BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem basis data merupakan sebuah sistem penyimpanan dan pengelolaan data dengan menggunakan komputer sehingga informasi yang disediakan cepat dan akurat. Dengan memanfaatkan sistem basis data akan dapat sangat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih optimal. Oleh karena itu sistem basis data sangatlah dibutuhkan oleh perusahaan untuk dapat bersaing ditengah persaingan yang semakin kompetitif. Salah satu perusahaan yang membutuhkan sebuah sistem basis data adalah PT. Vidiatama Dharma Vidiatex. PT. Vidiatama Dharma Vidiatex merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan tekstil yang memiliki kantor di Mangga Dua, Jakarta. PT. Vidiatama Dharma Vidiatex mempekerjakan banyak karyawan sehingga salah satu masalah yang tengah dihadapi oleh PT. Vidiatama Dharma Vidiatex adalah absensi karyawan yang sering tidak sesuai dengan kehadiran karyawan sebenarnya sehingga sering terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji karyawan. Dengan memanfaatkan sistem basis data absensi karyawan diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh PT. Vidiatama Dharma Vidiatex saat ini sehingga pelanggaran dan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan PT. Vidiatama Dharma Vidiatex dapat diminimalisir. Dengan adanya sebuah sistem basis data perekrutan, penggajian, dan kebutuhan karyawan dapat menunjang kinerja perusahaan. Selain itu, sistem penghitungan gaji nantinya akan dilakukan proses pengolahan informasi yang didapat dari data-data seperti data karyawan, absensi, lembur, cuti, izin, dan tunjangan. Oleh karena itu skripsi ini membahas mengenai Perancangan Sistem Basis Data E-HRM pada PT. Vidiatama Dharma Vidiatex. 1
2 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang dibahas dalam skripsi yang dilakukan di PT. Vidiatama Dharma Vidiatex, yaitu: a) Pelatihan karyawan yang meliputi pendataan karyawan yang akan mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga pelatihan. b) Absensi pegawai yang meliputi data-data yang berkaitan dengan informasi tentang jam kerja, dan lembur. c) Penggajian pegawai yang meliputi data gaji pokok, tunjangan, bonus, THR, lembur, dan pajak. Ruang lingkup yang tidak dibahas dalam skripsi yang dilakukan di PT. Vidiatama Dharma Vidiatex, yaitu: a) Pembayaran asuransi kesehatan atau jamsostek. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan a. Menganalisa kebutuhan informasi, dan proses bisnis yang sedang berjalan seperti pendataan pegawai, dan penambahan pegawai, serta untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang dihadapi dan mengetahui kebutuhan sistem tersebut untuk membantu dalam absensi karyawan. b. Merancang sistem basis data yang berbasis web untuk membantu dalam mengelola data serta mengintegrasikan sebuah data dengan data yang lainnya.
3 1.3.2 Manfaat Manfaat E-HRM bagi PT. Vidiatama Dharma Vidiatex yaitu, meliputi: a. Menghasilkan sistem basis data yang berbasis web untuk membantu mengintegrasikan data penggajian, dan absensi agar memudahkan dalam membuat laporan bulanan, sehingga pembayaran gaji tidak terlambat lagi. b. Membantu dan mempermudah dalam pemberian denda-denda yang akan dikenakan bagi karyawan-karyawan yang telah melanggar peraturan-peraturan, dan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan, sehingga perhitungan total gaji lebih mudah dilakukan. c. Membantu dalam mengurangi manipulasi data absensi. d. Membantu mempermudah dan mempercepat para manajer dalam melihat dan merespon laporan-laporan yang berhubungan dengan permintaan penambahan tenaga kerja, lamaran pekerjaan, permintaan kenaikan gaji, dan laporan absensi. e. Membantu dalam mengurangi manipulasi waktu lama lembur. f. Membantu pihak Human Resource dalam pendataan karyawankaryawan yang sudah mengikuti dan belum mengikuti pelatihan, sehingga tidak adanya protes karyawan lagi. 1.4 Metodologi Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi: 1.4.1 Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari referensi dari buku-buku yang berkaitan dengan topik dan masalah yang dibahas sebagai dasar pertimbangan dalam memecahkan masalah-masalah yang ada.
4 1.4.2 Metode Penemuan Fakta A. Mempelajari Dokumen Mempelajari dokumen, surat, laporan, dan catatan yang terkait dengan sistem yang berjalan. Ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi mengenai masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan, dan kebutuhan basis data seperti apa yang dibutuhkan, dan yang diinginkan oleh pengguna. B. Wawancara Wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses manajemen karyawan yaitu Manager Human Resource, dan IT Manager untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi. C. Observasi pada operasi perusahaan Observasi secara langsung terhadap proses kegiatan karyawan yang berjalan pada PT. Vidiatama Dharma Vidiatex. 1.4.3 Metode Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan Metode Analisis Sistem yang dipakai menggunakan teori dari Whitten et al (2004) mendefinisikan Data Flow Diagram adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem, dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. Metode analisis sistem dengan pengertian yang berbeda, sebagai berikut: 1. Diagram Konteks Proses yang berada di posisi pusat. 2. Diagram Nol Proses yang terdapat di level 0 yang dipecahkan menjadi beberapa proses lainnya. 3. Diagram Rinci i.pada level ini, merupakan diagram yang merincikan diagram level 1.
5 ii.tanda * digunakan hanya jika proses tersebut tidak dapat dirincikan lagi. iii.penomoran yang dilakukan berdasarkan urutan proses. 1.4.4 Metode Analisis dan Perancangan Basis Data yang Diusulkan Connolly, M. T.M. & Begg C.E. (2010, p313) mendefinisikan metode analisis, dan perancangan basis data dengan pengertian yang berbeda, sebagai berikut: 1. Database Planning: membuat perencanaan mengenai tujuan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2. System Definition: menentukan batasan dan ruang lingkup dari sistem yang dibuat dalam perusahaan. 3. Requirement Collection and Analysis: mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan disetiap bagian dalam perusahaan yang akan dibuatkan sistem aplikasi yang baru. 4. Database design, meliputi: a. Conceptual Database design b. Logical Database design c. Physical Database design 5. DBMS Selection: membuat model kerja dari sistem database yang dibuat. 6. Application Design: menerapkan sistem aplikasi database yang baru dalam perusahaan. 7. Prototyping Design: tahapan ini untuk membangun model pekerjaan atau kegiatan pada sistem basis data, yang memungkinkan perancang atau pengguna untuk memvisualisasikan, mengevaluasi bagaimana tampilan, dan kegunaan dari sistem yang dihasilkan. Metode perancangan basis data yang tidak kami bahas pada penulisan tugas akhir ini meliputi: 8. Impelementation: merupakan realisasi fisik dari basis data, dan desain aplikasi, mencakup skema basis data, user view. 9. Data Conversion and Loading: tahap pemindahan data yang ada ke dalam basis data yang baru dan mengonversikan aplikasi yang ada agar dapat menggunakan basis data yang baru.
6 10. Testing: proses eksekusi program dengan tujuan untuk menemukan kesalahan dengan skenario tes yang direncanakan dan data yang sesungguhnya. 11. Operational Maintenance: tahapan untuk memantau dan memelihara sistem basis data yang telah di-implementasikan. a. Prototyping. b. Data Conversion and Loading. c. Testing. d. Operational Maintenance. Hal tersebut tidak dapat dilakukan karena pihak PT. Vidiatama Dharma Vidiatex tidak mengijinkan data-data dalam perusahaan diberikan untuk pihak luar perusahaan. Maka dari itu, penulisan laporan tugas akhir ini berisikan data-data dummy untuk dapat menjalankannya. 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Terdiri dari latar belakang penulisan, ruang lingkup penelitian yang akan dibahas pada skripsi ini, tujuan serta manfaatnya, metodelogi serta sistematika penulisan secara garis besar apa saja yang akan dibahas pada bab-bab berikutnya. BAB 2 - LANDASAN TEORI BAB 2 ini berisikan tentang teori-teori dasar yang digunakan sebagai landasan teori pada penelitian skripsi, serta mengacu pada sumber-sumber mana saja teori itu berasal serta menjelaskan berbagai macam teori khusus yang digunakan dalam melakukan penelitian ini. BAB 3 - ANALISIS INFORMASI YANG BERJALAN BAB 3 ini menjelaskan tentang sejarah singkat tentang perusahaan yang bersangkutan pada penelitian skripsi ini, menggambarkan struktur organisasi perusahaan, tata laksana sistem yang sedang berjalan, masalah yang dihadapi perusahaan, usulan pemecah masalah, dan identifikasi kebutuhan informasi.
7 BAB 4 - PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA YANG DIUSULKAN BAB 4 ini menjelaskan tentang rancangan rekomendasi sistem baru untuk perusahaan, serta membahas definisi sistem, perancangan basis data, dan perancangan layar berdasarkan hasil dari tahap metode perancangan. BAB 5 - SIMPULAN DAN SARAN BAB 5 ini berisikan simpulan dan saran yang dapat kita ambil dari hasil penelitian skripsi ini dan berguna untuk mendukung penyempurnaan serta pengembangan sistem di masa mendatang.