BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah salah satu cabang dalam manajemen yang secara umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana, material, metode dan alat) pada suatu proyek pembangunan sedemikian rupa secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan (specification) biaya dan waktu yang direncanakan. Manajemen proyek mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil pembangunan. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen The Green Lake View, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi 4, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling). 1. Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metoda pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan.
2. Pengorganisasian Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masing-masing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah ditetapkan. 3. Pelaksana (Actuating) Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan. 4. Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari
pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data output yang dipalikasikan dalam bentuk antara lain : pelaksanaan tes/uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut, pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). S curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. 3.2 Organisasi Proyek Organisasi proyek adalah suatu sistem hubungan kerjasama dari berbagai pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaan berbagai pekerjaan dalam rangka mencapai suatu hasil yang seefektif dan seefisien mungkin sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan masing-masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak berbenturan satu dengan yang lainnya. Ada tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing-masing yang harus dipertanggung jawabkan kepada pihak-pihak yang terkait, dalam hal ini orang yang kedudukannya dalam organisasi berada diatasnya. 3.2.1 Struktur Organisasi Proyek Struktur organisasi proyek merupakan perwujudan dari suatu sistem organisasi dalam pelaksanaan suatu proyek pembangunan, atau dengan kata lain merupakan suatu kerangka penjabaran dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab
masing-masing pihak-pihak yang terkait, sehingga jelas batasan wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur organisasi terdiri dari beberapa unsur yang saling terkait dan berinteraksi satu dengan yang lainnya tanpa bisa terpisahkan rantai hubungan kegiatannya. Dengan adanya sistem organisasi yang baik dan struktur organisasi yang jelas, maka suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tujuan dari pelaksanaan proyek pembangunan tersebut pun dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya dan mutu yang lebih disepakati sebelumnya. Tidak terkecuali pada proyek pembangunan Apartement green lake view pada proyek ini pun sistem organisasi dan struktur organisasi merupakan suatu keharusan yang tidak bisa ditawar lagi. Kehadirannya merupakan salah satu aspek pendukung dalam pencapaian tujuan yang diharapkan bersama. Hal ini dikarenakan didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut melibatkan banyak instansi/badan hukum/perorangan yang masing-masing memiliki tugas, tanggung jawab serta wewenang yang berbeda-beda. Diharapkan dengan adanya sistem organisasi dan struktur organisasi yang baik dan juga jelas pada proyek pembangunan tersebut dapat mengakomodasikan seluruh tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat satu per satu sehingga pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan berdasarkan perencanaan yang telah dilakukan. Adapun unsur-unsur pelaksanaan pembangunan Apartemen The Green Lake View antara lain :
Pemberi Tugas PT. Cempaka Group Konsultan PM & CM PT. Prosys Engineers Int. Konsultan Perencana PT. Megantika International Pengawas Kualitas PT. Sartika Cipta Sejati Management Konstruksi PT. Prosys Engineers Int. Kontraktor PT. Cipta Kertasari Mas Garis kontrak Garis koordinasi Gambar 3.1. Struktur organisasi proyek The Green Lake View
Tugas Dan Tnggung Jawab: 1. Pemberi Tugas (Owner) Pemberi tugas adalah pihak yang mempunyai dana dan ingin mendirikan suatu bangunan dengan menggunakan dana yang dimilikinya tersebut. Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat dilakukan sendiri atau dengan alasan tertentu dapat meminta pihak lain untuk melaksanakannya sesuai dengan yang diinginkan. Pemberi tugas dapat berupa perseorangan, badan/instansi/lembaga baik pemerintah maupun lembaga swasta. Pada proyek pembangunan Apartement The Green Lake View yang bertindak selaku pemberi tugas (owner) adalah PT. Sartika. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : - Menyediakan dana pembangunan proyek Icon Residence. - Mengadakan pembebasan tanah. - Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB). - Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak. - Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak). - Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan/pengurangan pekerjaan). - Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya.
- Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. 2. Konsultan Manajemen Proyek & Manajemen Konstruksi (PM &CM) Konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi adalah pihak yang diberi kepercayaan oleh pemberi tugas (owner) untuk mengelola serta mengawasi proses pelaksanaan pembangunan dari mulai sampai dengan akhir pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Dengan kata lain, konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi mewakili atau bertindak sebagai koordinator atas nama pemberi tugas (owner) dalam mengelola pelaksanaan pembangunan dan bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada pemberi tugas (owner). Pada proyek pembangunan Apartement Green Lake View yang bertindak selaku konsultan manajemen proyek dan konstruksi adalah PT. Prosys Engineer Int.. Tugas dan wewenang dari konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi adalah meliputi : - Melakukan pengawasan secara berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan kontraktor di lapangan terutama standart mutu kesesuaian dengan spesifikasi teknis, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) seperti yang digariskan sebelumnya. - Melakukan proses pengawasan dan memberi penilaian terhadap laju pelaksanaan dan tingkat perkembangan pekerjaan kontraktor utama di lapangan serta ketepatannya dengan jadwal rencana penyelesaian.
- Melakukan proses pengawasan produktifitas terhadap aspek waktu dan biaya proyek, termasuk juga dampak yang ditimbulkan. - Melakukan pengawasan dan membuat persetujuan terhadap kemungkinan adanya revisi-revisi, perubahan dan penyesuaian hasil perencanaan baik karena pertimbangan tertentu maupun atas permintaan owner demi hasil pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik. - Melakukan proses penelitian dan pemeriksaan terhadap hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan yang telah diselesaikan kontraktor utama di lapangan, baik dari segi waktu, mutu dan biaya. - Memberikan peringatan dan pengarahan kepada kontraktor jika terdapat penyimpangan teknis, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) dalam proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan. - Meminta penjelasan kepada kontraktor sehubungan dengan rencana pekerjaan ataupun hasil-hasilnya demi kepastian pelaksanaan proyek. - Menilai dan mensyahkan surat-surat berita acara laju pelaksanaan dan perkembangan/kemajuan pekerjaan, berita acara penyerahan pekerjaan. 3. Konsultan Manajemen Perencana Konsultan perancana adalah pihak yang bergerak dalam bidang jasa, yang memiliki kemampuan untuk merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi kepada pemilik bangunan sehingga tercipta suatu rancangan yang sesuai dengan keinginan pemilik. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseroan yang berbadan hukum.
Pada proyek pembangunan Apartemen The Green Lake View terdapat beberapa konsultan perencana seperti telah tertera pada 2.3.1. Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : Tugas dan wewenang dari konsultan struktur : - Memberikan konsultasi kepada konsultan arsitektur saat perencanaan mengenai kekuatan konstruksi yang mungkin dapat diterapkan. - Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan (pondasi) terhadap kondisi tanah setempat. - Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. - Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. - Menghadiri rapat-rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahanperubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. Tugas dan wewenang konsultan arsitektur : - Membuat rancangan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari owner. - Memberikan konsultasi dan pertimbangan kepada owner mengenai rancangan yang akan dibuat. - Membuat gambar rancangan yang telah disepakati dengan sedetail mungkin. 4. Kontraktor Kontraktor adalah pihak yang menerima dan menyeleggarakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah disepakati dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan.
Kontraktor berupa perseroan yang berbadan hukum atau badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan bangunan. Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Green Lake View, terdapat beberapa pihak yang bertindak sebagai kontraktor dengan tugas dan tanggung jawabnya masingmasing. PT. CIPTA KERTASARI MAS diberikan kepercayaan untuk bertindak sebagai kontraktor yang bertugas melaksanakan pekerjaan pondasi, dalam hal ini pondasi Tiang Pancang. Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : - Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandormandor dan pekerja-pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan. - Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. - Menyediakan alat-alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat-alat tersebut dan membersihkan bekas-bekasnya. - Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan. - Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain-lainya dari bagian-bagian pekerjaan. - Memilih dan menetapkan metode pelaksanaan konstruksi (MPK) yang akan dipakai.
- Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencanarencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. - Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. Adapun struktur organisasi dari PT. BAUER Pratama Indonesia itu sendiri yaitu sebagai berikut : Nama Kontraktor Alamat Kontraktor : PT CIPTA KERTASARI MAS : Cilandak Commercial Estate 110 NGW Jl. Cilandak KKO Raya Jakarta Selatan Project Koordinator Site Manager Site Engineer : ir. Tatok Herijanto : Georg Martin Laible : Anang Hidayat Fajar Nugroho Supriyono Site Administration : Haryadi Barlian Indrayana Foreman : Ricky Mumbunan : Komaruddin Dadi Hardadi
3.2.2 Struktur Organisasi PT. Prosyss Engineer International PT. Prosyss Engineer Int. selaku konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartement The Green Lake View ini didalam struktur organisasinya seperti yang telah dijabarkan sebelumnya juga memiliki tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan serta diperhatikan oleh masing-masing personalnya. Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan suatu hubungan koordinasi yang baik diantara masing-masing personal dalam rangka memaksimalkan hasil yang ingin dicapai sesuai dengan persyaratan perencanaan pengembangan proyek yang telah ditetapkan. Adapun struktur dan organisasi PT. Cipta Kertasari Mas Int. serta tugas dan tanggung jawab masing-masing personil tersebut yang terlibat dalam PT. Cipta Kertasari Mas Int. pada pelaksanaan pembangunan proyek Green Lake View ini adalah sebagai berikut : 1. Project Manager Project manager mempunyai tugas serta tanggung jawab serta tanggung jawab dalam hal perencanaan, penjadwalan proyek dan juga aspek koordinasi dalam hubungan pembangunan proyek The Green Lake View dengan PT. Prosyss Engineer Int. yang didalamnya mencakup administrasi teknis dan kontrak proyek. Project manager adalah penanggung jawab utama dalam hal menjamin bahwa setiap persyaratan yang ditetapkan dalam project quality plan yang mungkin diisyaratkan sesuai dengan syarat-syarat mutu untuk proyek. Tugas dan tanggung jawab dari project manager, meliputi :
- Memahami lingkup dan persyaratan pekerjaan yang tercakup dalam dokumen kontrak. - Menyusun project team dan mendefinisikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing personil di lingkungan proyek. - Menyusun rencana pelaksanaan konstruksi proyek (project planning). - Menyusun rencana jadwal waktu pelaksanaan konstruksi serta sistem pengendaliannya. - Mendelegasikan detail rencana kerja dan melakukan kontrol secara periodik dari seluruh bawahannya. - Memonitor program pengendalian mutu, waktu dan biaya pelaksanaan proyek termasuk SOP. - Melaporkan progress pelaksanaan proyek serta menentukan sistem pelaporannya. - Mengkoordinir seluruh pihak yang terkait dalam pelaksanaan proyek. 2. Construction Manager Tugas dan tanggung jawab dari construction manager, meliputi : - Penguasaan lingkup tugas dan tanggung jawab sebagai CM. - Penguasaan dokumen kontrak kontraktor dengan pemberi tugas. - Pembuatan struktur organisasi dan SOP (Standard Operation Procedure) proyek. - Penyusunan master schedule proyek/network planning. - Penyusunan struktur organisasi intern personil konsultan.
- Penyusunan RAPBP (Rencana Anggaran Pendapatan/Biaya Proyek) intern konsultan. - Persiapan dokumen intern konsultan. - Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian pelaksana proyek (Kontraktor). - Pembinaan dan control intern staf konsultan proyek. 3. Field Engineer Tugas dan tanggung jawab dari field engineer, meliputi : - Penguasaan struktur organisasi proyek secara keseluruhan. - Penguasaan struktur organisasi intern konsultan di proyek tersebut. - Penguasaan lingkup tugas dan tanggung jawab sebagai field engineer. - Penguasaan SOP proyek. - Penguasaan SOP internal konsultan. - Penguasaan dokumen kontrak paket pekerjaan yang ditangani. - Review design. - Evaluasi pengajuan material. - Rapat masalah teknis/design. - Evaluasi usulan perubahan. - Prosedur pengujian/testing peralatan/material. 4. Field Coordinator Tugas dan tanggung jawab dari field coordinator meliputi : - Penguasaan struktur organisasi proyek secara keseluruhan. - Penguasaan struktur organisasi intern konsultan di proyek tersebut.
- Penguasaan lingkup layanan jasa konsultan di proyek tersebut. - Peguasaan hak dan kewajiban sebagai field coordinator. - Penguasaan SOP proyek. - Penguasaan SOP internal konsultan. - Penguasaan dokumen kontrak seluruh paket pekerjaan yang ada dibawah tanggung jawabnya. - Menyiapkan form-form standard yang diperlukan. - Persiapan check list dan defect list untuk pengawasan pekerjaan. - Rapat pra pelaksanaan paket pekerjaan. - Rapat koordinasi mingguan. - Rapat masalah teknis/design. - Pemeriksaan schedule paket pelajaran. - Evaluasi material. - Monitoring schedule. - Pembuatan construction site plan. - Evaluasi usulan perubahan. - Evaluasi usulan perpanjangan waktu. - Koordinasi dan monitoring tugas-tugas inspector. 5. Inspector/Pelaksana Tugas dan tanggung jawab dari inspector/pelaksana, meliputi : - Penguasaan struktur organisasi proyek secara keseluruhan. - Penguasaan struktur organisasi secara intern konsultan di proyek yang bersangkutan.
- Penguasaan lingkup tugas dan tanggung jawab sebagai inspector/ pelaksana. - Penguasaan SOP proyek. - Penguasaan SOP internal konsultan. - Menyaipkan form-form standard yang diperlukan. - Penguasaan dokumen kontrak paket pekerjaan yang ditangani. - Persiapan check list untuk pengawasan. - Pelaksanaan pengawasan rutin di lapangan. - Evaluasi data/laporan harian kontraktor. - Membantu opname prestasi pekerjaan. - Pengujian/test material. - Pengawasan program K-3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja).