BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Riwayat Perusahaan Menurut sejarah perusahaan, PT Prudential Life Assurance (Prudential Indonesia) didirikan pada tahun 1995 yang merupakan anak perusahaan dari Prudential plc, sebuah jasa keuangan internasional terkemuka grup dari Kerajaan Inggris yang memiliki lebih dari 245 miliar (Rp 4.115 triliun) dari aset kelolaan (tanggal 30 Juni 2009). Dengan menggabungkan pengalaman internasional Prudential di bidang asuransi jiwa selama lebih dari 160 tahun dengan pengetahuan tentang adat istiadat dan bisnis lokal, Prudential Indonesia memiliki komitmen untuk mengembangkan bisnisnya di Indonesia. Sejak peluncuran pertama, unit-linked (asuransi jiwa dikaitkan dengan investasi) produk pada tahun 1999, Prudential Indonesia telah menjadi pemimpin pasar produk khusus ini di Indonesia. Prudential Indonesia juga menyediakan berbagai produk dan jasa yang dirancang untuk memenuhi dan melengkapi setiap kebutuhan para nasabahnya. Prudential Indonesia sudah memiliki 7 kantor pemasaran (di Jakarta, Medan, Surabaya, Bandung, Batam, Denpasar dan Semarang) dan 183 kantor keagenan (di banyak daerah di Indonesia termasuk, Jakarta, Surabaya, Medan, Bandung, Yogyakarta, Batam dan Bali) per tanggal 30 Juni 2009. Prudential 52
53 Indonesia memiliki jaringan lebih dari 75.000 agen, melayani lebih dari 800.000 pelanggan. PT Mega Proteksi yang berdiri sejak 5 Januari 2007 dan beralamat di Jl. MH. Thamrin No.12, Jakarta Pusat merupakan salah satu dari kantor keagenan Prudential Indonesia. Perusahaan ini bergerak dalam bidang asuransi yang pertama kali beranggotakan 54 agen dan 8 staff. Perusahaan ini semakin berkembang dengan cepat sehingga pada tahun 2008, PT Mega Proteksi memiliki 152 agen dan pada tahun 2009 menjadi 220 agen. Seiring bertambahnya agen, PT Mega Proteksi siap melayani lebih dari 30.000 pelanggan. 3.2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan. 3.2.1. Struktur Organisasi Mega Proteksi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 54
55 3.2.2. Tugas dan Wewenang Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai struktur perusahaan PT Mega Proteksi, tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan yang ada dalam perusahaan diuraikan sebagai berikut : a. Chairman Memimpin aktivitas operasional perusahaan Membuat visi dan misi GA (General Agency) Membuat dan mengawasi rencana dan strategi GA b. Vice Chairman Membantu tugas Chairman dalam memimpin operasional perusahaan Memberi masukan untuk Chairman Membantu mengawasi rencana dan strategi yang dibuat ole Chairman c. Training Menentukan rencana training yang akan diadakan Memberikan pengarahan terhadap training yang akan diberikan Menentukan materi training Bagian Training membawahi 3 seksi : Saturday Training o Mengatur jadwal training hari sabtu o Membuat materi training lebih terperinci o Menentukan pengajar training hari sabtu
56 o Menentukan pembawa acara yang bertugas Bagian Saturday Training membawahi 1 seksi kecil : 1 Sales dan Recruiting Clinic o Menentukan pengajar training sales & recruiting clinic Express o Mengatur jadwal training express o Membuat materi training lebih terperinci o Menentukan pengajar training express Training Administrasi o Mengatur jadwal training administrasi untuk sekretaris o Membuat materi training lebih terperinci o Menentukan pengajar training administrasi d. R&D (Recruiting dan Development), Project Event, Group Selling Memberi masukan untuk recruiting & development Memberi masukan untuk acara-acara lain seperti grand bop, goal setting, dan seminar motivasi e. Agency Development Memberi masukan untuk pengembangan agency Membuat rencana untuk training pendukung pengembangan agency
57 Membawahi 2 seksi : M3 o Mengatur jadwal M3 o Menentukan pembicara M3 AUM (Associate Unit Manager) & PUM (Pre Unit Manager) Club o Mengatur jadwal AUM & PUM Club o Membuat materi untuk AUM & PUM Club o Menentukan speaker untuk materi-materi tsb f. Keuangan Menangani masalah tagihan leader, denda leader Menentukan gift untuk pembicara yang diundang oleh GA (General Agency) Bagian keuangan membawahi 1 seksi : Souvenir o Menangani masalah souvenir baik stok maupun penjualan g. Legal & Disiplin Membuat peraturan untuk penegakan disiplin GA (General Agency) Membuat sanksi untuk ketidaktaatan pada peraturan h. Office Manager dan Sekretariat Menangani semua masalah GA (General Agency) internal dan eksternal
58 Menyiapkan sarana pendukung untuk acara-acara yang ada di GA (General Agency) Mengkoordinir sekretaris Bagian Office Manager dan Sekretariat membawahi 3 seksi : IT (Information Technology) o Menangani masalah instalasi SQS dan program lain yang mendukung lancarnya operasional leader dan agen o Mengatur masalah bandwith dan hak akses setiap user o Mengurus troubleshooting Accounting o Merencanakan dan melaksanakan sistem pembukuan yang baik dan tepat untuk perusahaan o Menyelesaikan semua laporan perpajakan perusahaan secara tertib dengan tepat waktu Sekretaris o Membantu agen-agen dalam hal administrasi o Menyimpan dokumen-dokumen o Membantu menyiapkan bahan-bahan kepentingan harian untuk office manager
59 3.3 Diagram Aliran Data 3.3.1. Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Operasional PT Mega Proteksi
60 3.3.2. DiagramNol materi & jadwal Training (valid) Approval promosi Approval surat promosi Kirim klaim Terima pendaftaran (valid) Berita (valid) Pendaftaran agen Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Operasional PT Mega Proteksi
61 3.4 Analisa Informasi Analisa kebutuhan informasi pada PT Mega Proteksi: 1. Informasi mengenai agen Dibutuhkan informasi mengenai profil agen yang terdapat pada PT Mega Proteksi 2. Informasi mengenai customer Dibutuhkan informasi mengenai profil customer serta agen customer tersebut 3. Informasi mengenai karyawan Dibutuhkan informasi mengenai profil karyawan yang bekerja di PT Mega Proteksi 4. Informasi mengenai berita Dibutuhkan informasi mengenai berita yang dimasukkan oleh admin 5. Informasi mengenai klaim Dibutuhkan informasi mengenai klaim yang diajukan oleh customer 6. Informasi mengenai training Dibutuhkan informasi mengenai training yang diikuti oleh agen 7. Informasi mengenai peringatan Dibutuhkan informasi mengenai peringatan yang didapat oleh karyawan 8. Informasi mengenai PHK Dibutuhkan informasi mengenai PHK yang diterima oleh karyawan
62 9. Informasi mengenai izin Dibutukan informasi mengenai izin yang diterima oleh karyawan 10. Informasi mengenai absen Dibutuhkan informasi mengenai absen yang diisi oleh karyawan 11. Informasi mengenai penilaian Dibutuhkan informasi mengenai penilaian yang diterima oleh karyawan 12. Informasi mengenai cuti Dibutuhkan informasi mengenai cuti yang diterima oleh karyawan 13. Informasi mengenai premi Dibutuhkan informasi mengenai premi yang dibayar oleh customer 14. Informasi mengenai PMD Dibutuhkan infomasi mengenai PMD yang diterima oleh karyawan 15. Informasi mengenai bonus Dibutuhkan infomasi mengenai bonus yang diterima oleh karyawan 16. Informasi mengenai promosi Dibutuhkan infomasi mengenai promosi yang diterima oleh agen Kebutuhan Transaksi User : Data Entry Entri data karyawan baru Entri data agen baru Entri data berita baru Entri data customer baru
63 Entri data training agen baru Entri data absen baru Entri data bonus baru Entri data promosi baru Entri data klaim baru Entri data premi baru Entri data PMD baru Entri data izin baru Entri data cuti baru Entri data materi baru Data Update/Deletion Update/Deletion data karyawan baru Update/Deletion data agen baru Update/Deletion data berita baru Update/Deletion data customer baru Update/Deletion data training agen baru Update/Deletion data absen baru Update/Deletion data bonus baru Update/Deletion data promosi baru Update/Deletion data klaim baru Update/Deletion data premi baru Update/Deletion data PMD baru
64 Update/Deletion data izin baru Update/Deletion data cuti baru Update/Deletion data materi baru Data Queries Menampilkan daftar karyawan yang melakukan pengunduran diri. Menampilkan peringatan yang diterima karyawan. Menampilkan hasil penilaian terhadap karyawan. Menampilkan daftar bonus yang diterima karyawan. Menampilkan daftar PMD. Melihat daftar premi yang dimiliki customer. Menampilkan daftar training yang diikuti oleh agen. Menampilkan daftar customer yang menjadi agen. Melihat daftar promosi yang didapat oleh agen. Menampilkan daftar customer. Menampilkan berita / informasi. Menampilkan daftar klaim dari customer. Menampilkan karyawan yang mengambil izin. Mengindentifikasi karyawan yang mengambil cuti. Menampilkan daftar hadir karyawan
65 3.5 Permasalahan yang Dihadapi Masalah-masalah yang dihadapi PT Mega Proteksi meliputi : a. Tidak adanya sistem basis data yang mampu mempercepat dan mempermudah proses penginput-an dan pengupdate-an data-data yang diperlukan perusahaan secara valid, sehingga masih terjadi redundancy. b. Laporan-laporan transaksi masih dicatat secara manual sehingga dalam penyediaan laporan-laporan sering terjadi kesalahan.. 3.6. Alternatif Pemecahan Masalah Solusi dari masalah-masalah yang dihadapi PT Mega Proteksi adalah dengan cara merancang aplikasi basisdata yang dapat mengatasi permasalah yang telah diuraikan di atas. Aplikasi basisdata ini dirancang pada sisi server sehingga jika terjadi perubahan pada program, maka perubahan hanya dilakukan di sisi server. Aplikasi ini akan mempercepat kinerja pada sistem operasional PT Mega Proteksi.