BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum dan Struktur Organisasi Perusahaan PD. Harapan Baru adalah sebuah perusahaan yang dijalankan dengan proses utamanya ialah membeli dan menjual barang elektronik. PD. Harapan Baru memiliki segmentasi pasar yang terletak di Depok. PD. Harapan Baru sendiri memiliki karyawan yang tercatat di perusahaan. PD Harapan Baru melakukan transaksi dengan pelanggan secara langsung datang dan pihak PD. Harapan baru mengirimkan barang-barang ke rumah pelanggan. Instalasi barang elektronik yang diinstal oleh pihak ketiga yang ditunjuk dari perusahaan. Pelanggan bisa langsung meminta pengiriman barang-barang yang mereka beli, biaya pengiriman adalah tanggung jawab oleh perusahaan. Resiko pengiriman barang yang dilakukan adalah sepenuhnya tanggung jawab perusahaan. Barang-barang yang dimiliki perusahaan melewati serangkaian proses yang ada di gudang. Dimulai dari pengadaan hingga pengelolaan barang-barang tersebut. Resiko dalam pengadaan dan pengelolaan persediaan sendiri seringkali muncul seperti keterlambatan pemesanan barang untuk pengadaan, pengadaan barang yang terlalu banyak, pengadaan barang yang terlalu sedikit, barang yang terlalu lama digudang, barang yang perlu diretur karena rusak laporan persediaan yang sulit untuk disediakan, dan lain-lain. Hal ini yang akhirnya membuat perusahaan sadar bahwa perusahaan perlu menggunakan sistem yang lebih terkomputerisasi untuk bagian persediaan barang dagang mereka. Sehingga dengan adanya sistem, perusahaan mampu lebih siap memenuhi kebutuhan para pelanggan dengan lebih baik, mampu memiliki pengelolaan yang lebih baik, modal pada persediaan yang tertahan tidak terlalu lama perputarannya, serta penyediaan laporan persediaan barang yang lebih tepat guna dlam memberikan gambaran terkait persediaan barang dagang di gudang untuk pengambilan keputusan selanjutnya. Tercapainya pemenuhan kebutuhan konsumen, sama dengan tercapainya kepuasan konsumen atas layanan yang diberikan oleh perusahaan sehingga memberikan dampak yang baik kedepannya untuk perusahaan sendiri. 38
39 Owner Sales Warehouse Purchase Finance Staff Cashier Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD. Harapan Baru Dalam struktur organisasi PD. Harapan Baru pada gambar 3.1, setiap posisi memiliki fungsi dan tugas yang berbeda yang dijelaskan sebagai berikut: Owner, dengan fungsi dan tugas sebagai berikut: - Owner selaku pemilik perusahaan. - Bertanggung jawab dan mengendalikan semua kegiatan proses bisnis dari setiap posisi di PD. Harapan Baru. - Owner dapat membuat keputusan dan menerima laporan dari setiap bagian. - Setiap laporan dari semua posisi harus diterima oleh Owner. Sales (Bagian Penjualan), dengan fungsi dan tugas sebagai berikut: - Bagian sales bertanggung jawab untuk aktivitas penjualan - Memeriksa ketersediaan di gudang, jika ada tidak ada persediaan, bagian sales akan menginformasikan kepada pelanggan. - Laporan dari bagian sales harus diberikan ke posisi warehouse dan owner. Warehouse (Bagian Gudang), dengan fungsi dan tugas sebagai berikut: - Bagian gudang bertanggung jawab untuk mencatat persediaan baik dam buku persediaan maupun kartu persediaan.
40 - Bagian gudang bertanggung jawab mengumpulkan data persediaan di gudang. - Bagian gudang bertugas melakukan permintaan pengadaan barang ke bagian pembelian terkait persediaan barang dagang yang dimiliki. - Bagian gudang bertanggung jawab melakukan pengecekan terhadap barang-barang yang diantarkan vendor sebelum dilakukannya penyimpanan. - Bagian gudang bertanggung jawab melakukan penyimpanan terhadap barang-barang yang telah diterima dari vendor. - Bagian gudang bertanggung jawab atas masuk dan keluarnya barang yang terjadi. - Bagian gudang bertanggung jawab melakukan maintain terhadap persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan. - Bagian gudang harus mengirim laporan kepada owner. Purchase (Bagian Pembelian), dengan fungsi dan tugas sebagai berikut: - Bagian pembelian bertanggung jawab untuk membeli persediaan. - Bagian pembelian bertanggung jawab mengisi persediaan kosong di gudang. - Bagian pembelian harus memberikan laporan ke owner. Finance (Bagian Keuangan), dengan fungsi dan tugas sebagai berikut: - Bagian keuangan bertugas mengelola semua aset yang dimiliki oleh perusahaan. - Bagian keuangan bertanggung jawab mengelola semua biaya yang dimiliki oleh perusahaan. - Bagian keuangan bertugas untuk menangani semua pendapatan, biaya beban penyusutan dan semua laporan keuangan departemen. - Bagian keuangan bertanggung jawab untuk memberikan laporan kepada owner. Cashier ( Bagian Kasir), dengan fungsi dan tugas sebagai berikut: - Kasir mengambil tanggung jawab uang, semua uang yang diperlukan harus didapatkan dari kasir.
41 - Jika penjualan dan pembelian posisi butuh uang, semua uang yang dibutuhkan dikelola sekaligus oleh posisi kasir. 3.2 Proses Bisnis Perusahaan 3.2.1 Proses Pengadaan Persediaan Ketika gudang melakukan pengecekan, dan persediaan barang di gudang habis, bagian gudang akan melakukan permintaan pengadaan barang ke bagian pembelian. Kemudian permintaan tersebut akan ditindak lajuti oleh bagian pembelian. Ketika barang diantarkan oleh vendor, bagian gudang akan melakukan pengecekan atas barang yang diantarkan, pengecekan dilakukan terkait permintaan barang dan kualitas barang, dan jumlah barang. Kemudian bagian gudang menyimpan barang tersebut pada tempat yang disiapkan sesuai dengan kategori barang yang diterima. Bila setelah pengecekan ditemukan bahwa barang yang diantarkan tidak sesuai maka pada saat itu juga barang akan langsung dikembalikan pada vendor dan akan dibuat catatan pada Kartu Barang. Bagian gudang akan melakukan pencatatan atas penerimaan barang yang diterima pada buku persediaan dan kartu persediaan masing-masing barang. Dan sewaktu-waktu membuat laporan persediaan untuk owner.
42 Gambar 3.2 Activity Diagram Pengadaan Persediaan 3.2.2 Proses Penjualan Pelanggan datang langsung dan melakukan pemesanan ke bagian penjualan. Bagian penjualan melakukan konfirmasi dengan pihak gudang mengenai ketersediaan barang di gudang, bila barang tidak tersedia, bagian penjualan akan memberitahukan kepada pelanggan. Bila barang tersedia, maka bagian penjualan akan melakukan kesepakatan dengan pelanggan dan meminta barang tersebut di bagian gudang. selanjutnya bagian penjualan akan membuat nota terhadap penjualan yang dilakukan dimana dalam nota. Pelanggan dapat membawa pulang barang yang dibeli untuk barang-barang elektronik yang tidak membutuhkan instalasi, dapat diantarkan oleh pihak ketiga yang ditunjuk oleh PD. Harapan Baru untuk barang-barang yang
43 memerlukan instalasi atau barang-barang dalam ukuran besar. Pembayaran dapat dilakukan menggunakan debit card atau credit card. Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Penjualan 3.2.3 Proses Keluarnya Persediaan Adanya penjualan dari bagian penjualan ditandai dengan adanya permintaan barang ke gudang. Berdasarkan permintaan barang tersebut, bagian gudang akan mengeluarkan barang dan menyerahkan ke bagian penjulan yang selanjutnya merupakan tanggung jawab dari bagian penjualan. Perusahaan memberikan garansi toko selama 3 hari kepada pelanggan dari semenjak proses transaksi yang dilakukan. Setelah mengeluarkan barang dari gudang, bagian gudang akan melakukan pencatatan terkait tanggal, waktu, serta barang yang keluar dari gudang. Dalam periode tertentu atau bisa saja karena permintaan sewaktu-waktu dari owner, bagian gudang akan membuat laporan persediaan barang yang ada, dan juga terkait barang yang diterima, serta barang yang keluar dari gudang karena adanya penjualan.
44 Gambar 3.4 Activity Diagram Proses Barang Keluar 3.2.4 Proses Retur Penjualan Dari pihak toko memberikan garansi toko terhadap barang yang telah dibeli. Rentang waktu 3 hari yang diberikan oleh toko. Bila barang tersebut masih dalam garansi toko, maka barang akan diganti barang baru oleh toko pada saat itu juga. Pelanggan cukup membawa barang yang telah dibeli dimana memiliki keluhan dan membawa nota atas pembelian barang tersebut. Pihak PD. Harapan Baru akan melakukan pemerikasaan sebelum benar-benar melakukan proses retur penjualan tersebut. Bila barang tersebut telah dipastikan dibeli dari pihak PD. Harapan Baru dan
45 memiliki keluhan yang bukan diakibatkan oleh kelalaian pelanggan, maka akan diberikan pergantian barang baru oleh PD. Harapan Baru. Bila tidak, maka pelanggan tidak dapat melakukan retur atas barang yang dikeluhkan. Gambar 3.5 Activity Diagram Proses Retur Penjualan 3.2.5 Proses Retur Pembelian Persediaan Ketika melakukan proses penjualan, bagian penjualan akan melakukan pengecekan persediaan bersama dengan pelanggan. Ketika proses pengecekan dilakukan, bila barang yang dicek ternyata terdapat gangguan atau cacat produk maka akan diganti pada saat itu juga dengan produk lain yang sejenis. Bila gangguan selanjutnya terjadi ketika barang sudah di tangan pelanggan, kemudian menjadi tanggung jawab pelanggan dengan bagian service center yang disediakan vendor atau akan dibantu oleh toko untuk melakukan perbaikan ke vendor. Selanjutnya barang tersebut akan dikembalikan ke gudang dan dilakukan pencatatan terhadap barang rusak tersebut. Bagian gudang akan memberitahukan kepada bagian pembelian yang akan selanjutnya berhubungan dengan vendor terkait.
46 Oleh vendor kemudian barang yang rusak atau cacat akan diganti dengan potongan harga pembelian sesuai dengan jumlah barang yang dilaporkan terdapat kerusakan pada pembelian berikutnya. Yang dimana nota retur barang akan digunakan oleh bagian pembelian sebagai bukti pemotongan di pembelian berikutnya. Retur barang tidak memiliki batas pengembalian ke vendor, kapan pun barang ditemukan rusak maka perusahaan dapat mengajukan dan mengembalikan pada vendor. Gambar 3.6 Activity Diagram Proses Retur Pembelian Persediaan
47 3.2.6 Dokumen Yang Digunakan Terkait Persediaan Dalam proses terkait persediaan pada PD. Harapan Baru, yakni proses pengadaan dan penyimpanan persediaan barang dagang dan proses persediaan barang dagang keluar dari gudang, ada beberapa dokumen yang digunakan, yakni : 1. Catatan Permintaan Pengadaan Barang Dokumen ini merupakan dokumen yang berisi permintaan barang-barang yang dilakukan oleh gudang serta berisi jumlah permintaan untuk tiap-tiap barang yang diminta. 2. Kartu Barang Dokumen yang berisi rincian 1 jenis barang mengenai kapan barang masuk dan keluar serta retur sehingga dapat diketahui jumlah barang tersebut sewaktu-waktu. 3. Catatan Barang Retur Dokumen yang berisi rincian persediaan barang yang memiliki kerusakan atau cacat produk yang akan dikembalikan pada vendor, dimana catatan ini akan diberikan ke bagian pembelian yang selanjutnya menghubungi vendor terkait. 4. Nota Penjualan Dokumen yang berisi rincian penjualan barang-barang yang dilakukan oleh bagian penjualan. Dokumen ini terdiri dari 3 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada pelanggandan rangkap kedua disimpan oleh bagian penjualan sebagai arsip. 5. Laporan Persediaan Merupakan dokumen yang berisi rincian posisi persediaan yang dimiliki perusahaan pada waktu tertentu.
48 3.2.7 Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melakukan wawancara dengan pihak owner mengenai penjualan, pengadaan serta pengelolaan persediaan, maka ditemui beberapa masalah sebagai berikut : 1. Terlalu banyaknya persediaan barang dagang yang ada di gudang dimana kurang teorganisir baik dalam jumlah dan jenis. Dampak : - Sulitnya perusahaan untuk mengetahui secara pasti jenis dan jumlah persediaan barang dagang di gudang. - Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam perhitungan persediaan barang di gudang. - Keberadaan beberapa jenis persediaan yang ada di gudang terlalu lama sehingga menjadi kurang produktif. - Sering kehabisan stok persediaan barang dagang di gudang karena persediaan yang ada sudah habis dan terlambat dalam melakukan pemesanan. Usulan Pemecahan Masalah : - Penggunaan sistem yang menyediakan basis data untuk persediaan barang dagang yang yang ada di gudang sehingga memudahkan dalam hal kontrol terhadap jumlah dan jenis persediaan barang dagang. - Penggunaan sistem yang mampu menghitung setiap adanya perubahan baik terkait pengadaan dan keluarnya persediaan barang dagang dari gudang sehingga mampu mengetahui secara pasti jumlah persediaan barang di gudang sewaktu-waktu dibutuhkan. - Penggunaan sistem yang dapat membantu pemantauan terhadap persediaan barang dagang yang ada di gudang sehingga persediaan yang ada tidak menyebabkan tertahannya modal perusahaan yang terlalu besar. - Penggunaan sistem yang menyediakan fitur seperti penentuan kapan dilakukan order pembelian, penentuan minimal persediaan di gudang, penentuan sekali pengambilan order, dan lain-lain.
49 2. Proses yang masih serba manual terkait pencatatan persediaan perusahaan. Dampak : - Sulit dan lamanya pencatatan data persediaan. - Sering terjadinya kesalahan perhitungan antara jumlah persediaan barang dagang di buku persediaan dengan jumlah barang yang ada di gudang. - Sulitnya menyediakan laporan sesuai kebutuhan perusahaan. Usulan Pemecahan Masalah : - Penggunaan sistem yang mampu membantu pencatatan persediaan barang dagang yang dimiliki sehingga mampu menghemat waktu yang dimiliki. - Penggunaan sistem yang mampu membantu perusahaan dalam menyediakan laporan terkait persediaan barang dagang yang dimiliki. - Penggunaan sistem yang mampu menghitung secara akurat terkait perhitungan persediaan barang dagang yang dimiliki. 3. Tidak adanya penentuan unit pemesanan barang. Tabel 3.1 Rincian Persediaan, Pembelian dan Penjualan PD. Harapan Baru per Agustus 2013 Rincian Persediaan, Pembelian, Penjualan PD. Harapan Baru periode Agustus untuk Rice Warmer Yongma Magic Jar - MJ9500, yang digambarkan sebagai berikut: Gambar 3.7 Penyajian Perbandingan Persediaan, Pembelian, dan Persediaan PD. Harapan Baru per agustus 2013
50 Berdasarkan tabel 3.1 diatas, dapat dilakukan perhitungan sebagai berikut: Diketahui : - Nama Barang : Rice Warmer Yongma Magic Jar - MJ9500. - Dibutuhkan dalam sebulan : 187 unit. - Harga Barang : Rp 270.000,- per unit. - Lead time : 2 hari. - Persentase biaya persediaan: 1%. - Penjualan Maksimal : 15 unit. - Penjualan Rata : 6 unit. - Biaya Order : Rp 500,- Economic Order Quantity Safety Stock = 8,3 unit = 8 unit SS = 18 units Reorder Point ROP = 30 units Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan, diketahui jumlah minimum yang dimiliki terkait Rice Warmer Yongma Magic Jar - MJ9500 ialah sebesar 30 unit dengan safety stock sebanyak 18 unit, dan kuantitas sekali order yakni sebanyak 8 unit. Sedangkan dilihat dari data tabel 3.1 yang dimiliki PD. Harapan Baru per agustus 2013, pembelian barang yang dilakukan tidak menggunakan landasan economic order quantity yang berfungsi untuk
51 menghitung kuantitas pemesanan yang meminimalkan total biaya. Perusahaan juga tidak menggunakan reorder point (jumlah minimum) untuk melakukan pemesanan persediaan dimana terlihat pemesanan dilakukan tidak terstandarisasi dengan baik. Dapat dilihat bahwa perusahaan tidak terlalu sering melakukan pembelian, namun sekali pembelian dilakukan dengan kuantitas barang yang cukup banyak, sedangkan penjualan yang terjadi tidak sebanyak atau tidak berbanding lurus dengan persediaan dan pembelian yang dimiliki, dan posisi persediaan pada saat melakukan order yang berbeda-beda. Sehingga persediaan yang dimiliki cenderung berlebihan. Dapat disimpulkan, yang pertama pembelian yang dilakukan secara berlebihan mengakibatkan tertimbunnya persediaan di gudang yang dengan kata lain berarti tertahannya modal dalam perputaran bisnis dan membengkaknya total biaya yang dimiliki terkait persediaan seperti biaya listrik, biaya keamanan, biaya karyawan, dan lain lain. Yang kedua, tidak adanya pembatasan minimal persediaan yang dilihat dari data, dimana posisi persediaan saat melakukan pembelian sangat bervariatif. sehingga mengakibatkan pemesanan atau pembelian yang dilakukan menjadi terlalu sering atau terlampau jauh jaraknya. Dengan adanya sistem informasi yang dirancang ini mampu menyediakan fasilitas untuk melakukan perhitungan-perhitungan terkait dengan persediaan seperti jumlah minimum, jumlah kuantitas per order, dan safety stock yang berguna bagi perusahaan untuk meminimalkan total biaya terkait persediaan dan menjadi kontrol untuk proses pengelolaan persediaaan. 4. Tidak adanya laporan barang retur/ rusak/ hilang. Dampak : - Tidak terkontrol dengan jelas pengembalian yang dilakukan yang berguna untuk mendapatkan potongan pada pembelian berikutnya. - Ketidak sesuaian pencatatan dengan kondisi fisik. - Meningkatkan peluang bagi karyawan untuk melakukan tindak kecurangan. - Pemalsuan kondisi yang mungkin terjadi.
52 Usulan Pemecahan Masalah : - Disediakan sebuah sistem yang menyediakan laporan retur barang atau barang rusak maupun barang hilang. 5. Tidak adanya laporan terkait penjualan dan retur penjualan. Dampak : - Meningkatkan peluang bagi karyawan untuk melakukan tindak kecurangan. - Pemalsuan kondisi yang mungkin terjadi. Usulan Pemecahan Masalah : - Disediakan sebuah sistem yang menyediakan laporan retur barang atau barang rusak maupun barang hilang. 6. Tidak adanya pencantuman nama karyawan yang bertanggung jawab atas dokumen yang dibuat. Dampak : - Sulitnya melakukan evaluasi berkala. - Sulit untuk melakukan pengendalian internal yang baik. Usulan Pemecahan Masalah : - Dalam sistem yang dibuat dicantumkan nama karyawan. 7. Tidak adanya bagian akuntansi sebagai bagian khusus yang independen untuk menjalankan fungsi pencatatan transaksitransaksi yang ada. Dampak : - Adanya cela melakukan manipulasi terhadap barang yang ada di gudang Usulan Pemecahan Masalah : - Disediakannya bagian akuntansi melakukan pencatatan.
53