PERENCANAAN SISTEM PERSEDIAAN SUKU CADANG SEPEDA MOTOR UNTUK MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN PADA PT. UTOMO MOTOR DI SURABAYA Angela Utami Dewi Kristiana, Katjuk Astrowulan, Nurhadi Siswanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya ABSTRAK PT. Utomo Motor adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan suku cadang sepeda motor Honda. Berdasarkan data historis perusahaan, masalah yang sering terjadi di PT. Utomo Motor adalah persediaan barang yang berlebihan untuk satu jenis, sedangkan jenis lain kekurangan. Hal ini sangat merugikan perusahaan karena cash flow perusahaan menjadi kurang lancar, biaya modal (cost of capital) tinggi, ruang penyimpanan barang menjadi tidak cukup, dan service level rendah. Biaya persediaan yang tinggi menyebabkan PT. Utomo Motor tidak dapat bersaing dengan perusahaan lain. Oleh karena itu dibutuhkan suatu perencanaan sistem persediaan suku cadang yang baik untuk memenuhi kebutuhan penjualan suku cadang secara optimal. PT. Utomo Motor memiliki 659 item suku cadang. Analisis ABC diperlukan untuk menentukan 11 item terpenting, yang meliputi 25,24% dari total pendapatan PT. Utomo Motor. Perencanaan sistem persediaan dimulai dari peramalan permintaan barang 11 item tersebut untuk 12 bulan yang akan datang dengan menggunakan data penjualan bulan Januari 2003 sampai dengan bulan Desember 2005. Peramalan dilakukan dengan menggunakan metode moving average, single exponential smoothing, double exponential smoothing, model kecenderungan linier, model eksponensial, model kecenderungan kuadratik, model S curve. Metode peramalan yang terpilih adalah metode yang menghasilkan nilai MAD terkecil. Setelah diperoleh estimasi permintaan untuk periode tahun 2006, dilanjutkan dengan merancang sistem persediaan yang tepat disesuaikan dengan kebijakan dan kondisi yang berlaku di perusahaan sehingga dapat mengurangi biaya persediaan. Dengan diterapkannya sistem persediaan yang baru pada tahun 2006, PT. Utomo Motor dapat menentukan jumlah pemesanan optimal (EOQ), ka pan harus memesan barang (reorder point), safety stock, dan total biaya persediaan untuk masing-masing item suku cadang. Bila dibandingkan dengan sistem persediaan yang saat ini dijalankan perusahaan, sistem persediaan yang diteliti dapat menghemat total biaya persediaan sebesar Rp. 2.002.302,-. Kata kunci: peramalan, persediaan, EOQ PENDAHULUAN Sepeda motor merupakan salah satu alternatif alat transportasi yang sekarang ini banyak dipilih oleh masyarakat. Hal ini terjadi karena sepeda motor merupakan sarana transportasi yang praktis dan lebih terjangkau harganya bila dibandingkan dengan kendaraan bermotor roda empat, terutama di saat krisis sekarang ini, di mana daya beli masyarakat semakin menurun. Banyak perusahaan yang menjual suku cadang sepeda motor seiring dengan bertambahnya penggunaan sepeda motor di masyarakat. Persaingan di dunia usaha
penjualan suku cadang sepeda motor pun makin ketat. Agar dapat bersaing, perusahaan suku cadang sepeda motor harus memiliki daya saing. Salah satunya adalah harga jual yang murah. Harga jual yang murah dapat dicapai dengan biaya persediaan yang murah. Oleh karena itu, dalam penelitian ini dilakukan perencanaan sistem persediaan pada PT. Utomo Motor, yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan suku cadang sepeda motor Honda. PT. Utomo Motor harus memiliki persediaan karena permintaan pelanggan yang harus dipenuhi saat itu juga, karena sifat pelanggan suku cadang kendaraan bermotor pada umumnya tidak mau menunggu. Mereka dapat membeli di perusahaan lain yang dapat menyediakan kebutuhan mereka dengan cepat. Hal tersebut dapat menyebabkan PT. Utomo Motor kehilangan penjualan sehingga ada biaya tambahan yang terjadi atas kehilangan penjualan tersebut. PT. Utomo Motor memiliki 659 item suku cadang sepeda motor dalam kegiatan penjualannya. Masalah yang sering muncul pada persediaan PT. Utomo Motor adalah terjadinya persediaan barang yang berlebihan untuk satu jenis, sedangkan jenis lain kekurangan. Hal ini mengakibatkan antara lain terjadinya cash flow yang kurang lancar, biaya modal (cost of capital) yang tinggi, ruang penyimpanan barang menjadi tidak cukup, dan service level yang rendah. Oleh karena itu dibutuhkan suatu perencanaan sistem persedian suku cadang yang baik untuk memenuhi kebutuhan penjualan suku cadang. Pada penelitian ini ditentukan batasan masalah dan asumsi sebagai berikut: Batasan masalah: 1. Karena terdapat banyak item suku cadang di PT. Utomo Motor, maka hanya dipakai item-item suku cadang yang berada pada kelompok A dari hasil analisis ABC, yang meliputi 25% dari total pendapatan. 2. Data yang dipakai adalah data bulan Januari 2003 sampai dengan bulan Desember 2005. Asumsi: 1. Tidak ada produk cacat dalam pengiriman barang oleh pemasok karena dilakukan inspeksi pada setiap barang yang diterima. 2. Biaya yang terlibat dalam setiap proses persediaan suku cadang dianggap sama setiap periode. 3. Apabila PT. Utomo Motor mengalami stockout pada salah satu item maka akan mengakibatkan kehilangan penjualan (lost sales). A-2-2
METODOLOGI PENELITIAN AWAL Perumusan Masalah Tinjauan Pustaka Pengumpulan data: a. Data permintaan pelanggan b. Data biaya persediaan c. Data kebutuhan suku cadang selama waktu waktu tunggu tunggu Pengolahan/analisa data: Analisis ABC Peramalan permintaan Penentuan parameter kebijakan persediaan: a. EOQ, reorder point, safety stock b. Total biaya-biaya pembelian, penyimpanan, pemesanan, dan kekurangan bahan (total biaya persediaan) Kesimpulan dan saran AKHIR HASIL DAN DISKUSI Analisis ABC Dari hasil analisis ABC dapat ditemukan 11 item suku cadang yang termasuk dalam kategori A dengan nilai persentase kumulatif 25,24%. Suku cadang tersebut adalah: 1. 45120001010 (SHOE BRAKE SET) 2. 31500GBGFMO (BATTERY GM 5Z-3B) A-2-3
3. 52400KEV880 (CUSHION ASSY,RR) 4. 428-104 (CHAIN,DRIVE) 5. 98056657723 (PLUG SPARK U22FSU) 6. 428-100 (CHAIN,DRIVE) 7. 92RH-100 (CHAIN, CAM) 8. 41201GN5900H (SPROCKET DRIVEN) 9. HB63012RS (BEARING, BALL) 10. 41201KEV880 (SPROCKET DRIVEN) 11. 23801GF6000H (SPROCKET, DRIVE) Peramalan Permintaan Model peramalan yang digunakan untuk meramalkan kebutuhan suku cadang dengan nomor: 45120001010, 31500GBGFMO, 52400KEV880, 428-104, 428-100, 92RH-100, 41201GN5900H, HB63012RS, 41201KEV880, dan 23801GF6000H untuk 12 bulan yang akan datang adalah: moving average, single exponential smoothing, dan double exponential smoothing. Pemilihan model peramalan tersebut didasarkan pada hasil perhitungan koefisien autokorelasi. Grafik koefisien autokorelasi untuk 10 item tersebut menunjukkan bahwa data tidak teratur (random). Peramalan kebutuhan suku cadang nomor 98056657723 menggunakan model: moving average, single exponential smoothing, double exponential smoothing, model kecenderungan linier, model eksponensial, model kecenderungan kuadratik, dan model S curve, karena hasil perhitungan koefisien autokorelasi menunjukkan bahwa data mendekati pola kecenderungan ( trend) dan juga pola data random. Model peramalan yang terpilih adalah yang memiliki nilai MAD terkecil. Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 45120001010 Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 45120001010 untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 834 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.15.300/unit, Rp.2.601/tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.2.700/unit, kebutuhan ratarata selama waktu tunggu = 18,96, dan standar deviasi = 35,642. Hasil perhitungan pada iterasi ke-6 sudah mencapai optimal karena E(M>B5) sama dengan E(M>B6) yaitu sebesar 2,378. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 45120001010 adalah sebesar Q*= 130,169 130 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 58,8790 59 unit, dengan persediaan penyangga ( safety stock) S= 42,297 42 unit. Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 31500GBGFMO Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 31500GBGFMO untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 158 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.68.850/unit, biaya order (C) sebesar Rp.20.000/order, biaya penyimpanan (H) sebesar Rp.11.705/tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.12.150/unit, kebutuhan rata-rata selama waktu tunggu = 2,939, dan standar deviasi = 2,446. Hasil perhitungan pada iterasi ke-4 sudah mencapai optimal karena E(M>B3) sama dengan E(M>B4) yaitu sebesar 0,158. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 31500GBGFMO adalah sebesar Q*= 24,328 24 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 5,7030 6 unit, dengan persediaan penyangga ( safety stock) S= 2,922 3 unit. A-2-4
Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 52400KEV880 Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 52400KEV880 untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 42 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.83.300 /unit, Rp.14.161/tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.14.700/unit, kebutuhan ratarata selama waktu tunggu = 2,364, dan standar deviasi = 2,191. Hasil perhitungan pada iterasi ke-4 sudah mencapai optimal karena E(M>B3) sama dengan E(M>B4) yaitu sebesar 0,268. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 52400KEV880 adalah sebesar Q*= 11,917 12 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 4,0949 4 unit, dengan persediaan penyangga ( safety stock) S= 1,999 2 unit. Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 428-104 Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 428-104 untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 67 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.51.850/unit, biaya order (C) sebesar Rp.20.000/order, biaya penyimpanan (H) sebesar Rp.8.815/tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.9.150/unit, kebutuhan rata-rata selama waktu tunggu = 1,952, dan standar deviasi = 1,593. Hasil perhitungan pada iterasi ke-3 sudah mencapai optimal karena E(M>B2) sama dengan E(M>B3) yaitu sebesar 0,184. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 428-104 adalah sebesar Q*= 18,155 18 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 3,2583 3 unit, dengan persediaan penyangga ( safety stock) S= 1,490 1 unit. Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 98056657723 Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 98056657723 untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 416 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.7.310 /unit, Rp.1.243/tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.1.290/unit, kebutuhan ratarata selama waktu tunggu = 15,358, dan standar deviasi = 8,070. Hasil perhitungan pada iterasi ke-4 sudah mencapai optimal karena E(M>B3) sama dengan E(M>B4) yaitu sebesar 1,011. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 98056657723 adalah sebesar Q*= 119,415 119 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 21,6526 22 unit, dengan persediaan penyangga ( safety stock) S= 7,306 7 unit. Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 428-100 Hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 428-100 untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 66 unit. Dari lampiran 4 diketahui bahwa biaya pembelian (P) sebesar Rp.49.300/unit, biaya order (C) sebesar Rp.20.000/order, biaya penyimpanan (H) sebesar Rp.8.381/tahun, dan biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.8.700/unit. Sesuai lampiran 9, didapatkan nilai: kebutuhan rata-rata selama waktu tunggu = 1,805 dan standar deviasi = 1,328. Hasil perhitungan pada iterasi ke-3 sudah mencapai optimal karena E(M>B2) sama dengan E(M>B3) yaitu sebesar 0,160. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 428-100 adalah sebesar Q*= 18,357 18 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 2,8647 3 unit, dengan persediaan penyangga ( safety stock) S= 1,223 1 unit. A-2-5
Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 92RH-100 Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 92RH-100 untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 19 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.119.000/unit, biaya order (C) sebesar Rp.20.000/order, biaya penyimpanan (H) sebesar Rp.20.230 /tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.21.000/unit, kebutuhan rata-rata selama waktu tunggu = 3,375 dan standar deviasi = 2,812. Hasil perhitungan pada iterasi ke-4 sudah mencapai optimal karena E(M>B3) sama dengan E(M>B4) yaitu sebesar 0,469. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 92RH-100 adalah sebesar Q*= 7,489 7 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 5,0622 5, dengan persediaan penyangga (safety stock) S= 2,156 2 unit. Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 41201GN5900H Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 41201GN5900H untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 56 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.33.150/unit, Rp.5.636/tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.5.850/unit, kebutuhan ratarata selama waktu tunggu = 2,527, dan standar deviasi = 1,620. Hasil perhitungan pada iterasi ke-3 sudah mencapai optimal karena E(M>B2) sama dengan E(M>B3) yaitu sebesar 0,255. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 41201GN5900H adalah sebesar Q*= 20,666 21 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 3,5638 4 unit, dengan persediaan penyangga (safety stock) S= 1,292 1 unit. Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor HB63012RS Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor HB63012RS untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 122 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.17.850/unit, biaya order (C) sebesar Rp.20.000/order, biaya penyimpanan (H) sebesar Rp.3.035/tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.3.150/unit, kebutuhan rata-rata selama waktu tunggu = 3,972, dan standar deviasi = 4,297. Hasil perhitungan pada iterasi ke-5 sudah mencapai optimal karena E(M>B4) sama dengan E(M>B5) yaitu sebesar 0,651. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor HB63012RS adalah sebesar Q*= 42,104 42 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B=6,8510 7 unit, dengan persediaan penyangga ( safety stock) S= 3,530 4 unit. Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 41201KEV880 Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 41201KEV880 untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 57 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.42.500 /unit, Rp.7.225/tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp.7.500/unit, kebutuhan ratarata selama waktu tunggu = 2,347, dan standar deviasi = 1,270. Hasil perhitungan pada iterasi ke-3 sudah mencapai optimal karena E(M>B2) sama dengan E(M>B3) yaitu sebesar 0,175. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 41201KEV880 adalah sebesar Q*= 18,337 18 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 3,2614 3 unit, dengan persediaan penyangga ( safety stock) S= 1,089 1 unit. A-2-6
Perancangan Persediaan Suku Cadang Nomor 23801GF6000H Diketahui hasil peramalan kebutuhan suku cadang nomor 23801GF6000H untuk 12 bulan ke depan (R) adalah 5 7 unit, biaya pembelian (P) sebesar Rp.30.600/unit, Rp.5.202/tahun, biaya kekurangan barang (A) sebesar Rp. 5.400/unit, kebutuhan ratarata selama waktu tunggu = 2,568, dan standar deviasi =2,030 Hasil perhitungan pada iterasi ke-4 sudah mencapai optimal karena E(M>B3) sama dengan E(M>B4) yaitu sebesar 0,338. Jumlah pesanan optimal suku cadang nomor 23801GF6000H adalah sebesar Q*= 21,870 22 unit. Pemesanan dilakukan pada saat persediaan sisa B= 3,8063 4 unit, dengan persediaan penyangga ( safety stock) S= 1,576 2 unit. Analisis Sensitivitas EOQ Analisis sensitivitas ini dihitung dengan asumsi apabila parameter R dan C secara bersamaan mempunyai faktor kesalahan estimasi sebesar -10% dari kondisi aktual, sedangkan parameter H mempunyai faktor kesalahan estimasi sebesar 10%, maka besarnya Q adalah: Q Q * (0,90)(0,90) = - 1 Q * (1,10) Q Q * - = 0,8581 1 Q * Q * Q -1 = 0,8581 1 Q * Q = 0,8581 Q * Q = Q* x 0,8581 Dari hasil perhitungan di atas, maka kesalahan estimasi R, C, dan H mengakibatkan adanya kekurangan estimasi pada Q* sebesar 14,19%. Pengaruh kesalahan estimasi R, C, dan H terhadap Q*untuk masing-masing item suku cadang adalah sebagai berikut: Nomor Suku Cadang Jumlah Pemesanan Optimum (Q*) Koreksi kesalahan Q* Estimasi Jumlah pesanan Q 45120001010 130-14,19% 111,553 112 31500GBGFMO 32-14,19% 27,459 27 52400KEV880 20-14,19% 17,162 17 428-104 23-14,19% 19,736 20 9805657723 119-14,19% 102,114 102 428-100 36-14,19% 30,892 31 92RH-100 9-14,19% 7,723 8 41201GN5900H 27-14,19% 23,169 23 HB63012RS 73-14,19% 62,641 63 41201KEV880 25-14,19% 21,453 21 23801GF6000H 26-14,19% 22,311 22 A-2-7
Analisis biaya Persediaan Biaya Persediaan PT. Utomo Motor Tahun 2006 Setelah Diterapkan Sistem Persediaan yang Baru: Nomor Suku Cadang Biaya Pembelian Biaya Penyimpanan Biaya Pemesanan Biaya Kekurangan Barang Total Biaya Persediaan 45120001010 12.760.200 279.394 128.308 41.191 13.209.093 31500GBGFMO 10.878.300 224.949 98.750 9.479 11.211.477 52400KEV880 3.498.600 168.573 42.000 8.273 3.717.446 428-104 3.473.950 112.226 58.261 4.904 3.649.341 9805657723 3.040.960 82.208 69.916 50 3.193.134 428-100 3.253.800 162.214 36.667 2.552 3.455.233 92RH-100 2.261.000 133.397 42.222 20.792 2.457.411 41201GN5900H 1.856.400 85.817 41.481 3.094 1.986.793 HB63012RS 2.177.700 121.923 33.425 3.427 2.336.475 41201KEV880 2.422.500 96.295 45.600 2.993 2.567.387 23801GF6000H 1.744.200 76.834 43.846 4.001 1.868.881 Analisis Perbandingan total biaya persediaan PT. Utomo Motor tahun 2006 sebelum dan setelah diterapkan sistem persediaan baru: Biaya Persediaan Sebelum Biaya Persediaan Setelah Nomor Suku Diterapkan Diterapkan Cadang Sistim Persediaan yang Baru Sistim Persediaan yang Baru Selisih 45120001010 13.261.915 13.209.093 52.822 31500GBGFMO 11.549.305 11.211.477 337.828 52400KEV880 3.930.496 3.717.446 213.050 428-104 3.958.973 3.649.341 309.632 9805657723 3.386.196 3.193.134 193.063 428-100 3.635.302 3.455.233 180.069 92RH-100 2.551.584 2.457.411 94.173 41201GN5900H 2.114.911 1.986.793 128.118 HB63012RS 2.418.713 2.336.475 82.239 41201KEV880 2.787.297 2.567.387 219.910 23801GF6000H 2.060.280 1.868.881 191.399 TOTAL 51.654.974 49.652.671 2.002.302 KESIMPULAN 1. Dari 11 item yang diteliti, ternyata metode peramalan yang sesuai untuk 9 item suku cadang adalah metode single exponential smoothing, sedangkan dua item yang lainnya menggunakan model eksponensial dan moving average. 2. Penerapan sistem persediaan yang baru dapat mengurangi total biaya persediaan tahun 2006. Total pengurangan biaya persediaan tahun 2006 untuk item yang diteliti setelah diterapkan sistem persediaan yang baru adalah sebesar Rp. 2.002.302,-. A-2-8
DAFTAR PUSTAKA Chase, Richard B., F. Robert Jacobs, and Nicholas J. Aquilano, 2004. Operation Management For Competitive Advantage. Tenth Edition, Mc Graw Hill Companies, Inc., New York. Hanke, John E., Arthur G. Reitsch, and Dean W. Wichern, 2001. Business Forecasting. Seventh Edition, Prentice- Hall, Inc., New Jersey. Makridakis, Spyros, Steven C. Wheelwright, dan Victor E. McGee, 1999. Metode dan Aplikasi Peramalan. Binarupa Aksara, Jakarta. Taylor III, Bernard W., 1999. Introduction To Management Science. Sixth Edition, Prentice Hall Inc., New Jersey. Tersine, Richard J., 1994. Principle of Inventory and Materials Management. Fourth Edition, Prentice-Hall International, Inc., New York. Yamit, Zulian, 1999. Manajemen Persediaan. Ekonisia, Yogyakarta. Zipkin, Paul H., 2000. Foundations of Inventory Management. McGraw-Hill Companies, Inc., New York. A-2-9