I Not valid Valid Menampilkan form pengajuan Penilaian Karyawan Bagian II Mengisi form Penilaian Karyawan Bagian I Validasi form Bagian I Not valid Valid Menampilkan form pengajuan Penilaian Karyawan Bagian III Pilih Tombol "Ajukan" Simpan Ke Database Gambar 3.6 Activity Diagram Mengajukan Penilaian karyawan 44

3.3.4.3. Activity Diagram Memproses Penilaian karyawan 3.3.4.3.1 Activity Diagram Memproses Penilaian oleh HRD Direktur Sistem Pilih Menu Daftar Pengajuan Menampilkan Daftar Pengajuan Memilih data yang ingin diproses Menampilkan Detail Data Pegajuan Lengkap dengan opsi "Setuju & Tidak Setuju" Memilih Opsi "Setuju" Mengirimkan & Menampilkan Detail Data Pengajuan Lengkap dengan opsi "Setuju & Tidak Setuju" ke user level Direktur ya Mengupdate Status Pengajuan menjadi "Disetujui Oleh HRD" tidak Mengirimkan & Menampilkan Detail Data Pegajuan Penilaian Karyawan dengan keterangan " Penilaian Karyawan Ditolak oleh HRD" ke user level "Manager" Gambar 3.7 Activity Diagram Memproses Penilaian karyawan Oleh HRD 45

3.3.4.3.2 Activity Diagram Memproses Penilaian oleh Direktur Direktur Sistem Pilih Menu Daftar Pengajuan Menampilkan Daftar Pengajuan Memilih data yang ingin diproses Menampilkan Detail Data Pegajuan Lengkap dengan opsi "Setuju & Tidak Setuju" Memilih Opsi "Setuju" ya Mengupdate Status Pengajuan menjadi "Disetujui Oleh Direktur" tidak Mengirimkan & Menampilkan Detail Data Pegajuan Penilaian Karyawan dengan keterangan " Penilaian Karyawan Ditolak oleh Direktur" ke user level "Manager" Gambar 3.8 Activity Diagram Memproses Penilaian karyawan Staff Kepegawaian 46

3.3.4.4. Activity Diagram Mengelola Pegawai Admin Sistem Pilih menu Karyawan Menampilkan daftar karyawan Tambah Data Karyawan ya Menampilkan form Tambah Karyawan tidak Mengisi Form Validasi Form Tidak Valid Edit Data Karyawan HRD valid Sistem Simpan Data & Menampilkan pesan sukses valid tidak ya Pilih Menu Karyawan Menampilkan Daftar karyawan Pilih Tombol "Edit" pada daftar karyawan Menambah Karyawan Edit Data Tidak Valid Validasi data yang sudah diedit Hapus Data Karyawan Pilih Tombol "Hapus" pada daftar karyawan Tampilkan pesan "Apakah anda yakin?" Dengan opsi "Ya, Tidak" Pilih Opsi tidak ya Delete Data Gambar 3.9 Activity diagram mengelola Pegawai 47

3.3.4.5. Activity Diagram Mencetak Laporan Kasubag TU Sistem Pilih Menu Buat Laporan Menampilkan Format Laporan Memilih Button Dropdown Tahun Menampilkan list Tahun Memilih Tahun Menampilkan Laporan sesuai dengan Tahun Memilih Cetak Laporan Cetak Laporan Gambar 3.10 Activity Diagram Mencetak Surat Laporan 48

3.3.5. Sequence Diagram Sistem Usulan Sequence Diagram menggambarkan tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh setiap aktor atau objek pada sistem aplikasi. Sequence Diagram memperjelas bagaimana sebuah sistem berjalan hingga proses basisdata. Pada penelitian ini terdapat beberapa Sequence Diagram yang dirancang, berikut ini adalah Sequence DiagramSequence iagram Mengajukan Penilaian karyawan Manager Tampilan Sistem Database Pilih menu Form Penilaian (1) Request page menu Form Penilaian Bagian I(1.1) Menampilkan data Form Penilaian Bagian I(1.2) Isi Form "Form Penilaian Bagian I" (2) Tekan tombol "Next" (2.1) Request Action Tombol "Next"(2.2) Validasi Form Penilaian Bagian I(2.3) alt [validasi=false] Menampilkan pesan kesalahan penginputan data(2.4) [validasi=true] Hitung Nilai *namafield* = Bobot x Nilai & Total Nilai Bagian I = Jumlah Nilai x 70% (2.5) Menampilkan data Form Penilaian Bagian II(2.6) Isi Form "Form Penilaian Bagian II" (3) Tekan tombol "Next" (3.1) Request Action Tombol "Next"(3.2) Validasi Form Penilaian Bagian II(3.3) alt [validasi=false] Menampilkan pesan kesalahan penginputan data(3.4) [validasi=true] Menampilkan data Form Penilaian Bagian III : Field Pencapaian Target Kerja = Total Nilai Bagian I, Field Pengamatan Kompetensi = Total Nilai Bagian II, Total Nilai = Pencapaian Target Kerja + Pengamatan Kompetensi(3.6) Hitung Rata Nilai= JumlahNilai/JumlahKompetensi & Total Nilai Bagian II = Rata Nilai x 30% (3.5) Tekan tombol "Ajukan" (4.1) Request Action Tombol "Ajukan"(4.2) Simpan data Penilaian(4.3) Gambar 3.11 Sequence Diagram Mengajukan Penilaian karyawan 49

3.3.5.1. Sequence Diagram Memproses Penilaian karyawan Oleh HRD HRD Tampilan Sistem Database Pilih menu Daftar Pengajuan (1) Menampilkan summary data pengajuan (1.2) Pilih Data yang akan diproses(2) Request detail data(2.1) Menampilkan detail data penilaian karyawan(2.2) Pilih opsi "Setuju/Tidak Setuju"(3) alt [opsi= tidak setuju] Request Action "Tidak Setuju"(3.1) Update Status Menjadi "Ditolak Oleh HRD" (3.2) Simpan opsi user HRD(3.3) [opsi=setuju] Request Action "Setuju"(3.1) Update Status Menjadi "Disetujui Oleh HRD" (3.2) Simpan opsi user HRD(3.3) Gambar 3.12 Sequence Diagram MemprosesPenilaian karyawan Oleh HRD 50

3.3.5.2. Sequence Diagram Memproses Penilaian karyawan Oleh Direktur Direktur Tampilan Sistem Database Pilih menu Daftar Pengajuan (1) Menampilkan summary data pengajuan (1.2) Pilih Data yang akan diproses(2) Request detail data(2.1) Menampilkan detail data penilaian karyawan(2.2) Pilih opsi "Setuju/Tidak Setuju"(3) alt [opsi= tidak setuju] Request Action "Tidak Setuju"(3.1) Update Status Menjadi "Ditolak Oleh Drektur" (3.2) Simpan opsi user Direktur(3.3) [opsi=setuju] Request Action "Setuju"(3.1) Update Status Menjadi "Disetujui Oleh Direktur" (3.2) Simpan opsi userdirektur(3.3) Gambar 3.13 Sequence Diagram Memproses Penilaian karyawanoleh Direktur 51

3.3.5.3. Sequence Diagram Mencetak Laporan Oleh Manager Manager Tampilan Sistem Printer Pilih menu Buat Laporan (1) Request page menu Buat Laporan(1.1) Menampilkan Format Laporan(1.2) Pilih Tahun Dropdown (2) Request list Tahun(2.1) Menampilkan List Tahun(2.2) Pilih Tahun (3) Request Laporan sesuai Tahun(3.1) Menampilkan Format Laporan sesuai nomor tahun(3.2) Pilih tombol "cetak" (4) Request Action Cetak(4.2) Kirim Format Cetak(4.3) Hardcopy SK Rekomendasi(3.2) Gambar 3.14 Sequence Diagram Mencetak Surat Rekomendasi SK 52

3.3.5.4. Sequence Diagram Mencetak Laporan Kasubag TU Tampilan Sistem Printer Pilih menu Laporan (1) Request page menu Laporan(1.1) Menampilkan List Laporan Keseluruhan(1.2) Pilih tanggal (2) Filter hasil berdasarkan tanggal(2.1) Menampilkan List Laporan Berdasarkan Tanggal(2.2) Pilih tombol "cetak" (3) Request Action Cetak(3.2) Kirim Format Cetak(3.3) Hardcopy SK Rekomendasi(3.4) Gambar 3.15 Sequence Diagram Mencetak Laporan 53

3.3.5.1. Sequence Diagram Mengelola Pegawai a. Menambah Pegawai HRD Tampilan Sistem Database Pilih menu Pegawai (1) Request List Pegawai (1.1) Menampilkan List Pegawai(1.2) Pilih Tambah Pegawai(2) Request Form Pegawai(2.1) Menampilkan Form Pegawai(2.2) Isi Form, tekan submit (3) Request Action submit(3.1) Validasi Field(3.2) alt validated = true Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3) [validated = false] Menampilkan Warning Kesalahan Penginputan Data(3.4) Gambar 3.16 Sequence Diagram Menambah Pegawai 54

b. Edit Pegawai HRD Tampilan Sistem Database Pilih menu Pegawai (1) Request List Pegawai (1.1) Menampilkan List Pegawai(1.2) Pilih Data yang akan diproses(2) Request detail data Pegawai(2.1) Menampilkan detail data Pegawai(2.2) Edit Field yang diinginkan, tekan edit(3) Request Action edit(3.1) Validasi Field(3.2) alt validated = true Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3) [validated = false] Menampilkan Warning Kesalahan Penginputan Data(3.4) Gambar 3.17 Sequence Diagram Edit Pegawai 55

C. Hapus Pegawai HRD Tampilan Sistem Database Pilih menu Pegawai (1) Request List Pegawai (1.1) Menampilkan List Pegawai(1.2) Pilih Data yang akan diproses(2) Request detail data Pegawai(2.1) Menampilkan detail data Pegawai(2.2) Pilih Hapus Request Action Hapus(3.1) Hapus Data(3.2) Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3) Gambar 3.18 Sequence Diagram Hapus Pegawai 56

3.3.6. Class Diagram Pencapaian Kerja - id_pencapaian_kerja - id_pegawai - nama_kegiatan - target - pencapaian_target - bobot - status + tambah_pencapaian_kerja() + rubah_pencapaian_kerja() + hapus_pencapaian_kerja() + cari_pencapaian_kerja() Pegawai Kategori - id_pegawai_kategori - nama_pegawai_kategori + tambah_pegawai_kategori() + hapus_pegawai_kategori() + rubah_pegawai_kategori() Pencapaian Pegawai Divisi - id_pencapaian_pegawai - id_pegawai - id_pencapaian_kerja - nilai - tanggal_penilaian - status + tambah_pencapaian_pegawai() + rubah_pencapaian_pegawai() + hapus_pencapaian_pegawai() - id_divisi - nama_divisi - keterangan + tambah_ divisi() + hapus_ divisi() + rubah_ divisi() Pegawai - id_pegawai - id_pegawai_kategori - id_divisi - nama_pegawai - username - password - nik - email - nomor hp - alamat - pegawai_image + tambah_pegawai() + hapus_pegawai() + rubah_pegawai() + cari_pegawai() Kompetensi Pegawai - id_kompetensi_pegawai - id_pegawai - id_kompetensi_rate - tanggal_penilaian - status + tambah_kompetensi_pegawai() + rubah_kompetensi_pegawai() + hapus_kompetensi_pegawai() Kompetensi - id_kompetensi - id_pegawai - nama_kompetensi - status + tambah_kompetensi() + hapus_kompetensi() + rubah_kompetensi() Kompetensi Rate - id_kompetensi_rate - id_kompetensi - rating - keterangan - status + tambah_kompetensi_rate() + hapus_kompetensi_rate() + rubah_kompetensi_rate() Gambar 3.19 Class DiagramAplikasi Pengajuan Penilaian karyawan 3.3.7. Spesifikasi Basis Data 3.3.8.1. Tabel Divisi 1. Nama File : divisi 2. Media : Hard disk 3. Fungsi : Menyimpan data divisi 4. Tipe File : File Master 5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : id_divisi 7. Jumlah Record : - Tabel 3.8 Tabel divisi 3.3.8.2. Tabel pegawai 1. Nama File : _pegawai 57

2. Media : Hard disk 3. Fungsi : Menyimpan data pegawai 4. Tipe File : File Master 5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : id_pegawai 7. Jumlah Record : - Tabel 3.9 Tabel tb_pegawai 3.3.8.3. Tabel kompetensi 1. Nama File : kompetensi 2. Media : Hard disk 3. Fungsi : Menyimpan data kompetensi 4. Tipe File : File Master 5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : id_kompetensi 7. Jumlah Record : - Tabel 3.10 Tabel kompetensi 3.3.8.4. Tabel kompetensi_pegawai 1. Nama File : kompetensi_pegawai 2. Media : Hard disk 58

3. Fungsi : Menyimpan kompetensi_pegawai 4. Tipe File : File Master 5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : id_kompetensi_pegawai 7. Jumlah Record : - Tabel 3.11 Tabel kompetensi_pegawai 3.3.8.5. Tabel kompetensi_rate 1. Nama File : kompetensi_rate 2. Media : Hard disk 3. Fungsi : Menyimpan data kompetensi_rate 4. Tipe File : File Master 5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key : id_kompetensi_rate 7. Jumlah Record : - Tabel 3.12 Tabel kompetensi_rate 3.3.8.6. Tabel pegawai_kategori 8. Nama File : pegawai_kategori 9. Media : Hard disk 10. Fungsi : Menyimpan data pegawai_kategori 11. Tipe File : File Master 12. Organisasi File : Index Sequential 13. Primary Key : id_pegawai_kategori 14. Jumlah Record : - 59

Tabel 3.13 Tabel pegawai_kategori 3.3.8.7. Tabel pencapaian_pegawai 8. Nama File : pencapaian_pegawai 9. Media : Hard disk 10. Fungsi : Menyimpan data pencapaian_pegawai 11. Tipe File : File Master 12. Organisasi File : Index Sequential 13. Primary Key : id_pencapaian_pegawai 14. Jumlah Record : - Tabel 3.14 Tabel pencapaian_pegawai 60

3.3.9. Struktur Tampilan Berikut ini adalah struktur tampilan pada Aplikasi Monitoring Uji Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja: Aplikasi Monitoring Uji Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja Karyawan Manager HRD Direktur Riwayat Penilaian Formulir Penilaian Daftar Pengajuan Daftar Pengajuan Riwayat Penilaian Riwayat Pengajuan Riwayat Pengajuan Buat Laporan Data Karyawan Gambar 3.20 Struktur Tampilan Rancangan Layar 61