PROSEDUR PENGGAJIAN PEGAWAI DI KANTOR SUB BAGIAN UMUM SETDA KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : Andre Rispandita Hirnanto D1511013 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014
PERSETUJUAN PROSEDUR PENGGAJIAN PEGAWAI DI KANTOR SUB BAGIAN UMUM SETDA KOTA SURAKARTA Disusun Oleh Andre Rispandita Hirnanto D1511013 Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pembimbing Dra Sri Yuliani M.Si NIP. 19630730 199003 2 002 ii
PENGESAHAN PROSEDUR PENGGAJIAN PEGAWAI DI KANTOR SUB BAGIAN UMUM SETDA KOTA SURAKARTA Disusun Oleh : Andre Rispandita Hirnanto D1511013 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Tanggal : Tim Penguji Nama Tanda Tangan 1. Penguji 1 Drs. H. Muchtar Hadi M.Si... 2. Penguji 2 Dra. Sri Yuliani M.Si... Mengetahui, Dekan Ketua Program Prof. Drs. H. PawitoPh.D NIP.195408051985031002 195502021985031006 Drs. Sudarto, M.Si NIP. iii
PERNYATAAN Nama : ANDRE RISPANDITA HIRNANTO N I M : D1511013 Menyat Penggajian Pegawai di Kantor Sub Bagian Umum Setda Kota Surakarta adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberikan dacitasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Agustus 2014 Yang Membuat Pernyataan, Andre Rispandita Hirnanto iv
MOTTO Live to Learn, Learn to Live (John Paul Ivan) Hai orang-orang yang beriman, jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu, sesungguhnya allah selalu beserta orang-orang yang sabar. (Q.S Al-baqarah : 153) Lakukan yang terbaik dan biar Tuhan yang mengaturnya. (Penulis) v
PERSEMBAHAN Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada: Allah SWT yang selalu membimbing disetiap langkah penulis. Ayah, Ibu dan Adik tercinta yang selalu memberikan semangat bagi penulis untuk tetap maju, serta selalu memberikan motivasi bagi penulis selama ini. Teman-teman dan sahabat-sahabat seperjuangan yang senantiasa memberikan motivasi kepada penulis selama dalam penulisan Tugas Akhir ini. Almamater Universitas Sebelas Maret tercinta vi
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmat-nya yang telah melindungi serta membimbing penulis sehingga dapat menyelesaikan Laporan ggajian Pegawai di Kantor Sub Penulis menyusun Tugas Akhir ini untuk memenuhi persyaratan kelulusan program studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam Tugas Akhir ini banyak kesulitan yang penulis hadapi, namun berkat dukungan dan bantuan berbagai pihak akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini antara lain kepada : 1. Ibu Dra. Sri Yuliani M.Si, selaku Pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir ini yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, pengarahan dan saran dalam penyusunan laporan ini. 2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak. Drs. Sudarto, M.Si, selaku Ketua Prodi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. H. Muchtar Hadi, M.Si, selaku Pembimbing Akademik yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama masa studi. 5. Ibu Dra. Sri Wirasti, MM, selaku Kepala Sub Bagian Umum di Kantor Sub Bagian Umum Setda Kota Surakarta yang telah memberikan bimbingan dalam proses magang. 6. Staf dan Karyawan Sub Bagian Umum di Kantor Sub Bagian Umum Setda Kota Surakarta yang selalu membantu penulis dalam memberikan petunjuk-petunjuk dalam melakukan proses magang. vii
7. Bapak, Ibu dan Adikku tercinta yang telah memberikan dorongan dan selalu memberikan support, motivasi, bantuan dan segalanya dalam penyelesaian penyusunan laporan ini. 8. Sahabat-sahabatku yang telah memberikan semangat dan bantuan dalam penyusunan laporan ini. 9. Teman-teman Manajemen Administrasi FISIP UNS angkatan 2011 yang telah memberikan saran dan kritik kepada penulis. 10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu dalam penulisan laporan ini. Penulis menyadari bahwa dalam melakukan penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna baik materi pembahasan dan tata bahasanya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir dan pengetahuan bagi penulis dan pembaca. Penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak terutama bagi mahasiswa Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Surakarta, Agustus 2014 Andre Rispandita Hirnanto viii
DAFTAR ISI Halaman PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... viii DAFTAR ISI... x DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR LAMPIRAN... xiii ABSTRAK... xii BAB I Pendahuluan... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 5 BAB II Tinjauan Pustaka dan Metode Pengamatan... 6 A. Tinjauan Pustaka... 6 1. Prosedur... 6 a. Pengertian Prosedur... 6 b. Prosedur yang Tertulis... 7 c. Manfaat Prosedur Tertulis... 7 d. Pentingnya Prosedur.... 9 e. Tahapan Penulisan Prosedur.... 9 f. Informan dalam Membuat Prosedur...... 10 g. Flowchart (Bagian Alir)... 12 2. Gaji... 17 a. Pengertian Gaji... 17 b. Pemberian Upah yang Adil... 19 c. Penyusunan Rencana Kompensasi... 20 ix
d. Hubungan Upah dan Gaji Intern... 21 e. Metode Pembayaran Upah... 21 3. Pegawai... 23 4. Prosedur Penggajian Pegawai... 26 a. Pengertian Prosedur Penggajian Pegawai... 26 b. Tahapan Prosedur Penggajian Pegawai... 27 B. Metode Pengamatan... 27 1. Lokasi Pengamatan... 27 2. Jenis Pengamatan... 28 3. Sumber Data... 28 4. Teknik Pengumpulan Data... 29 5. Teknik Analisis Data... 30 BAB III Deskripsi Lembaga... 32 A. Sekretariat Daerah Surakarta... 32 B. Visi dan Misi Pemerintah Kota Surakarta... 34 C. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum Sekertariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta... 35 D. Uraian Tugas Bagian Umum Sekertariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta... 37 E. Struktur Organisasi...... 44 BAB IV Pembahasan... 45 A. Dokumen yang berkaitan dalam Prosedur Penggajian Pegawai.... 45 B. Komponen Gaji... 47 C. Prosedur Penggajian di Sub Bagian Umum Setda Kota Surakarta.... 52 BAB V Penutupan... 58 A. Kesimpulan... 58 B. Saran... 59 Daftar Pustaka Lampiran-lampiran x
DAFTAR GAMBAR HALAMAN Gambar 3.1 : Bagan Struktur Orga 44.. 53 xi
ABSTRAK Andre Rispandita Hirnanto, D1511013, Prosedur Penggajian Pegawai Di Kantor Sub Bagian Umum Setda Kota Surakarta, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret. Gaji atau upah merupakan suatu bentuk kompensasi secara periodik dari suatu instansi pada pegawai maupun karyawan yang dinyatakan dalam bentuk kontrak kerja. Salah satu faktor pendorong kinerja pegawai ataupun karyawan sebuah instansi adalah sebuah gaji atau upah. Dimana kinerja yang bagus dapat menunjang prestasi pada suatu instansi. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif yakni jenis pengamatan yang mendiskripsikan, memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada. Sumber data atau informasi yang diperoleh dari lokasi pengamatan, narasumber, dan dokumen pendukung. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah melalui wawancara dengan pegawai/karyawaan Sub Bagian Umum Setda Kota Surakarta untuk memperoleh informasi yang diinginkan, observasi serta pengkajian dokumen-dokumen yang dapat menunjang dalam pembuataan hasil pengamatan. Dalam laporan dijelaskan prosedur penggajian pegawai yakni merupakan suatu rangkaian kegiatan dari aktivitas kerja yang berupa langkah-langkah yang dapat dijadikan pedoman dalam bertindak, melaksanakan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas kerja untuk pencapaian tujuan tertentu.. Prosedur penggajian dalam sub bagian umum sendiri dilaksanakan satu bulan sekali setiap tgl 1 awal bulan. Dalam prosedur penggajiannya sendiri, sub bagian umum tidak menggunakan prosedur berupa aplikasi, melainkan mengacukan prosedur penggajian pegawai sendiri berdasarkan SPM dari masing-masing SKPD sebagai bahan pengajuan dikeluarkannya SP2D. Selanjutnya SP2D tersebut akan digunakan oleh bendahara setda untuk mencairkan sejumlah dana untuk penggajian ke pihak Bank. Berdasarkan hasil pengamatan penulis menyimpulkan bahwa prosedur penggajian pegawai di Sub Bagian Umum Setda Kota Surakarta sudah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan tata cara penggajian yang diterapkan yakni menggunakan prosedur manual dan berdasarkan SPM. xii
ABSTRACT Andre Rispandita Hirnanto, D1511013, Employee Payroll Procedures In General Section Regional Secretariat Sub Office Surakarta, Final Project, Program Study Management Administration, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University. Salary or wages is a form of periodic compensation of an employee or employees at the agency stated in the form of employment contracts. One of the factors driving the performance of employees or employees of an agency is a salary or wage. Where good performance can be support the a chievement of an agency. Types of observations areusing a qualitative descriptive approach to describe the types of observations, describe and analyze a number of existing data. Sources of data or information obtained from the location of the observation, informants, and supporting documents. Data collection techniques was conducted through interviews with employees of General Subpart Surakarta Regional Secretariat to obtain the desired information, observations and review of documents that can support of making the observations result. Procedures described in the report employee payroll which is a series of activities in the form of work activity measures that can be used as guidelines in the act, carrying out and controlling work activities for achieving a specific goal. Payroll procedures in subpart general himself held once a month beginning on 1st of each month. In the payroll procedure itself, not the general subpart is using the procedures in the form of an application, but rather referenced employee payroll procedure itself based SPM of each submission on education as a SP2D issuance. Furthermore SP2D will be used by the Regional Secretariat treasurer to disburse funds to the payroll to the bank. Based on the observations the authors concluded that the employee payroll procedures in Subpart Surakarta Regional Secretariat General has been properly executed in accordance with the applicable payroll system and the use of manual procedures and based on SPM. xiii