STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT KELUAR
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT KELUAR 1. Pengeluaran surat dari HMJ KBMK Unsoed wajib mengikuti peraturan yang tertera dalam Standard Operasional Prosedur (SOP) berikut. 2. Alur Surat Keluar : a. Penyusunan isi surat sesuai format yang telah ditentukan oleh yang berkepentingan b. Pelaporan pembuat surat kepada sekretaris HMJ KBMK Unsoed tekait isi surat c. Pendataan surat oleh sekretaris HMJ KBMK Unsoed disertai pemberian nomor surat d. Permohonan penyetujuan melalui tanda tangan pejabat terkait seperti ketua pelaksana, kaetua himpunan, ketua jurusan, wakil dekan, dan atau dekan oleh yang berkepentingan. e. Alur ini berlaku untuk surat peminjaman barang, surat peminjaman ruangan, surat undangan, permohonan surat tugas, dan surat yang formatnya telah disebarkan dan diseragamkan dikemudian hari. Selain surat-surat tersebut maka alur yang berlaku adalah sebagai berikut. 1) Pemohon surat menghubungi penanggung jawab dengan menyertakan perihal pembuatan surat 2) Sekretaris HMJ KBMK Unsoed memproses pembuatan surat 3) Sekretaris HMK KBMK menyerahkan surat kepada yang bersangkutan f. Penanggung jawab Talitha Apta Nitisara (2015): 085747582966 / ID line : apta234567 3. Format Surat: (Terlampir)
Lampiran (Surat Peminjaman Barang) : Permohonan Peminjaman Barang Yth (Nama yang akan dipinjami) di Tempat Sehubungan akan diselenggarakannya (Nama Kegiatan) (Dengan Tema/ jika terdapat tema), maka melalui surat ini kami selaku panitia ingin melakukan peminjaman (Nama Barang) untuk keperluan kegiatan tersebut. Adapun rincian peminjaman barang tersebut yaitu : Peminjaman Pengembalian Jumlah yang Dipinjam Hari dan Tanggal Waktu Hari dan Tanggal Waktu Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan (Bapak/Ibu/Saudara) kami ucapkan terimakasih.
Lampiran (Surat Peminjaman Ruangan) : Permohonan Peminjaman Ruangan Yth Dekan Fakultas Kedokteran Unsoed di Tempat Sehubungan akan diselenggarakannya (Nama Kegiatan) (Dengan Tema/ jika terdapat tema), maka melalui surat ini kami selaku panitia ingin melakukan peminjaman (Nama Ruangan) untuk keperluan kegiatan tersebut. Adapun rincian peminjaman ruangan tersebut yaitu : Peminjaman Pengembalian Jumlah yang Dipinjam Hari dan Tanggal Waktu Hari dan Tanggal Waktu Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak kami ucapkan terimakasih.
Lampiran (Permohonan Surat Tugas Lembar 1) : Permohonan Pembuatan Surat Tugas Yth Dekan Fakultas Kedokteran Unsoed di Tempat Sehubungan dengan diadakannya (Nama Kegiatan), maka HMJ KBMK Unsoed akan mengirimkan delegasinya untuk berpartisipasi dalam kegiatan tersebut sebagai (Peserta Lomba/ Peserta Musyawarah/ dsb). Melalui surat ini kami memohon izin dari Bapak untuk mahasiswa dengan data terlampir yang dibuktikan melalui surat tugas. Demikian surat ini kami sampaikan dengan penuh tanggung jawab. Atas perhatian dan kesediaan Bapak kami ucapkan terimakasih.
Lampiran (Permohonan Surat Tugas Lembar 2) A. Keterangan Pelaksanaan Kegiatan Nama Kegiatan : Hari, Tanggal : Waktu : Tempat : B. Daftar Nama Delegasi No Nama NIM 1. 2. 3. 4. 5
Lampiran (Surat Undangan) : Undangan Yth (Nama Penerima Undangan) di (Tempat) Dalam (latar belakang kegiatan), kami akan mengadakan (Nama Kegiatan) (Dengan Tema/ jika terdapat tema) pada Hari/ Tanggal : Pukul : Tempat : Sehubungan dengan kegiatan tersebut kami bermaksud mengundang (Bapak/Ibu/Saudara) untuk (Hadir/Memberikan Sambutan/Memberikan Materi/Bertindak sebagai Moderator) (sebagai jika ada nama jabatan). Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian (Bapak/ Ibu/Saudara) kami mengucapkan terimakasih.