BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat dewasa ini, maka diperlukan adanya suatu infrastruktur teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis yang berjalan dalam sebuah perusahaan. ERP (Enterprise Resource Planning) menyediakan sebuah infrastruktur yang dapat mengintegrasikan semua bagian fungsional dalam perusahaan. Saat ini, telah banyak penyedia aplikasi ERP yang saling bersaing untuk mendapatkan pangsa pasar yang lebih besar dengan cara meningkatkan keunggulan produk secara berkesinambungan. SAP (System, Application, and Product in Data Processing) merupakan pemimpin pasar penyedia ERP yang merupakan solusi piranti lunak bisnis. Saat ini, lebih dari 47.800 perusahaan di lebih dari 120 negara menjalankan aplikasi piranti lunak SAP, mulai dari solusi untuk usaha kecil menengah hingga solusi untuk perusahaan berskala besar / organisasi global. Solusi SAP mendukung proses bisnis unik untuk lebih dari 25 segmen industri, termasuk pendidikan, perbankan, ritel, otomotif, telekomunikasi, produk konsumen dan lain-lain. Di Indonesia, banyak perusahaan besar, menengah dan kecil yang telah mengimplementasikan SAP serta memperoleh manfaat dari implementasi aplikasi SAP. SAP memiliki banyak modul yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang berbeda pada perusahaan yang berbeda pula. Salah satu modul SAP yang paling umum adalah SAP Human 1
Resources (SAP HR) yang dapat menangani pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan secara terintegrasi dan real-time. BINA NUSANTARA merupakan salah satu institusi pendidikan terbaik dan terpercaya di Indonesia. Dalam rangka mewujudkan visinya sebagai A World Class Knowledge Institution, BINA NUSANTARA kembali melakukan sebuah terobosan baru dengan memulai proyek implementasi aplikasi SAP di seluruh unit yang ada, termasuk Universitas BINA NUSANTARA, BINUS Business School (BBS), BINUS School Simprug, BINUS School Serpong dan BINUS Center. Dengan bantuan aplikasi SAP ini, diharapkan manajemen dan operasional penyelenggaraan pendidikan di lingkungan BINA NUSANTARA dapat semakin memberikan nilai tambah bagi seluruh stakeholder BINA NUSANTARA, terutama para peserta didik, guru & dosen, serta karyawan. Salah satu modul SAP yang telah diimplementasikan oleh BINA NUSANTARA saat ini adalah modul SAP HR. Modul ini dipercayakan kepada Direktorat Talent Management (TM) untuk menangani pengelolaan sumber daya manusia yang memberikan kontribusi bagi kegiatan operasional setiap unit yang tergabung dalam BINA NUSANTARA. Karena waktu implementasi proyek SAP yang terbatas, TM merasa bahwa hasil implementasi SAP HR pada tahap ke-1 belumlah optimal. Hal ini dikarenakan masih banyak fungsi SAP yang belum diberdayakan sepenuhnya serta adanya masalah komunikasi antara pihak TM BINA NUSANTARA dan IBM sebagai implementor SAP mengenai proses bisnis TM dan kapabilitas yang dapat ditawarkan oleh SAP. 2
Melihat permasalahan yang dihadapi oleh TM di atas, penelitian ini dimaksudkan untuk mengevaluasi hasil implementasi SAP HR yang sudah dilakukan pada tahap ke-1. Evaluasi ini dilakukan dengan menganalisa adanya gap pada penggunaan sistem SAP HR yang berjalan sekarang, mengidentifikasi apakah gap yang ada mungkin untuk ditutupi atau tidak, lalu menemukan cara untuk menutupi gap tersebut. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan usulan dan rekomendasi untuk peningkatan penggunaan sistem SAP HR secara optimal sehingga dapat meningkatkan kinerja TM BINA NUSANTARA pada khususnya dan BINA NUSANTARA pada umumnya. 1.2 Ruang Lingkup Pembatasan ruang lingkup ini mencakup: A. Proses bisnis yang berjalan pada Direktorat Talent Management BINA NUSANTARA. B. Proses bisnis yang ditinjau ulang meliputi proses bisnis yang telah didokumentasikan dalam business blueprint dan proses bisnis yang ada di luar business blueprint namun fungsinya dapat didukung oleh submodule SAP HR yang sudah diimplementasi, yaitu Time Management, Recruitment, dan Personal Development. C. Penelitian ini tidak melibatkan Business Process Reeengineering (BPR). 3
D. Penelitian ini dibatasi hanya sampai pada rekomendasi mengenai rancangan proses bisnis yang lebih baik untuk mengoptimalkan penggunaan SAP HR dan tidak mencakup pengkonfigurasian ulang. E. Penelitian ini tidak meliputi proses konfigurasi sistem SAP. Penjelasan konfigurasi yang dicantumkan dalam skripsi ini hanya sebagai pengenalan terhadap konfigurasi yang perlu dilakukan untuk mendukung proses bisnis yang diusulkan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan-tujuan yang diperoleh dari penulisan skripsi ini antara lain: a) Menganalisa proses bisnis yang berjalan pada TM BINA NUSANTARA yang merupakan hasil dari implementasi SAP HR pada tahap ke-1. b) Mencari gap antara sistem SAP HR yang berjalan dengan kebutuhan TM terhadap sistem SAP HR. c) Menemukan cara yang memungkinkan untuk menutupi gap tersebut. d) Mengidentifikasi rancangan proses bisnis yang dapat mengoptimalkan penggunaan sistem SAP HR di TM BINA NUSANTARA. Adapun manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan skripsi ini antara lain: a) Memahami proses bisnis yang berjalan pada TM BINA NUSANTARA yang merupakan hasil dari implementasi SAP HR pada tahap ke-1. b) Mengenali gap antara sistem SAP HR yang berjalan pada TM dengan kebutuhan TM terhadap sistem SAP HR. 4
c) Menghasilkan rekomendasi mengenai cara yang memungkinkan untuk meminimalkan gap tersebut. d) Menghasilkan rancangan proses bisnis yang dapat mengoptimalkan penggunaan sistem SAP HR di TM BINA NUSANTARA. 1.4 Metodologi Penelitian ini dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: A. Metode-metode pengumpulan data yang digunakan meliputi: 1. Metode studi kepustakaan Yakni dengan mencari dan mengumpulkan data serta informasi melalui literatur-literatur, yang berkaitan dengan topik skripsi sebagai referensi dalam penulisan skripsi. 2. Wawancara Yakni dengan melakukan tanya jawab langsung dengan berbagai pihak yang bersangkutan (SAP Project Manager, Process Owner, Functional SAP Consultant, para manajer fungsional Talent Management, dan user yang menggunakan sistem) guna mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan. 3. Observasi Yakni dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses bisnis yang berjalan pada TM BINA NUSANTARA. 5
B. Metode analisa dan perancangan 1. Fit/ Gap Analysis Report Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi requirement yang dibutuhkan terhadap sistem SAP dengan mengacu pada fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh SAP dalam mendukung proses bisnis TM BINA NUSANTARA. Setelah itu, dilakukan analisis untuk mengetahui kondisi requirement dalam proses yang berjalan, pemeringkatan terhadap kepentingan requirement, dan pencarian alternative untuk memenuhi requirement. 2. Fit/ Gap Analysis Phase Metode ini terdiri dari tahapan-tahapan analitis untuk merealisasikan alternative yang telah diidentifikasi pada Fit/ Gap Analysis Report. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada penelitian ini disusun sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang pemilihan topik, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat serta metodologi penelitian. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan mengenai teori-teori dasar atau umum dan teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teoriteori Human Resource Management (HRM), SAP HR, Fit/ Gap Analysis Report, Fit/ Gap Analysis Phase, dan teori-teori pendukung lainnya. 6
BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan, proses bisnis yang berjalan, kondisi modul SAP HR yang sudah diimplementasikan dan digunakan, serta evaluasi dari sistem yang berjalan. Selain itu, juga dilakukan analisa requirement dengan menggunakan metode Fit/ Gap Analysis Report. BAB 4 REKOMENDASI PROSES BISNIS YANG DIUSULKAN Bab ini berisi hasil dan pembahasan analisa dengan menggunakan metode Fit/ Gap Analysis Phase yang akan menghasikan sebuah rekomendasi rancangan proses bisnis pada sistem SAP yang telah dioptimalkan bagi BINA NUSANTARA. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisi mengenai kesimpulan berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan dan saran-saran untuk perusahaan di masa mendatang. 7