BAB IV PENGAWASAN INTERNAL

BAB IV PENGAWASAN INTERNAL A. Penunjukkan Hakim Pengawas Bidang Dalam melaksanakan fungsi pengawasan, Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB sepenuhnya telah mempedomani Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor KMA/080/SK/VIII/2006 Tanggal 24 Agustus 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Lembaga Peradilan, dan Buku IV Tata Laksana Pengawasan Peradilan. Selain itu itu juga mempedomani Surat Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor KMA/096/SK/X/2006 Tanggal 19 Oktober 2006 tentang Tanggung jawab Ketua Pengadilan Tingkat Banding dan Ketua Pengadilan Tingkat Pertama Dalam Melaksanakan Tugas Pengawasan. Untuk melaksanakan tugas pengawasan internal, telah ditunjuk Hakim Pengawas Bidang pada Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB, sebagai mana tertuang dalam Surat Keputusan Ketua Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB Nomor : W3-A4/107.A/OT.01.3/I/2011 tanggal 3 Januari 2011 tentang Penunjukan Hakim Pengawas Bidang di Lingkungan Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. NO. NAMA/NIP/JABATAN 1 Hj. Helimi Yunetrri, SH, MH NIP. 19560918 199203 2 001 Wakil Ketua 2 Dra. Tutu Gumila NIP. 19600122 199103 2 001 Hakim Madya Pratama 3 Amrizal, SH. NIP. PENGAWAS BIDANG Koordinator Pengawas Administrasi Perkara Administrasi Perkara 1

NO. NAMA/NIP/JABATAN Hakim Pratama Utama 4 Drs. Ferdinal Tanjung NIP.19551231 198803 1 032 Hakim Madya Muda 5 Dra. Ismiyati NIP.195504201982032001 Hakim Madya Muda 6 Dra. Nurmi. Z NIP.19490828 197603 2 001 Hakim Madya Muda 7 Dra. Hj. Ermailis NIP.19540306 198003 2 001 Hakim Madya Pratama 8 Dra. Hj. Tiniwarti. AS.MA NIP. 19670906 199403 001 Hakim Madya Pratama 9 Drs. H. Dasril, SH, MH NIP. Hakim Madya Utama 10 Drs. Arnel NIP.19580401 198703 1 003 Hakim Madya Muda 11 Dra. Rasmiati NIP. 19581012 199003 2 002 Hakim Madya Muda 12 Drs.H.Khairul,SH.,MH NIP.19551225 198303 1 022 Hakim Madya Muda PENGAWAS BIDANG Administrasi Persidangan Administrasi Persidangan Administrasi Umum (Perpustakaan dan Inventaris) Administrasi Umum (Kepegawaian) Administrasi Umum (Kepegawaian) Kinerja Pelayanan Publik Pengadaan Barang dan Jasa Manajemen Peradilan Pengelola Keuangan (Dipa) dan Realisasi Anggaran Pengawasan internal dilaksanakan oleh atasan langsung dan Hakim Pengawas Bidang (Hawasbid) dengan tujuan untuk menjamin terlaksananya program kerja sesuai dengan yang telah direncanakan. Pengawasan dilakukan dengan cara 2

memantau, meneliti, dan memberi petunjuk apabila ditemukan kendala atau masalah di lapangan, selanjutnya mengevaluasi pelaksanaan kinerja secara berkala serta secara konsisten dan konsekuen melakukan tindak lanjut hasil pengawasan tersebut. Objek pengawasan meliputi pelaksanaan kinerja di bidang majemen peradilan, administrasi perkara, administrasi umum dan kinerja pelayanan publik. B. Jadwal al Kegiatan Pengawasan Para Hakim Pengawas Bidang secara rutin telah melaksanakan tugasnya dan melaporkan hasil pengawasannya kepada Wakil Ketua. Wakil Ketua selanjutnya melaporkannya kepada Ketua. Jadwal pelaksanaan pengawasan internal dibagi kepada dua bentuk: 1. Pengawasan berkala, yang dilaksanakan setiap bulannya. 2. Pengawasan insidentil, melalui inspeksi mendadak (SIDAK) ke beberapa unit pelaksanaan tugas, dengan memberi petunjuk dan pembinaan langsung apabila ditemukan masalah. Pengawas Internal adalah Pengawas dari dalam lingkungan peradilan sendiri yang mencakup 2 (dua) jenis Pengawas yaitu : 1. Pengawas melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya secara preventif dan represif, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2. Pengawas fungsional adalah Pengawas yang dilakukan oleh aparat Pengawas yang khusus ditunjuk untuk melaksanakan tugas tersebut 3

dalam satuan kerja tersendiri yang diperuntukkan untuk itu. Di lingkungan lembaga peradilan, Pengawas fungsional ini dilaksanakan oleh Badan Pengawas Mahkamah Agung Republik Indonesia. 1) Pengawas dilaksanakan dengan maksud untuk : a. Memperoleh informasi apakah penyelenggaraan tehnis peradilan, pengelolaan administrsai peradilan, dan pelaksanaan tugas umum peradilan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. Memperoleh umpan balik bagi kebijaksanaan, perencanaan dan pelaksanaan tugas-tugas peradilan. c. Mencegah terjadinya penyimpangan, mal-administrasi, dan ketidakefisien penyelenggaraan Peradilan. d. Menilai hasil berbasis kinerja. 2) Tujuan Pengawas dilaksanakan untuk dapat mengetahui kenyataan yang ada sebagai masukan dan bahan pertimbangan bagi pimpinan Mahkamah Agung, dan atau pimpinan pengadilan unutk menentukan kebijakan dan tindakan yang diperlukan menyangkut pelaksanaan tugas pengadilan, tingkah laku aparat pengadilan, dan kinerja pelayanan publik pengadilan. 3) Fungsi Pengawas meliputi : a. Menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 4

b. Mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib sebagaimana mestinya dan aparat peradilan melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya. c. Menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi para pencari keadilan yang meliputi kualitas putusan, waktu penyelesaian perkara yang cepat dan biaya berperkara yang murah. 4) Bentuk dan prinsip Pengawas yaitu : a. Bentuk Pengawas terdiri atas; Pengawas langsung dan Pengawas tidak langsung. b. Prinsip Pengawas dilakukan dengan berpegang pada prinsipprinsip yaitu; independensi, objektivitas, kompetensi, formalistik, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, serta efisien, efektif dan ekonomis. Dalam rangka peningkatan pelaksanaan Pengawas Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB, telah melaksanakan tiga point penting Pengawas : 1. Pengawas rutin/regular dengan melakukan pemeriksaan secara komprehensif terhadap seluruh aspek penyelenggaraan peradilan yang meliputi : a. Pelaksanaan tugas pokok dilingkungan kepaniteraan yang mencakup; administrasi persidangan dan administrasi perkara. b. Pelaksanaan tugas pokok dilingkungan kesekretariatan yang mencakup; administrasi kepegawaian, keuangan (current audit), inventaris, dan administrasi umum lainnya. 5

c. Evaluasi atas penyelenggaraan manajemen peradilan, kepemimpinan, kinerja lembaga peradilan dan kualitas pelayanan publik. 2. Pengawas keuangan dilaksanakan meliputi : a. Current audit yaitu pemeriksaan atas pengelolaan APBN dan dana/bantuan pihak ketiga yang sedang berjalan yan merupakan bagian dari Pengawas regular/rutin. b. Post audit yaitu pemeriksaan dan review atas laporan realisasi APBN dan neraca. 3. Penanganan pengaduan adalah merupakan bagian dari Pengawas, yaitu Pengawasan terhadap : a. Tingkah laku aparat lembaga peradilan. b. Manajemen dan kepemimpinan lembaga peradilan, Kinerja lembaga peradilan. c. Kualitas pelayanan publik lembaga peradilan. Dalam rangka pelaksanaan Pengawas Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB, Pengawas yang dilakukan oleh masing-masing Hakim Pengawas Bidang yang dan telah melaksanakan Pengawas mencakup : 1. Hakim Pengawas Bidang Manajemen Peradilan yang meliputi : a. Melaksanakan tugas Pengawas di bidang Program Kerja dan Pencapaian Target Kinerja.. b. Meneliti, dan mengawasi Pelaksanaan Hakim Pengawas Bidang sesuai dengan komponen Buku IV Pengawas. 6

c. Melakukan Pengawas tentang kendala dan hambatan dalam pelaksanaan tugas Pengadilan. d. Melakukan Pengawas tentang pengunaan /pemamfaatan sarana pendukung pelaksanaan tugas. e. Melakukan Pengawas tentang evaluasi pelaksanaan tugas Pengadilan. f. Melaporkan pelaksanaan tugas Pengawas secara berkala kepada Pimpinan. 2. Hakim Pengawas Bidang Administrasi bidang Kepegawaian dan Keuangan yang meliputi : a. Meneliti,membimbing dan mengarahkan serta mengoreksi pekerjaan pegawai yang diawasi sesuai dengan bidang masingmasing. b. Melakukan pembinaan dan Pengawas dalam bidang kepegawaian, terutama yang berkenaan dengan Daftar hadir Apel pegawai. c. Mengawasi sarana prasarana, tata usaha bidang kepegawaian : - Aplikasi Simpeg dan file pegawai - Buku kendali kenaikan pangkat, gaji berkala dan pensiun. - Papan struktur dan statistik kepegawaian. - Buku harian pejabat/pegawai sebagai bahan catatan penilaian kinerja dan DP-3 d. Mengawasi pembuatan DUK,pengisian jabatan dan kesejahteraan pegawai. 7

e. Membina dan mengawasi tingkah laku Pejabat/Pegawai Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB (tingkah laku di luar dan di dalam dinas). f. Mengawasi kebenaran, kerapian dan kelancaran seluruh pertanggung jawaban dan laporan-laporan kepegawaian, keuangan dan laporan tahunan. g. Mengawasi kelancaran dan ketepatan waktu olah raga untuk kesehatan pegawai. h. Mengawasi kebenaran, kerapian dan kelancaran seluruh dokumen pertanggung jawaban,laporan dan pengarsipan keuangan Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. i. Menanggapi dan merumuskan masalah yang timbul dalam bidang keuangan. j. Membina dan mengawasi pelaksanaan, pembukuan keuangan Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. k. Mengawasi perencanaan keuangan dalam pelaksanaan kegiatan bidang kepegawaian, umum yang memerlukan biaya DIPA untuk pelaksanaan pekerjaan kegiatan kantor Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. l. mengawasi dan membantu pembagian tugas kepada bendaharawan dan pembuat daftar gaji. m. Mengawasi dan membantu perencanaan dan pengguganaan ATK. n. Melaporkan pelaksanaan tugas Pengawas secara berkala kepada atasan/pimpinan. 8

3. Hakim Pengawas Bidang Administrasi bidang umum yang meliputi : a. Membina dan mengawasi sekretaris agar keluar masuk persuratan di Pengadilan Agama Tanjung Pati dengan menggunakan dan melaksanakan arsip dinamis. b. Membina dan mengawasi bahagian umum agar mengelola surat keluar/ masuk persuratan, register dan penyimpanan arsip / pemberkasan di Pengadilan Agama Tanjung Pati dengan menggunakan dan melaksanakan arsip dinamis. c. Mengawasi tentang pembukuan barang-barang inventaris dan pelaksanaan aplikasi Simak-BMN, petugas perpustakaan. d. Menggunakan dan memanfaatkan perpustakaan untuk peningkatan pengetahuan dan pengelolaan. e. Mangawasi dan memberikan Petunjuk petugas perpustakaan terhadap penataan dan pengaturan ulang buku-buku perpustakaan dan melengkapi dengan penomoran buku-buku sesuai dengan ketentuan seperti Buku Register Induk, Kelompok dan register peminjaman. f. Mengawasi dan memberikan petunjuk aturan peminjaman dan lainlain untuk kerapian dan kelengkapan perpustakaan Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. g. Membina membagi tugas dan menjaga serta meningkatkan K3 di Lingkungan Kantor Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. h. Meneliti, membimbing dan mengarahkan serta mengoreksi pekerjaan pegawai yang diawasi sesuai dengan bidang masingmasing. 9

i. Melakukan pembinaan dan pengawasan dalam bidang umum, terutama yang berkenaan dengan Aplikasi BMN. j. Mengawasi sarana prasarana, tata usaha bidang Umum : - Aplikasi SIMAK- BMN. - Buku kendali dan Buku Stok ATK. - Aplikasi Persediaan. - Penataan arsip-arsip bidang umum. 4. Hakim Pengawas Bidang Administrasi Perkara yang meliputi : a. Melakukan tugas Pengawas dibidang bindalmin dengan rasa tanggung jawab. b. Mengawasi prosedur penerimaan perkara berdasarkan dengan sistim meja-meja. c. Mengawasi pelaksanaan administrasi perkara baik mengenai prosedur penerimaan perkara, register/register induk perkara,keuangan perkara,dan pelaporan, maupun pemberkasan dan minutasi. d. Melaporkan pelaksanaan tugas Pengawas secara berkala kepada Pimpinan. e. Melakukan tugas Pengawas dibidang bindalmin dengan rasa tanggung jawab. f. Melakukan Pengawas dan menerima permasalahan dan penyelesaiannya untuk tertipnya pelaksanaan administrasi perkara menurut peraturan dan petunjuk yang berlaku. g. Memberi petunjuk tentang pelaporan perkara dan kearsipan perkara. 10 10

h. Melaporkan pelaksanaan tugas Pengawasan secara berkala kepada atasan/pimpinan. 5. Hakim Pengawas Bidang Administrasi Persidangan, a. Mengawasi administrasi persidangan tentang : - Penetapan Majelis Hakim/ Hakim apakah sudah memenuhi komponen sesuai aturan yang ada. - Penetapan Majelis hari sidang sudah memenuhi komponen sesuai aturan b. Mengawasi administrasi persidangan apakah penmanggilan para pihak sudah dilaksanakan oleh Jurusita dan sesuai peraturan tentang kejurusitaan. c. Mengawasi pelaksanaan persidangan sesuai dengan prosedur dan telah berjalan dengan baik. d. Mengawasi Berita Acara persidangan apakah sudah lengkap dan rapi. e. Mengawasi apakah Ketua Majelis /Hakim telah melaksanakan minutasi sesuai dengan jadwal. f. Melaporkan pelaksanaan tugas Pengawas secara berkala kepada pimpinan. 6. Hakim Pengawas Bidang Pelayanan Publik yang meliputi : a. Membina dan mengawasi Pelayanan Publik Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. 11 11

b. Membantu menyiapkan bahan-bahan / konsep perencana pelayanan Publik menurut skala prioritas dan atas kebijaksanaan pimpinan dibidang Pelayanan Publik bidang : - Perencanaan (planning,programing) dan perorganisasian (organizing). - Pelaksanaan (implementation exekuting). - Pengawas (evaluation dan controling) yang baik dan selaras. c. Bertanggung jawab atas Pengawas dibidang Pengelolaan Manajemen Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. d. Bertanggung jawab atas Mekanisme Pengawas, Kepemimpinan, Pengembangan Sumber Daya manusia Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. e. Mengawasi dan memberikan petunjuk tentang pengadaan dan pemeliharaan inventaris yang menunjang Pelayanan Publik Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB. f. Bertanggung jawab dan mengawasi tingkat ketertiban, kedisiplinan, ketaatan, kebersihan dan kerapihan Pengadilan Agama Bukittinggi Kelas IB bidang : - Tertib kedisiplinan. - Tertib perkantoran. - Tertib rumah Tangga. - Budaya bersih. - Budaya kerja. - Kecepatan dan ketepatan penanganan perkara g. Mengawasi dan memberikan pelayanan dan menindaklanjuti Pengaduan masyarakat. 12 12

Selain Pengawas secara regular, Hakim Pengawas Bidang juga melakukan Pengawas secara tidak langsung atau secara insidentil dengan cara mengadakan uji petik atau penilaian atas laporan dan atau atas isi dokumen. Dari kegiatan Pengawas yang dilaksanakan pada tahun 2010 tersebut maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Pada umumnya, tugas-tugas pokok sudah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan program kerja yang direncanakan; 2. Tidak ditemukan penyimpangan dalam pelaksanaan tugas-tugas pokok; 3. Jumlah tenaga fungsional Hakim yang hanya 8 orang dan kemampuan tenaga fungsional lainnya kurang memadai apabila dibandingkan dengan volume perkara yang diterima setiap tahunnya sekitar 400 perkara, sehingga berpengaruh pada kecepatan dalam pemberian pelayanan hukum; 4. Kerapihan, ketelitian dan ketepatan waktu di dalam pengisian bukubuku register perkara masih perlu ditingkatkan; 5. Pembinaan terhadap Jurusita / Jurusita Pengganti masih sangat diperlukan; 6. Peningkatan kemampuan kerja pejabat/pegawai yang belum maksimal. 7. Pengelolaan kearsipan umum maupun kearsipan perkara serta pengelolaan barang inventaris kantor masih kurang optimal karena keterbatasan personil dan ruangan kantor. 13 13

Untuk menindak lanjuti dari beberapa kesimpulan hasil Pengawas sebagaimana tersebut di atas, maka direkomendasikan tindakantindakan sebagai berikut : 1. Semua pemegang buku register perkara agar mengisi buku yang dipegangnya dengan tepat waktu, teliti, rapi dan bersih; 2. Perlu diadakan pembinaan khusus kepada Jurusita/jurusita pengganti, mengikut sertakan pelatihan khusus tentang kejurusitaan; 3. Kepala Sub Bagian Kepegawaian agar melengkapi kartu/buku-buku kendali tentang kepegawaian; 4. Kepala Sub Bagian Umum agar mengelola kearsipan umum sesuai dengan pola kearsipan dinamis dan mengecek ulang barangbarang inventaris kantor, apakah masih sesuai dengan DBR ( Daftar Barang Ruangan ) atau tidak. 5. Demikian juga Panitera Muda Hukum di dalam pengelolaan kearsipan perkara; 6. Panitera/Sekretaris dengan dibantu Wakil Panitera dan Wakil Sekretaris agar meningkatkan kemampuan manejerial serta mampu mengkoordinir jajarannya di dalam upaya melaksanakan rekomendasi tersebut. 14 14