MANUAL PROS SEDUR UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITASS BRAWIJAYA MALANG 2011
MANUAL PROSED DUR UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DANN KOMUNIKASI UNIVERSITASS BRAWIJAYA Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh : 00013 05001 : 0 : : Management Representative Dikendalikan oleh R. Arief Setyawan, ST.., MT. : Management Representative Disetujui oleh : Kepala Unit TIK DR. Ir. Harry Soekotjoo Dachlan, M.Sc. ii
DAFTAR ISI 1. Tujuan... 1 2. Ruang Lingkup... 1 3. Definisi... 2 4. Rujukan... 2 5. Garis Besar Prosedur... 3 6. Bagan Alir... 8 6.1 Pengendalian Dokumen... 8 6.2 Pengendalian Rekaman... 9 7. Lampiran... 10 7.1 Daftar Nomor Dokumen (00013 0500101)... 10 7.2 Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02)... 11 7.3 Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03).. 12 7.4 Borang Daftar Rekaman Mutu (00013 05001 04)... 13 iii
1. Tujuan 1. Menetapkan dan memeliharaa sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutuu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara s memadai. 2. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekamann harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti s Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Deskripsi Tugas, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengann mutu. Halaman 1 dari 10
3. Definisi 1. Manual Mutu (MM) adalah pedoman mendokumentasikann sistem mutu organisasi TIK UBB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 2. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakann sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk Unitt TIK UB meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 3. Instruksi Kerja (IK)) adalah uruturutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untukk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar. 4. Rujukan : 1. 2. Manual Mutu Unit TIK UB (000133 04000) Dokumen Mutu Unitt TIK UB Halaman 2 dari 10
5. Garis Besar Prosedur : 1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan pada Kepala Unitt TIK. Setelah diterapkan Kepalaa Sub Unit, dikaji ulang oleh MR. Dengan menandatang gani kolom tanda tangan yang disiapkan. 2. Management Representativee menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan masingmasing Kepala Sub Unit dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen (00013 0500102) dan Daftar Perubahan Dokumen (00013 0500103). 4. Penerima dokumen bertanggung jawab untukk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiapp pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untukk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Kepala Sub Unit. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen Halaman 3 dari 10
tersebutt harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan (lihatt 00013 0500103). Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. 6. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Kepala Unitt TIK. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level III ialah Dokumen Manuall Prosedur dan Instruksi Kerja 7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 8. Setiap dokumen mutu harus diberi identitas sebagai berikut: 1. Judul/Nama 2. Nomor 3. Tanggal penerbitan 4. Persetujuan yang berwenang 5. Status perubahan (Revisi)) Halaman 4 dari 10
9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan warna sampul sebagai berikut : 1. Revisi 00 (establishme( ent) atau kelipatan 5 dengan sampul warna putih 2. Revisi 01 atau kelipatan 5 plus 1 dengan sampul warna coklat muda 3. Revisi 02 atau kelipatan 5 plus 2 dengan sampul warna biru muda 4. Revisi 03 atau kelipatan 5 plus 3 dengan sampul warna merah muda 5. Revisi 04 atau kelipatan 5 plus 4 dengan sampul warna hijau 10. Masingmasindata dengan cara sebagai berikut : Kepala Sub Unit harus mengendalikan 1. Peta lokasi file dokumen (site map) 2. Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing masing bidang. Halaman 5 dari 10
11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 12. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 13. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 14. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan masing Bagan Alirr Pengendalian Rekaman. Masing daftarr Kepala Sub Unit harus menyimpan distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 15. Dalam pengendalian rekaman, masingmasing Kepala Sub Unit harus memberi identitas sebagai berikut: 1. Judul/Nama 2. Nomor Halaman 6 dari 10
3. Tanggal penerbitan 4. Persetujuan yang berwenang 5. Status perubahan (Revisi)) 16. Masingmasinrekaman Kepala Sub Unit harus mengendalikan dengan cara sebagai berikut: 1. Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang 2. Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masingmasing bidang 17. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. 18. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauann rekaman/ /catatan kadaluarsa pada Daftarr Rekaman/Catatan Mutu (00013 050001 03) sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikann salah satu Kepala Subb Unit sesuai dengan metode pemusnahannya. Halaman 7 dari 10
6. Bagan Alir 6.1 Pengendalian Dokumen Mulai Mengesahkan Dokumen Daftar Nama Dokumen 00013 05001 01 tidak Dokumen Disahkan ya Menerbitkan Dokumen Menggandakan Dokumen Mendistribusikan Dokumen Daftar Distribusi Dokumen 00013 05001 02 Mengganti Dokumen Lama dengan Dokumen yang Baru Mengendalikan Data Daftar Revisi Dokumen 00013 05001 03 Selesai Halaman 8 dari 10
6.2 Pengendalian Rekaman Mulai Menyimpan daftar distribusi dan memberi Identitas Melaksanakan kegiatan dan pengendalian rekaman Daftar Rekaman Mutu 00013 05001 04 Melakukan tabulasi data Men ganalisa data Data Terolah Menyusun laporan dan tinjauan manajeman Laporan Selesai Halaman 9 dari 10
7. Lampiran 7.1 Daftar Nomor Dokumen (00013 0500101) No Dokumen Tingkat Kode 1. Manual Mutu TIK 2. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman TIK TIK 00013 04000 TIK 00013 05001 3. MP Pengendalian Produk yang Sesuai TIK Tidak TIK 00013 05002 4. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan TIK 5. MP Pengaduan Layanan TIK 6. Instruksi Kerja 7. Dokumen Pendukung TIK 00013 05003 TIK 00013 05004 TIK 00013 06000 TIK 00013 07000 Halaman 10 dari 10
7.2 Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02) Nama Dokumen/Borang Nomor/Kode Revisi ke : : : Copy ke Penerima Tanggal Tanda Tangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Halaman 11 dari 10
7.3 Borang Daftar Revisi Dokumen (000133 05001 03) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi Tanggal Keterangan ke 1. Visi, Misi dan Tujuan TIK 2. Program Kerja TIK 3. Manual Mutu TIK (termasuk Rencana Mutu) 4. MP Pengendalian Dokumen dann Rekaman TIK 5. MP Pengendalian Produk yangg Tidak Sesuai TIK 6. MP Tindakan Korektif dann Pencegahan TIK 7. MP Penanganan Keluhan Layanann TIK 8. Instruksi Kerja 9. Dokumen Pendukung Halaman 12 dari 10
7.4 Borang Daftar Rekaman Mutu (00013 05001 04) Metode Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Pemusna han Visi, Misi dan Tujuan TIK 00013 01000 Program Kerja TIK 00013 03000 Manual Mutu TIK (termasuk Rencanaa Mutu) 00013 04000 MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00013 05001 TIK MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai TIK 00013 05002 MP Tindakan Korektif dan 000 013 05003 Pencegahan TIK MP Penanganan Layanan TIK Instruksi Kerja Keluhan 00013 05004 00013 06000 Dokumen Pendukung 00013 07000 Halaman 13 dari 10