56 INFOKAM Nomor I / Th. X/ Maret / 14 IMPLEMENTASI SISTEM MONITORING PROYEK DI CV.INFOKOMUNIKASI KUDUS BERBASIS WEB SUMARDI AMIK JTC Semarang ABSTRACT Information technology, media sending and receiving information has allowed both government and private agencies in all fields of use. As with the CV. Infokomunikasi Kudus is using information technology. To improve performance in terms of repairs and the addition of the required information technology services that can be packed in a distributed project management process. Monitoring and supervision of progress of the project administration is required by all relevant units quickly, realtime and accurate. Initially the storage, recording and dissemination of project information is done manually with the help of an excel worksheet application. Manufacture of engineering innovation project monitoring system is needed to give solution existing conditions. Design of the project monitoring system is made according to the conditions and needs in the field. Implementation of the project monitoring system design is built with PHP as a programming language to create the user interface, and MySQL as database server. MySQL database to store the project data has been entered by the user. While PHP itself serves to create a web application that displays the contents of the database Keywords : project monitoring, application, design, database, web 1. PENDAHULUAN 1. 1 Latar Belakang Pertumbuhan pengguna pembangunan perumahan semakin banyak dan kebutuhan akan perumahansemakin meningkat. CV. Infokomunikasi Kudus pada khususnya setiap bulan menambah perluasan untuk memperlebar jangkauan pelayanan dan memenuhi kebutuhan konsumennya. Dalam penambahan perangkat ini CV. Infokomunikasi Kudus tidak mungkin menangani proyek pembangunan infrastruktur jaringan itu sendiri, sehingga dipercayakan ke pihak mitra melalui tender proyek. Proses pengawasan pengajuan proyek masih berkendala dalam hal koordinasi dari beberapa unit bagian. Pihak mitra secara berkala menanyakan proses pengajuan proyeknya ke masing-masing bagian yang terkait. Hal ini dirasa kurang efektif karena informasi tentang status pengajuan proyek dibutuhkan secara cepat dan up to date. Kelengkapan pengajuan berkas mengenai spesifikasi proyek dan jaringan juga dibutuhkan tidak hanya oleh satu unit atau satu orang tertentu saja dan biasanya pihak mitra mengirimkan berkas tersebut ke unit bagian tertentu yang memintanya ataupun user lain yang membutuhkan berkas tersebut. Hal ini juga dirasa tidak efektif karena pihak owner baik mitra maupun area berulang mengirimkan berkas yang isinya sama. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan di atas, maka peneliti merumuskan permasalahan yang dihadapi sebagai berikut : a. Bagaimana membuat rancang bangun sistem yang dapat membantu pengawasan proses pengajuan proyek. b. Bagaimana membantu user menemukan spesifikasi kelayakan proyek sehingga dapat direalisasikan. 1.3 Batasan Masalah Pada penelitian ini diperlukan batasan-batasan agar sesuai dengan apa yang sudah direncanakan sebelumnya sehingga tujuan penelitian dapat tercapai. Adapun batasan masalah yang dibahas pada penelitian ini adalah : 56
INFOKAM Nomor I / Th. X/ Maret / 14 57 a. Sampel data yang digunakan untuk penelitian ini menggunakan data proyek yang sedang dalam tahap pengajuan di CV. Infokomunikasi Kudus b. Rancang bangun sistem monitoring proyek ini dibuat untuk memudahkan pengawasan pengajuan proyek baik dari pihak mitra maupun pihak CV. Infokomunikasi Kudus. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah membangun sebuah sistem yang dapat membantu pengawasan proses pengajuan proyek dan membantu user menemukan spesifikasi kelayakan proyek sehingga dapat direalisasikan. 2. METODE PENELITIAN 2.1. Metode Pengumpulan Data Melakukan pengumpulan data untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam membangun sistem monitoring proyek. Ada beberapa metode pengumpulan data yang dilakukan untuk penelitian ini, yaitu : 1. Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari informasi-informasi yang berhubungan dengan penelitian ini, termasuk dalam perancangan, analisis, dan implementasi sistem. 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan karyawan disalah satu unit bagian yang melakukan monitoring, diperoleh informasi mengenai tahapan proyek, bagaimana atribut pada masingmasing proyek tersebut hingga spesifikasi teknis agar proyek dapat sampai ke pelimpahan 2.2. Metode Pengembangan Sistem Membuat sistem monitoring proyekmenggunakan metode pengembangan sistem linear atau Waterfall yang meliputibeberapa tahap, antara lain: 1. Analisis Proses dilakukan dengan melakukan analisis kebutuhan bagi sistem yang akan dibangun berupa kebutuhan sistem, penyajian informasi proyek untuk owner, antarmuka evaluasi oleh user, model user interface hingga informasi pelimpahan proyek. 2. Perancangan Proses ini merupakan kelanjutan dari proses analisis. Perancangan yang dibuat berupa desain dari pengajuan, evaluasi hingga pelimpahan. Dilanjutkan desain basis data, dan desain antarmuka pengguna. 3. Implementasi Implementasi rancang bangun sistem monitoring proyek ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data yang digunakan adalah MySQL. 4. Pengujian Metode yang diambil adalah metode pengujian black box. Pengujian dilakukan pada login dan pada penggunaan fungsi search. Dilakukan juga pengujian penerapan sistem dengan membuat kuisioner. 3. PEMBAHASAN 3.1. Identifikasi Masalah Proses penanganan proyek yang selama ini dilakukan yaitu dari masing-masing owner ataupun area mengajukan permohonan proyek ke divisi optimalization. Kendala yang dihadapi dari hal tersebut yaitu setiap proyek tidak hanya dilakukan pengecekan oleh satu unit bagian saja, ada beberapa unit yang melakukan monitoring untuk kelengkapan dokumen, nominal proyek, kelayakan sampai akhirnya proyek itu disetujui oleh GM dan dilaksanakan. Untuk mengetahui proses dan status proyeknya baik proyek itu diteruskan ataupun direvisi, dari owner harus menanyakan dari satu bagian ke bagian yang lainnya. Orang yang ada dibagian tersebut juga tidak selamanya standby dikantor, jadi ketika owner menanyakan status proyeknya tidak bisa memberikan jawaban secara langsung. Kelengkapan dokumen juga sering tidak terkontrol keberadaannya, owner sudah mengirimkan kelengkapan dokumen tapi hanya pada satu unit bagian saja sedangkan
58 INFOKAM Nomor I / Th. X/ Maret / 14 yang lain tidak bisa melakukan pengecekannya karena pengirimannya melalui email dan hanya ke orang yang menangani saja. Orang yang menangani proses proyek tersebut juga tidak selamanya akan berada di unit tersebut bisa sewaktu-waktu dipindahkan ke lain divisi. Jika hal ini terjadi akan ada lost information. 3.2. Identifikasi Kebutuhan User Analisis Kebutuhan User Berdasarkan analisis kondisi yang ada dari beberapa unit bagian yang melakukan monitoring dan pengecekan proses pengajuan proyek maka sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang mampu mengintervensi antara beberapa unit bagian yang terkait tersebut dengan owner pengajuan proyek dan mitra pengelolanya. Sistem harus bisa memberikan informasi yang realtime untuk status proyeknya. Penggunaan sistem sesuai hak akses yang diberikan dibedakan menjadi beberapa tingkatan antara lain : 1. Unit bagian Optimalization dan PD Unit bagian PD memiliki otoritas sebagai admin dalam sistem monitoring proyek ini. Selain itu PD dan Optimalization juga bertugas untuk mengevaluasi dan menganalisa usulan dari owner. 2. Unit bagian Access Perfomance Unit bagian Access Perfomance memiliki otoritas dari sistem untuk melihat pengajuan anggaran dari proyek dan bertugas untuk menyediakan anggaran, meminta tanda tangan ke General Manager dan melakukan pelimpahan proyek ke General Support. 3. General Manager General Manager memiliki otoritas melihat tahapan proyek untuk diperiksa dan ditandatangani. 4. Unit bagian General Support Unit bagian General Support memiliki otoritas memeriksa justifikasi, menuju penunjukan ke mitra, menerbitkan PR-PO-GR, melengkapi berita acara serah terima, dan menuliskan nilai PO. 5. Owner Owner memiliki otoritas untuk input proyek dan kelengkapan dokumen. Owner mempunyai fungsi membuat usulan justifikasi dan ND usulan ke PD/Optimalization. 3.3. Identifikasi Perangkat Lunak (Software) Untuk pembuatan sistem ini diperlukan perangkat lunak (software) sebagai berikut : 1. Sistem Operasi Sistem operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows XP, atau bisa juga menggunakan versi diatasnya. 2. Bahasa Pemrograman Bahasa pemrograman yang digunakan adalah HTML, PHP, Java Script dan untuk database menggunakan MySQL. Analisa secara langsung dari sistem yang berjalan saat ini dalam penanganan proyek di CV. Infokomunikasi Kudus digambarkan dalam flowchart berikut : 58
INFOKAM Nomor I / Th. X/ Maret / 14 59 Mulai T Proyek diajukan T Y Cek kelayakan T Proyek layak Y Cek Anggaran Anggaran cocok Y Pelimpahan proyek ke GM Pelimpahan dan proses pengerjaan oleh mitra Selesai Diagram konteks berfungsi untuk mendefinisikan awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar pada suatu sistem. Diagram konteks pada rancang bangun sistem monitoring proyek ini dapat dilihat pada gambar. yg diusulkan Data evaluasi 0 Owner Usulan proyek Info status proyek Sistem Monitoring Proyek Data Flow Diagram Data pelimpahan Data analisis User Data anggaran Data project order
60 INFOKAM Nomor I / Th. X/ Maret / 14 1 Data analisis Owner Usulan proyek Data owner Pendataan proyek yg diusulkan Data user owner user Data owner Data user Info status proyek 2 Evaluasi proyek Data evaluasi Data anggaran User 3 Data pelimpahan Pelimpahan Data project order pelimpahan Data project order 3.4 Antarmuka Gambar 1 : Form input proyek 60
INFOKAM Nomor I / Th. X/ Maret / 14 61 Gambar 2 : Form pilihan owner Gambar 3 : Form daftar proyek 4. KESIMPULAN Sistem monitoring proyek ini telah diterapkan dan diujikan kepada 30 responden. Responden merupakan pengguna langsung yang terdiri dari user maupun owner. Dari pengujian tersebut didapatkan hasil sebagai berikut : 1. Berdasarkan hasil kuisioner mengenai penerapan aplikasi sistem monitoring proyek ini sebanyak 68% responden menyatakan sangat membantu, 25% responden menyatakan membantu, 5% responden menyatakan cukup membantu dan 2%
62 INFOKAM Nomor I / Th. X/ Maret / 14 responden menyatakan kurang membantu dalam pelaksanaan monitoring pengajuan proyek. 2. Spesifikasi kelayakan proyek agar dapat direalisasikan beracuan pada data teknis dan anggaran biaya yang diajukan. DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto, H.M. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset [2] Raymond Mcleod,Jr. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT.Prenhallindo [3] Sutabri, Tata. (2004). Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset [4] Kadir, A.(2003). Dasar Pemograman WEB Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi Offset [5] Fathansyah. (1999) Basis Data. Bandung: Informatika [6] Ladjamuddin. Al-Bahra Bin. (2004). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu [7] Sidik Betha, Ir. (2004). Pemrograman WEB Dengan PHP. Jakarta: Informatika 62