BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT. TMMIN) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur mobil. Perusahaan ini memproduksi beberapa tipe produk untuk kebutuhan domestik dan ekspor. Secara umum, produk yang diekspor berupa kendaraan build up (CBU), production part dalam bentuk komponen maupun knock down (CKD) dan after sales part atau service part. Dalam kegiatannya, PT. TMMIN melakukan ekspor ke beberapa perusahaan Toyota di asia, yaitu, Toyota Motor Corporation (TMC, Japan), Toyota Motor Thailand (TMT), Toyota Motor Philippines (TMP), Kuozui Motor (TAW, Taiwan), Toyota Motor Corporation Australia (TMCA), United Motor Toyota (UMW, Malaysia), Toyota Kirloskar Motor (TKM, India), Toyota Motor Vietnam (TMV). Sebagai salah satu distributor service part untuk customer luar negeri khususnya untuk kendaraan yang diproduksi di Indonesia, PT.TMMIN harus mampu memberikan qualitas produk terbaik dengan ditunjang oleh pengiriman secara just in time.
2 Key Performance Indicator (KPI) ekspor service part PT. TMMIN sebagi alat untuk mengukur kinerja perusahaan dalam rangka memenuhi order dari importer tahun 2004 dan 2005 ditunjukan pada tabel 1.1 dibawah. Tabel 1.1 Key Performance Indicator Service Part Export 2004 & 2005 Tahun Long Time Back Order (LTBO) Facing Service Rate Lead Time Shipment With 95% Fill Rate Target Actual Target Actual Target actual 2004 0 265 96,7 % 89,02% 14 Days 23 Days 2005 0 175 96,5% 87,90% 14 Days 31 Days Sumber : PT. TMMIN-Service Part Planning Tabel diatas menunjukan bahwa PT. TMMIN masih belum memenuhi target pemenuhan order importer dengan baik. KPI tersebut dilihat dari jumlah penangguhan order (LTBO), kemampuan suplai part satu hari setelah order diterima (Facing Service Rate) dan jangka waktu pengiriman barang mulai dari order diterima sampai dengan pengapalan dengan minimum pengiriman 95% dari total item yang diorder (Lead Time Shipment With 95% Fill Rate). Dalam rangka mendukung Toyota Global Project yang dicanangkan oleh TMC, PT. TMMIN sebagai eksporter harus mengambil langkah perbaikan untuk mendapatkan performansi yang tinggi agar mampu besaing dengan perusahaan perusahaan Toyota Asia lainnya.
3 1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah KPI diatas menunjukan performance pemenuhan order service part yang belum memenuhi target. Faktor-faktor penyebab tidak tercapainya target ditunjukan pada tabel 1.2 di bawah. Tabel 1.2 Faktor-Faktor Penyebab KPI Tidak Memenuhi Target NO PROBLEM Frequency % 1 Abnormal Demand 236 37,05% 2 Production Problem 87 13,66% 4 P/No Problem 58 9,11% 3 Material problem 55 8,63% 5 SSP Problem 51 8,01% 6 New Demand 39 6,12% 7 Discontinued 29 4,55% 8 V to V Part 25 3,92% 9 Slow Moving Parts 21 3,30% 10 Past Model 20 3,14% 11 Others 8 2,52% Grand Total 629 100% Sumber : PT. TAM-Service Part Divisi Gambar pareto diagram dari faktor penyebab KPI tidak memenuhi target ditunjukan pada gambar 1.1 dibawah. 600 100 500 80 Frekuensi 400 300 200 100 60 40 20 (%) 0 0 Faktor Penyebab Gambar 1.1 Diagram Pareto Faktor-Faktor Penyebab KPI Tidak Memenuhi Target
4 Berdasarkan diagram pareto diatas, diketahui bahwa faktor penyebab atau masalah yang sangat berpengaruh terhadap pencapaian KPI adalah permintan yang tidak normal dari importer (Abnormal Demand). Permintaan yang tidak normal dari importer sangat berpengaruh pada pengadaan stok part yang di order ke supplier, sehingga menimbulkan kesulitan pada pihak pemesan barang (inventory control). Kesulitan yang ditimbulkan adalah menentukan kuantitas (forecasting) part yang harus diorder untuk bulan berikutnya, sehingga dapat mengakibatkan overstock dan atau deficit stock. Keadaan seperti ini tentu saja akan mengakibatkan biaya yang besar dalam sistem persediaan. Perumusan masalah pada skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Apa metoda peramalan yang paling efektif untuk menentukan kuantitas part yang harus diorder ke supplier akibat permintaan yang tidak normal? 2. Apa metoda pemesanan yang paling ekonomis untuk sistem persediaan dengan adanya permintaan yang tidak normal? Jumlah part number service part yang diekspor oleh PT TMMIN adalah 11.024 part number (hingga November 2006). Untuk melakukan penelitian sistem persediaan terhadap seluruh part akan diperlukan waktu, tenaga dan biaya yang besar. Maka, untuk analisis penulis akan mengambil 10 part number. Part number ini dipilih dengan pertimbangan memiliki demand yang besar dan fluktuatif dari importer, Sehingga, tidak optimum penyediaan part ini akan memberikan dampak yang sangat berarti terhadap keseluruhan ekspor service part. Tabel 1.3 Menunjukkan 10 part number tersebut.
5 NO Tabel 1.3 Part Number Penelitian Part Number Actual Monthly Average order Total Qty Order 1 90919T1004 8.902,75 106.833 2 178010C010 4.828,17 57.938 3 9008293003 1.605,83 19.270 4 9008091232 1.069,58 12.835 5 90520T0015 9.16,00 10.992 6 754280K020 697,67 8.372 7 312100K070 537,42 6.449 8 312500K204 420,42 5.045 9 044650K110 250,42 3.005 10 312100K130 221,33 2.656 Sumber: Inventory Control, PT. TAM SPD (Desemberr 2006) 1.3 Ruang Lingkup Fokus analis masalah pada skripsi ditekankan pada manajemen persediaan, adapun ruang lingkup dari penelitian ini dibatasi pada: 1. Penelitian dilakukan pada sistem persediaan di PT. TAM (Toyota Astra Motor) Service Part Division sebagai suplier PT. TMMIN untuk ekspor service part. 2. Penelitian, fokus pada sistem peramalan di seksi inventory control, yang bertujuan untuk pemesanan order ke suplier. 3. Pengumpulan data permintaan masa lalu dimulai dari periode bulan Januari sampai dengan Desember 2006 4. Metode peramalan yang dipergunakan adalah metode peramalan kuantitatif untuk data time series. 5. Penelitian dilakukan pada 10 part number.
6 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Penelitian Melalui penelitian ini diharapakan diperoleh suatu analisis yang objektif sehingga akan menjadi masukan untuk perbaikan perusahaan. Adapun tujuan penulisan skripsi pada perusahaan di PT. TMMIN ini adalah: 1. Mengetahui metoda permalan yang paling efektif. 2. Mengetahui metoda pemesanan yang paling efisien. 1.4.2 Manfaat Penelitian Penelitian ini akan dapat mengatasi masalah sistem persediaan barang khususnya part yang terkena abnormal demand, yaitu dengan memberikan usulan berupa metoda yang paling efektif untuk peramalan permintaan dan metoda pemesanan yang paling efisien kepada perusahaan, sehingga akan menjamin ketersediaan barang dan juga dapat mereduksi biaya sistem persediaan barang. 1.5 Gambaran Umum Perusahaan 1.5.1 Perkembangan Perusahaan PT TAM didirikan pada tanggal 12 April 1971. PT. TAM ini merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk. (saham 51%) dan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Pada mulanya, peranan PT. TAM hanya sebagai importer kendaraan Toyota. Satu tahun kemudian, beralih fungsi sebagai distributor. Pada tanggal 31 Desember 1988 PT. TAM melakukan merger bersama dengan tiga perusahaan yaitu :
7 1. PT. Multi Astra (pabrik perakitan, berdiri 1973) 2. PT. Toyota Mobilindo (pabrik komponen bodi, berdiri 1976) 3. PT. Toyota Engine Indonesia (pabrik mesin, berdiri 1982) Hasil merger ketiga perusahaan kemudian berubah namaini menjadi PT. TAM. Proses dilakukan guna menyatukan langkah dan efisiensi dalam menjawab tuntutan terhadap kualitas serta menghadapi ketatnya persaingan di dunia otomotif. Terhitung sejak tanggal 15 Juli 2003, PT. TAM melakukan restrukturisasi, berubah menjadi PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia, dan didirikan perusahaan baru PT. TAM. Profil perusahaan setelah restrukturisasi adalah : Tabel 1.2 Profil Perusahaan Setelah Restrukturisasi PT. Toyota-Astra Motor (TAM) PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) Kantor pusat Didirikan 15 Juli 2003 Jln. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta 14330 12 April 1971 Saham PT. Astra International : 51 % PT. Astra International : 5 % Toyota Motor Cororation : 49 % Toyota Motor Cororation : 95 % Modal disetor Rp. 400.000.000.000,- Rp. 19.500.000.000,- Aktivitas Agen penjualan, importir, dan distributor produk Toyota Pabrik perakitan produk Toyota. Pabrik pembuat mesin, jig, dies, dan komponen otomotif. Eksportir kendaraan Toyota dan part komponen kendaraan Fasilitas Jaringan Dealer Toyota Fasilitas Produksi Dealer utama : Auto 2000, PT. New Ratna Motor, Kawasan Sunter : Pabrik pengecoran,pencetakan, PT. Agung Automall, PT. Hasjrat Abadi, perakitan NV. Hadji Kalla Trd.Co. Kawasan Karawang : Pabrik pencetakan, perakitan Outlet resmi : 154 (per Desember 2003) Bengkel resmi : 128 (per Desember 2003) Sumber : PT. TAM Toyota telah menguasai pasar Indonesia sejak tahun 1987 dengan produk andalan Starlet*,Soluna*, Vios, Corolla, Cressida*, Corona*, Camry, Crown, Hiace*, Kijang, Land Cruiser*, Dyna ( * = sudah tidak diproduksi).
8 Toyota kini melakukan perakitan untuk Avanza dan Rush bekerjasama dengan PT. Astra Daihatsu Motor untuk kelas sub-compact, Dyna yang dirakit di PT Sugity Creatives yang diperuntukkan sebagai kendaraan pengangkut barang, dan Kijang Innova yang diproduksi dengan menggunakan standar kelas dunia, yang akan diekspor ke berbagai negara di dunia. Sebagai dukungan layanan purna jual di Indonesia, Toyota memiliki pusat Toyota Genuine Part (TGP) terbesar yang dikelola secara komputerisasi sehingga dapat dihubungkan langsung dengan pusat TGP Toyota di Jepang. TGP juga diekspor ke beberapa regional yang memproduksi kendaraan Toyota, antara lain: Asia tenggara, Asia pacific, Timur Tengah, Afrika, Australia, Oceania dan Eropa Layanan purna jual yang prima juga dibuktikan dengan tersebarnya jaringan bengkel resmi yang tersebar di seluruh penjuru Indonesia.