Perancangan Sistem Manajemen Administrasi Gampong Berbasis Aplikasi Desktop

Transkripsi

1 Perancangan Sistem Manajemen Administrasi Gampong Berbasis Aplikasi Desktop Munawir *, Zulfan, Yeni Yanti, Erdiwansyah Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Serambi Mekkah Jl. Tgk. Imum Lueng Bata Desa Bathoh, Kota Banda Aceh, Propinsi Aceh, Indonesia *Koresponden Abstrak. Perkembangan teknologi yang sangat pesat seperti sekarang ini, baik di instansi pemerintah maupun swasta dituntut untuk dapat mengikuti serta mengetahui berkembangnya arus informasi dalam segala bidang khususnya dalam bidang komputer.perubahan ini juga telah merubah cara pandang setiap orang dalam melakukan berbagai kegiatan, salah satunya adalah pada kegiatan instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanan administrasi gampong yang merupakan sub sistem dari sistem administrasi negara.era modern sekarang ini, pesatnya perkembangan teknologi menuntut intansi-intansi pemerintahan di tingkat gampong harus menerapkan sebuah pengolahan data yang terkomputerisasi.sistem informasi administrasi gampong dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan masyarakat khususnya dibidang administrasi, sebagai contoh pembuatan surat pernyataan, surat kelahiran, surat kematian, surat belum menikah, surat keterangan tidak mampu, surat berkelakuan baik, surat keterangan usaha, dan surat domisili.setelah dilakukan penelitian, maka sistem manajemen administrasi gampong sudah dapat diterapkan menggunakan komputerisasi sehingga prosesnya sangat cepat dan untuk pengarsipan juga mudah. Kata kunci : Sistem Manajemen, Aplikasi Desktop,Administrasi Gampong Abstract. The rapid development of technology as it is today, both in government and private institutions are required to be able to follow and know the development of information flow in all fields, especially in the field of computers.this change has also changed the perspective of each person in conducting various activities, one of which is on the activities of government agencies in the administration of village administration services which is a sub system of the system of state administration. Today s modern era, the rapid development of technology demands government agencies at the village level should implement a computerized data processing. The village administration information system is intended to improve efficiency in terms of public service, especially in the field of administration, for example making a statement, birth certificate, death certificate, certificate of inadequacy, letter of good character, business certificate and domicile letter. After the research, the village administration management system can be applied using computerized so that the process is very fast and for archiving is also easy. Keywords: Management System, Desktop Application, village Administration 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi yang sangat pesat seperti sekarang ini, baik di instansi pemerintah maupun swasta dituntut untuk dapat mengikuti serta mengetahui berkembangnya arus informasi dalam segala bidang khususnya dalam bidang komputer [1].Perkembangan teknologi informasi yang kian pesat menimbulkan suatu revolusi baru yang berupa peralihan sistem kerja konvensional ke era digital. Perubahan ini juga telah merubah cara pandang setiap orang dalam melakukan berbagai kegiatan, salah satunya adalah pada kegiatan instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanan administrasi gampong yang merupakan sub sistem dari sistem administrasi Negara [2]. Pemerintahan gampong merupakan salah satu pemerintahan yang bertugas mengatur, mengelola sumber daya dalam pemerintahan di 182

2 tingkat desa dan mempunyai kewajiban untuk penyelenggaraan administrasi kependudukan sebagai bentuk pelayanan terhadap masyarakat. Pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil merupakan sub-sub pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan. Pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintahan desa/kelurahan selaku ujung tombak pendaftaran penduduk.dalam pelayanan tersebut perlu dilakukan dengan benar, cepat dan tepat agar penduduk sebagai pelanggan merasa mendapat pelayanan yang memuaskan. Era modern sekarang ini, pesatnya perkembangan teknologi menuntut intansi-intansi pemerintahan di tingkat gampong harus menerapkan sebuah pengolahan data yang terkomputerisasi dan terotomatisasi sehingga dapat memberikan informasi yang tepat, cepat dan akurat. Sistem informasi administrasi gampong dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan masyarakat khususnya dibidang administrasi, sebagai contoh pembuatan surat pernyataan, surat kelahiran, surat kematian, surat belum menikah, surat keterangan tidak mampu, surat berkelakuan baik, surat keterangan usaha, dan surat domisili [3]. Gampong Lambeugak selama ini melakukan tugas sebagai pelayanan administrasi gampong masih dalam bentuk manual sehingga memperlambat proses dalam pengurusan surat surat keterangan yang dibutuhkan oleh warganya. Selain itu penyimpanan data masih dalam bentuk berkas-berkas sehingga pengarsipan tidak jelas dan jika suatu saat dibutuhkan data arsip tersebut, maka sangat susah dalam pengambilan data arsip tersebut. 2. Metodologi Penelitian Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, penggumpulan data dilakukan dengan mengumpulkan data yang ada kaitannya dengan sistem informasi karyawandengan metode-metode sebagai berikut [4]: a. Observasi Observasi ialah cara atau teknik yang digunakan dalam pengumpulan data dari pengamatan langsung pada obyek yang diteliti. Metode ini sangat menjamin kepastian kebenarannya, dalam hal ini observasipenelitian dilakukan pada kantor keuchik Gampong Lambeugak Aceh Besar. Berdasarkan observasi ini dapat diketahui bahwa pelayanan administrasi gampong tersebut masih menggunakan sistem pemprosesan manual sehingga membuat warga gampong kewalahan dalam menunggu atau mengurus suatu surat keterangan yang dibutuhkan. b. Interview Interview ialah teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis dengan wawancara secara langsung dengan aparatur gampong Lambeugak Aceh Besar. Metode ini dilakukan dengan mengadakan tatap muka secara langsung dengan key person yang terkait yaitu dengan orang - orang terkait secara langsung dengan permasalahan yang diamati dan dianggap mengetahui permasalahan. c. Dokumentasi Dokumentasi ialah metode pengumpulan data dengan cara mengambildata-data dari kantor keuchik gampong Lambeugak Aceh Besar Flowmap Sistem Usulan Gambar 1. Flowmap Usulan 183

3 Gambar 2. ERD 2.2. Entity Relationship Diagram ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi [5].Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar Diagram Konteks Diagram Konteks mencakup satu simbol proses yang mewakili seluruh sistem manajemen transport dengan dua entitas yang sangat berpengaruh dalam sistem tersebut. Gambar 3. Diagram konteks 184

4 Gambar 4. Menu Utama 3. Hasil Dan Pembahasan Hasil dari sistem manajemen administrasi gampong berupa Menu utama, form pekerjaan, pendidikan, jenis surat, warga dan administrasi. 1. Menu Utama Menu utama merupakan tampilan utama setelah login berhasil kesistem. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar Form input pekerjaan Form pekerjaan berfungsi untuk menginput semua data pekerjaan warga, data pekerjaan ini akan berelasi dengan data pekerjaan warga. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 6. Input Pendidikan 3. Form input pendidikan Form input pendidikan merupakan form untuk menginput data pendidikan, form ini berelasi dengan data warga. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat Gambar Form input jenis surat Form input jenis surat merupakan form untuk menginput semua jenis administrasi surat yang akan dibuat oleh warga, form ini berelasi dengan input administrasi yaitu warga mengurus surat berdasarkan jenis surat yang akan dibuatnya. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar Form input warga Form input warga merupakan form untuk menginput data warga, form ini berelasi dengan pekerjaan dan pendidikan. Input dari form ini Gambar 5. Input Pekerjaan Gambar 7. Input Jenis Surat 185

5 Gambar 8. Input Warga adalah berupa identitas warga mulai dari nik sampai dengan alamat lengkap. Untuk lebih jelas dapat di lihat pada Gambar Form input administrasi Form input administrasi merupakan form Gambar 9. Form input administrasi untuk menginput data surat yang akan dibuat oleh warga, form ini berelasi dengan data warga dan jenis surat. Inputan dari form ini berupa no surat, nik warga, jenis surat, keperluan dan keterangan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 8. Gambar 10. Laporan surat keterangan 186

6 7. Laporan Surat Keterangan Output dari sistem ini adalah berupa surat keterangan sesuai dengan permintaan warga. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar Kesimpulan Dari penelitian ini, dapat di ambil kesimpulan yaitu telah berhasil dirancang sistem manajemen administrasi gampong sehingga proses pembuatan surat menyurat lebih cepat dan pengarsipan juga mudah. Sistem manajemen administrasi gampong ini bisa digunakan oleh aparatur gampong dalam pembuatan surat surat keterangan untuk warga yang membutuhkan. Arisanti Aprilia Perancangan Sistem Informasi Pendataan Penduduk Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Desa Bogorejo Kecamatan Gedongtataan. Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ( STMIK) Pringsewu Lampung. Janer Simarmata.2010.Rekayasa Perangkat Lunak. Pustaka Media, Bandung. Octafian Tri D Desain Database Sistem Informasi Penjualan Barang, Jurnal Tek no logi dan Informatika (Teknomatika)Desain Database Sistem Informasi Penjualan Barang (Studi Kasus: Minimarket Grace Palembang). 4. Daftar Pustaka Andri Kristanto Perancangan SI dan Aplikasinya, Yogyakarta Penerbit Gava Media. Arief, M. Rudyanto Pemograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. 187