BAB 3 PERANCANGAN PROGRAM 3.1. Gambaran Umum dan Struktur Organisasi 3.1.1. Gambaran Umum PT Hungi Textilindo (HT) PT Hungi Textilindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang garment. Bertempat di kota Bandung, HT memproduksi lebih dari 50 jenis kain-kain tekstil dengan lebih dari 1000 pelanggan yang tersebar di empat negara yaitu Malaysia, China, Taiwan, dan Indonesia. Kain hasil produksi HT merupakan kain mentah atau yang biasa disebut juga greige. Greige adalah kain hasil produksi yang masih mentah yang belum melalui tahap pewarnaan sehingga bisa dikatakan masih belum bisa dibuat menjadi pakaian jadi. Greige masih berbentuk kain yang berwarna putih. Hampir sebagian besar pelanggan HT adalah perusahaan garment pembuat pakaian siap pakai, dimana oleh perusahaan garment tersebut greige akan diwarnai terlebih dahulu sebelum dijahit menjadi pakaian. Selain itu masih ada distributor-distributor kain dan juga toko-toko kain yang menjadi pelanggan HT. 3.1.2. Proses Produksi PT Hungi Textilindo Secara umum proses produksi kain pada perusahaan garment dibedakan menjadi empat tahap yaitu dimulai dari tahap persiapan awal, kemudian tahap pemintalan benang dan penggulungan kain hasil pintal, tahap pemotongan, kemudian tahap penimbangan berat gulungan kain mentah (greige), hingga tahap terakhir yaitu pewarnaan.
41 Proses produksi kain pada HT hanya sampai pada tahap penimbangan. Untuk lebih jelasnya, berikut dapat dilihat proses tahap-tahap pemintalan kain mentah pada HT : 1. Tahap persiapan Sejumlah benang jenis tertentu disiapkan untuk pemintalan seukuran 1 roll kain (kurang lebih). Jenis kain yang dihasilkan tergantung dari jenis benang yang disiapkan. Pengaturan susunan jarum pada mesin pemintalan disesuaikan dengan jenis kain yang mau dipintal. Pemasangan benang-benang ke mesin pemintalan. Setelah selesai persiapan dilakukan proses pemintalan. 2. Tahap pemintalan benang Benang mulai dipintal hingga menjadi kain mentah (greige). Kemudian secara otomatis oleh mesin, greige digulung menjadi 1 gulungan 3. Tahap pemotongan Ketika benang telah habis dipintal, kain yang telah digulung dipotong ujungnya. 4. Tahap penimbangan Gulungan kain mentah ditimbang beratnya kemudian kain disimpan ke gudang Greige.
42 3.1.3. Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Hungi Textilindo Dapat dilihat dari gambar struktur organisasi HT diatas, bahwa ada empat divisi yang memegang peranan penting pada keseluruhan operasional HT yaitu divisi keuangan, divisi marketing, divisi produksi, divisi personalia. 1. Divisi keuangan Divisi ini bertanggung jawab atas seluruh administrasi keuangan yang terjadi di perusahaan. Divisi keuangan bertugas untuk mengatur dan mengawasi jalannya perusahaan khususnya dari segi finansial secara transparan. Divisi ini dibagi menjadi dua yaitu pembelian dan administrasi penjualan, dimana semua
43 transaksi yang dilakukan (pembelian maupun penjualan) dana yang dikeluarkan atau dana pemasukan dicatat dan dilaporkan secara rutin berkala. 2. Divisi Marketing Divisi Marketing bertanggung jawab atas pemasaran produk perusahaan. Marketing memiliki tugas untuk mencari dan mengembangkan cara/strategi baru untuk memasarkan produk sehingga dapat meraih target pasar baru dan melakukan pendekatan kepada pelanggan, pengenalan produk ke pasar, sehingga diharapkan bisa terjadi peningkatan penjualan. Divisi ini memiliki kaitan yang erat dengan divisi Produksi. Penjualan yang dihasilkan oleh divisi Marketing berpengaruh pada jumlah/kuantitas produksi kain yang harus dihasilkan oleh divisi Produksi. 3. Divisi Produksi Divisi ini memegang dua bagian di dalamnya yaitu produksi dan gudang. Produksi memiliki wewenang untuk mengatur dan memantau banyaknya kuantitas produk yang harus dihasilkan/diproduksi dalam suatu waktu. Gudang memiliki wewenang sebagai berikut : - menghitung dan menyimpan sejumlah bahan mentah, yang akan digunakan dalam proses produksi seperti misalnya benang, di gudang bahan mentah - menyimpan dan menghitung kembali hasil produksi greige dari bagian produksi di gudang greige - mempersiapkan dan menghitung kembali jumlah barang-barang pesanan pelanggan yang disimpan di gudang penjualan
44 4. Divisi Personalia Divisi ini bertanggung jawab atas sumber daya manusia yang bekerja dan terlibat di dalam seluruh proses operasional perusahaan HT. Divisi personalia memiliki wewenang untuk melakukan seleksi penerimaan karyawan baru. Selain itu divisi ini juga memiliki tugas membuat deskripsi pekerjaan seluruh karyawan perusahaan dan melakukan training/pelatihan baik itu untuk karyawan lama maupun karyawan baru serta mengurus proses administrasi karyawan seperti izin, cuti, absensi karyawan. 3.2. Analisis Permasalahan HT memiliki 4 divisi yang saling berkaitan satu sama lain. Divisi marketing tidak dapat bergerak cepat jika divisi produksi belum dapat memenuhi jumlah permintaan produksi yang diajukan tepat waktu, begitu pula divisi produksi tidak dapat membuat barang produksi tanpa adanya dukungan finansial dari divisi keuangan, sedangkan divisi marketing, produksi dan keuangan tidak dapat berkembang jika tidak ada pengelolaan sumber daya manusia oleh divisi personalia. Dalam hal penjualan, divisi marketing HT membagi tingkat penjualan menjadi 3 kategori yaitu top, medium, dan small. Top merupakan tingkat penjualan kain teratas yang termasuk banyak pemesanannya. Medium merupakan tingkat penjualan kain yang termasuk sedang atau lumayan banyak tingkat pemesanannya. Sedangkan small merupakan tingkat penjualan kain yang termasuk kecil/berskala tidak terlalu besar. Permasalahan sering terjadi terutama pada top three kain Makloon, Rib, dan Interlock. Sering terjadi pemesanan dalam jumlah besar untuk ketiga jenis kain tersebut dengan tenggat waktu
45 singkat oleh pelanggan kepada divisi marketing. Agar hubungan baik dengan pelanggan tetap terjaga dengan baik, maka divisi marketing berusaha untuk memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Apabila stok produksi kain yang ada di gudang tidak cukup memenuhi jumlah pemesanan, maka divisi marketing akan langsung melayangkan surat permintaan produksi kepada divisi produksi agar dapat dengan segera membuat sejumlah kain sesuai pemesanan. Hal ini membuat divisi produksi sering bekerja tergesa-gesa agar dapat memenuhi tenggat waktu yang diberikan oleh divisi marketing, mengingat divisi marekting juga memerlukan waktu yang cukup untuk pengiriman barang agar bisa tiba di tempat pelanggan dengan tepat waktu. Bekerja dalam keadaan tergesa-gesa membuat divisi produksi kewalahan, ditambah dateline divisi produksi yang juga harus menyelesaikan produksi jenis-jenis kain lainnya. Oleh karena itu HT, khususnya divisi marketing dan juga divisi produksinya, memerlukan suatu alat yang dapat membantu kedua belah pihak agar dapat saling membantu sehingga dapat bekerja dengan maksimal. Melihat hal tersebut di atas, maka HT membutuhkan suatu program yang dapat membantu meramalkan permintaan konsumen sehingga dapat terjadi keharmonisasian kerja antara divisi marketing dan divisi produksi. Diharapkan dengan adanya program aplikasi ini, dapat membantu kedua divisi terutama dalam pengambilan keputusan berapa banyak kuantitas produksi yang harus dibuat khususnya untuk ketiga jenis kain top three tersebut. Adapun dalam menghitung paramalan permintaan pada program nantinya akan dipakai data penjualan masing-masing jenis kain (kain Makloon, Rib, dan Interlock) yang tercatat dari bulan Januari 2000 sampai dengan bulan Juni 2005. Data penjualan perusahaan tersebut merupakan data permintaan/data jumlah pemesanan kain oleh pelanggan kepada
46 perusahaan dan merupakan data sekunder yang sebelumnya telah ada tersedia dan tercatat di bagian penjualan perusahaan. 3.3. Perancangan Program Program aplikasi ini akan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi mudah (simple) dimana satu layar dapat mengakses dan memuat semua informasi yang diperlukan. Hal ini juga diharapkan dapat memudahkan pengguna untuk melihat dan memperoleh semua informasi selama menjalankan program. 3.3.1. Perancangan Struktur Menu berikut : Untuk perancangan struktur menu program secara umum dapat dijabarkan sebagai Gambar 3.2 Struktur Menu Program
47 Pada gambar 3.1, gambar struktur menu program, menu login merupakan menu sebagai langkah awal untuk masuk ke dalam menu-menu lainnya yaitu menu utama, menu peramalan multiplikatif, menu peramalan aditif, menu help, dan menu about. Adapun masing-masing menu memiliki kegunaan fungsinya masing-masing : - Menu Login merupakan layar menu yang muncul pertama kali ketika program dijalankan. Fungsi menu login adalah untuk memproteksi program agar tidak diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Menu ini nantinya akan dibuat dengan memasukkan username yang harus sesuai dengan password username tersebut. - Menu Utama merupakan layar menu yang mendasari/memuat menu-menu dasar yang ada pada program yaitu menu login, menu peramalan Multiplikatif, menu peramalan Aditif, menu Help dan menu About. - Menu Peramalan Multiplikatif merupakan menu peramalan data yang perhitungannya menggunakan metode Holt-Winters multiplikatif, kemudian hasil perhitungan peramalannya akan di-plotkan ke dalam grafik. - Menu Peramalan Aditif merupakan menu peramalan data yang perhitungannya menggunakan metode Holt-Winters aditif, kemudian hasil perhitungan peramalannya akan di-plotkan ke dalam grafik. - Menu Help membantu pengguna program dalam menjalankan program. Menu ini berisikan informasi mengenai detil program (kegunaan tombol dan menu yang ada dalam program). - Menu About berisikan informasi mengenai pembuat program serta keterangan program.
48 3.3.2. Perancangan Tampilan Layar Berikut adalah rancangan tampilan layar pada program aplikasi yaitu tampilan layar menu Login, tampilan layar menu utama, tampilan layar menu peramalan Multiplikatif, tampilan layar menu peramalan Aditif, tampilan layar menu Help, tampilan layar About, dan tampilan layar Print Preview. 1. Tampilan Layar Menu Login Login Help About Username : Password : Exit Ok Cancel Gambar 3.3 Rancangan Tampilan Layar Menu Login Tampilan layar menu login diatas merupakan tampilan yang akan muncul pertama kali ketika program aplikasi optimalisasi proses produksi ini dijalankan. Di sini pemakai program akan diminta untuk mengisi username beserta password. Layar login ini dimaksudkan untuk memproteksi program agar tidak bisa diakses oleh sembarang pihak terutama pihak-pihak yang tidak berhak dan tidak berkepentingan. Hanya pemakai
49 program/user yang terdaftar (yang memiliki username serta password yang terdaftar/sah) yang bisa masuk dan memakai program ini. Layar ini terhubung dengan file database access yang memuat tabel daftar username beserta password yang bisa mengakses program 2. Tampilan Layar Menu Utama Login Help About Exit Gambar 3.4 Rancangan Tampilan Layar Menu Utama Layar menu utama ini tak lain merupakan layar pintu gerbang untuk kembali ke menu login, menuju menu help, menu about, dan juga keluar program. Pada saat login dilakukan layar menu utama ini tidak aktif. Layar ini muncul ketika user program membatalkan login program aplikasi.
50 3. Tampilan Layar Menu Peramalan Multiplikatif Login Refresh Multiplikatif Aditif Print Help About Alpha : Beta : Gama : Jenis kain : MAD : MAPE : MSE : MPE : Tabel Waktu Yt Ft Grafik Autokorelasi Rk Exit Grafik Yt dan Ft Gambar 3.5 Rancangan Tampilan Layar Menu Multiplikatif Layar menu peramalan multiplikatif ini merupakan layar yang akan muncul setelah user berhasil login masuk ke dalam program atau ketika user menekan tombol multiplikatif. Layar ini membantu user untuk meramalkan penjualan produk selama 1 tahun ke depan secara multiplikatif. Layar ini terhubung dengan file database access yang memuat tabel data penjualan (Yt). Pada layar ini, user juga dapat melihat perkembangan penjualan dari waktu ke waktu disajikan dalam bentuk grafik. Selain itu user juga bisa mengetahui ketepatan peramalan dengan melihat tingkat kesalahan yang dihasilkan. Besar kecilnya tingkat kesalahan yang dihasilkan tergantung dari kombinasi koefisien alpha, beta, serta gamma yang dipakai oleh user untuk meramal. Hasil peramaln dapat dicetak dengan menekan tombol Print.
51 4. Tampilan Layar Menu Peramalan Aditif Login Refresh Multiplikatif Aditif Print Help About Alpha : Beta : Gama : Jenis kain : MAD : MAPE : MSE : MPE : Tabel Thn Bln D Data (Yt) Ft Grafik Autokorelasi Rk Exit Grafik Yt dan Ft Gambar 3.6 Rancangan Tampilan Layar Menu Aditif Layar menu peramalan aditif merupakan layar yang muncul ketika user menekan tombol aditif. Layar ini dapat membantu user untuk meramalkan penjualan produk selama 1 tahun ke depan secara aditif. Layar ini juga terhubung dengan file database access yang memuat tabel data penjualan (Yt). Seperti halnya pada layar multiplikatif, disini user juga dapat melihat perkembangan penjualan dari waktu ke waktu yang disajikan dalam bentuk grafik dan mengetahui ketepatan peramalan dengan melihat tingkat kesalahan yang dihasilkan. Besar kecilnya tingkat kesalahan yang dihasilkan tergantung dari kombinasi koefisien alpha, beta, serta gamma yang dipakai oleh user untuk meramal. Hasil peramaln dapat dicetak dengan menekan tombol Print.
52 5. Tampilan Layar Menu Help Login Refresh Multiplikatif Aditif Print Help - About Exit Multiplikatif.. Aditif.. Grafik Yt & Ft.. Grafik Autokorelasi.. Help.. About.. MENU HELP Gambar 3.7 Rancangan Tampilan Layar Menu Help Layar menu Help muncul ketika user menekan tombol Help. Layar ini memuat informasi yang dapat memandu user dengan memberikan keterangan-keterangan kegunaan masing-masing layar, tombol-tombol yang ada pada tiap layar, dan simbol-simbol serta angka hasil perhitungan yang dimuat dalam tabel. Diharapkan dengan adanya layar ini user dapat terbantu selama menjalankan program.
53 6. Tampilan Layar Menu About Login Refresh Multiplikatif Aditif Print Help 7. Tampilan Layar Menu About About Exit About Program........ Gambar 3.8 Rancangan Tampilan Layar Menu About Layar menu about memuat informasi mengenai program yaitu pembuat program, dan keterangan mengenai program. 7. Tampilan Layar Print Preview Laporan Data Penjualan dan Hasil Peramalan Tahun Bulan Yt Ft................................................ Gambar 3.9 Rancangan Tampilan Layar Print Preview
54 Layar print preview merupakan layar yang muncul ketika ditekan tombol Print pada modul menu peramalan multiplikatif atau menu peramalan aditif. Layar ini juga bisa dicetak dalam bentuk laporan melalui printer. 3.3.3. State Transition Diagram Program Gambar 3.8 berikut adalah gambar State Transition Diagram dari rancangan program aplikasi secara keseluruhan. Gambar 3.10 State Transition Diagram program aplikasi optimalisasi proses produksi dengan menggunakan metode peramalan Holt-Winters
55 3.3.4. Perancangan Basis Data Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai perancangan database yang penggunaannya dimaksudkan agar informasi yang tersimpan dapat dengan mudah ditambah, diperbaharui, maupun dihapus. Basis data yang digunakan adalah Microsoft Access 2000 dimana Microsoft Access 2000 merupakan basis data yang terpisah dari program Borland Delphi 6.0 itu sendiri. Pada Microsoft Access 2000 digunakan satu file database yang terdapat banyak tabel didalamnya. Nama tabel Primary key Keterangan : tbemp : Usr : Menyimpan data identitas user beserta password Nama Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Usr Text 20 Identitas User (User ID) Psw Text 20 Password user Tabel 3.1 Basis Data untuk Daftar Identitas User dan Password Tabel 3.1 diatas merupakan basis data yang memuat nama/identitas user beserta password masing-masing user.
56 Nama tabel : tbyt Primary key : Keterangan : Menyimpan data penjualan kain Nama Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Tahun Number Long Integer Tahun penjualan Bulan Number Long integer Bulan penjualan Makloon Number Double Angka penjualan jenis kain Makloon Interlock Number Double Angka penjualan jenis kain Interlock Rib Number Double Angka penjualan jenis kain Rib Tabel 3.2 Basis Data untuk Daftar Data Penjualan Kain Tabel 3.2 diatas merupakan basis data yang memuat data penjualan kain makloon, interlock dan rib dilengkapi dengan keterangan periode tahun serta bulan penjualan. Kedua basis data diatas akan dihubungkan dengan program aplikasi peramalan dimana tabel 3.1 yaitu basis data untuk daftar identitas user dan password akan dihubungkan dengan modul login sedangkan tabel 3.2 yaitu basis data untuk daftar data penjualan kain akan dihubungkan dengan modul peramalan multiplikatif dan modul peramalan aditif. Jika terjadi penambahan, pengurangan, atau pengubahan data pada tabel akan mempengaruhi proses modul yang bersangkutan, terutama penambahan, pengurangan, atau pengubahan yang dilakukan pada tabel 3.2 sangat mempengaruhi hasil perhitungan pada modul peramalan multiplikatif dan modul peramalan aditif. 3.3.5. Spesifikasi Proses Program Berikut adalah spesifikasi proses program yang menggunakan bahasa Indonesia terstruktur dari modul-modul yang ada dalam program aplikasi.
57 Modul Menu Login Tampilkan layar menu Login Non aktifkan tombol Login, Help, About, dan Exit yang ada pada layar menu utama Lakukan pengisian Username Lakukan pengisian password Jika ditekan tombol Login maka Hubungkan modul dengan database data tabel Emp Lakukan penyocokan Username dengan password Jika Username benar dan Password benar maka Aktifkan tombol Help, About, dan Exit yang ada pada layar menu utama Tampilkan layar modul menu peramalan Multiplikatif Lainnya Jika Username dan atau Password tidak sama maka Tampilkan kotak pesan Login gagal. Mohon dicoba kembali. Tampilkan kembali layar menu Login Jika ditekan tombol Batal maka Aktifkan tombol Login, Help, About, dan Exit yang ada pada layar menu utama
58 Akhir Modul Menu Login Modul Menu Utama Non aktifkan tombol Login, Help, About dan Exit Akhir Modul Menu Utama Modul Menu Peramalan Multiplikatif Tampilkan layar modul menu peramalan multiplikatif Non aktifkan tombol Multiplikatif Pilih koefisien Alpha Pilih koefisien Beta Pilih koefisien Gamma Pilih jenis kain Jika ditekan tombol Refresh maka Hubungkan modul dengan database data tabel Yt Lakukan penghitungan Lt, Tt, St, Ft, et, MAD, MSE, MPE, MAPE Tampilkan data Tahun, Bulan, Yt, dan hasil penghitungan Lt, St, Ft, et, MAD, MSE, MPE, MAPE Tampilkan Yt dan Ft dalam bentuk grafik Yt dan Ft Lakukan penghitungan rk Tampilkan hasil perhitungan rk dan grafik rk Jika ditekan tombol Aditif maka
59 Masuk ke modul menu Aditif Jika ditekan tombol Print maka Masuk ke layar print preview Jika ditekan tombol Help maka Masuk ke modul menu Help Jika ditekan tombol About maka Masuk ke modul menu About Jika ditekan tombol Exit maka Keluar program Akhir Modul Menu Peramalan Multiplikatif Modul Menu Peramalan Aditif Tampilkan layar modul menu peramalan aditif Non aktifkan tombol Aditif Pilih koefisien Alpha Pilih koefisien Beta Pilih koefisien Gamma Pilih jenis kain
60 Jika ditekan tombol Refresh maka Hubungkan modul dengan database data tabel Yt Lakukan penghitungan Lt, Tt, St, Ft, et, MAD, MSE, MPE, MAPE Tampilkan data Tahun, Bulan, Yt, dan hasil penghitungan Lt, St, Ft, et, MAD, MSE, MPE, MAPE Tampilkan Yt dan Ft dalam bentuk grafik Yt dan Ft Lakukan penghitungan rk Tampilkan hasil perhitungan rk dan grafik rk Jika ditekan tombol Multiplikatif maka Masuk ke modul menu Multiplikatif Jika ditekan tombol Print maka Masuk ke layar print preview Jika ditekan tombol Help maka Masuk ke modul menu Help Jika ditekan tombol About maka Masuk ke modul menu About Jika ditekan tombol Exit maka Keluar program
61 Akhir Modul Menu Peramalan Aditif Modul Menu Help Non aktifkan tombol Help Tampilkan layar window Help Akhir Modul Menu Help Modul Menu About Non aktifkan tombol About Tampilkan layar kotak About Jika ditekan tombol Ok maka Tutup layar kotak About Akhir Modul Menu About