BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Kas Setiap perusahaan memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai investasi dalam perusahaan tersebut. Adapun definisi kas menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 2, kas didefinisikan sebagai berikut : Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. (1995:2.2). Menurut Warfield (2008 : 342) bahwa definisi kas sebagi berikut : Kas merupakan Aktiva yang paling likuid, merupakan media pertukaran standar dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pos-pos lainnya. Pada umumnya kas diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Sedangkan menurut Zaki (2003 : 85) bahwa Kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi. Secara konseptual, kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti istilah kas sehari-hari dapat disamakan dengan uang tunai yang dapat dijadikan sebagai alat pembayaran yang sah. Persediaan kas yang cukup maka perusahaan akan beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dan jasa, memiliki harta, membayar hutang, membiayai operasi serta kegiatan-kegiatan lainnya. 8
Dalam aktiva perusahaan, kas merupakan baik secara langsung maupun tidak langsung serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dari berbagai pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas merupakan alat pertukaran dan alat pembayaran yang diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat diterima sebagai setoran dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu : a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan. b. Kas merupakan harta yang siap dan mudah untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik. c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus dijaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang. Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut : a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki. c. Penggunaanya secara bebas. d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut. 9
Berikut ini adalah bagian-bagian dari kas menurut Warfield (2008 : 342) seperti : 1. Uang logam. 2. Uang kertas. 3. Dana yang tersedia pada depsito di bank. 4. Pos wesel (money order). 5. Cek yang disahkan (cashier check). 6. Cek kasir (cashier check). 7. Cek pribadi. 8. Wesel bank (bank draf ). 9. Rekening tabungan. 2.2 Kas Kecil (Petty Cas ) 2.2.1 Definisi Kas Kecil (Petty Cas ) Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro. 2.2.2 Sumber Pemasukan Kas Kecil 10
Sumber-sumber pemasukan/penerimaan kas kecil antara lain : Pengisian ulang dari dana yang tersimpan di bank Pendapatan bunga yang di transfer kas kecil Penjualan tunai Penagihan piutang yang diterima per kas 2.2.3 Sumber Pengeluaran Kas Kecil Sumber-sumber pengeluaran dari kas kecil antara lain : Biaya keamanan, kebersihan, maintenance (perawatan) Pinjaman kepada karyawan Pembelian perlengkapan toko/kantor dalam jumlah kecil 2.2.4 Tujuan Kas Kecil Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut: 1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. 11
2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh : Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek. 3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana. 2.2.5 Metode Pencatatan Kas kecil Metode pencatatan kas kecil terdiri dari: 1. Metode Imprest adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu tetap dari waktu ke waktu, karena pengisian kembali kas kecil akan selalu sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. 2. Metode Fluktasi adalah suatu metode pencatatan dan pengendalian kas kecil, dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah karena pengisian kembali kas kecil selalu sama dari waktu ke waktu. 12
2.2.6 Perlengkapan Administrasi Kas Kecil Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah: 1) Bukti Kas Keluar : berfungsi sebagai perintah kas dari fungsi akutansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 2) Cek : suatu cara pembayaran yang menginstruksikan suatu lembaga keuangan. 3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil : digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. 4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil : dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil. 5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil : dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. 2.2.7 Karakteristik Dasar dari Kas Kecil a. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan skala operasional perusahaan. 13
b. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari. c. Disimpan di tempat khusus, di kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop. d. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier). 2.2.8 Macam Macam Bukti Transaksi Kas Kecil a. Kuitansi Kuitansi adalah surat bukti adanya penerimaan uang pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang mnerima uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi kanan dan sisi kiri. b. Cek Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek. c. Faktur Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama 14
untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip. d. Nota 1. Nota Kontan Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lebar yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual. Dalam nota kontan dijelaskan tentang : Nama barang. Banyak barang. Harga satuan. Jumlah, harga satuan dikali banyknya barang yang dibeli. Jumlah harga seluruhnya (total). 2. Nota debet dan nota kredit Nota debet dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak sesuai pesanan dan sebagaibukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang 15
kembali dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha. e. Bukti kas masuk Bukti kas masuk adalah bukti transaksiyang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil. Bukti penerimaan kas kecil dilampirkan juga foto kopi cek apabila pemberian dana kas kecil menggunakan cek. f. Bukti kas keluar Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran. g. Formulir pengajuan dana kas kecil Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap, sedangkan pada sistem fluktuatif tidak menggunakan formulir pengajuan dana kas kecil. 2.2.9 Prosedur Kas Kecil Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak 16
awal jam operasional perusahaan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahaan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Berikut adalah petunjuk melakukan pengelolaan kas kecil : 1. Penetapan batas saldo maksimal dan minimal kas kecil Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominal yang akan ditentukan disesuaikan dengan skala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menganggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dan disosialisasikan kepada semua pihak dari perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap 17
departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang. 2. Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil) Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukan untuk menadanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, mungkin karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas kecil lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteriakriteria sebagai berikut : menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan pengunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel). Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training )yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaiman melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsilasi kas kecil, dan prosedur pembelian. 18
3. Pengisian Kembali Kas Kecil Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka financial controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana kas kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut. Kasir kas kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil mengajukan permohonan pengisian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan). 4. Penggunaan Kas Kecil Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau 19
pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau manajer keuangan. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian bukti pengeluaran diarsipkan dengan baik. 5. Perhitungan Fisik dan Rekonsilasi Kas Kecil Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap pembukaan diawal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan perhitungan fisik. untuk kemudian di cocokan dengan catatan kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsilisai kas kecil. Jika ditemukan perbedaan antara fisik dan kas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller, jika sudah di approve, maka mintahlah bookkeeper melakukan adjustment atas perbedaan tersebut. 20
2.2.10 Pengendalian Internal kas kecil dengan cara : Pengendalian internal atas dana kas kecil akan diperkuat 1. Memiliki pengawas untuk membuat perhitungan tiba-tiba / mendadak untuk memastikan apakah bon yang dibayarkan dan dana kas jumlahnya sama. 2. Membatalkan atau menggunting bon yang sudah dibayar, sehingga bon tersebut tidak dapat dimintakan kembali sebagai klaim berganda. 21