BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi banyak digunakan pada berbagai bidang. Teknologi informasi akan terus berkembang seiring meningkatnya kebutuhan dan kompleksitas proses bisnis. Semakin besar perusahaan, semakin dibutuhkan suatu teknologi informasi untuk membantu menyelesaikan permasalahan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja serta menyediakan dan mempermudah pemrosesan informasi yang real time dan akurat mulai dari mendukung proses pengambilan keputusan, peningkatan produktivitas sampai dengan keberhasilan dan kemajuan perusahaan. Teknologi informasi, khususnya teknologi komputer sangat berpotensi untuk memperbaiki performa individu dan organisasi, karenanya banyak para pengambil keputusan menginvestasikan dananya untuk teknologi informasi. Akan tetapi, investasi di bidang teknologi informasi merupakan salah satu bentuk investasi yang terbesar, menurut Govindaraju dan Gondodiwirjo (2008 : Vol 7, 1). PT. Garuda Indonesia merupakan salah satu penyedia jasa penerbangan terbaik Indonesia yang telah beroperasi sejak tahun 1949. Untuk mempermudah kegiatan bisnisnya, PT. Garuda Indonesia melakukan investasi teknologi informasi berbasis sistem SAP/ERP dimana menurut Saputro, Handayani, Nizar dan Budi (2010 : 141-142) dalam rangka penyederhanaan, pengintegrasian dan pengotomatisasian proses bisnis suatu perusahaan membutuhkan sistem ERP yang merupakan packaged business software system untuk otomatisasi dan integrasi sebagian besar proses bisnis, penyebaran data dalam satu basis data, serta memproduksi dan mengakses informasi pada lingkungan yang real time. Selain itu, menurut Gibson (2008 : Vol 14, 106) sistem ERP secara eksplisit menghubungkan strategi, struktur organisasi, proses bisnis dan sistem teknologi informasi secara bersamaan dalam suatu kerangka yang 1
2 koheren. Dengan adanya keuntungan dalam menerapkan sistem ERP, banyak perusahaan yang menganggap sistem ERP sebagai sebuah infrastruktur sistem informasi dasar untuk menjadi lebih kompetitif di dalam dunia bisnis masa kini, dan juga menyediakan sebuah potensi untuk melakukan perkembangan di masa mendatang, menurut Hawking (2007 : Vol 2 (1), 23). Hasil analisa dan penelitian menunjukkan bahwa, terdapat 4 (empat) alasan utama mengapa perusahaan berkeinginan untuk menerapkan sistem ERP ke dalam perusahaannya, selain unuk mengintegrasikan fungsi bisnis, mempersingkat kegiatan operasional, dan mempercepat proses pengambilan keputusan. Keempat alasan utama tersebut, yaitu (1) untuk perkembangan perusahaan, (2) meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, (3) meningkatkan efisiensi sistem distribusi, dan (4) mengurangi biaya operasional, menurut Esteves (2009 : Vol 22, 1/2). PT. Garuda Indonesia mengimplementasikan SAP/ERP pada beberapa modul diantaranya modul Material Management, Human Resources dan Financial Accounting. Modul material management di PT. Garuda Indonesia mencakup pengaturan, pengadaan serta pendistribusian material. Untuk mendapatkan sistem ERP yang baik, maka proses implementasi harus dikelola dengan baik, untuk mendapatkan keuntungan yang diharapkan, menurut M.J Kemp dan G.C. Low (2008 : Vol 14, 2). Modul material management dengan SAP ECC 6 di PT. Garuda Indonesia digunakan juga untuk mengembangkan sistem aplikasi G.P.H. Adapun sistem aplikasi G.P.H terdiri dari Ground Handling, Pax on Board dan Hotel Crew yang mengatur tentang kebutuhan pesawat dan crew serta total biaya yang harus dibayarkan oleh PT. Garuda Indonesia untuk setiap satu kali penerbangan dimulai dari sebelum take off hingga landing di tempat tujuan. Untuk memastikan bahwa investasi yang dilakukan oleh PT. Garuda Indonesia memberikan keuntungan yang bermanfaat bagi perusahaan dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada proses bisnis sistem aplikasi G.P.H maka penulis mengangkat judul Evaluasi Proses Bisnis
3 Ground Handling, Pax on Board dan Hotel Crew pada PT.Garuda Indonesia sebagai topik skripsi yang akan dibahas. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup pada penelitian ini meliputi: i. Fokus pada evaluasi bisnis proses sistem aplikasi G.P.H yang terdiri dari Ground Handling, Pax on Board dan Hotel Crew. ii. Menganalisa kinerja bisnis proses sistem aplikasi G.P.H dan resiko yang mungkin muncul jika rekomendasi yang diajukan tidak digunakan oleh PT. Garuda Indonesia. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Memperoleh informasi mengenai proses bisnis yang digunakan oleh PT. Garuda Indonesia dalam sistem aplikasi G.P.H. 2. Menganalisa serta mengevaluasi bisnis proses sistem aplikasi G.P.H pada PT. Garuda Indonesia. 3. Memberikan rekomendasi mengenai proses bisnis yang sebaiknya dijalankan oleh PT. Garuda Indonesia terkait dengan aktivitas G.P.H. 4. Mengetahui berbagai resiko yang mungkin muncul jika proses bisnis yang direkomendasikan tidak digunakan oleh PT. Garuda Indonesia. 1.3.2 Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah: 1. PT. Garuda Indonesia memperoleh informasi mengenai proses bisnis dalam sistem aplikasi G.P.H yang sebenarnya dapat digunakan. 2. Mengetahui permasalahan yang ada terkait dengan proses bisnis sistem aplikasi G.P.H di PT. Garuda Indonesia.
4 3. Memperoleh informasi atau saran untuk mengatasi permasalahan yang terkait dengan proses bisnis sistem aplikasi G.P.H sehingga dapat meningkatkan aktivitas bisnis di PT. Garuda Indonesia. 4. Memberikan pertimbangan kepada PT. Garuda Indonesia agar dapat menanggapi berbagai resiko yang mungkin terjadi. 1.4 Metodologi Penelitian 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data, digunakan beberapa metode, yaitu : 1. Wawancara Metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan yang telah disusun kepada pihak terkait sehingga dapat mengidentifikasi dan menganalisa efektivitas proses bisnis sistem aplikasi PT. Garuda Indonesia. 2. Internship Penulis melakukan internship dengan jam kerja, aturan dan prosedur yang telah ditentukan oleh PT. Garuda Indonesia. Dari pengalaman kerja yang diperoleh di PT. Garuda Indonesia, data yang didapat digunakan sebagai pendukung dalam penulisan skripsi ini. 3. Studi Kepustakaan Melakukan tinjauan, pengumpulan dan pembelajaran informasi dari berbagai buku, jurnal, internet ataupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian sehingga dapat dijadikan sebagai landasan teori. 1.5 Metode Analisis Data 1.5.1 Fit/Gap Analysis Metode evaluasi yang digunakan untuk melakukan penelitian terhadap PT. Garuda Indonesia adalah metode Fit/Gap Analysis. Metode ini digunakan untuk melakukan penilaian efektivitas proses bisnis dalam sistem aplikasi G.P.H berbasis web yang menggunakan software SAP ECC 6.0 modul Material Management pada PT. Garuda
5 Indonesia agar dapat menentukan apakah proses bisnis sistem aplikasi G.P.H yang digunakan telah bekerja dengan baik dan sesuai dengan requirement yang ada. 1.5.2 Risk Analysis Risk Analysis bertujuan untuk menemukan risiko yang mungkin terjadi bila PT. Garuda Indonesia tidak menerapkan rekomendasi yang disarankan. Risiko-risiko ini akan dirangkum dalam suatu tabel yang dinamakan Risk Analysis Ranking dan pemetaan risiko ke dalam suatu matriks Probability / Impact Matrix.
6 1.6 Kerangka Kerja 1 Pengumpulan Data dan Informasi 2 Pendalaman dan Pemahaman Proses Bisnis Sistem Aplikasi G.P.H 3 Identifikasi Masalah 4 Analisa Fit/Gap Proses Bisnis Sistem Aplikasi G.P.H 5 Mengusulkan Rekomendasi 6 Analisa Resiko 7 Kesimpulan Proses Bisnis Sistem Aplikasi G.P.H Gambar 1.1 Kerangka Pikir
7 Keterangan : 1. Pengumpulan Data dan Informasi Dalam mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan terkait dengan proses bisnis sistem aplikasi G.P.H, penulis menggunakan beberapa metode yaitu wawancara, internship dan studi kepustakaan. 2. Pendalaman dan Pemahaman Proses Bisnis Sistem Aplikasi G.P.H Memahami lebih lanjut mengenai proses bisnis serta pengertian, tujuan dan pemanfaatan sistem aplikasi G.P.H yang terdiri dari Ground Handling, Pax on Board dan Hotel Crew yang akan digunakan sebagai ruang lingkup penulisan skripsi ini. 3. Identifikasi masalah Setelah memahami proses bisnis sistem aplikasi G.P.H maka langkah berikutnya adalah mengidentifikasi masalah yang timbul dengan cara melakukan observasi langsung dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan G.P.H. 4. Analisa Fit/Gap Proses Bisnis Sistem Aplikasi G.P.H Berdasarkan masalah yang telah ditemukan, dilakukan analisa dengan menggunakan metode fit/gap analysis. Analisis ini digunakan sebagai dasar untuk menghasilkan rekomendasi dari permasalahan yang ada. 5. Mengusulkan Rekomendasi Rekomendasi berisi usulan dari permasalahan yang ditemukan. 6. Analisa Resiko Setelah masalah ditemukan, analisa resiko dilakukan untuk menemukan resiko yang mungkin terjadi bila rekomendasi yang diberikan tidak dijalankan. 7. Kesimpulan Proses Bisnis Sistem Aplikasi G.P.H Setelah seluruh tahapan diatas dilakukan, kemudian akan diperoleh kesimpulan mengenai kinerja dan proses bisnis dari sistem aplikasi G.P.H.
8 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penyusunan skripsi ini terdiri dari lima bagian yaitu: a. BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi mengenai latar belakang mengenai penelitian ini, ruang lingkup mengenai sistem yang akan dibahas, data yang dibutuhkan, tujuan dan manfaat dari penelitian, metode yang digunakan selama penelitian, dan sistematika penulisan yang digunakan. b. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai teori-teori umum, teori-teori khusus, maupun teori pendukung yang digunakan sebagai landasan dalam penelitian skripsi ini. c. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi mengenai gambaran umum mengenai PT. Garuda Indonesia meliputi struktur organisasi, tugas dan wewenang dari masing-masing bagian serta proses bisnis sistem aplikasi G.P.H yang sedang berjalan dalam perusahaan. d. BAB 4 PEMBAHASAN Pada bab ini akan dijabarkan tentang hasil yang diperoleh dari evaluasi proses bisnis sistem aplikasi G.P.H yang diterapkan di PT. Garuda Indonesia dengan menggunakan Fit/Gap Analysis. Pada bab ini juga akan diinformasikan kepada perusahaan mengenai proses bisnis mana yang harus dijalankan dan resiko yang mungkin terjadi bila rekomendasi yang diberikan tidak dijalankan. e. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai kesimpulan dari hasil evaluasi yang telah dilakukan pada PT. Garuda Indonesia serta saran dari hasil penelitian yang dapat dipertimbangkan atau ditindaklanjuti oleh perusahaan.