Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 1/14 PROSEDUR PK.UniMAP.(O).05 Disediakan oleh : Disemak oleh : PENOLONG PENDAFTAR KANAN WAKIL PENGURUSAN Diluluskan oleh : (Tn. Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid) Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 2/14 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan pendaftaran pelajar baru dijalankan dengan rapi dan pelaksanaan pendaftaran berjalan dengan lancar dalam tempoh yang ditetapkan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua staf Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar dan semua Pusat Pengajian Kejuruteraan semasa proses pendaftaran pelajar baru.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 3/14 3.0 SINGKATAN BPA-UKR : Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar PP BPA-UKR PP PPK : : Penolong Pendaftar Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar Penolong Pendaftar Pusat Pengajian Kejuruteraan BPKP-KPTM : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia JHEPA : Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PPK : Pusat Pengajian Kejuruteraan PK : Pegawai Kewangan BENDAHARI : Pejabat Bendahari MSK : Minggu Suaikenal PHEA : Pusat Hal Ehwal Antarabangsa
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 4/14 4.0 DEFINISI Pendaftaran baru pelajar : Setiap pelajar yang menerima tawaran mengikuti pengajian di UniMAP dikehendaki melalui proses melapor diri untuk disahkan sebagai pelajar berdaftar UniMAP. 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen PUSPEK MK-UniMAP. 5.2 Kalendar Akademik UniMAP Unit Kemasukan & Rekod Pelajar DS.UniMAP.(O).05- / Buku Panduan SidangAkademik 5.3 Jadual Kerja BKP-KPTM (Buku Laporan Mesyuarat Laporan Jawatankuasa Panduan Program) Unit Kemasukan & Rekod Pelajar DS.UniMAP.(O).05-02 / Buku Panduan Jawatankuasa Panduan Program Pengajian
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 5/14 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Sebelum Pendaftaran Tanggungjawab Tindakan PP BPA-UKR 1. Rujuk Kalendar Akademik UniMAP/Buku Panduan Sidang Akademik yang telah diluluskan oleh Senat dan Jadual Kerja BPKP-KPTM (Buku Panduan Jawatankuasa Panduan Program Pengajian) untuk menentukan tarikh pendaftaran pelajar baru. 2. Terima surat daripada JHEPA/PHEA untuk memaklumkan mesyuarat MSK bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru. 3. Adakan mesyuarat pelaksanaan pendaftaran pelajar baru bagi merancang hal-hal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru 4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat. PTO 5. Membuat semakan pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat dan merekodkannya. 6. Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran. PP BPA-UKR 7. Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 6/14 PTO 8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran. PTM 9. PTM membuat ujilari sistem pendaftaran sekurang-kurangnya satu hari sebelum hari pendaftaran. 10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat. 11. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat sekurang-kurangnya tiga hari sebelum hari pendaftaran. PP BPA- UKR 12. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru. 6.2 Semasa pendaftaran Tanggungjawab Tindakan PP BPA-UKR 1. Tempatkan staf BPA-UKR/ wakil PPK dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran. PP BPA-UKR 2. Pastikan persediaan berikut disempurnakan: 2.1.Pendaftaran pelajar lepasan Diploma/Matrikulasi/ Asasi/ STPM
PTO PTO PB Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 7/14 a) Pendaftaran hari pertama: i) Semak Pengesahan Tawaran/Senarai Semak Pendaftaran Pelajar Fail: Senarai Nama Pelajar Yang ditawar ii) Aktifkan status pelajar iii) iv) Serah Slip Pendaftaran Pelajar Serah Buku Panduan Akademik sidang berkenaan. b) Pendaftaran hari kedua i) Wakil PPK/staf petugas membuat semakan dan mengambil semua lampiran/ borang di dalam Fail Peribadi Pelajar. ii) Ambil gambar pelajar untuk Smartcard Pelajar. iii) Wakil Bendahari semak slip bayaran dan sahkan jika telah dilunaskan 2.1.Pendaftaran pelajar antarabangsa (sehari sahaja) i) Semak Pengesahan Tawaran ii) Aktifkan status pelajar iii) Serah Slip Pendaftaran Pelajar iv) Serah Buku Panduan Akademik sidang berkenaan v) Mengambil semua lampiran / borang yang berkenaan daripada pelajar. vi) Ambil gambar pelajar untuk Smartcard Pelajar. PP BPA-UKR 3. Kawalselia pendaftaran pelajar mengikut perancangan yang telah ditetapkan.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 8/14 6.3 Selepas Pendaftaran Tanggungjawab Tindakan PTO 1. Membuat pembahagian Smartcard Pelajar mengikut program/ppk. PP BPA-UKR 2. Serahan Smartcard Pelajar ke PPK (Borang Serahan Smart card Kepada pelajar) 3. 4. Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar/Sistem Discoverer Viewer Laporan 15 dari Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar. Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPK dan Pengurusan Tertinggi UniMAP. PTO 5. Kemaskini Fail Peribadi Pelajar / Fail Peribadi Pelajar
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 9/14 7. REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan 7.1 Rekod, Latihan Simulasi RK.UniMAP.(O).05- Pusat Teknologi 3 Tahun Pendaftaran Kepada Staf atau Maklumat & Komunikasi MIS/ACA- 7.2 Senarai Semak Pendaftaran Pelajar 7.3 Senarai Nama Pelajar Mendaftar RK.UniMAP.(O).05-02 Senarai Semak Pendaftaran Pelajar; Fail Senarai Nama Pelajar Yang Ditawar RK.UniMAP.(O).05-03 Sistem Oracle Discoverer Viewer Laporan 15 7.4 Rekod Peribadi Pelajar RK.UniMAP.(O).05-04 Fail Peribadi Pelajar Unit Kemasukan & Rekod Pelajar Unit Kemasukan & Rekod Pelajar Unit Kemasukan & Rekod Pelajar 1 Sidang Akademik 7 Tahun 7 Tahun
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 10/14 8. LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 11/14 Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru 6.1 Sebelum Pendaftaran LAMPIRAN 1 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula PP BPA-UKR 1. Rujuk Kalendar Akademik UniMAP dan Jadual Kerja BPKP-KPTM untuk menentukan tarikh pendaftaran. 2. Terima surat daripada JHEPA untuk memaklumkan mesyuarat bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru. 3. Memanggil mesyuarat bagi merancang halhal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru. 4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat. PTO 5. Membuat semakan pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat dan merekodkannya. 6. Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran. PP BPA-UKR 7. Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 12/14 PTO 8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran. Pembetulan PTM 9. PTM membuat ujilari sistem pendaftaran. Tiada pembetulan 10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat PP BPA-UKR 11. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru. RK.UniMAP.(O).05- MIS/ACA- PTM 12. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat. Tamat
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 13/14 Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru 6.2 Semasa Pendaftaran (Hari pertama dan kedua) Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula PP BPA-UKR 1. Tempatkan staf BPA-UKR/wakil PPK dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran. 2. Pastikan persediaan semasa pendaftaran disempurnakan. RK.UniMAP.(O).05-03 / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai Nama Pelajar Mendaftar PTO 3. Wakil PPK/staf terlibat membuat pendaftaran mengikut senarai semak pendaftaran, mengambil semua lampiran/borang/fail peribadi pelajar dan mengambil gambar untuk smart card pelajar. Tamat
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 14/14 Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru 6.3 Selepas Pendaftaran Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula PTO 1. Membuat pembahagian Smartcard pelajar mengikut program/ PPK. 2. Penyerahan Smartcard pelajar ke PPK. PP BPA-UKR 3. Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar daripada Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar. 4. Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPK dan Pengurusan Tertinggi UniMAP. (RK.UniMAP.(O).05-03) / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai Nama Pelajar Mendaftar PTO 5. Kemaskini Fail Peribadi Pelajar Tamat