BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Dalam perkembangan dunia di bidang otomotif yang semakin maju, sehingga jumlah unit kendaraan khususnya di daerah jabotabek semakin menjamur, maka tentulah diperlukan tempat untuk merawat dan memperbaiki kendaraan. Hal ini yang mendorong beberapa pengusaha untuk menanamkan modal usahanya untuk mendirikan sebuah bengkel mobil, maka didirikanlah PT. Fajar Surya Utama. PT. Fajar Surya Utama adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha bengkel mobil yang dikenal dengan nama Techno Auto Care. Kegiatannya meliputi penjualan barang dan jasa, di mana barang berupa spare part mobil dan jasa berupa service mobil, yang lebih dikhususkan untuk Isuzu dan Daihatsu. PT. Fajar Surya Utama mulai menjalankan usahanya pada bulan Maret 2000, dengan Surat Izin Usaha Perdagangan No.0111/10-04/PK/111/2004. Berikut gambaran kondisi perusahaan : Nama : Techno Auto Care. Techno berasal dari kata teknologi, mencerminkan bahwa bidang yang berhubungan dengan teknologi dan selalu dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi terbaru. Lokasi : Jl. MH. Thamrin No.42, Tangerang-Indonesia. Target Pasar : Warga kota Tangerang, warga perumahan sektor Tangerang, industri di sekitar kota Tangerang.
40 Luas Area : +/- 1.400 m2 dan bangunan kerangka besi dengan jumlah 15 stall, tempat parkir untuk 10 kendaraan, ruang tamu atau ruang tunggu yang luas dapat melihat stall kerja. Tenaga Kerja : +/- 75 orang, tenaga kerja yang handal penuh tanggung jawab disiplin dan saling bahu membahu. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi : Menjadi bengkel service terbaik dengan spesialisasi Isuzu dan Daihatsu di wilayah Tangerang dan sekitarnya. Misi : Memberikan pelayanan terbaik dan jaminan spare part asli kepada pelanggan sehingga tercapai kepuasan dan kepercayaan pelanggan.
41 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber : Bagian administrasi PT. Fajar Surya Utama, 2006 Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Fajar Surya Utama 3.4 Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang Berdasarkan struktur organisasi di atas, pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenangnya sebagai berikut : 1. Direktur a. Merupakan pemilik perusahaan langsung.
42 b. Mengelola perusahaan. c. Membuat keputusan manajemen dan menetapkan kebijakan-kebijakan dalam perusahaan. 2. Manajer Operasional a. Bertanggung jawab untuk mengontrol dan mengawasi operasi perusahaan sehari-hari. 3. Bagian Administrasi a. Mengurus masalah keuangan dan pencatatan akuntansi perusahaan. b. Menyetorkan kas yang diterima ke Bank. c. Mengurus masalah-masalah pengeluaran kas. d. Bertanggung jawab atas informasi-informasi keuangan dan akuntansi perusahaan. 4. Kasir a. Mencetak tanda bukti perbaikan mobil. b. Menerima kas dari pelanggan. c. Menyetorkan kas kepada bagian administrasi. 5. Service Advisor a. Menerima pelanggan. b. Menyimpan data-data pelanggan. c. Mencatat permintaan service atau perbaikan yang akan dilakukan oleh pelanggan. d. Memberikan perintah kerja kepada mekanik untuk melakukan service atau perbaikan tersebut.
43 5. Mekanik a. Melakukan service atau perbaikan mobil berdasarkan perintah kerja dari service advisor. b. Meminta ke bagian gudang untuk mengeluarkan spare part yang dibutuhkan. c. Memberikan laporan kerja kepada service advisor atas apa saja yang telah dikerjakannya. 6. Bagian Pembelian a. Melakukan pembelian persediaan perusahaan setelah ada permintaan pembelian dari bagian gudang. b. Membuat dokumen pesanan pembelian. c. Mengirimkan melalui fax data-data pembelian yang disetujui kepada pemasok. 7. Bagian Gudang a. Mengajukan permintaan pembelian. b. Mencatat keluar masuknya barang dari gudang. c. Menyimpan dan menjaga persediaan barang. d. Menerima barang dari pemasok, memeriksa kondisi barang. e. Membuat dokumen penerimaan barang. 8. Umum a. Melakukan pengepakan, pengangkutan, pengiriman. b. Cleaning service. c. Membantu tugas-tugas lainnya jika diperlukan.
Gambar 3.2 Rich picture prosedur pembelian dan utang usaha berjalan 44
45 3.5 Prosedur Pembelian dan Utang Usaha Berjalan Prosedur pembelian : a. Bagian gudang membuat dokumen Daftar Order sebagai permintaan pembelian dan diserahkan kepada bagian pembelian. b. Bagian pembelian memproses permintaan pembelian tersebut dan menelpon pemasok untuk konfirmasi apakah spare part yang diperlukan tersedia, kemudian membuat dokumen Order Pembelian untuk melakukan pesanan pembelian kepada pemasok. c. Bagian pembelian mencetak dokumen Order Pembelian tiga rangkap, rangkap satu dikirim ke pemasok melalui fax, rangkap kedua diserahkan kepada bagian gudang sebagai dokumen dasar untuk menerima spare part dari pemasok, dan rangkap ketiga diserahkan kepada bagian administrasi. d. Bagian pembelian menyimpan data-data pesanan pembelian dalam database. e. Pemasok datang mengirimkan spare part yang dipesan, diterima langsung oleh bagian gudang. f. Bagian gudang mengecek kesesuaian spare part yang diterima dari pemasok dengan dokumen 0rder Pembelian rangkap kedua. g. Berdasarkan Surat Jalan dan Faktur dari pemasok bagian gudang membuat dokumen Bukti Pembelian Barang dan mencetaknya sebagai bukti penerimaan dan pembelian spare part, kemudian menyerahkannya kepada bagian administrasi. h. Faktur pemasok diserahkan kepada bagian pembelian untuk dicek kembali, kemudian diserahkan kepada bagian administrasi.
46 i. Data-data penerimaan dan pembelian disimpan dalam database oleh bagian gudang. Prosedur retur pembelian : a. Jika spare part yang diterima tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka akan dilakukan retur pembelian. b. Bagian gudang akan memberitahu bagian pembelian mengenai spare part yang akan diretur. c. Kemudian bagian pembelian akan menelpon ke pemasok untuk konfirmasi atas retur pembelian dan pemasok akan mengganti spare part kembali atau dikurangi dengan utang pembelian untuk pembelian kredit. d. Tidak ada dokumen yang dibuat oleh perusahaan atas retur pembelian yang dilakukan, retur pembelian diakui hanya berdasarkan dokumen Tanda Terima Retur yang diberikan oleh pemasok. Prosedur pembayaran dan utang usaha : a. Bagian administrasi menerima Order Pembelian rangkap ketiga dari bagian pembelian dan Bukti Pembelian Barang dari bagian gudang, serta Faktur pemasok kemudian menyesuaikannya. b. Jika pembelian dilakukan secara tunai bagian administrasi akan melakukan pembayaran secara langsung kepada pemasok. c. Jika pembelian dilakukan secara kredit dengan tempo, maka bagian administrasi akan menyimpan data-data utang yang timbul akibat pembelian kredit ke dalam database. d. Jika sudah waktu jatuh tempo, maka bagian administrasi akan menerima tagihan dari pemasok.
47 e. Berdasarkan tagihan dari pemasok dan data-data utang perusahaan, bagian administrasi melakukan pembayaran kepada pemasok dengan cara transfer, cek ataupun giro. f. Jika pembayaran sudah dilakukan, maka pemasok akan menyerahkan Kwitansi tanda pembayaran. g. Berdasarkan Kwitansi tersebut, bagian administrasi membuat dan mencetak dokumen Tanda Terima dua rangkap diserahkan kepada pemasok. h. Pemasok menandatangani kedua rangkap dokumen Tanda Terima tersebut. i. Tanda Terima rangkap satu disimpan oleh pemasok dan Tanda Terima rangkap kedua disimpan untuk perusahaan. j. Data-data utang yang sudah dibayar disimpan dalam database oleh bagian administrasi. k. Setiap bulannya bagian administrasi mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit, dan Laporan Saldo Utang. 3.6 Fungsi Terkait Dalam Sistem Berjalan 1. Bagian Gudang, merupakan fungsi yang melakukan permintaan pembelian dan penerimaan spare part. 2. Bagian Pembelian, merupakan fungsi yang melakukan pesanan pembelian kepada pemasok. 3. Bagian Administrasi, merupakan fungsi yang melakukan pencatatan utang atas transaksi pembelian kredit dan pembayaran atas transaksi pembelian tunai dan kredit.
48 3.7 Dokumen Terkait Dalam Sistem Berjalan 1. Daftar Order, merupakan dokumen yang digunakan sebagai surat permintaan pembelian yang dibuat oleh bagian gudang. 2. Order Pembelian, merupakan dokumen yang digunakan sebagai surat pesanan pembelian kepada pemasok yang dibuat oleh bagian pembelian. 3. Bukti Pembelian Barang, merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penerimaan dan pembelian spare part yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan Surat Jalan dan Faktur dari pemasok. 4. Tanda Terima, merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penerimaan Kwitansi dari pemasok atas transaksi pembayaran pembelian tunai dan kredit yang dibuat oleh bagian administrasi. 3.8 Informasi Akuntansi Dalam Sistem Berjalan 1. Laporan Pembelian Tunai dan Kredit 2. Laporan Pembelian Tunai 3. Laporan Pembelian Kredit 4. Laporan Saldo Utang 3.9 Kebijakan Perusahaan 1. Penentuan harga pembelian spare part, berikut perubahan harga pembelian jika terjadi kenaikan harga ataupun diskon semuanya telah disepakati sebelumnya dalam perjanjian yang berlaku untuk periode tertentu antara pihak perusahaan dengan pihak pemasok.
49 2. Retur pembelian yang terjadi telah disepakati sebelumnya, di mana untuk transaksi pembelian tunai retur tidak dapat diganti dengan uang kembali tetapi diganti dengan spare part kembali. Sedangkan untuk transaksi pembelian kredit retur tidak hanya diganti dengan spare part kembali, tetapi juga dapat dikurangi dengan utang pembelian untuk kondisi tertentu dalam jangka waktu yang telah ditentukan. 3.10 Sistem Informasi Perusahaan Implementasi sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang berjalan pada PT. Fajar Surya Utama berdasarkan implementasi sistem pada C++ dengan fasilitas database yang dimiliki untuk menyimpan data-data yang diperlukan. 3.11 Analisis Masalah Setelah prosedur pembelian dan utang usaha berjalan dianalisis, terdapat beberapa permasalahan dalam kegiatan pembelian dan utang usaha perusahaan, yaitu : 1. Sulitnya penelusuran informasi atas karyawan yang melakukan transaksi pembelian dan utang usaha jika terjadi kesalahan, karena pada sistem pembelian dan utang usaha perusahaan tidak disertakan identitas karyawan yang melakukan transaksi tersebut. 2. Sulitnya penelusuran informasi atas retur pembelian yang dilakukan dengan tidak tersedianya sistem dan dokumen pendukung untuk transaksi retur pembelian.
50 3. Bagian administrasi masih mengalami kesulitan untuk melihat tanggal jatuh tempo utang karena data-data utang tidak di-sorting berdasarkan tanggal jatuh temponya, sehingga harus melihat data-data utang secara keseluruhan. 4. Tidak adanya evaluasi terhadap kinerja pemasok yang berpengaruh terhadap kegiatan pembelian perusahaan, terutama untuk menilai ketepatan waktu pengiriman barang, dan kualitas barang yang dibeli. 5. Fungsi akuntansi dan fungsi keuangan masih menyatu, hal ini terkait dengan pengendalian internal yaitu segregation of duties yang merupakan penetapan tanggung jawab untuk mengotorisasi transaksi, melakukan transaksi, mencatat transaksi, dan menjaga aset yang dilakukan oleh karyawan yang berbeda. 3.12 Usulan Perbaikan Berdasarkan permasalahan yang terdapat dalam kegiatan pembelian dan utang usaha perusahaan, berikut diberikan beberapa usulan perbaikan untuk mengatasi permasalahan tersebut : 1. Merancang sistem dan dokumen untuk transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan dengan mencantumkan identitas untuk setiap karyawan yang melakukan transaksi tersebut. 2. Merancang sistem dan dokumen untuk transaksi retur pembelian yang dilakukan. 3. Merancang sistem yang dapat menampilkan daftar jatuh tempo utang setiap bulannya. 4. Merancang sistem yang menyediakan laporan mengenai kinerja pemasok. 5. Fungsi akuntansi harus independen dari fungsi keuangan.